Как не опозориться перед коллегами, составляя интеллект-карту знаний

Я уже пробовал составлять интеллект-карты. Почему их никто, кроме меня не понимает? Покажем на примере разницу между читабельными и нечитабельными картами. А ещё расскажем, чем они могут помочь бизнесу.

На рубеже 50-60-х годов второкурсник Университета Британской Колумбии Тони Бьюзен искал способ справиться с растущей учебной нагрузкой. Он понимал, что конспекты не помогают ему запоминать, а в библиотеке не было литературы, которая бы помогла сформировать систему запоминания. Пришлось придумать её самому!

В результате мир получил крутой инструмент управления знаниям — интеллект-карты (майнд-карты, миндмап). Сначала Тони использовал их для своей учебы, а после выпуска стал развивать их как инструмент для упорядочивания знаний. В конечном итоге, интеллектуальные карты можно использовать практически везде, где надо структурировать информацию

Тони Бьюзен в середине 60-х
Тони Бьюзен в середине 60-х

Интеллект-карты в бизнесе

В первую очередь мы, конечно, рекомендуем включать интеллект карты именно в управление знаниями. Вот несколько задач, с которыми они отлично справятся.

📈 Создание инструкций для персонала

Одна должность может включать несколько разных областей. Например, работа менеджера по продажам лежит в разных плоскостях: знакомство с товаром, обновление ассортимента, консультирование клиентов, сопровождение покупки, отчетность, работа с деньгами. Для онбординга отлично подойдет майнд-карта.

📈 Разработка организационной структуры компании

Согласитесь, схема иерархии будет выглядеть гораздо понятнее, чем то же перечисление должностей, написанное текстом.

📈 Оптимизация функциональной модели

Например, можно увидеть, что одни и те же обязанности выполняют сразу несколько человек, а в итоге задача не решается. С помощью интеллект-карты можно увидеть такие слепые пятна и перераспределить обязанности.

📈 Упрощение подготовки и проведения планерок и совещаний

Зная структуру вопроса, сотрудники могут заранее подготовить вопросы, возражения, уточнения, чтобы за один присест решить максимальное количество проблем.

📈 Организация долгосрочных стратегий и спринтов

Дорожная карта в виде майнд-карты опять же более наглядна и все сотрудники могут видеть весь спектр задач в рамках этого плана.

📈 Написание скриптов продаж

Это элемент стандартизации процесса работы с клиентом. Карта здесь помогает с одной стороны снизить требования к квалификации менеджера, с другой — не позволит пропустить никакой блок процесса.

2 факапа, из-за которых интеллект-карта не получается

В управлении знаниями майнд-карты играют две роли. С одной стороны, помогают самому человеку лучше разобраться в какой-то проблеме. С другой стороны, помогают объяснить другим, чего от них хотят.

И вот тут-то есть проблема: если ты составил нечитабельную карту, её никто не поймет. Значит, все задачи выше эта карта просто не решит.

Посмотрите, какая классная, красочная и интересная майнд-карта по законам построения майнд-карт

Спасибо, конечно, но мы ничего не поняли.
Спасибо, конечно, но мы ничего не поняли.

 

Почему эта интеллект-карта не выполняет свою функцию:

  • Она не читается — блоки не структурированы и даже не все названы.
  • Она перегружена — картинки, цифры, эмодзи, герб (што?).
  • Она не читается — блоки не структурированы и даже не все названы.

Эти две ошибки иллюстрируют два крупнейших факапа в построении майнд карты: семантические и синтаксические ошибки, которые делают майнд-карту бесполезной.

Рассмотрим обе эти группы.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

 

Семантические ошибки, они же смысловые

Если говорить простым языком, то это ошибки понимания предметной области.

Пример:

Катерине поручили организовать корпоративные подарки с нуля, но не сказали, как. И она решила набросать интеллект-карту, чтобы сформировать план действий. Получилось как-то так.

Из карты мы можем понять, что Катерина не очень хорошо умеет обобщать и структурировать задачи.

 

Изначально выбраны разнородные понятия на каждом уровне

Причем первый уровень — самый важный. Необходимо, чтобы понятия первого уровня системно раскрывали изначальное понятие.

Катерина разделила всю задачу на 5 блоков: получатели, бюджет, ручки, блокнот, ежедневник. Уместнее было бы разделить на 3: получатели, бюджет и канцтовары (сувениры).

На других уровнях тоже есть проблемы, например, раздел “Получатели” имеет четыре бессвязных компонента с отдельными людьми и действиями.

  • Перебор подзадач в режиме мозгового штурма

Такое тоже уместно, но передать эти знания кому-то другому, делегировать часть дел, отдать другой команде такую карту не получится.

  • Излишняя детализация

Например, Иванов С.П. выделен отдельным пунктом, в ежедневнике надо проверить датировку, в двух пунктах стоит строгий срок оплаты, в то время, когда в других местах про сроки ни слова.

  • Фрагментарность пунктов

Что за загадочный пункт “Почта” в разделе получателей?

  • Общий хаос

Будем откровенны, эта интеллект-карта не готова стать планом действий или инструкцией.

👉 Семантические ошибки лишают интеллект-карту смысла.

Давайте попробуем перевести эту карту в рабочий вариант:

 

Итак, что мы сделали:

  1. Привели понятия каждого уровня к однородности.
  2. Убрали излишнюю детализацию и дробление.
  3. Каждый конечный элемент карты можно преобразовать в задачу с конкретным результатом.

В деле управления знаниями такая работа очень упрощает жизнь. С помощью хорошо структурированной интеллект-карты можно готовить должностные инструкции, дорожные карты, определять проблемы и пути их решения. Можете поупражняться на досуге и перевести свои обычные дела в вид интеллект-карты — вас могут ждать сюрпризы!

Ошибки визуализации

Эти ошибки мешают правильному восприятию, а излишняя сухость – мешает определить приоритетность понятий.

Снова взглянем на карту Катерины.

Что с ней не так с точки зрения синтаксиса:

  • нарушения правил Бьюзена: одинаковый размер шрифта, 6 цветов;
  • использование готовых фраз и глаголов;
  • пестрота;
  • геометрический дисбаланс.

👉 Синтаксические ошибки делают карту перегруженной и однобокой.

Карта не обязательно должна быть красивенькой, но работать с симметричной и гармоничной картой проще и приятнее.

Мы уже исправили семантические ошибки в карте Катерины, теперь исправим синтаксические.

Что мы сделали:

  1. Привели карту в соответствие с правилами Бьюзена: шрифт от крупного к мелкому, не более 3 цветов в разных оттенках.
  2. Убрали глаголы и минимизировали фразы.
  3. Убрали пестроту и перегруз.
  4. Добавили симметрию.

Как в итоге понять, хорошая ли у вас получилась майнд-карта?

Критически посмотрите на каждую ветку своей карты, и ответьте на вопросы:

  • Можно ли прочитать вашу карту, как единый текст?
  • Объясняет ли она все связи между объектами?
  • Сможет ли другой человек без ваших объяснений использовать её в работе?
  • Если ответ на все вопросы «да», то поздравляем! Ваша карта жизнеспособна.

Этот подход хорошо описывается термином из гештальт-психологии —Законом прегнантности.

Организация любой структуры в природе или в сознании должна быть настолько хороша (регулярна, полна, сбалансирована и симметрична), насколько позволяют существующие условия. 

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

 

Хотите первыми узнавать о современных практиках в управлении знаниями?

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Другие статьи

Ко всем статьям
Что такое реорганизация предприятия и как ее провести
Опыт компании

Что такое реорганизация предприятия и как ее провести

Рассказываем, как, для чего и почему юрилица проводят реорганизацию и как повысить эффективность работы компании в процессе и после проведения преобразования
29.02.2024
KPI – что это такое, зачем нужны и как их считать
Инструменты

KPI – что это такое, зачем нужны и как их считать

Рассказываем, зачем компании внедрять в свои процессы систему показателей эффективности работы сотрудников и как правильно рассчитать KPI
28.02.2024

Другие статьи

Ко всем статьям
Что такое реорганизация предприятия и как ее провести
Опыт компании

Что такое реорганизация предприятия и как ее провести

Рассказываем, как, для чего и почему юрилица проводят реорганизацию и как повысить эффективность работы компании в процессе и после проведения преобразования
29.02.2024
KPI – что это такое, зачем нужны и как их считать
Инструменты

KPI – что это такое, зачем нужны и как их считать

Рассказываем, зачем компании внедрять в свои процессы систему показателей эффективности работы сотрудников и как правильно рассчитать KPI
28.02.2024

Обсудим ваш проект?

Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту

Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.

Читайте нас в социальных сетях

Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.