Разбираемся по порядку.

Приказ, ЛНА и НПА – в чём разница

Прежде чем говорить о видах, стоит разобраться с терминами – их нередко путают даже опытные делопроизводители.

Нормативные правовые акты – это документы, принятые государственными органами и содержащие общеобязательные правила: законы, указы Президента, постановления Правительства, акты федеральных министерств.

Они обязательны для всех без исключения – и для физических лиц, и для организаций. 

Локальные нормативные акты (ЛНА) – другой уровень. Их издаёт сам работодатель, и действуют они только внутри организации.

Коллективный договор, положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка – всё это ЛНА.

Приказ руководителя – это распорядительный документ, который издаётся на основании его полномочий (ст. 53 ГК РФ). Он обязателен для сотрудников организации, но у него есть границы: документ не может идти вразрез с законом или уставом компании. Это не просто формальность – если содержание противоречит, например, Трудовому кодексу, работник вправе его не исполнять, а компания рискует получить предписание от трудовой инспекции.

Теперь про соотношение с ЛНА – их часто путают. Локальный нормативный акт устанавливает правила для неопределённого круга людей: положение об оплате труда распространяется на всех сотрудников сразу. Приказ тоже может быть ЛНА – если он вводит общий порядок работы, например утверждает должностные инструкции или регламент. Но решение о том, что конкретный Сидоров едет в командировку в Екатеринбург, – это уже индивидуальный документ, никакой нормативной силы у него нет.

Зачем это знать? Хотя бы затем, что от правильной классификации зависит срок хранения. Перепутаешь – и либо уничтожишь то, что нельзя, либо будешь десятилетиями хранить бумаги, которые давно пора было списать. А при проверке трудовой инспекцией или архивной службой именно эти «мелочи» всплывают первыми.

Три вида приказов – и чем они отличаются

Росархив в Перечне типовых управленческих документов делит все приказы на три группы. Эта классификация используется повсеместно – в государственных структурах, на производстве, в коммерческих компаниях.

Хранить их при этом удобнее всего в единой системе – будь то корпоративная база знаний или СЭД (система электронного документооборота). В цифровом архиве документ не потеряется, его легко найти по ключевым словам, а история изменений всегда под рукой. Особенно это ощущается, когда организация крупная и таких актов накапливается по несколько сотен в год. Но это уже отдельная тема. Сначала – о самих видах.

Приказы по основной деятельности

Сюда попадает всё, что определяет, как организация работает в целом. Назначили нового директора – приказ по основной деятельности. Утвердили штатное расписание – тоже. Ввели в действие правила внутреннего трудового распорядка или должностные инструкции – снова сюда.

Навскидку, что чаще всего встречается в этой категории:

• назначение руководителей и топ-менеджеров, а также их освобождение от должности;

• утверждение и изменение штатного расписания, открытие новых подразделений и филиалов;

• введение локальных нормативных актов – регламентов, инструкций, положений;

• назначение ответственных за охрану труда, пожарную безопасность, ведение кадрового учёта и трудовых книжек;

• порядок компенсаций сотрудникам – например, за использование личного автомобиля или мобильной связи;

• регламентация действий при нештатных ситуациях, порядок пользования корпоративными ресурсами.

Список не закрытый. У каждой организации своя специфика. Торговая компания, производственный завод и медицинская клиника будут иметь совершенно разные наборы таких документов – объединяет их только одно: они определяют общие правила игры внутри организации. Главное свойство – действуют до тех пор, пока их не отменят. То есть акт об утверждении должностной инструкции, изданный однажды, продолжает работать и через пять лет, если никто его не пересматривал.

Срок хранения – постоянный. Всё время, пока существует организация. По архивному Перечню (п. 19) такие документы передают на постоянное хранение после экспертизы ценности. Если компания не является источником комплектования государственного архива, бумаги остаются у неё вплоть до ликвидации. Журналы регистрации тоже не уничтожают.

Приказы по личному составу

Кадровые документы этой категории – это всё, что касается конкретных работников и их трудовых отношений с работодателем. ФЗ-125 так их и определяет: акты, отражающие отношения «работодатель–работник». Это, пожалуй, самая объёмная категория по количеству документов в большинстве организаций – особенно там, где текучка кадров высокая или штат постоянно меняется.

Перечень широкий:

• приём, перевод, перемещение, ротация, совмещение, совместительство, увольнение;

• смена личных данных сотрудника – фамилии, адреса, сведений об образовании;

• аттестация, повышение квалификации, присвоение разрядов, классных чинов и званий;

• установление надбавок, премий, изменение условий оплаты труда;

• отпуска – ежегодные, по уходу за ребёнком, без сохранения зарплаты, учебные;

• командировки;

• поощрения и награждения;

• дисциплинарные взыскания и служебные проверки.

Со сроками хранения здесь интереснее всего. Общий ориентир такой: если дело закрыто до 1 января 2003 года – хранить 75 лет, после этой даты – 50 лет. Но Перечень Росархива № 236 вносит коррективы. Скажем, документы об обычных ежегодных отпусках или коротких командировках достаточно держать всего 5 лет – логика понятна, они редко бывают нужны спустя годы. Столько же хранятся акты об учебных отпусках и отпусках по уходу за ребёнком. Исключение – работники с вредными условиями труда: там снова 50 или 75 лет в зависимости от даты. Решения о дисциплинарных взысканиях с 2019 года хранятся 3 года – законодатель, видимо, исходил из того, что в личном деле со временем должна оставаться только «положительная» история сотрудника.

Удобно вести отдельные журналы для документов с разными сроками хранения – это сильно упрощает работу архива и позволяет не держать в одной папке то, что уничтожают через 3 года, вместе с тем, что хранится полвека.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Раздел 10 Перечня Росархива отводит под эту категорию ровно три направления: эксплуатация зданий и сооружений, транспортное обслуживание и информационно-телекоммуникационное обеспечение. Всё остальное – уже не АХД.

На практике это выглядит так: за каким отделом закреплена та или иная машина, какой лимит на корпоративную связь у менеджеров, кто отвечает за уборку и в каком графике она проводится, как организован интернет в офисе, где разрешено курить на территории предприятия. Документы насущные, но недолговечные.

Чтобы точно понять, относится ли конкретный акт к АХД, проверьте его по пяти пунктам – и все пять должны выполняться одновременно:

1. Содержание касается только зданий, транспорта или связи.

2. Документ не вводит и не меняет никакие локальные нормативные акты.

3. Никаких упоминаний об оплате труда или материальном обеспечении.

4. На конкретных сотрудников не возлагается персональная ответственность.

5. Нет охраняемых персональных данных – только ФИО и должность, если нужно.

Не прошёл хотя бы один пункт – скорее всего, перед вами документ по основной деятельности или кадровый. Такое бывает чаще, чем кажется: например, установление лимитов связи с указанием конкретных сотрудников уже выбивается из АХД, потому что затрагивает персональные данные и условия работы. Или введение пропускного режима в здании – на первый взгляд это про эксплуатацию объекта, но если в нём прописана персональная ответственность охранников или конкретных должностных лиц, документ автоматически переходит в другую категорию.

Хранятся акты по административно-хозяйственным вопросам 5 лет – столько же, сколько и распоряжения по аналогичным темам. После истечения срока их уничтожают по акту.

Как оформить приказ правильно

Оформление регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016 – он распространяется и на бумажные, и на электронные документы, находится в открытом доступе. Составляется на фирменном бланке организации, подписывается руководителем. В крупных структурах это право нередко делегируют заместителям или руководителям филиалов – но тогда их полномочия должны быть закреплены официально, а под них утверждают отдельные образцы бланков с указанием должности подписанта.

Структура всегда одинаковая: наименование организации, слово «ПРИКАЗ», дата, регистрационный номер, заголовок – о чём документ, – сам текст, при необходимости отметка об ответственных исполнителях и подпись.

В кадровых документах добавляются ФИО работника, его должность и обязательно основание: заявление, соглашение сторон, норма закона.

На основание стоит обратить особое внимание. Если инспектор при проверке увидит решение об отпуске без заявления сотрудника – вопросы не заставят себя ждать. Даже служебная записка от начальника подойдёт, но что-то должно быть. Кроме того, важно, чтобы содержание не противоречило ни действующему законодательству, ни уставу компании, ни уже принятым локальным актам. Бывают ситуации, когда руководитель подписывает документ, не зная, что аналогичный уже действует – и тогда возникает коллизия, которую потом приходится разрешать дополнительным актом об отмене.

После подписания документ регистрируют в журнале или системе электронного документооборота и доводят до сотрудников. Лучше, если в листе ознакомления работник напишет от руки: «С приказом ознакомлен», поставит дату и подпись. Это мелочь, которая в спорных ситуациях оказывается совсем не мелочью. Особенно когда речь идёт о дисциплинарных взысканиях или изменении условий труда – там отсутствие подписи об ознакомлении может сделать весь документ юридически уязвимым.

Унифицированные формы, утверждённые Госкомстатом до 2013 года, сейчас использовать необязательно – но никто не запрещает. Они удобны, проверены временем и соответствуют требованиям ГОСТа. Те, кто предпочитает собственные шаблоны, должны закрепить их локальным актом и проверить, что все обязательные реквизиты на месте.

Приказ или распоряжение – в чём разница

На практике этот вопрос возникает регулярно. Формально распоряжение – более «лёгкий» документ, который обычно издают руководители подразделений или заместители директора по вопросам в рамках своей компетенции. Требования к оформлению и сроки хранения у распоряжений те же, что у аналогичных по содержанию приказов. Однако чёткой границы в законе нет – поэтому в каждой организации лучше прописать в регламенте по делопроизводству, кто, когда и какой из этих документов издаёт. Иначе неизбежно возникнет ситуация, когда один и тот же вопрос в разных отделах оформляют по-разному, а при передаче дел в архив никто не может разобраться, куда что класть.

Вместо заключения

Разобраться с видами приказов один раз – значит избавить себя от головной боли при проверках и при передаче дел в архив. Правильно классифицированный документ хранится ровно столько, сколько нужно: не больше, чтобы не захламлять архив, и не меньше, чтобы не нарваться на штраф. Это и есть смысл всей этой классификации – не бюрократия ради бюрократии, а вполне практическая система, которая работает в пользу компании.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо