Что бизнес думает об управлении знаниями
В России есть профессионалы, которые могут управлять знаниями в компании. Но этих экспертов мало, и они редко появляются в медиа-пространстве. Поэтому каждая компания понимает под управлением знаниями что-то свое. Разберем самые распространенные заблуждения.
Знания — это только итоговая версия проекта. А остальное вообще не стоит хранить
Ну например, в компании все в курсе, как принято общаться с коллегами, как одеваться, что утверждать с командой, а что решать самому. Для онбординга новичков это бесценная информация. Ее быстрее отправить ссылкой, чем рассказывать каждому лично. Но никто не описывает эти знания в документах.
Или вы с коллегами обмениваетесь файлами через Google-диск, Dropbox или корпоративную почту. Там накапливаются десятки документов, но их редко систематизируют — жаль тратить время. Кажется, что если они не нужны конкретно для этой задачи, то потом не пригодятся.
К примеру, есть логотип компании в JPEG и в PNG. Сейчас вам нужен только JPEG. А через месяц вдруг понадобился PNG, но он неизвестно где. И вы тратите три часа, чтобы спросить коллег и пересмотреть все папки. Этого времени может и не жаль, если бы файл нашелся. Но не факт, что найдется.
Несистематизированные знания — это лишняя трата рабочего времени и бюджета. Чтобы не тратить лишнего, пользуйтесь системами управления знаний.
Удобнее всего хранить все знания о компании на одной платформе. Там уже есть функции поиска, ограничения прав доступа и уведомления об изменениях. Для работы с сотнями документов в одном проекте это удобнее, чем Google-документы. Пока был жив Confluence, это можно было делать там. А сейчас в России появились свои платформы. Например: TEAMLY.
Управление знаниями — это процесс, а не только результат. Это когда из рабочих документов создаются практические знания, «тайные знания» сотрудников документируются, их можно быстро найти и обновить.
Управление знаниями — это только база знаний или библиотека документов
Есть компании, которые хотят упорядочить и сохранить свой опыт. Для этого они внедряют базу знаний. Туда сотрудники пишут статьи, где описывают рабочие задачи или уроки из опыта. Например, «Как составлять техзадание дизайнеру».
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
Но базу знаний ведут люди. У них часто нет времени писать в базу знаний. Или желания вообще писать статьи. Поэтому сотрудники ничего не пишут и почти не читают статьи коллег. А руководитель устает напоминать каждому: «Напиши в базу знаний». В итоге документы устаревают, и база не приносит пользы.
База знаний — только инструмент. Сама по себе она не управляет знаниями. Если сотрудники не пишут статьи и не читают их — база бесполезна. А вот если налажено управление знаниями, база встраивается в рабочие процессы. Это значит, что не надо перестраивать работу всех отделов, чтобы базой наконец-то начали пользоваться.
👉 Платформа для управления знаниями TEAMLY помогает встроить базу знаний в повседневную работу.
Для неё не нужно создавать контент специально. Там можно вместе редактировать один документ, искать нужный среди десятка файлов и автоматически собрать разрозненные статьи в один курс.
Управление знаниями — это только обучение у профессионалов со стороны
Вовсе нет. Обучение — всего лишь один из способов передать готовое знание. Этим занимаются обучающие платформы, где опытом делятся сторонние эксперты: Skillbox, Otus, GeekBrains. Даже если вы заплатите за обучение сотрудников, вы все равно не сможете управлять этими знаниями.
Во-первых, у обучающих платформ массовые курсы, они не учитывают потребности конкретной компании. Например, в курсе «Проджект-менеджмент» нет блока о том, как в конкретной компании принято общаться с клиентами. Вам все равно придется адаптировать содержание курса со стороны под себя. Во-вторых, эти знания остаются в голове сотрудника. Если он уволится, то заберет их с собой.
Обучение у сторонних экспертов — не управление знаниями. Эти знания не принадлежат компании
В управлении знаниями создавать курсы может любой сотрудник. Не обязательно ведущий эксперт. Материалы для курсов полностью берутся из реального опыта компании. Например, дизайнер сделал удачную презентацию и вкратце описал, как. А несколько материалов разных сотрудников можно собрать в один курс «Как делать презентации». И потом учить других. Это дешевле, да и знания останутся в компании.
Управление знаниями нужно только для онбординга новых сотрудников
Если хотите развивать экспертизу и растить руководителей под себя, управление знаниями тоже поможет.
С точки зрения управления знаниями, процесс онбординга и развития компетенций сотрудников — это одно и то же. Неважно, принимаете ли вы на работу новичка, повышаете рядового сотрудника до руководителя или переводите кого-то из отдела в отдел — цель одна и та же. Как можно быстрее и точнее передать человеку знания о работе, чтобы он делал меньше ошибок. Просто информация будет разная. И система управления знаниями поможет выстроить эти процессы для всей компании.
***
На самом деле управление знаниями — это непрерывный процесс. Он происходит во всех компаниях, но где-то протекает стихийно, а где-то его методично выстраивают.
Если процессы протекают стихийно, то и результат случаен. Например, при онбординге «бросил в воду — сам выплывет», 50% риск того, что человек либо не справится, либо быстро выгорит и уйдет. А если использовать систему управления знаниями, этот риск будет всего 15%.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
.png)
