Что такое проект
Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.
Проектный подход к решению бизнес-задач пользуется популярностью, однако не любую работу можно назвать проектом. Важно понимать отличие от процессов, отдельных функций или разовых задач. Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.
Определение
Понятие «проект» означает план действий по реализации идеи или созданию физического объекта. Другими словами — это последовательность работ, выполняя которые команда достигает запланированного результата. Неотъемлемой частью проекта является постоянный контроль: внешний и внутренний. Он помогает убедиться, что участники продвигаются в нужном направлении и укладываются в сроки.
Признаки проекта:
✔️ Ограниченное время. Начало и завершение четко определены, а команда заранее знает, к какому сроку нужно закончить работу. Это может быть промежуток в несколько дней или месяцев, если речь идет о коммерческих проектах. Например, организация и проведение отраслевой выставки может занять около полугода. Сроки государственных проектов часто исчисляются годами, а иногда и десятилетиями. Например, строительство сети автодорог в регионе занимает несколько лет.
✔️ Четкая цель. Инициаторы и участники знают, какой результат хотят получить в конце. Например, целью плана по закупке станков для производства будет получение комплекта оборудования с нужными техническими характеристиками в установленные сроки.
✔️ Ограниченные ресурсы. Под реализацию программы выделяют ограниченное количество материальных и нематериальных ресурсов, а также работников. Вернемся к примеру со станками: руководство компании установит лимитированный бюджет на закупку и поручит инициативу конкретным сотрудникам.
✔️ Уникальный результат. В процессе реализации создаются материальные объекты и нематериальные результаты, которые не существовали до начала реализации замысла. Например, сдается жилой комплекс или внедряется новая система оплаты труда на предприятии.
✔️ Однократное исполнение. Проекты могут быть похожи друг на друга, но не превращаются в типовые, повторяющиеся действия. Например, ландшафтный дизайнер использует в работе одинаковые методы, материалы и технологии, но результат при этом получается разный.
Проекты требуют индивидуального подхода, неординарных или творческих решений. Действия сотрудников в рамках процесса часто регламентированы и стандартизированы, ограничены инструкциями и правилами.
Сравним на примерах: запуск производства мебели — проект, а изготовление столов и стульев — процесс; покупка грузового автомобиля — проект, а перевозка товаров — процесс.
Цели
Формулировка целей зависит от сферы деятельности, в которой он реализуется. Так инициаторы творческих проектов создают произведения искусства или организуют культурные мероприятия. Социальные проекты нацелены на улучшение жизни людей: например, открытие общественных пространств в городе. Как правило, один проект преследует сразу несколько целей, которые неразрывно связаны и влияют друг на друга.
Цели проектов делятся на категории:
-
Стратегические — главный результат, ради которого все и задумывалось. Если стратегическая цель не достигнута, значит, задумка провалилась.
-
Обязательные — результаты на промежуточных этапах. Реализация обязательных целей в итоге приводит к достижению стратегической.
-
Желательные — реализация этих целей улучшает итоговый результат, но не влияет на успех критически. Если они не будут достигнуты, задумка все равно завершится и принесет пользу.
Правильно ставить цели помогает SMART-подход. Согласно этой методике, результат должен быть:
✅ конкретным (specific);
✅ измеримым (measurable);
✅ достижимым (achievable);
✅ релевантным целям компании (relevant);
✅ ограниченным во времени (time-bound).
Например, производитель одежды собирается выпустить на рынок новый продукт. Тогда целеполагание по методу SMART может выглядеть так:
-
запустить линейку мужских футболок;
-
разработать 10 новых моделей размерным рядом от S до XXXL;
-
привлечь стороннего дизайнера, так как штатные загружены работой;
-
коллекция должна дополнять существующую линейку спортивных костюмов;
-
завершить выпуск в срок 2 месяца.
Виды
Проекты различаются по сфере реализации, структуре, длительности и сложности. Классификация условная, потому что каждый из них уникален и на практике сочетает признаки разных видов.
| Признак классификации | Виды | Содержание |
| Сфера реализации | социальные | решают общественно важные проблемы |
| экономические | работают на коммерческие результаты компании или улучшают экономику страны | |
| технические | направлены на разработку технологий, выпуск новых видов продукции, проектирование инфраструктуры | |
| организационные | обеспечивают проведение мероприятий или модернизацию работы компании | |
| Структура | индивидуальные | реализуют одну задачу |
| комплексные | включают нескольких взаимосвязанных проектов | |
| мегапроекты | образуют крупную систему из множества значимых проектов | |
| Длительность | краткосрочные | до 3 лет |
| среднесрочные | от 3 до 5 лет | |
| долгосрочные | дольше 5 лет | |
| Сложность | простые | реализуются силами собственных специалистов компании |
| средние | требуют дополнительных ресурсов или участия сторонних специалистов | |
| сложные | требуют значительных затрат и услуг большого количества сторонних специалистов |
Структура
Структура проекта — это совокупность взаимосвязанных элементов и процессов. Чтобы реализовать, его делят на смысловые части, а затем разбивают на отдельные задачи и определяют ответственных за выполнение. Этапы работы, сотрудники, промежуточные результаты, целевые показатели — все это составляющие структуры.
Виды структуры:
✔️ Функциональная — команда делится на группы, каждая из которых выполняет профильные задачи. Участники подчиняются линейным менеджерам, которые, в свою очередь, подчиняются старшему руководителю. Такая структура обычно используется, если компания регулярно реализует похожие программы.
✔️ Матричная — команды формируется по необходимости из сотрудников разных отделов. Проджект-менеджер не является руководителем для участников команды вне выполняемых задач. Этот тип структуры подходит для запуска разового или временного проекта.
Жизненный цикл
Жизненный цикл — это последовательность этапов на пути от идеи до конечного результата.
Понимание, на какой стадии работа находится прямо сейчас, помогает устранить неопределенность и выделить приоритетные задачи.
Этапы реализации проекта:
- Замысел. Возникновение идеи, предварительные исследования, постановка целей.
- Планирование. Поиск и подготовка ресурсов, разделение стратегических целей на отдельные задачи, определение зон ответственности. На этом же этапе разрабатывают документацию по управлению проектом: концепцию, инструкции, техзадания для подрядчиков. На платформе TEAMLY команда сможет создать персональное рабочее пространство, в котором участникам будет удобно пользоваться материалами. Здесь можно редактировать документы, ставить друг другу задачи и контролировать исполнение. Вся документация будет под рукой, ничего не потеряется, а настройки доступа защитят информацию от ошибочного или незапланированного изменения.
- Выполнение. Непосредственная реализация задач. С этого этапа часто приходится возвращаться к планированию, если меняются внутренние обстоятельства или внешняя ситуация.
- Оценка результатов. Непрерывная проверка соблюдения планов: сроков, качества или стоимости продукта. Когда все этапы работ выполнены, проводят итоговую оценку.
- Завершение. Формальное и фактическое закрытие проекта. Составление итогового отчета, передача продукции заказчику, роспуск команды.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
.png)
