Как и зачем систематизировать проектный опыт компании

Зачем вести базу знаний, если всё можно найти в интернете: инструкции к софту, скрипты и мануалы? Только вот чего в интернете не найти – это ваш собственный проектный опыт. Как ваша команда справлялась со всеми проектами, какие шишки набивала и какие выводы делала. И вот их-то как раз необходимо сохранять и записывать. Как именно? Рассказываем.

Зачем нужна база проектного опыта

Когда в компании десятки сотрудников и так или иначе присутствует сменяемость кадров, знания неизбежно утекают и теряются в чертогах разума. Автор этих строк два часа назад придумал гениальный заголовок с юмором и отсылками, но не записал и… это знание исчезло!

Так что не стоит надеяться на память, она лишь несовершенный способ хранения данных.

Так вот представьте, что получили очередной проект в работу, и некоторые его детали что-то сильно напоминают… Кажется, вы уже сталкивались с задачей, но не помните, как именно её решили в прошлый раз. И хорошо, если вы лично с ней столкнулись, а не менеджер по соседству. Если с ней столкнулся он, а вы – ни сном ни духом, то вам придется изобрести решение самому, потратив время и силы.

Имея в своем распоряжении такую базу вы можете:

• быстро найти релевантный опыт по задачам;
• оперативно готовить проекты для портфолио, презентаций, тендеров;
• уменьшить зависимость от ключевых наемных сотрудников;
• усовершенствовать систему онбординга новичков.

Как составить базу и ничего не упустить

Мы составляем базу не для того, чтобы было красивенько и как у всех. База проектного опыта – это оперативный инструмент для работы, а значит, он должен отвечать целям. Каким – это каждая компания решает для себя.

Но как правило, в такой базе присутствует:

✔️ карточки каждого проекта в общем каталоге статей;

✔️сводные таблицы с разными типами отчетов и выводов по проектам;

✔️упрощенная коммуникация внутри компании;

✔️согласование опыта, почва для усовершенствования.

Если вы сделали базу, а ей никто не пользуется – значит, она не отвечает этим требованиям. Надо иметь смелость признать свои ошибки и… выйти в народ. Провести несколько опросов или кастдевов с сотрудниками ключевых подразделений, чтобы понять, какие функции необходимы для того, чтобы они пользовались этой базой. Большая часть людей поначалу будет саботировать использование базы, и абсолютно точно не многие в начале захотят её пополнять.

Тут уместно вспомнить про должность knowledge manager – магистра по управлению знаниями в организации. В его личной базе знаний есть ряд способов привлечь людей к пополнению базы знаний, в том числе, всем знакомый метод кнута и пряника, геймификация и многое другое.

Как выглядит каждый проект в общей базе

Всю информацию по проекту можно разделить на две группы: техническая и описательная.

Техническая часть включает в себя название проекта, сроки исполнения, учетную информацию, ссылки на документы, рабочие чаты и т.п. С этой частью в целом всё понятно, но, к сожалению, она будет мало полезна сама по себе. Она может быть важна для бухгалтеров, юристов и т.д. Но команды проектов вряд ли будут возвращаться к ней.

Описательная часть, наоборот, представляет собой основную ценность, но готовить её труднее.

В первую очередь описательная часть проекта должна включать:

• бизнес-цели всего проекта;
• этапы работы;
• особенности и проблемы;
• любые свежие решения и технологии;
• преимущество выбранных решений по отношению к другим вариантам;
• ссылки на обучающие материалы, если они использовались в проекте;
• результаты совещаний, мозговых штурмов;

• бизнес-эффект.

Не нужно пытаться увековечить только положительный опыт. Все провалы также стоит вписывать в свою базу – на ошибках же учатся!

Именно описательная часть каждого проекта будет использоваться в поиске, поэтому нужно научиться её правильно оптимизировать: подбирать ключевые слова, теги и т.д.

Как вы поймете, что не зря все это затеяли

Конечно же, стоит отслеживать эффективность базы проектного опыта. Тут нет единой системы метрик, во многом они индивидуальны. Вот несколько примеров, которые могут показывать, насколько эффективна база:

1. Количество просмотров и возвращений к статьям базы.

2. Доля проектов, записанных в базу, от общего числа выполненных компанией работ.

3. Длительность шагов внутри карточки проекта
4. Количество человеко-часов, затраченных на пополнение базы.

Есть ли универсальное решение, которое подойдет каждому? Поделимся своим откровением: если менеджер не может создать небольшую базу знаний в таблице Excel, то ему будет тяжело работать даже в самой совершенной системе управления знаниями.

Тут важен системный подход и умение отслеживать те самые знания, полученные опытом.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо