5 ресурсов для проджект-менеджера, чтобы управлять знаниями команды

Роль проджект-менеджера в компании не всегда заметна: он не руководитель, а скорее мозговой центр проектов. Ему приходится группировать, систематизировать и распределять данные: запросы и обратную связь заказчика, техтребования, документацию по проекту, регламенты работы команды. Просто запоминать все, записывать в блокнот или файлы довольно сложно.

Нужно следить, чтобы команда не теряла время на подбор актуальной информации, новые сотрудники быстро обучались, а ценные наработки и идеи проекта сохранялись. И здесь не обойтись без единой базы знаний и сервисов, где удобно этими знаниями управлять.

После того, как ряд популярных западных сервисов ушел с рынка, российские пользователи переключили внимание на отечественные решения для организации корпоративных баз знаний. И неожитданно возникла проблема выбора, потому что хороших российских инструментов много. 

TEAMLY

На платформе можно создавать рабочие пространства для разных проектов, настроить интеграцию с популярными сервисами (Битрикс24, Keycloak, 1С:ЗУП, LDAP, SharePoin), работать с документами в визуальном редакторе и многое другое. 

В Тимли есть достаточно инструментов для удобного управления знаниями: Умные таблицы (аналог баз данных Notion) с разными представлениями, быстрый поиск по всей базе, LMS-модуль для создания обучающих курсов из материалов базы знаний и не только. 

Проджект-менеджерам понравятся диаграмма Ганта, планирование в календаре, гибкий канбан. Есть возможность приглашать в проект не только членов команды, но и внешних пользователей, а это удобно, когда к работе нужно подключить заказчика или подрядчика. Для безопасности предусмотрены разные права доступов. Также можно видеть историю работы над статьями и при необходимости откатывать варианты.

Есть функция миграции данных из Notion и Confluence. Доступны «облачная» (SaaS) и «коробочная» версии. Платформа полностью соответствует требованиям законодательства РФ.

Yonote 

Сервис Yonote неплохо показал себя для маленьких компаний и команд. Разработчики создали интуитивно понятный редактор работы с документами, ведения задач и проектов (как у Notion). Есть привычные канбан-доски, списки с чек-боксами, таблицы, календари. 

Редактор Yonote поддерживает совместное редактирование документов в реальном времени, предоставляет историю версий и инструменты комментирования. Сервис можно настроить для личных задач и для команд. Однако для крупных проектов пользователям может не хватить функциональности.

Есть облачная и On-Premise версии. Базовый функционал доступен на бесплатном тарифе.

Platrum

SaaS-платформа для автоматизации управления бизнес-процессами. Обычно ее выбирают средние и крупные компании. Среди 10 инструментов менеджмента задач есть и возможность создавать базу знаний. 

На Platrum можно сначала  выстроить структуру компании, а затем привязать все остальные инструменты. Также платформа подходит, если есть идея систематизировать работу отделов компании: можно настраивать иерархию сотрудников, устанавливать цели и метрики для каждой должности и распределять задачи.

Проджект-менеджеру будет удобно управлять проектами. Например, можно подключить отслеживание KPI по сотрудникам и отделам и создавать отчеты. Сервис позволяет автоматизировать проверку качества работы сотрудников по чек-листам. 

Однако слишком много инструментов сложнее освоить: чтобы обучить команду потребуется время. 

На бесплатном тарифе можно создать не более 20 статей в базе знаний и не более 5 курсов с тестами и экзаменами для контроля знаний сотрудников. Полный функционал доступен только на платных тарифах.

ХайХаб 

Платформа изначально создавалась как инструмент управления человеческими ресурсами, информацией и знаниями компании. 

Преимущество HiHub – гибкость в настройке и легкая интеграция с популярными системами для управления персоналом («БОСС-Кадровик», SAP HCM, 1С: ЗУП, а также «Битрикс24»). Интерфейс можно оформить в фирменном стиле конкретной компании.

Проджект-менеджеру здесь помогут возможности оценки персонала методом «360 градусов», создание обучающих курсов для развития команды и отслеживание компетенций сотрудников.

Среди возможностей HiHub: расширенный поиск по базе знаний, разграничение прав доступа и создание отдельных пространств для разных команд. Сотрудники могут писать статьи, заметки, инструкции, добавлять файлы и видео. 

Среди недостатков называют недостаточно удобную работу редактора и таблиц.

Сервис доступен в вариантах On-Premise и  SaaS. Тарифом «Free» бесплатно могут пользоваться до шести человек. Также предлагают индивидуальные планы по запросу.

WEEEK

Сервис создан для управления проектами и командной работы. Среди привычных компонентов: таск-менеджер, база знаний, облачное хранилище документов, CRM. Могут работать небольшие команды или индивидуальные пользователи.

Таск-менеджер включает три режима просмотра задач: «Доска» (для пошаговых процессов, работы по Agile и Scrum), «Неделя» (для текущих задач и встреч) и «Список» (для сортировки по важности и дедлайну). Доступна интеграция с Google Calendar и Figma.

Кроме управления базой знаний, в функционале WEEEK есть создание проектов и рабочих пространств. 

Проджекту пригодятся возможности аналитики для оценки эффективности работы команд, а шаблоны проектов ускорят запуск типовых задач.

Доступны две версии – SaaS и On-Premise. Бесплатная SaaS-версия вполне функциональна для команд до 5 человек. Платные тарифы начинаются от 199 рублей за человека в месяц.

Резюме

Для руководителей небольших команд (до 15-20 человек) мы рекомендуем использовать Тимли, Yonote или Weeek из-за их простоты и доступности. Если требуется автоматизация сложных процессов или обучение сотрудников, стоит обратить внимание на Platrum. HiHub будет полезен для создания базы знаний в крупных организациях. TEAMLY подходит тем, кто ищет универсальное решение для управления проектами и знаниями команды.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо