От базы знаний к курсам: как использовать корпоративные материалы для обучения

База знаний должна работать на развитие

Если база знаний служит только справочной системой, её потенциал остаётся нераскрытым. Представьте, сколько пользы можно извлечь, если трансформировать материалы в полноценные обучающие программы.

Например, из каталога продукции и шаблонов диалогов для менеджеров по продажам можно создать курс по освоению ассортимента и тренировке по работе с возражениями. Поделимся идеями, как использовать базу знаний для обучения и развития команды.

Как превратить информацию в инструмент роста

База знаний – это не просто хранилище данных, а платформа для обмена опытом. Она идеально подходит для организации обучения, помогая решать множество задач. Давайте рассмотрим ключевые направления, где база знаний станет вашим помощником.

1. Помощь новичкам в адаптации

Новым сотрудникам всегда непросто влиться в коллектив и освоить рабочие процессы. Без чёткой системы адаптации они часто отвлекают коллег вопросами, медленно вникают в задачи и иногда покидают компанию ещё на испытательном сроке. База знаний может стать спасением, если создать структурированный вводный курс и подборку материалов для знакомства с компанией.

Какие документы и данные стоит включить:

• План прохождения испытательного срока;

• Описание обязанностей и инструкций по должности;

• Правила и регламенты работы;

• Схему структуры компании;

• Список контактов коллег и подразделений;

• Словарь корпоративных терминов.

Пример: В компании появились новые маркетологи. Руководитель отдела обучения собрал для них стартовый курс в базе знаний, добавив информацию о продуктах, портрете аудитории, ключевых каналах продвижения и стиле общения бренда. Для закрепления знаний был создан небольшой тест.

2. Поддержание профессионального уровня

Регулярное обновление навыков важно для всех сотрудников, особенно в профессиях, где изменения происходят постоянно, например, у юристов, бухгалтеров или HR-специалистов. Игнорирование нововведений может привести к серьёзным ошибкам, таким как неверные налоговые расчёты. База знаний помогает быть в курсе, если регулярно обновлять материалы.

Для этого можно публиковать статьи с актуальными изменениями в законах и ссылками на профессиональные ресурсы. Назначьте ответственного, который будет следить за новостями и дополнять базу. Это обеспечит команде доступ к свежей информации.

Пример: С 2025 года изменились налоговые правила. Главный бухгалтер подготовил в базе знаний обзор нововведений и добавил полезные ссылки, чтобы коллеги быстро разобрались в обновлениях.

3. Экономия на обучении через масштабирование

Многие компании тратят значительные средства на внешние курсы для сотрудников, что иногда нарушает рабочий ритм. Однако есть способ оптимизировать затраты: отправить на обучение одного специалиста, который затем создаст материалы для коллег в базе знаний. Это позволяет всем изучить информацию в удобное время.

Плюсы такого подхода:

• Снижение расходов на тренинги;

• Сохранение рабочего графика без отрыва от задач.

Пример: Школа языков внедряет онлайн-формат занятий. Один из методистов прошёл специализированный курс, а затем оформил свои заметки и дополнительные материалы в базе знаний для всей команды.

4. Освоение новых инструментов

Когда компания внедряет новые программы или сервисы, сотрудникам требуется время, чтобы привыкнуть к ним. Часто они обращаются за помощью в IT-отдел, что создаёт дополнительную нагрузку. База знаний может упростить процесс, если разработать пошаговые руководства с визуальными подсказками.

Добавьте в инструкции скриншоты, анимации или короткие видео, чтобы информация была максимально понятной. Это сократит количество ошибок и вопросов.

Пример: Фирма перешла на электронный документооборот. Для сотрудников создали обучающий модуль в базе знаний с подробным описанием работы в системе, что значительно упростило переход для разных отделов.

5. Сбор и анализ рабочих кейсов

Повторяющиеся ошибки в проектах – частая проблема, если в команде нет культуры обмена опытом. Сотрудники тратят время на поиск решений, которые уже были найдены ранее. База знаний решает эту задачу, позволяя фиксировать кейсы и уроки из прошлых проектов.

Что включить в описание кейса:

• Цель и задачи проекта;

• Предложенные решения и подходы;

• Использованные инструменты;

• Проблемы, возникшие в процессе;

• Корректировки и изменения;

• Итоговый результат и выводы.

Пример: IT-фирма взяла проект по созданию приложения для доставки. Поскольку подобная задача уже решалась ранее, команда подготовила кейс с описанием прошлых шагов, ошибок и исправлений, что помогло избежать старых промахов.

6. Стандартизация работы для качества сервиса

В некоторых сферах важно строго следовать регламентам, например, в техподдержке или продажах. База знаний позволяет создать обучающие курсы, которые помогают унифицировать подходы сотрудников. Это напрямую влияет на уровень обслуживания клиентов.

Пример: На складе ввели чёткие правила упаковки заказов, включая защиту хрупких товаров и добавление рекламных материалов. Руководитель оформил инструкцию в базе знаний, дополнив её курсом и тестом для проверки знаний.

Форматы обучения: что выбрать

Существует множество способов организовать обучение через базу знаний. Мы собрали основные форматы с их плюсами и минусами, чтобы вы могли выбрать подходящий.

Как создать обучающий курс на платформе TEAMLY

Содержание курсов зависит от потребностей компании и тенденций в отрасли. Например, маркетологам пригодится обучение работе с ИИ для создания контента, а IT-специалистам – курсы по защите данных. На платформе TEAMLY легко разработать программы для любой команды. Давайте разберём процесс создания курса для менеджеров по продажам.

1. Запуск курса. Зайдите в раздел «Обучение», выберите «Управление курсами» и нажмите «Создать курс». Обратите внимание: доступ к созданию и редактированию есть только у администраторов.
   
   

2. Настройка параметров. Определите оформление курса и доступ к нему. Выберите, будет ли курс открыт для всех или только для назначенных сотрудников. Для оформления добавьте обложку, выберите цвет фона, укажите название, описание и сроки прохождения. После этого нажмите «Создать».
   
   

3. Добавление контента. Создайте уроки, нажав «Создать урок», введите название и сохраните. Наполните урок текстовыми блоками, файлами или готовыми статьями из базы знаний. Сохраните изменения после завершения.
   
   

4. Создание тестов. Добавьте проверочные задания к урокам через раздел «Тесты и опросы». Внутри урока выберите «Добавить блок» и прикрепите готовый тест из списка.
   
   

5. Назначение участникам. В разделе «Участники» выберите сотрудников, которые пройдут курс, нажав «Добавить участников».
   
   

TEAMLY также помогает отслеживать прогресс: сотрудники видят, на каком этапе остановились, а руководители получают данные о результатах и тестах. Если материал вызывает сложности, его можно доработать, добавив больше примеров или визуальных элементов.

Что в итоге

База знаний – это не просто архив, а инструмент для развития команды. Используйте её для адаптации новичков, повышения квалификации, стандартизации процессов, масштабирования знаний и предотвращения ошибок. Выбирайте подходящие форматы обучения, создавайте курсы на платформе TEAMLY и следите за прогрессом сотрудников. Это поможет не только экономить ресурсы, но и укреплять профессиональные навыки всей команды.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо