Совместная работа над документами в TEAMLY: 5 удобных фишек

Актуальный интерфейс

Google Docs и Microsoft Word, которые создавались в конце XX века, застолбили за собой специфический интерфейс: он напоминает лист А4, вставленный в печатную машинку. Последние 20 лет это скорее атавизм, в котором при работе с текстом почти нет нужды.

TEAMLY – это инструмент цифрового рабочего пространства, которым пользуются на компьютере или мобильном устройстве. Большинство документов никогда не распечатают, так зачем обозначать визуально границы листов?

Но мы сохранили важные детали меню:

• визуальный редактор с инструментами верстки и начертания. Здесь есть таблицы, цитаты, toggle-списки, несколько шрифтов и т.п.;

• шаблоны оформления – не нужно каждый раз включать своего внутреннего дизайнера, чтобы красиво отформатировать документы, достаточно использовать один из вариантов заголовков, выравнивания. А если нужно расставить важные акценты – добавьте эмодзи;

• возможность загружать файлы в docx и делиться ими – иногда это удобнее, если нужно отправить документы по e-mail или всё же нужна распечатка;

• добавление изображений и таблиц прямо в текст.

Совместная работа

В TEAMLY работает гибкая настройка уровней доступа: одним вы можете дать полные возможности для редактирования, вторым – частичные, а третьим разрешить только чтение. 

Под статьей есть комментарии: можно обсудить важные вопросы по содержанию, общие правки, а если всё вообще не так, как нужно – полностью забраковать материал, объяснив, что не так. 

Если же есть замечания по конкретным фрагментам внутри текста, то их можно выделить и предложить изменения. Такие комментарии выглядят ненавязчиво, не сдвигают весь текст документа влево, и отображаются, только если кликнуть на них.

Шаблонное мышление

Мы убеждены, что стандартизация документов – единственный верный путь. А это невозможно без шаблонов. Скрупулезное ведение такого рода документации – тот самый случай, когда шаблонное мышление не возбраняется.

Мы собираем большую базу шаблонов для всех случаев жизни: для маркетинга, HR, разработки, поддержки и т.п. Первые шаблоны мы создали, исходя из своих же наработок по разным вопросам, поэтому уверены в их актуальности и востребованности. 

Сейчас в нашей базе более 40 шаблонов: для ведения маркетинговой стратегии, FAQ, технических заданий и десятков прочих бизнес-задач. 

AI-ассистент

Внедряя искусственный интеллект в ежедневные задачи, можно сэкономить массу ресурсов: времени и трудовых затрат. Наш AI-ассистент уместно использовать, если нужно написать текст, письмо, автоматизировать ответы на стандартные запросы техподдержке и еще для десятков подобных задач.

Он базируется на модели gpt 4.0 и может дать ответы почти на любые вопросы.

Системный подход

Статья – это базовая контент-единица пространства. И её функции шире, чем у простых документов, которые вы пишете и пересылаете по почте. Для каждой статьи можно указать свойства – ответственные, дедлайны, теги и классификаторы, – к ним также можно прикрепить файлы, вёрстку, обсуждения. И это только внутри!

Во внешней оболочке статьи можно объединять в базу данных, строить материал, как из кирпичиков с помощью Умных таблиц. А это уже первичная Enterprise-структура. Статьи здесь по сути являются карточками заданий, проектного опыта, учебными материалами –  в общем, единицами базы данных. Эту систему могут без труда использовать, поддерживать и обновлять люди из разных подразделений компании – а это и есть совместная работа. 

Дополнение к этому функционалу – диск для хранения файлов. Их также можно использовать в статьях и для совместного доступа. 

Таким образом, TEAMLY может полностью закрыть внутренний контур для обмена знаниями и совместной работы внутри компании, что не доступно в Google Docs, а тем более в Microsoft Word.