Миграция с Confluence на Teamly. Пошаговая инструкция

Всем привет. На связи TEAMLY — платформа для совместной работы и управления знаниями. О том, почему надо уходить с Confluence и как это сделать в реальных условиях, расскажем в статье.

Confluence всё

С облачным сервисом всё понятно — тут возврата нет, регистрировать новые аккаунты на какие-то иностранные компании и работать через VPN — не наш метод. Конфлюэнс ценен знаниями, наработанными на старых аккаунтах. Чистая база данных не нужна никому. Если чей-то аккаунт ещё не заблокировали — поздравляем, но и сразу предупреждаем, что такое положение дел вряд ли продлится долго. Не сегодня так завтра аккаунт отключат без возможности достать данные.

С «коробочными» версиями, как наши специалисты называют инсталляции на собственные сервера, всё гораздо лучше. Единственное, что потеряли пользователи коробок — это возможность обновления версий ПО. Интересный факт: многие и без потери этого права не обновляли Confluence годами. Самой старой версии, с которой пришлось столкнуться нашим специалистам, было 12 (на всякий случай прописью: Двенадцать) лет.

Казалось бы — всё работает, чего дёргаться? Всё так, но тот, кто сейчас остановится в развитии, отстанет от идущих вперёд. А идти вперёд с базой знаний, которая не отвечает современным требованиям, сложно. За последние два-три года технологии в управлении знаниями получили новый импульс в развитии за счёт применения искусственного интеллекта. Все (ну или почти все) сервисы баз знаний обзавелись ИИ-ассистентами, внедрили поиск и анализ данных с помощью нейросетей. А в коробках Confluence такого не будет. Придумают новые фишки в группировке и визуализации — а в коробках их не будет. И вообще, системы без квалифицированной поддержки вендора имеют тенденцию к деградации: знающие админы уходят (а документировать свои знания, как правило, ниже их достоинства), новые не владеют системами в достаточной для поддержки и развития степени. Особенно это касается методологии работы со знаниями.

В общем, надо мигрировать на решение, которое:

• находится на острие технологий управления знаниями,

• разрабатывается в России,

• развивается,

• обеспечивается технической и методической поддержкой разработчика.

Рамочный план миграции

В крупную клетку план выглядит так:

1. Чекнул необходимые доступы к Confluence и TEAMLY.

2. Определил порядок переноса пространств.

3. Сел и перенёс.

При составлении плана следует учитывать, откуда и куда идёт перенос:

• из коробки в облако, 

• из коробки в коробку, 

• из облака в коробку. 

На самом деле автоматическому мигратору эти тонкости без разницы, сложности могут возникнуть на первых двух пунктах в том случае, если коробочная версия не обновлялась годами. В нашей практике были случаи с «выдержкой» в 5, 8 и 12 лет. Сложности возникли только на последней — слишком далеко ушёл сам Confluence с тех пор. При этом главное (статьи) перенеслось без проблем.

Перенос базы знаний из Confluence в TEAMLY: пошаговая инструкция

Перед переносом по рамочному плану админ или админы должны проверить админский доступ как к источнику, так и к приёмнику. А далее идём по шагам:

1. На Confluence формируем token API.

2. В TEAMLY добавляем аккаунт для переноса, копируем токен, полученный на предыдущем этапе. 

Добавление аккаунта для связи с Confluence

3. Берём намеченный ранее порядок переноса рабочих пространств и указываем очередное пространство для переноса.

Рабочее пространство «Добро пожаловать в TEAMLY» на Confluence

Рабочее пространство «Добро пожаловать в TEAMLY» на TEAMLY — не перепутайте

4. Повторяем пункт 3 до тех пор, пока не кончатся пространства для переноса в Confluence.

Такой итерационный алгоритм имеет одно преимущество: можно избавиться от неиспользуемых, заброшенных и тестовых рабочих пространств. И один недостаток: так как переносится только одно пространство, ссылки на статьи в других пространствах теряются. Вернее, переносятся как есть, после переноса их необходимо будет разрешить заново.

Чтобы заниматься переносом, не нужно быть программистом. Прав админа TEAMLY и общего понимания организации базы знаний в вашей компании будет достаточно. Единственный нюанс: при облачных миграциях надо будет пробросить порты, но этим обычно сисадмины занимаются. 

Все нюансы раскрыты в общедоступной Инструкции, опубликованной в Академии TEAMLY.

Верификация миграции

Когда в отдел приходит админ и говорит: «Я всё перенёс, проверяйте» — это не наш метод. Процесс переноса данных из Конфлюэнс журналируется. Лог миграции можно посмотреть в TEAMLY.

Лог миграции в CSV. Можно скачать сразу XLS.

Главные выводы по логу: перенесены все статьи. О том, что не перенеслось и как с этим бороться, есть статья Академии. Кроме того, служба поддержки TEAMLY всегда готова помочь.

Завершение миграции и начало работы 

После того как рабочие пространства из Confluence перенесены, необходимо завести на TEAMLY аккаунты пользователей и прописать доступы. Дело облегчается наличием ролевой модели доступа — настроили роль для типового сотрудника какого-то отдела, распространили её на всех остальных его коллег. Нюансы — в статье Академии TEAMLY.

В планах по развитию платформы есть перенос пользователей с правами, но только в случае, если для их аутентификации используется Active Directory. 

Вопрос: ок, я хочу мигрировать на TEAMLY. Всё ли перенесётся из Confluence?

При миграции будет перенесено всё, для чего есть аналоги в TEAMLY. То есть, статьи с вложенными в них таблицами, файлами, изображениями и прочими аттачами перенесутся однозначно. Дефолтные макросы переносятся без проблем.

А вот с кастомными и платными макросами могут быть вопросы. Ими занимается служба поддержки TEAMLY, в которую можно и нужно обращаться. В простых случаях ребята просто помогут, со сложными будут разбираться и предложат варианты. Крайняя мера: доработка программы-мигратора под конкретные макросы клиента на платной основе. 

Не будут перенесены, например, задачи в Jira, потому что в TEAMLY нет Джиры, останутся только ссылки.

Резюме

Не так страшен чёрт, как его малюют. Наш опыт переноса данных из Confluence в TEAMLY говорит о том, что из облака или сравнительно новой (не старше 5 лет) коробки данные переходят полностью без дополнительных плясок с бубном. С коробками старше и/или множеством кастомных макросов в БЗ вероятность наткнуться на неполный перенос — примерно 1/2.

Важно, что мигрировавшие с Конфлюэнс компании продолжают работать на Тимли — об этом свидетельствует регулярное обновление подписок, которое мы отслеживаем.

Для тех, кто хочет сделать тестовую миграцию или просто попробовать российский аналог Confluence, в TEAMLY есть бесплатный полнофункциональный период для одного редактора на 14 дней с полной поддержкой. Пробуйте и выбирайте TEAMLY!