Умные таблицы TEAMLY: FAQ для продуктивной работы

Повседневная операционная деятельность способна отнимать у команды значительное число рабочий часов. При этом без операционки (реализации товаров, поддержки клиентов, закупок и складирования) предприятие не может существовать. Умные таблицы TEAMLY способны автоматизировать часть процессов и сделать их легче, быстрее и приятнее для сотрудников.

Поиск данных в переписках, excel-таблицах, бумажных стикерах и голове коллеги – прошлый век. Пора переходить на современные инструменты, отвечающие требованиям времени.

Мы сделали всё возможное, чтобы интерфейс был максимально понятен пользователям, но, как ни крути, он требует настройки, о которой мы сейчас и поговорим.

Всё необходимое в одном месте

Умные таблицы TEAMLY – это многофункциональный инструмент, который помогает создать идеальное рабочее пространство под ваши бизнес-задачи. Объём знаний не имеет значения – это может быть персональное пользование для отслеживания бюджета семьи, организация работы внутри подразделения или отладка комплексных бизнес-процессов в крупной компании.

Функционал TEAMLY легко адаптировать под любую степень нагрузки. Управление отделом технической поддержки предполагает ежеминутное обращение операторов к таблицам и частое обновление знаний несколькими контент-менеджерами. В то же время если подразделение работает в низком темпе, без необходимости постоянных обновлений, можно скрыть лишние поля таблицы, чтобы не отвлекаться.

На начальном этапе бывает трудно увидеть картину целиком и собрать панель управления сходу. Для таких кейсов TEAMLY предлагает воспользоваться готовыми шаблонами (их можно менять под свои нужды). В библиотеке собрано 40+ ready-to-go шаблонов для большого числа сфер деятельности: HR, разработка, маркетинг и прочее. 

Как всё работает

Для создания Умной таблицы необходимо нажать  + в древе страниц или кнопку Создать внизу сайдбара и выбрать пункт Умная таблица. После этого у вас автоматически сформируется Таблица с тремя столбцами, соответствующими трём системным свойствам: Заголовок, Исполнитель и Дата исполнения.

Любая строка таблицы – это отдельная статья. Чтобы с ней работать не обязательно  открывать дополнительные вкладки и прыгать между ними. Вся редактура вносится тут же в поп-апе: можно добавить ссылки, прикрепить файлы, установить дедлайны и ответственных сотрудников.

Такой подход значительно снижает время работы с платформой и продлевает жизнь вашей мышке, так как кликать приходится значительно меньше. 

Поля из таблиц можно связывать между собой. К примеру, переместить задачи по спринту на грядущие 2 недели в отдельное поле. Так у сотрудников вместо мешанины из информации перед глазами будут лишь те таски, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе. В этом месте стоит вспомнить про ещё один удобный инструмент платформы – срезы.

Срезы – система категоризации знаний. Для удобного управления всеми данными сотрудники могут фильтровать, сортировать и группировать информацию по заданным свойствам, настраивая отображение страниц под текущие потребности. 

К примеру, менеджер может с легкостью отследить, какие из проектов на текущий день пребывают на финальных стадиях. Благодаря Умным таблицам ему не придётся прибегать к опросам ответственных через сообщения в мессенджерах. 

6 представлений – 6 столпов Умных таблиц TEAMLY

Если над проектом трудится большой коллектив, где каждый выполняет разные задачи, трудно придерживаться одного формата для совместной работы. Кому-то наиболее подходящей формой визуализации информации кажется классическая таблица, кому-то – канбан-доски или календари. 

Команда TEAMLY предусмотрела этот момент и предоставила возможность пользователям оперативно переключаться между представлениями. В список входит канбан, диаграмма Ганта и классические (круговая, график, гистограмма).

Знакомиться с функциями TEAMLY мы рекомендуем с простых таблиц – в них отображается максимальное количество знаний. После того как пользователи освоятся, можно переключаться между представлениями: ни одна из имеющихся статей не сотрется и не перезапишется без вашего ведома. 

Для создания представления кликните + в списке представлений Умной таблицы. Во всплывшем поп-апе выберите искомый тип и дайте ему имя.

6 представлений:

1. Таблица – идеально подходит для визуализации, структурирования и хранения большого числа знаний.

2. Канбан-доска – структурирует управление проектами, обеспечивает систематизацию и прозрачность имеющихся процессов.

3. Календарь – удобен при организации и отслеживании задач с дедлайнами.

4. Диаграмма Ганта – аналитический инструмент, с помощью которого легко следить за ходом проекта и оценивать текущий прогресс. 

5. Формы – позволяют прописывать опросы для аккумуляции обратной связи (и среди сотрудников, и среди внешней аудитории).

6. Диаграммы – помогают отслеживать закономерности, сравнивать значения и делать  на их основе выводы. 

Для каждого представления система использует одни и те же данные и карточки, прописывать их по новой нет необходимости

Умные таблицы: внутренности карточек

В каждой статье имеется полезный инструментарий:

• широкое текстовое поле с визуальным редактором – можно делать подробные описания, списки, добавлять ссылки, иллюстрации и прочее, 
• название и автор,
• обложка,
• возможность добавить эмодзи: отмечать угрозы, ключевые замечания, важную информацию и просто разбавить рабочую рутину,
• прикрепление вложений,
• комментарии и обсуждения,
• добавление в «Избранное» для быстрого доступа,
• просмотр журнала изменений страницы,
• возможность печати (необходим принтер).

Автоматизация

При работе с Умными таблицами в TEAMLY вы можете воспользоваться инструментом Автоматизации, чтобы легко и быстро управлять задачами, делегируя рутину алгоритмам.

К примеру, можно автоматизировать назначение ответственного сотрудника простым перемещением соответствующей карточки по канбан-доске. Когда карточка оказывается в разделе «Согласование», ответственным лицом система сразу назначает того сотрудника, кто должен принять и согласовать задачу. 

Это позволяет:

• Быстро менять исполнителя.
• Назначать задачу конкретному человеку при изменении её статуса.
• Отправлять уведомления нужным пользователям при создании новой страницы.
• Установить свойства по умолчанию для всех новых страниц.
• Запрограммировать автоперемещение выполненных задач в архив.

Базовый ингредиент идеальной таблицы

Мы уверены, что развиваем действительно полезную платформу, которой, к слову, сами активно пользуемся: таблицами, статьями, канбанами и всем-всем. 

Проект TEAMLY родился и вырос из внутреннего порыва команды создать удобный инструмент для таких же как мы людей. Все инструменты, кнопки и виджеты созданы не для проформы, а необходимы для решения конкретных популярных задач, поэтому всегда востребованы пользователями. 

Чего мы пока не умеем, так это просканировать голову пользователя и самостоятельно настроить для него все нужные схемы. Шаблонов не всегда бывает достаточно, и работа по созданию своей собственной базы знаний – необходимость. Мы лишь даём инструментарий для комфортной работы. 

Как правильно отметил один из комментаторов под нашим материалом: «Порядок в голове – порядок на столе». Именно поэтому создание Умной таблицы обязано основываться на внутрикомандном взаимодействии. Процесс настройки может занять несколько месяцев, но в результате вы получите полезную базу, а не ещё один бизнес-опыт, который окажется забытым на серверах.

Мы постарались упростить процесс создания таблиц с помощью шаблонов – вы можете выбрать готовые формулы и адаптировать их под собственные нужды.

Сфокусируйтесь на практике, и всё остальное приложится!

Используйте умные таблицы TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо