Что такое анализ системы управления персоналом

Качественная аналитика позволяет:

• Выявить сильные и слабые стороны текущей системы управления

• Определить соответствие HR-процессов стратегическим целям компании

• Оценить удовлетворенность сотрудников

• Найти области для оптимизации и улучшений

• Сократить затраты на неэффективные HR-практики

Как провести анализ системы управления персоналом в организации

Для проведения анализа функций системы управления персоналом необходимо разложить весь процесс на несколько объемных этапов.

1. Подготовительный этап

Начните со сбора всей необходимой информации

• Организационная структура

• Кадровая документация

• Положения и регламенты

• Данные о численности персонала

• Показатели текучести

• Результаты оценки персонала

• Бюджеты на HR-мероприятия

2. Аналитический этап

Проведите детальный обзор собранных данных по направлениям.

Количественные показатели

• Производительность труда

• Затраты на персонал

• Эффективность обучения

• ROI HR-проектов

• Текучесть кадров

Качественные показатели

• Уровень вовлеченности

• Удовлетворенность работой

• Качество коммуникаций

• Корпоративная культура

• Система мотивации

3. Формирование выводов

На основе проведенной аналитики составьте:

• Отчет о текущем состоянии системы управления

• Список выявленных проблем

• Рекомендации по улучшению

• План внедрения изменений

Применяйте автоматизированные методики, чтобы пересмотреть всю структуру и внести в нее коррективы в кратчайшие сроки. При работе с бумажными носителями процесс может занять в десятки раз больше часов.

Наличие у компании базы знаний наподобие TEAMLY поможет значительно сэкономить время на работу с собранной информацией, ведь все данные хранятся в едином пространстве. В Тимли удобно использовать разные представления умных таблиц с основными метриками и отслеживать динамику в режиме реального времени.

Какие этапы анализа системы руководства

1. Оценка организационной структуры

Оценка иерархии управления

• Изучение уровней подчинения

• Расчет spans of control (количество подчиненных на руководителя)

• Оценка оптимальности вертикальных связей

• Выявление узких мест в управленческой цепочке

Проверка распределения полномочий

• Обзор должностных инструкций

• Оценка соответствия полномочий и ответственности

• Выявление зон пересечения ответственности

• Изучение механизмов принятия ключевых решений

Просмотр коммуникационных потоков

• Картирование формальных и неформальных каналов связи

• Оценка эффективности информационного обмена

• Рассмотрение барьеров в коммуникации

• Исследование качества передачи информации между подразделениями

Выявление дублирующих функций

• Составление матрицы функций подразделений

• Поиск параллельных процессов

• Оценка необходимости дублирования

• Разработка рекомендаций по оптимизации

2. Оценка системы принятия решений

Скорость принятия решений

• Хронометраж ключевых управленческих решений

• Понимание причин задержек

• Оценка своевременности реагирования на изменения

• Исследование процедур согласования

Качество делегирования

• Изучение механизмов передачи задач

• Оценка компетентности исполнителей

• Исследование результативности делегированных задач

• Сбор обратной связи при делегировании

Эффективность контроля

• Просмотр системы KPI

• Оценка методов мониторинга

• Исследование своевременности корректирующих действий

• Разбор инструментов контроля качества

Обратная связь

• Оценка регулярности feedback-сессий

• Рассмотрение качества получаемой информации

• Исследование реакции на обратную связь

• Оценка эффективности корректирующих мероприятий

3. Оценка компетенций руководителей

• Управленческие навыки

• Оценка стратегического мышления

• Оценка организационных способностей

• Исследование навыков планирования

• Оценка способности к принятию решений

• Лидерские качества

• Замер авторитета среди подчиненных

• Оценка способности вдохновлять команду

• Исследование харизматичности

• Замер эмоционального интеллекта

• Способность к развитию команды

• Оценка менторских навыков

• Анализ системы развития талантов

• Исследование программ обучения

• Оценка результатов развития сотрудников

• Результативность работы

• Анализ достижения целей

• Оценка эффективности использования ресурсов

• Исследование качества управленческих решений

• Оценка динамики развития подразделения

4. Исследование корпоративной культуры

• Ценности компании

• Сравнение декларируемых и реальных ценностей

• Оценка их интеграции в бизнес-процессы

• Исследование соответствия поведения сотрудников

• Рассмотрение механизмов трансляции ценностей

• Стиль управления

• Оценка преобладающего управленческого подхода

• Замер гибкости руководства

• Исследование соответствия стиля задачам

• Оценка эффективности применяемых методов

• Уровень доверия

• Замер открытости коммуникаций

• Оценка психологической безопасности

• Исследование уровня вовлеченности

• Понимание лояльности сотрудников

• Командное взаимодействие

• Оценка качества межфункционального сотрудничества

• Анализ эффективности командной работы

• Исследование синергетического эффекта

• Оценка климата в коллективе

Обратите внимание, что с помощью Teamly процессы можно значительно упростить. Сервис оптимизирует работу через: структурированное хранение данных по каждому этапу, автоматизированные инструменты оценки, коллаборативные функции для совместной работы, визуализацию результатов, формирование комплексных отчетов.

Какие методы анализа применять при оценке системы управления персоналом

Методы разнообразны и могут применяться в зависимости от специфики организации, целей оценки и доступных ресурсов. Рассмотрим основные методы и подходы, которые эффективно применяются для оценки управления персоналом в компаниях.

1. Качественные методы

Качественные методы ориентированы на понимание особенностей функционирования системы управления персоналом. Они предполагают глубокий анализ процессов, вовлеченность сотрудников и их компетенции. К числу этих методов относятся:

• Интервью и фокус-группы

Этот метод предоставляет возможность получить мнения сотрудников о текущих процессах управления и выявить проблемные зоны. Интервью могут проводиться как с представителями разных уровней управления, так и с рядовыми сотрудниками, чтобы получить полное представление о состоянии системы.

• Наблюдение

Предполагает изучение рабочего процесса и взаимодействия сотрудников в естественных условиях. Это позволяет определить фактическую эффективность коммуникаций, а также выявить неформальные лидерские роли и влияние на организационную культуру.

• Просмотр документов

Метод включает изучение внутренней документации компании, такой как должностные инструкции, регламенты, отчеты по персоналу и материалы HR-отдела. Это помогает оценить наличие необходимых процедур и степень их соблюдения.

Преимущества: Качественные методы дают возможность глубже понять проблемы и лучше понять сотрудников. Они помогают выявить реальное восприятие системы управления.

2. Количественные методы

Помогают получить объективные данные о функционировании системы управления персоналом. Эти методы включают:

• Статистический анализ

Сбор и интерпретацию числовых данных. Это может быть, например, аналитика текучести кадров, производительности труда, затрат на персонал. С использованием статистических методов можно выявить корреляции и причины, влияющие на результаты.

• KPI (ключевые показатели эффективности)

Установка и мониторинг KPI позволяет отслеживать эффективность работы системы управления персоналом. Основные KPI могут включать коэффициенты текучести, уровень удовлетворенности работой, эффективность обучения и развития.

• Аналитика затрат

Этот метод заключается в оценке стоимости всех мероприятий по управлению персоналом, включая подбор, обучение, развитие и удержание. Оценка затрат позволяет выявить рентабельность HR-инициатив и повысить эффективность бюджета.

Преимущества: Количественные методы позволяют получить ясные и измеримые результаты, что значительно облегчает процесс принятия решений на основе данных.

3. Сравнительный анализ

Включается в методику оценки системы управления персоналом для выявления различий и определения направлений для улучшения. Он может проводиться как внутри компании, так и в сравнении с отраслевыми стандартами или конкурентами.

• Бенчмаркинг
  Заключается в сравнении показателей и процессов управления персоналом с успешными практиками в других организациях. Это позволяет определить лучшие подходы и внедрить их, что способствует повышению общей эффективности.

• Диагностика по уровням зрелости
  Методика оценки уровня зрелости систем УП позволяет понять, на каком этапе развития находится организация и какие изменения необходимы для перехода на следующий уровень.

Преимущества: Сравнительные методы помогают установить реалистичные цели и ориентиры для дальнейшего развития HR-стратегий.

4. SWOT

Позволяет оценить внутренние и внешние факторы, влияющие на систему управления персоналом.

• Сильные стороны

Определение ключевых компетенций, уникальных навыков и ресурсов, которые помогают организации достигать поставленных целей в управлении персоналом.

• Слабые стороны

Выявление недостатков в существующих процессах, отсутствие необходимых ресурсов или навыков.

• Возможности

Изучение внешних факторов, которые могут быть использованы для улучшения системы управления (например, новые технологии, изменения в законодательстве и т.д.).

• Угрозы

Определение факторов, которые могут негативно повлиять на систему управления персоналом, таких как конкуренция за таланты или изменения в рыночной среде.

Преимущества: SWOT-анализ помогает увидеть полную картину состояния системы управления и выработать стратегию для ее развития.

5. Проводимые исследования

Выбор конкретных методов анализа зависит от целей и задач, которые ставит перед собой организация. Комбинированное применение различных методов позволяет получить наиболее полное представление о состоянии системы управления персоналом.

• Оценка удовлетворенности сотрудников

Опросы и анкеты могут помочь оценить уровень удовлетворенности работой, выявить слабые места в мотивационной системе и понять, какие аспекты работы требуют доработки.

• Оценка культуры и климата

Исследования корпоративной культуры помогают понять, насколько ценности и нормы соответствуют целям бизнеса, а также определить, как они влияют на работоспособность команды.

6. Использование HR-аналитики

Современные технологии предоставляют возможности для автоматизации и повышения эффективности анализа. Внедрение HR-аналитики позволяет не только собирать данные, но и визуализировать их, проводить параллели и прогнозировать будущие тренды.

• Дашборды и отчеты

Использование дашбордов позволяет визуализировать ключевые показатели и в режиме реального времени следить за их изменениями. Это помогает быстро реагировать на возникающие проблемы и не допускать их усугубления.

• Прогнозная аналитика

Прогнозирование на основе имеющихся данных помогает выявлять тренды и определять, каким образом изменения в системе управления персоналом могут влиять на общий результат.

Как часто нужно проводить функциональный анализ системы управления персоналом

Важно помнить, что анализ системы управления персоналом не разовое мероприятие, а регулярный процесс, который помогает компании развиваться и оставаться конкурентоспособной.

Регулярные интервалы проведения анализа

Базовая периодичность

• Комплексная аналитика – ежегодно

• Мониторинг ключевых показателей – ежеквартально

• Экспресс-оценка критических метрик – ежемесячно

Триггеры для внепланового анализа

Организационные изменения

• Смена руководства компании

• Реструктуризация подразделений

• Слияния и поглощения

• Существенное изменение численности персонала

• Внедрение новых бизнес-процессов

Рыночные факторы

• Значительные изменения в отрасли

• Появление новых конкурентов

• Изменение рыночной конъюнктуры

• Технологические прорывы

• Законодательные изменения

Глубина аналитика в зависимости от размера организации

Крупные компании (500+ сотрудников)

• Полный функционально-стоимостной анализ – раз в год

• Промежуточная оценка – каждые 6 месяцев

• Мониторинг KPI – ежемесячно

Средние компании (100–500 сотрудников)

• Комплексный анализ – раз в год

• Оценка ключевых показателей – ежеквартально

• Мониторинг критических метрик – ежемесячно

Малые компании (до 100 сотрудников)

• Общий анализ – раз в год

• Экспресс-оценка – по необходимости

Особые случаи для внеплановых мероприятий

Кризисные ситуации

• Резкое падение производительности

• Массовые увольнения

• Конфликты в коллективе

• Существенное снижение мотивации

Стратегические изменения

• Смена бизнес-модели

• Выход на новые рынки

• Запуск новых продуктов

• Масштабная автоматизация

Факторы, влияющие на периодичность

Внутренние факторы

• Стадия развития компании

• Скорость организационных изменений

• Стабильность процессов

• Уровень автоматизации

Внешние факторы

• Динамика рынка труда

• Изменения в законодательстве

• Технологические инновации

• Конкурентная среда

Заключение

Проведение регулярного и комплексного анализа системы управления персоналом – важная составляющая успешной работы любой организации.

Применение разнообразных методов анализа, включая качественные и количественные подходы, сравнительный анализ и SWOT, позволяет получить полное представление о текущем состоянии системы. А современные инструменты HR-аналитики помогают оптимизировать процесс её оценки, делая его более эффективным и систематическим.

Тимли поможет организовать эффективную систему анализа управления персоналом и сделать этот процесс максимально простым и прозрачным для всех участников. Вы можете создать единое информационное пространство для сбора и анализа всех HR-данных. Это значительно упрощает процесс анализа, так как вся необходимая информация находится в одном месте и доступна команде в любой момент.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо