Что такое проект

Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.

Проектный подход к решению бизнес-задач пользуется популярностью, однако не любую работу можно назвать проектом. Важно понимать отличие от процессов, отдельных функций или разовых задач. Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.

Определение

Понятие «проект» означает план действий по реализации идеи или созданию физического объекта. Другими словами — это последовательность работ, выполняя которые команда достигает запланированного результата. Неотъемлемой частью проекта является постоянный контроль: внешний и внутренний. Он помогает убедиться, что участники продвигаются в нужном направлении и укладываются в сроки.

Признаки проекта: 

✔️ Ограниченное время. Начало и завершение четко определены, а команда заранее знает, к какому сроку нужно закончить работу. Это может быть промежуток в несколько дней или месяцев, если речь идет о коммерческих проектах. Например, организация и проведение отраслевой выставки может занять около полугода. Сроки государственных проектов часто исчисляются годами, а иногда и десятилетиями. Например, строительство сети автодорог в регионе занимает несколько лет. 

✔️ Четкая цель. Инициаторы и участники знают, какой результат хотят получить в конце. Например, целью плана по закупке станков для производства будет получение комплекта оборудования с нужными техническими характеристиками в установленные сроки. 

✔️ Ограниченные ресурсы. Под реализацию программы выделяют ограниченное количество материальных и нематериальных ресурсов, а также работников. Вернемся к примеру со станками: руководство компании установит лимитированный бюджет на закупку и поручит инициативу конкретным сотрудникам. 

✔️ Уникальный результат. В процессе реализации создаются материальные объекты и нематериальные результаты, которые не существовали до начала реализации замысла. Например, сдается жилой комплекс или внедряется новая система оплаты труда на предприятии. 

✔️ Однократное исполнение. Проекты могут быть похожи друг на друга, но не превращаются в типовые, повторяющиеся действия. Например, ландшафтный дизайнер использует в работе одинаковые методы, материалы и технологии, но результат при этом получается разный. 

Определение «рабочий процесс» противоположно понятию «проект». Процесс — это регулярные действия, которые выполняют для получения типового результата.

Проекты требуют индивидуального подхода, неординарных или творческих решений. Действия сотрудников в рамках процесса часто регламентированы и стандартизированы, ограничены инструкциями и правилами.

Сравним на примерах: запуск производства мебели — проект, а изготовление столов и стульев — процесс; покупка грузового автомобиля — проект, а перевозка товаров — процесс. 

Цели

Формулировка целей зависит от сферы деятельности, в которой он реализуется. Так инициаторы творческих проектов создают произведения искусства или организуют культурные мероприятия. Социальные проекты нацелены на улучшение жизни людей: например, открытие общественных пространств в городе. Как правило, один проект преследует сразу несколько целей, которые неразрывно связаны и влияют друг на друга. 

Цели проектов делятся на категории: 

  1. Стратегические — главный результат, ради которого все и задумывалось. Если стратегическая цель не достигнута, значит, задумка провалилась. 

  2. Обязательные — результаты на промежуточных этапах. Реализация обязательных целей в итоге приводит к достижению стратегической. 

  3. Желательные — реализация этих целей улучшает итоговый результат, но не влияет на успех критически. Если они не будут достигнуты, задумка все равно завершится и принесет пользу. 

Правильно ставить цели помогает SMART-подход. Согласно этой методике, результат должен быть: 

✅ конкретным (specific);

✅ измеримым (measurable); 

✅ достижимым (achievable);

✅ релевантным целям компании (relevant);

✅ ограниченным во времени (time-bound).

Например, производитель одежды собирается выпустить на рынок новый продукт. Тогда целеполагание по методу SMART может выглядеть так: 

  • запустить линейку мужских футболок;

  • разработать 10 новых моделей размерным рядом от S до XXXL;

  • привлечь стороннего дизайнера, так как штатные загружены работой;

  • коллекция должна дополнять существующую линейку спортивных костюмов;

  • завершить выпуск в срок 2 месяца. 

Виды

Проекты различаются по сфере реализации, структуре, длительности и сложности. Классификация условная, потому что каждый из них уникален и на практике сочетает признаки разных видов. 

Признак классификации Виды  Содержание
Сфера реализации социальные  решают общественно важные проблемы
экономические  работают на коммерческие результаты компании или улучшают экономику страны
технические  направлены на разработку технологий, выпуск новых видов продукции, проектирование инфраструктуры
организационные  обеспечивают проведение мероприятий или модернизацию работы компании
Структура индивидуальные  реализуют одну задачу
комплексные  включают нескольких взаимосвязанных проектов
мегапроекты  образуют крупную систему из множества значимых проектов
Длительность краткосрочные  до 3 лет
среднесрочные  от 3 до 5 лет
долгосрочные  дольше 5 лет
Сложность простые  реализуются силами собственных специалистов компании
средние  требуют дополнительных ресурсов или участия сторонних специалистов
сложные  требуют значительных затрат и услуг большого количества сторонних специалистов

Структура

Структура проекта — это совокупность взаимосвязанных элементов и процессов. Чтобы реализовать, его делят на смысловые части, а затем разбивают на отдельные задачи и определяют ответственных за выполнение. Этапы работы, сотрудники, промежуточные результаты, целевые показатели — все это составляющие структуры.

Виды структуры: 

✔️ Функциональная — команда делится на группы, каждая из которых выполняет профильные задачи. Участники подчиняются линейным менеджерам, которые, в свою очередь, подчиняются старшему руководителю. Такая структура обычно используется, если компания регулярно реализует похожие программы. 

✔️ Матричная — команды формируется по необходимости из сотрудников разных отделов. Проджект-менеджер не является руководителем для участников команды вне выполняемых задач. Этот тип структуры подходит для запуска разового или временного проекта. 

Жизненный цикл — это последовательность этапов на пути от идеи до конечного результата.

Понимание, на какой стадии работа находится прямо сейчас, помогает устранить неопределенность и выделить приоритетные задачи. 

Этапы реализации проекта: 

  1. Замысел. Возникновение идеи, предварительные исследования, постановка целей. 
  2. Планирование. Поиск и подготовка ресурсов, разделение стратегических целей на отдельные задачи, определение зон ответственности. На этом же этапе разрабатывают документацию по управлению проектом: концепцию, инструкции, техзадания для подрядчиков. На платформе TEAMLY команда сможет создать персональное рабочее пространство, в котором участникам будет удобно пользоваться материалами. Здесь можно редактировать документы, ставить друг другу задачи и контролировать исполнение. Вся документация будет под рукой, ничего не потеряется, а настройки доступа защитят информацию от ошибочного или незапланированного изменения.
  3. Выполнение. Непосредственная реализация задач. С этого этапа часто приходится возвращаться к планированию, если меняются внутренние обстоятельства или внешняя ситуация. 
  4. Оценка результатов. Непрерывная проверка соблюдения планов: сроков, качества или стоимости продукта. Когда все этапы работ выполнены, проводят итоговую оценку.
  5. Завершение. Формальное и фактическое закрытие проекта. Составление итогового отчета, передача продукции заказчику, роспуск команды.
Хотите первыми узнавать о современных практиках в управлении знаниями?

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Другие статьи

Ко всем статьям
5 шагов от режима тушения пожаров к согласованной работе всей командой
Инструменты

5 шагов от режима тушения пожаров к согласованной работе всей командой

Сотрудники долго ищут нужную информацию, дедлайны срываются, экспертиза теряется. Это первые ласточки того, что вам необходима база знаний. А что дальше? Рассказываем.
16.10.2023

Другие статьи

Ко всем статьям
5 шагов от режима тушения пожаров к согласованной работе всей командой
Инструменты

5 шагов от режима тушения пожаров к согласованной работе всей командой

Сотрудники долго ищут нужную информацию, дедлайны срываются, экспертиза теряется. Это первые ласточки того, что вам необходима база знаний. А что дальше? Рассказываем.
16.10.2023

Обсудим ваш проект?

Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами. Задайте все вопросы эксперту

Оставьте свои контактные данные, и мы с удовольствием организуем для вас персональную демонстрацию нашего сервиса.

Читайте нас в социальных сетях

Актуальные новости, интересные события, полезные материалы про эффективное управление корпоративными знаниями и командную работу.