Как отслеживать задачи на работе – методы и инструменты контроля

Если работники компании не соблюдают сроки и условия выполнения поставленных задач, это ведет к ухудшению производственных процессов, росту расходов и в конечном счете утрате конкурентных преимуществ компании.

Руководителям необходимо держать руку на пульсе и уметь контролировать ход выполнения десятков проектов. При этом для успешного развития компании критически важно организовать внутренние процессы так, чтобы отделы не жили собственной жизнь, замыкаясь в себе, а взаимодействовали друг с другом и видели общую картину происходящего.

Почему важен контроль постановки задач?

Систематический надзор обеспечивает прозрачность процессов, помогает сотрудникам адекватно распределять время и ресурсы, а также способствует значительному повышению общей продуктивности. А еще:

1. Помогает выявлять и устранять проблемы на ранних стадиях. Это особенно актуально, когда проект находится на начальном этапе. Если руку не держать на пульсе, можно упустить важные детали, что в дальнейшем приведет к значительным задержкам или перерасходам.

2. Влияет на мотивацию сотрудников. Когда они знают, что их работа находится под наблюдением, чаще ощущают ответственность за результат. Важно создать баланс: чрезмерный надзор может вызвать негативные эмоции, в то время как систематический контроль возвращает уверенность и понятность в рабочий процесс. В дальнейшем это может облегчить привлечение новых сотрудников в команду, если у компании будет репутация места, где все ясно и понятно.

3. Способствует более четкому взаимодействию в команде. Регулярные проверки и обсуждения по текущим делам укрепляют внутренние связи между коллегами, а также внешние с целевой аудиторией. Это также упрощает процесс делегирования, поскольку руководитель может быть уверен в том, что сотрудники осведомлены о своих обязанностях и сроках выполнения задач.

Если же в компании отсутствует систематический мониторинг выполнения задач со стороны руководителей, это может вызвать такие проблемы:

1. Дестабилизация рабочих процессов. Без четкого надзора может возникнуть хаос, где сотрудники не понимают свои обязанности и приоритеты, что негативно сказывается на общей атмосфере.

2. Снижение качества работы. Отсутствие постоянной обратной связи от руководителя приводит к тому, что сотрудники выполняют задачи не на должном уровне, так как не осведомлены о своих ошибках.

3. Ухудшение мотивации. Сотрудники, не имеющие четкого контроля, могут потерять интерес к работе, потому что не будут видеть взаимосвязь между своими усилиями и конечным результатом.

4. Расход ресурсов. Неправильное распределение задач и отсутствие контроля могут привести к неэффективному использованию времени и ресурсов, что увеличивает затраты и снижает прибыльность.

5. Ухудшение коммуникации. Когда надзор отсутствует, сотрудники могут постепенно перестать обмениваться необходимой информацией, что делает командную работу менее эффективной.

Виды управленческого контроля

Управленческий контроль является ключевым элементом в эффективном функционировании компании. Он позволяет руководителям управлять процессами и обеспечивает выполнение задач. Рассмотрим основные виды контроля, которые применяются в управлении:

По времени проведения

Предварительный

• Оценка готовности к реализации до начала работы.

• Используется для проверки планов, распределения ресурсов и бюджетов.

Текущий

• Проводится в процессе выполнения заданий.

• Позволяет оперативно выявлять и корректировать отклонения от намеченных результатов.

Итоговый

• Осуществляется по завершении проекта или выполнения задач.

• Предназначен для оценки результатов работы и выявления недочетов.

По объекту контроля

Контроль процессов

• Фокусируется на внутренних процессах, включая управление производством и услугами.

• Обеспечивает соблюдение стандартов и норм работы.

Контроль результатов

• Ориентирован на конечные результаты и достижение целей.

• Оцениваются эффективность выполнения и производительность.

Контроль ресурсов

• Направлен на управление ресурсами – человеческими, материальными и финансовыми.

• Способствует оптимизации затрат и рациональному использованию ресурсов.

По степени охвата

Общий контроль

• Охватывает все аспекты деятельности компании в целом.

• Применяется для глубокого анализа и всесторонней оценки.

Выборочный контроль

• Включает выборку определенных процессов для глубокого анализа.

• Позволяет отслеживать основные параметры без контроля всего объема работ.

По характеру осуществления

Активный

• Направлен на предотвращение проблем до их появления.

• Включает проактивные меры по коррекции возможных отклонений.

Пассивный

• Реализуется на этапе, когда уже возникли отклонения.

• Включает реакцию на проблемы и корректирующие действия.

• Примеры: анализ ошибок и их последствий, пересмотр ранее установленных стандартов.

По источнику информации

Внутренний

• Осуществляется на основе данных, полученных внутри компании.

• Смыкает в себе проверки, проводимые внутренними аудиторами и управления проектами.

Внешний

• Реализуется сторонними компаниями или консультантами.

• Включает независимые проверки и аудит.

По динамике

Статический

• Операции осуществляются в определенное время, фиксируя результаты.

• Используется для оценки состояния процессов на конкретный момент.

Динамический

• Осуществляется в режиме онлайн, с постоянным мониторингом.

• Позволяет быстро реагировать на изменения и корректировать действия.

Методы контроля

Планерки

Цель: организовать взаимодействие между членами команды, обсудить текущие проекты и определить дальнейшие шаги.

Формат: обычно проводятся руководителями на регулярной основе, например, еженедельно или ежемесячно. Могут быть как живыми, так и онлайн, с использованием видеоконференций.

Преимущества:

• Ликвидация недопониманий: участники могут уточнять свои вопросы и получать мгновенные ответы.

• Обмен идеями: возможность для сотрудников поделиться мнениями и предложениями по улучшению процессов.

• Обсуждение текущих проблем: позволяет вовремя выявлять и решать возникающие трудности.

Недостатки:

• Может отнимать много времени, если не контролировать длительность обсуждения.

• Неконтролируемые собрания могут перерастать в обсуждения несущественных тем.

Технический надзор

Цель: обеспечение соблюдения стандартов и процедур в технических или производственных процессах.

Методы:

• Регулярные проверки оборудования и рабочих мест для выявления несоответствий.

• Внедрение стандартов безопасности и качества.

Преимущества:

• Улучшение качества продукта и минимизация ошибок.

• Уменьшение рисков и обеспечение безопасности труда.

Недостатки:

• Возможная накладка на рабочий процесс из-за частых проверок.

• Может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, если воспринимается как чрезмерный контроль.

Методика «Тайный покупатель»

Цель: оценка качества обслуживания и соответствия стандартам через анонимные проверки.

Применение: специально обученные сотрудники или сторонние аудиторы представляются клиентами и взаимодействуют с персоналом.

Преимущества:

• Объективная оценка работы сотрудников в реальных условиях.

• Получение ценной информации о клиентских впечатлениях и возможных проблемах в обслуживании.

Недостатки:

• Может вызвать недовольство среди сотрудников, если они узнают, что подвергаются проверке.

• Результаты могут быть субъективными, если не проводить достаточное количество проверок.

Система KPI (Ключевые Показатели Эффективности)

Цель: Оценка руководителями достижения целей на основе заранее установленных количественных и качественных показателей.

Применение:

• Установление четких целей для сотрудников и команд, измерительных показателей их достижения.

• Регулярная проверка и анализ результатов с возможностью коррекции стратегии.

Преимущества:

• Позволяет руководителям объективно оценивать деятельность сотрудников.

• Стимулирует работников к достижению лучших результатов.

Недостатки:

• Установка неправильных или неподходящих KPI может привести к искажению результатов.

• Сосредоточение на количественных показателях может отвлекать от качественных аспектов работы.

Мониторинг персонала

Цель: Надзор с использованием современных технологий.

Методы:

• Использование программного обеспечения для мониторинга активности (например, трекинг времени, анализ продуктивности).

• Видеонаблюдение и системы контроля доступа.

Преимущества:

• Возможность руководителей немедленно реагировать на отклонения и своевременно корректировать действия.

• Повышение степени ответственности сотрудников за выполнение своих обязанностей.

Недостатки:

• Может вызвать дискомфорт среди работников, воспринимаемый как слишком строгий контроль.

• Риски нарушения конфиденциальности и доверия в коллективе.

Современные инструменты для контроля выполнения задач

TEAMLY

Это продвинутая система мониторинга задач и учета рабочего времени может отслеживать все действия сотрудников при командной работе. Сервис помогает находить слабые места и делать бизнес-процессы более простыми. Здесь удобно собирать данные о реальных временных затратах на выполнение тех или иных задач.

Преимущества:

• Позволяет сегментировать проекты на подзадачи и устанавливать для них приоритеты, что упрощает управление рабочим процессом.

• Позволяет оставлять комментарии в тексте и поддерживать обсуждения во внутренних чатах статей.

• Дает инструментарий для постановки задач и назначения дедлайнов. С помощью упоминаний (@) можно отмечать сотрудников в статье. Работники получают уведомления в личных кабинетах.

• Помогает визуализировать степень завершенности каждой задачи (через канбан, диаграмму Ганта и не только).

• Следит за изменениями в документах, обеспечивая легкий доступ к прошлым версиям и возможность контролировать историю изменений.

• Дает инструменты для создания отчетов, которые позволяют анализировать выполнение задач и общую производительность команды. Это помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Redmine

Мощный инструмент с открытым исходным кодом. Предлагает множество функций, удобных для команд, работающих над разнообразными проектами.

Преимущества:

• Предлагает широкие возможности для адаптации интерфейса и функционала в зависимости от уникальных потребностей бизнеса. Вы можете легко настраивать поля задач, их статусы и рабочие процессы, что позволяет оптимально организовать работу команды.

• Дает возможность использовать диаграмма Ганта, которые подходят для отображения, структурирования и хранения большого количества данных, а также для отслеживания прогресса проекта.

• Предоставляет инструменты для отслеживания времени, затраченного на задачи. Это помогает не только контролировать выполнение, но и оценивать эффективность работы сотрудников.

• Менеджеры могут устанавливать приоритеты, что значительно упрощает распределение рабочего времени и усилий, обеспечивая выполнение наиболее важных задач в первую очередь.

• Позволяет генерировать отчеты о статусах задач, затраченном времени на проекты и общей производительности команды, что помогает принимать обоснованные решения о распределении ресурсов.

Wrike

Облачная платформа для управления проектами и задачами, которая помогает командам эффективно контролировать выполнение работы и повышать продуктивность. Сервис предлагает разнообразные функции, способствующие оптимизации процессов и улучшению взаимодействия внутри команды.

Преимущества:

• Предоставляет возможность создания, назначения и отслеживания задач с актуальными сроками выполнения. Пользователи могут быстро изменять статусы и добавлять комментарии, что облегчает процесс управления.

• Инструменты для учета временных затрат помогают командам анализировать свою продуктивность и выявлять области, требующие оптимизации, что способствует более эффективному распределению ресурсов.

• Способствуют более эффективному взаимодействию внутри команды, позволяя пользователям делиться файлами, оставлять комментарии и устанавливать уведомления. Это повышает уровень вовлеченности и улучшает общение.

• Предоставляет инструменты для создания отчетов и анализа производительности, что помогает менеджерам принимать обоснованные решения и улучшать процессы.

• Доступен на мобильных устройствах, что позволяет командам управлять задачами и проектами из любого места, обеспечивая гибкость и устойчивость работы.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо