Как правильно подготовиться к увольнению сотрудника с первых дней: 4 шага по правильному офбордингу работников в организации

Фото: Кадр из фильма "Мне бы в небо". Источник

Зачем думать на берегу о том, как увольнять

Увольняться и увольнять — естественно. Ни одна компания не может дать гарантии работнику, что никогда не сократит штат или не переедет в другую страну. И ни один сотрудник не может гарантировать, что не перерастет компанию или не захочет выращивать огурцы на своей ферме.

Хоть это и неприятно, но думать о потенциальном увольнении человека работодателю лучше заранее. В разных исследованиях встречаются разные цифры, но в среднем, заменить одного специалиста на рынке стоит около 20% от его зарплаты за год. Это много.

Поэтому мы предлагаем работодателям подумать о том, как подстелить себе соломку заранее, чтобы увольнять работников с минимальным ущербом для компании.

Как готовиться к увольнению сотрудника: 4 шага

Мы сейчас не будем обсуждать психологические, юридические и финансовые аспекты того, как увольнять людей. Мы поговорим о важном моменте, о котором обычно забывают работодатели: как сохранить экспертизу и снизить затраты на онбординг для работника-новичков. Это одна из немногих вещей, к которым можно подготовиться прямо с первых дней деятельности сотрудника в компании. Задолго до того, как у него возникнет потребность увольняться. 

Помните о том, что после того, как один сотрудник увольняется,трудовой коллектив остается. Как им двигаться дальше, если нужные знания были только в голове уволившегося работника? Чтобы работодателю не пришлось мучительно искать информацию и заново изобретать велосипед, ведите базу знаний. Перечислим конкретные шаги, которые помогут сохранить экспертизу уже сейчас, а не в момент увольнения.

1. В первый же день проведите мастер-класс, как пользоваться базой знаний

Когда работник трудиться в компании, попросите наставника провести с ним мотивационную беседу. Нужно объяснить, что такое база знаний, как оформлять статьи, какую информацию по трудовому процессу туда заносить. Работодателю очень важно подчеркнуть: у нас так принято, мы рассказываем об этом в базе знаний, читаем и комментируем то, что пишут другие. Работник вряд ли сам догадается. База знаний — пока не такая распространенная вещь, как Google-документы. И она очень выручает, когда кто-то реализует решение увольняться.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо

2. Выделите время и выдайте плюшку за заполнение базы знаний

В Российской трудовой культуре мало развита привычка обмена знаниями после увольнения. Большая часть обмена знаниями у работников идет в чатах, на встречах или созвонах даже не отделов, а двух-трех человек. И трудовыми документами тоже часто обмениваются в мессенджерах. Поэтому привычка работника хранить знания в базе сразу не появится, людям нужно время, чтобы освоить ее. Выделите сотрудникам хотя бы час трудового времени на то, чтобы они могли привести в порядок свои записи и занести в базу заметки. И не забывайте публично хвалить самых активных  работников. Так у вас постепенно сформируется культура обмена знаниями — гарант сохранения их внутри компании, когда тот или иной коллега увольняется.

3. Используйте базу знаний с самого начала, чтобы не пришлось заполнять ее отдельно

Если сотрудник с первого дня и вплоть до того, как придет время увольняться, ведет задачи в базе знаний, не нужно заставлять его фиксировать материалы и нанимать работника, который бы следил за наполнением базы. Поэтому рабочие документы проще составлять прямо в базе знаний. Есть платформы, например Teamly, где вы можете одновременно редактировать документы, хранить, систематизировать и находить нужные в поиске. Для взаимодействия с десятками и сотнями документов единая платформа удобнее, чем Google-документы.

4. Создайте чек-лист критически важных знаний, которые нужно передать перед увольнением

Если все-таки работник принял решение увольняться, сделайте чек-лист критически важных знаний. Это особенно важно для ключевых должностей. Обычно при увольнении работодатели помнят про юридические вопросы, про деньги, доступы и текущие дела. Но мало кто задумывается о том, какую критически важную информацию нужно сохранить после увольнения.

Анна Михайлова

тимлид

Однажды в отделе разработки несколько человек начали ходить на собеседования и жаловаться коллегам на условия труда и руководителя. Естественно, все остальные заражались их настроением, и дела шли хуже. Руководству эти ребята напрямую ничего не говорили, но слухи всё равно дошли. И пришлось увольнять людей, потому что их поведение отравляло весь коллектив. Это решение было принято на эмоциях, поэтому никто, естественно, не составлял никаких чек-листов критических знаний. А потом после этого увольнения пришлось два месяца восстанавливать то, что предыдущий разработчик делал за полдня.

Вывод

Увольнять и менять место работы — в порядке вещей. Каждый в какой-то момент вправе уволиться, вопрос только в том, когда и как. А значит, работодателю нужно уже сейчас говорить сотрудникам о своем подходе и собирать знания на одной платформе до увольнения. Стараться сохранить знания сотрудников, пока они не уволились, — важная задача, непростая, но выполнимая.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо