От хаоса к порядку: как создать базу знаний, которая работает на ваш бизнес

В каждой компании сотрудники так или иначе делятся информацией. Обмен опытом в команде давно стал не просто модным трендом, но необходимостью для роста. Вопрос лишь в том, насколько этот процесс осознан и эффективен. Когда новички вынуждены самостоятельно изобретать велосипед, а ценные знания оседают у отдельных старожилов, компания теряет темп. И наоборот, бизнес, где информация циркулирует свободно и системно, вырывается вперед, показывая впечатляющую продуктивность.

Есть несколько подходов и инструментов для накопления и передачи корпоративной мудрости. Разберем самые эффективные и проверенные на практике.

1. Формирование культуры, где шарить знания – норма

Первый и, пожалуй, важнейший шаг – это формирование открытой культуры обмена знаниями. Представьте: сотрудник, ответственный за важного клиента, уходит в отпуск, а вся критически важная информация хранится в его личном блокноте или только в голове. Проект встал, команда нервничает, клиент разочарован. Знакомо? Такое случается, когда знания в компании – это «секретный актив» отдельных людей, а не общее достояние.

Решение – создать атмосферу, где делиться опытом, идеями и информацией не просто нормально, а поощряется. Это среда, где люди работают сообща для достижения общих целей.

Что это дает компании?

• Командный дух и вовлеченность. Коллеги охотнее взаимодействуют, делятся наработками, чувствуют свою ценность и вклад в общее дело. Мотивация растет.

• Обучение нон-стоп. Когда каждый готов поделиться экспертизой, компания превращается в самообучающуюся систему.

• Эффективность на взлете. Меньше времени на поиск нужной информации – выше продуктивность каждого.

• Меньше ошибок, больше спокойствия. Доступность информации снижает вероятность промахов и конфликтов, как с клиентами, так и внутри коллектива.

• Топливо для инноваций. Свободный обмен идеями, особенно неформализованными, подстегивает креативность и новаторство.

2. Стандартизированные рабочие процедуры

Стандартизация рутинных операций – еще один секрет успешного управления знаниями. В каждой компании есть повторяющиеся задачи: от онбординга новичка и согласования договоров до подготовки еженедельных отчетов или ответов на типовые запросы клиентов. Именно эти процессы стоит четко расписать – создать регламенты, инструкции, чек-листы. 

К этой мысли еще век тому назад пришел Фредерик Тейлор. Американский инженер описал ее в своем труде «Принципы научного менеджмента».

Да, поначалу придется вложиться в разработку и отладку системы управления такой документацией, чтобы она всегда была актуальной и доступной. Зато потом, например, чек-лист по верстке материалов для корпоративного блога можно спокойно передать любому сотруднику и быть уверенным в успехе. Кстати, в TEAMLY есть готовые шаблоны для создания таких инструкций и чек-листов.

Какую выгоду приносит стандартизация?

• Четкость и предсказуемость. Выверенные шаги и зоны ответственности минимизируют ошибки.

• Оптимизация и автоматизация. Описанный процесс – первый шаг к его автоматизации и устранению лишних звеньев, пожирающих время и ресурсы.

• Легкая адаптация. Новичкам проще влиться в работу, имея под рукой понятные инструкции, а не противоречивые советы «бывалых».

• Снижение стресса и текучки. Когда сотрудники четко понимают, что от них ждут, работать становится комфортнее.

• Довольные клиенты. Стандарты в коммуникации с клиентами гарантируют стабильное качество сервиса и предсказуемые сроки.

Безусловно, не каждый процесс поддается строгой стандартизации. Но даже если вы систематизируете и автоматизируете их частично, работа станет ощутимо легче, а издержки – меньше.

3. Программы и курсы

Когда нужно быстро обучить группу новичков или освоить новую технологию всей командой, централизованные обучающие курсы – лучший выбор. В роли лекторов могут выступать как собственные опытные сотрудники, носители уникальных корпоративных знаний, так и приглашенные внешние эксперты.

Для технической реализации подойдут привычные сервисы вроде Zoom и Microsoft Teams, позволяющие организовывать дистанционные семинары и демонстрации. 

А если хочется большего, то, например, на платформе TEAMLY можно составить полномасштабный обучающий курс на основе документов базы знаний – с текстами, видеороликами, схемами. Как это сделать, рассказали в специальном разделе «Обучение». Подробности о подготовке курсов также есть в нашей Академии. 

Следить за успеваемостью удобно через индикатор прогресса, показывающий процент выполненных заданий или тестов. Доступ к курсам гибко настраивается: для всех работников или для определенных групп.

4. Системы для менеджмента проектов

Плодотворно вести проекты, особенно с большой командой, без специализированных систем управления проектами практически невозможно. Если у участников нет общего информационного поля и инструментария для отслеживания прогресса, хаос неизбежен. Это осознание и привело к созданию таких платформ (многие помнят Klutch, Jira).

Их предназначение – упростить координацию задач и оптимизировать коммуникацию командам любого масштаба и бюджета. Особенно ярко их необходимость проявилась в период пандемии COVID-19, когда сотни тысяч человек перешли на удаленный формат работы.

Изменение ситуации на рынке программного обеспечения, связанное с уходом некоторых иностранных платформ, стало для российского бизнеса определенным вызовом, но одновременно стимулировало развитие отечественных решений. 

TEAMLY изначально проектировалась с фокусом на обмен знаниями в проектной работе и отлично себя зарекомендовала как в небольших командах, так и в крупных компаниях, позволяя координировать даже несколько команд одновременно.

Мы помогаем эффективно вести проектную деятельность, собирать и систематизировать важные артефакты и документацию, объединять команду, общаться с заказчиками и достигать поставленных целей.

Возможности Тимли для проектов

• Организация совместной работы. Материалы могут параллельно редактировать несколько человек. Есть возможность видеть историю корректировок и контролировать версии.

• Инструменты для визуализации и аналитики. Доступны канбан-доски, диаграмма Ганта, календарь, формы, интерактивные доски, интеллект-карты.

• Организация контента. Удобно создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела, проекта или задачи с древовидной структурой, полноценным файловым хранилищем и классификаторами.

• Оперативный поиск. Есть поиск по тегам и синонимам, фильтры, сортировка, автоподсказки и исправление опечаток. Плюс, можно задействовать умный поиск (AI), который быстро сгенерирует ответ и предложит список релевантных статей-источников.

• Быть в курсе рабочих процессов. Поможет настраиваемая новостная лента и система уведомлений.

• Управление доступом. Предоставить доступ можно всем сотрудникам, отдельным подразделениям, командам или гостевым пользователям.

5. Рабочие чаты

Корпоративные чаты (в Telegram, WhatsApp или других мессенджерах) – уже неотъемлемая часть рабочего дня. Они идеальны для быстрых согласований и оперативного обмена информацией по проектам, задачам или отделам. Конечно, информация здесь менее структурирована, чем в базе знаний, но возможность быстро найти пересланные файлы, ссылки или фото часто выручает.

Ключевой момент – установить правила и не допускать флуд. Чтобы важная информация не терялась в потоке сообщений, стоит использовать функцию закрепленных сообщений. Внедрение корпоративного чата – прекрасный способ активизировать сотрудничество и ускорить рабочие процессы, особенно когда команда распределена географически.

6. Корпоративные Wiki-ресурсы

Многие уже знакомы с концепцией корпоративной Wiki – это, по сути, внутренние энциклопедии компании, которые создаются и редактируются самими сотрудниками с помощью специализированного ПО. Основная задача базы знаний – обеспечить эффективное управление корпоративными знаниями.

Корпоративные вики отлично подходят для управления документацией, проектной информацией, данными о клиентах, планирования ресурсов и других задач, связанных с управлением данными.

Преимущества Wiki

• Простота наполнения. Легко создавать новые страницы и размещать ссылки на другие внутренние информационные ресурсы.

• Контролируемый доступ. Проще организовать обмен информацией между участниками проекта, предоставляя доступ к вики-страницам только заинтересованным пользователям.

• Гибкая структуризация. Позволяют упорядочивать как новую, так и уже имеющуюся информацию. Структуру данных, аналогично оглавлению книги, могут редактировать сами пользователи.

• Консолидация мнений. Вики дает возможность собрать и систематизировать разные точки зрения по определенному вопросу на одной странице. Это особенно ценно при создании документации или подготовке презентаций, когда мнения участников проекта могут расходиться, и нужно прийти к консенсусу.

• Разграничение прав и ролей. Можно гибко настраивать, кто что может просматривать, создавать и редактировать.

7. Профессиональные сообщества

В последние годы все больше компаний поощряют создание внутренних профессиональных сообществ. Это могут быть объединения IT-специалистов, маркетологов, бухгалтеров, HR-менеджеров, инженеров и многих других. Главное – желание сотрудничать и делиться опытом в неформальной обстановке. Именно при таком свободном, творческом обмене знаниями часто рождаются новые подходы к решению профессиональных задач. Встречи могут быть регулярными или проходить в формате обсуждений в корпоративных чатах.

В идеале, такие сообщества способны генерировать стратегические инициативы, открывать новые направления для компании, а также распространять передовые технологии и методы работы. Кроме того, они помогают выявлять и удерживать талантливых сотрудников.

Создание, поддержка и интеграция таких сообществ в корпоративную структуру – задача не из легких. Ведь эти объединения по своей природе добровольны и не терпят жесткого контроля или вмешательства извне. Руководство компании может лишь создать благоприятные условия для их функционирования и мотивировать специалистов к участию. Однако, как показывает практика, такие усилия, несомненно, окупаются в самой ближайшей перспективе.

Когда компания осознанно внедряет инструменты управления знаниями, доступ к корпоративной мудрости получает гораздо больше коллег. Результат? Формируется и постоянно пополняется общая база знаний, а общение между отделами и даже удаленными филиалами становится в разы эффективнее.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо