Матрица Эйзенхауэра: что такое и как ее применять при планировании

Считается, что такую таблицу использовал президент США Дуайт Эйзенхауэра, но подтверждений этому нет. Метод стал популярен благодаря книгам Лотара Зайверта и Стивена Кови.

Как работает матрица Эйзенхауэра?

С помощью матрица Эйзенхауэра можно быстро разделить и упорядочить задачи по важности и срочности даже в гигантском списке дел. Матрица дает понять, что необходимо сделать в первую очередь, а чем пренебречь.

Метод гениально прост. Лист бумаги надо разделить на четыре части так, чтобы получилось четыре квадрата. В них записываем задачи. Прежде, чем вписать дело в один из квадратов, нужно ответить на два вопроса:

1. Это дело важное? (Да/Нет)

2. Это дело срочное? (Да/Нет)

В зависимости от ответов, задача попадает в один из квадратов:

Квадрат A: Важные и срочные дела

Неотложные дела. Например, сдать отчет к завтрашнему совещанию или отвезти заболевшего родственника к врачу. Сюда же вписываются неожиданные кризисные ситуации, которые требуют немедленной реакции.

Квадрат B: Важные, но несрочные дела

Задачи, которым нужно уделять основное внимание. Это стратегические вопросы, развитие, обучение. Работа с ними поможет достичь главных целей.

Квадрат C: Неважные, но срочные дела

Коварный сектор. Эти задачи кажутся важными, но на самом деле только отвлекают от действительно важных дел: внезапные просьбы коллег, незапланированные встречи. Полезно делегировать такие задачи.

Квадрат D: Неважные и несрочные дела

Сюда попадают приятные, но бесполезные занятия – социальные сети, компьютерные игры, пустые разговоры. Это поглотители времени, на которые его лучше не тратить в ущерб делам из части A и B.

Разобравшись со списком дел и распределив их по матрице Эйзенхауэра, мы получаем наглядную картину приоритетов. Становится понятно, на чем нужно сосредоточиться, а что можно делегировать или не делать.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Пошаговая инструкция, как применять инструмент:

1. Составьте список задач

Выпишите все свои дела и задачи, которые вам нужно выполнить. Не фильтруйте их, записывайте всё, что приходит в голову.

2. Распределите задачи

Теперь разместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы:

·       Квадрат A: Важные и срочные дела

·       Квадрат B: Важные, но несрочные дела

·       Квадрат C: Неважные, но срочные дела

·       Квадрат D: Неважные и несрочные дела

3. Расставьте приоритеты

Начните с задач из квадранта A. Это приоритетные дела, которые надо выполнить здесь и сейчас. Затем переходите к квадранту B – эти задачи важны для достижения ваших долгосрочных целей.

4. Делегируйте или минимизируйте

Задачи из квадранта C постарайтесь поручить кому-то, если это возможно. Если нет, выполняйте их быстро, не тратя время и силы.

5. Избавьтесь от лишнего

Дела из квадранта D лучше всего исключить из списка. Это бесполезные «поглотители времени».

6. Регулярно обновляйте матрицу

Пересматривайте и обновляйте свою матрицу Эйзенхауэра регулярно, например, каждое утро или вечер. Это поможет вам оставаться сосредоточенным на важных задачах.

7. Используйте технологии

Удобно использовать приложения или онлайн-сервисы. Например, в Trello, Yandex Tracker или Cerebro визуально представленные задачи можно перемещать между квадратами.

8. Будьте гибкими

Помните, что приоритеты могут меняться. Будьте готовы перемещать задачи между квадрантами по мере изменения обстоятельств.

9. Анализируйте результаты

Периодически анализируйте, как применение матрицы влияет на продуктивность. Это поможет вам лучше понять свои рабочие привычки и оптимизировать процесс планирования.

10. Не перегружайте квадраты

Старайтесь не перегружать квадрат A. Если там постоянно много задач, то, возможно, у вас проблемы с планированием или делегированием.

Советы по использованию

Любым инструментом надо уметь пользоваться. Несколько советов как извлечь из матрицы Эйзенхауэра максимум пользы:

·       Не перегружайте квадрант А

Если в нем постоянно много задач, это сигнал о проблемах с планированием. Старайтесь держать там не более 2–3 дел в день.

·       Уделяйте особое внимание квадранту B

Именно эти важные, но несрочные дела часто ведут к достижению долгосрочных целей. Выделяйте на них не менее 60% рабочего времени.

·       Учитесь делегировать

Задачи из квадранта C часто можно и нужно передавать другим. Это поможет освободить время для более важных дел.

·       Регулярно пересматривайте матрицу

Приоритеты могут меняться, поэтому обновляйте свою матрицу хотя бы раз в неделю.

·       Будьте честны с собой

Не пытайтесь «обмануть» матрицу, перемещая приятные, но неважные дела в другие квадранты. Это снизит эффективность метода.

·       Не забывайте об отдыхе

Хотя дела из квадранта D часто кажутся пустой тратой времени, иногда они необходимы для восстановления сил. Просто не позволяйте им занимать слишком много времени.

·       Применяйте матрицу и в личной жизни

Этот метод эффективен не только для рабочих задач, но и для планирования личного времени.

·       Сочетайте с другими методами

Матрица Эйзенхауэра хорошо работает в комбинации с другими техниками тайм-менеджмента, например, методом «помидора» или методом Шваба.

·       Анализируйте результаты

Периодически оценивайте, как использование матрицы влияет на вашу продуктивность. Это поможет оптимизировать процесс планирования.

Матрица Эйзенхауэра – это инструмент, который должен помогать, а не усложнять жизнь. Если вы чувствуете, что тратите больше времени на заполнение матрицы, чем на выполнение задач, возможно, стоит упростить подход или попробовать другой метод планирования. Стоит найти то, что работает именно для вас.

Используйте инструменты TEAMLY для тайм-менеджмента

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо