Как создать план проекта — шаблоны и примеры

Что такое план проекта и зачем он нужен

План проекта — это документ, который содержит информацию о проекте: цель, объем работ, задачи, сроки, бюджет и требуемые ресурсы. Как инструмент управления проектом, план помогает менеджеру и команде организовать работу и получить результат.

План проекта позволяет решить такие задачи:

1. Выделить цели и задачи проекта. В плане четко прописывают к чему стремится команда и какие конкретные шаги необходимо предпринять, чтобы достичь цели. 
2. Установить сроки и этапы работы. Календарный график отражает последовательность выполнения задач и ключевые точки. Менеджер проекта использует его, чтобы контролировать прогресс и принимать управленческие решения.
3. Распределить ресурсы и обязанности. План указывает, кто из членов команды отвечает за выполнение конкретных задач, какие ресурсы для этого требуются. Помогает менеджеру оптимально распределить нагрузку, чтобы избежать простоев или аврала.
4. Управлять рисками. Описывают возможные риски и стратегии их минимизации.
5. Наладить коммуникацию. Понятный план помогает выбрать оптимальный способ общения между участниками проекта.

Цель плана проекта

Главная цель плана проекта — обеспечить успешное достижение результата. Для этого документ должен отвечать следующим требованиям:

• Четко определять цели проекта и критерии его успешности.

• Детально описывать весь объем необходимых работ.

• Устанавливать реалистичные сроки с учетом доступных ресурсов.

• Распределять роли и зоны ответственности между членами команды, чтобы избежать недопонимания и конфликтов. 

• Выявлять потенциальные риски и предлагать способы минимизации.

• Обеспечивать эффективную коммуникацию между всеми вовлеченными сторонами.

Без четкого плана управление проектом становится хаотичным и неэффективным. Здесь важно подчеркнуть роль менеджера проекта. Именно он координирует работу команды, управляет рисками, контролирует соблюдение сроков и бюджета, отвечает за эффективное взаимодействие между всеми участниками проекта.

Пример плана проекта

Рассмотрим пример плана проекта по запуску нового продукта. Приведенные данные (продукт, цены, состав команды, сроки) носят условный характер.

1. Краткое описание проекта

Название: Запуск нового мобильного приложения «ФитнесПро».

Цель: Разработать и вывести на рынок мобильное приложение для фитнес-тренировок к 1 декабря 2024 года.

Бюджет: 500 000 рублей.

Длительность: 6 месяцев (1 июня 2024 - 1 декабря 2024).

2. Команда проекта

Менеджер проекта: Анна Иванова.

Разработчики: Петр Сидоров, Мария Козлова, Тихон Кошкин, Джон Доу.

Дизайнер: Алексей Николаев, Аксинья Лопахина, Петр Трубецкой.

Маркетолог: Елена Смирнова.

Тестировщик: Игорь Петров.

3. Этапы проекта и ключевые точки

• Планирование и анализ требований (1-30 июня 2024).
• Разработка дизайна приложения (1-31 июля 2024).
• Программирование основного функционала (1 августа - 30 сентября 2024).
• Тестирование и отладка (1-31 октября 2024).
• Подготовка маркетинговых материалов (1-31 октября 2024).
• Запуск бета-версии (1 ноября 2024).
• Сбор обратной связи и финальные доработки (1-30 ноября 2024).
• Официальный запуск приложения (1 декабря 2024).

4. Детальный список задач

• Провести исследование рынка и конкурентов.
• Разработать техническое задание.
• Создать прототип интерфейса.
• Разработать дизайн-макеты всех экранов.
• Реализовать базовый функционал приложения.
• Интегрировать систему оплаты.
• Провести юзабилити-тестирование.
• Подготовить маркетинговые материалы.
• Настроить аналитику.
• Провести бета-тестирование.
• Исправить выявленные ошибки.
• Подготовить приложение к публикации в App Store и Google Play.

5. Бюджет проекта

Разработка: 300 000 рублей.

Дизайн: 100 000 рублей.

Маркетинг: 80 000 рублей.

Тестирование: 20 000 рублей.

6. Риски и стратегии их минимизации

Риск: Задержка в разработке. 

Стратегия: Еженедельные проверки прогресса, гибкое планирование.

Риск: Превышение бюджета. 

Стратегия: Регулярный финансовый мониторинг, резервный фонд.

Риск: Низкий интерес пользователей.

Стратегия: Проведение предварительного исследования рынка, бета-тестирование.

Менеджер проекта отвечает за управление рисками: определяет, оценивает, разрабатывает стратегии минимизации потенциальных негативных последствий.

7. План коммуникаций

• Еженедельные встречи команды.
• Ежемесячные отчеты для руководства.
• Использование мессенджера / электронной почты для ежедневного общения.
• Хранение документации в TEAMLY.

Менеджер проекта организует регулярные встречи и обеспечивает эффективное управление информационными потоками между всеми участниками проекта.

На этом примере показали основные элементы плана проекта. Его легко адаптировать под конкретные нужды и масштабы. Далее покажем готовый шаблон.

Шаблон плана проекта

Чтобы создать плана проекта, используйте шаблон с такими элементами:

Общая информация о проекте

• Название проекта
• Цель проекта
• Ожидаемые результаты
• Сроки реализации
• Бюджет

Команда проекта

• Менеджер проекта
• Члены команды и их роли
• Заинтересованные стороны

Описание проекта

• Краткое описание
• Обоснование необходимости проекта
• Ключевые показатели эффективности (KPI)

Структура работ

• Этапы проекта
• Список задач для каждого этапа
• Ответственные за выполнение задач
• Сроки выполнения задач

Календарный план

• Диаграмма Ганта или другое визуальное представление сроков
• Ключевые точки проекта

Ресурсный план

• Необходимые материальные ресурсы
• Человеческие ресурсы
• Бюджет по статьям расходов

План управления рисками

• Идентификация потенциальных рисков
• Оценка вероятности и влияния рисков
• Стратегии реагирования на риски

План коммуникаций

• Способы и частота коммуникаций внутри команды
• План отчетности перед заинтересованными сторонами
• Инструменты для совместной работы и обмена информацией

План контроля качества

• Критерии качества проекта
• Методы контроля качества
• График проверок и аудитов

План управления изменениями

• Процедура внесения изменений в проект
• Ответственные за утверждение изменений
• Документирование изменений

TEAMLY предлагает готовые шаблоны для проектного офиса: таблицы для отслеживания задач, постановки целей и контроля качества, шаблоны для подготовки к планёркам и внутренним мероприятиям с командой. Использование готовых проверенных решений поможет улучшить взаимодействие внутри команды и с клиентами. 

Разработка детального плана — важнейший шаг на пути к успешной реализации проекта. План служит ориентиром для менеджера и команды, помогая сосредоточиться на поставленных целях, рационально распределять ресурсы и время, оперативно реагировать на трудности и корректировать процесс. 

Используйте шаблоны и примеры, чтобы составить план, который станет прочной основой для эффективного выполнения вашего проекта.

Эффективное управление проектом напрямую зависит от компетенций менеджера, который занимается планированием, координацией действий команды и адаптирует план к возникающим вызовам. Кроме этого, менеджер постоянно управляет ресурсами и рисками, чтобы команда успешно достигла поставленных целей.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо