Методики анализа бизнес-процессов
Любое предприятие в своей основе – это последовательность функций. Эффективность деятельности бизнеса во многом полагается на степень его управляемости. Аналитика внутренних процессов – базис продуктивного контроля. На основании результатов исследования руководство получает возможность вычленить слабые стороны компании и принять необходимые решения по устранению погрешностей.![](/storage/upload/news/Методики анализа бизнес-процессов.jpg)
Что такое анализ бизнес-процессов и когда он нужен
Бизнес-анализ процессов – рабочий метод оценки операций компании с целью улучшения ее эффективности. Он широко признан профильным сообществом как надежный инструмент для достижения операционного совершенства.
Анализ необходим предприятиям в следующих сценариях:
- Оптимизация операций. Анализ бизнес-процессов помогает выявить неэффективные или избыточные этапы, которые мешают работать эффективнее
- Внедрение новых информационных систем.Этот вид аналитики может быть важен при внедрении новых систем, таких как системы управления ресурсами предприятия (ERP) или управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы обеспечить их наилучшую интеграцию и воздействие.
- Реинжиниринг бизнес-процессов. При пересмотре ключевых процессов компании или изменении стратегий анализ процессов играет важную роль в определении недостатков и поиске вариантов для улучшения.
- Подготовка к сертификации системы менеджмента качества.
Для компаний, которые стремятся к сертификации по стандартам качества, например ISO 9001, анализ процессов – важнейший этап, позволяющий подготовиться к оценке соответствия.
Методы анализа бизнес-процессов
BPM (Business Process Management) как направление менеджмента и совокупность методов и инструментов существует несколько десятилетий. За это время экспертами разработано и апробировано множество методик. Каждая нацелена на конкретные задачи, отличается комплексностью и требованиями к профессиональному уровню специалистов, ответственных за аналитику.
Количественный анализ: оценка показателей бизнес-процессов
Он подразумевает обзор ключевых показателей:
Процесса. Данных, характеризующих его течение и описывающих затраты на продукцию. В этот список входят показатели времени, денег, сырья, необходимых для выпуска и реализации, а также количество задействованного персонала. Аналитики также учитывают влияние сторонних факторов, таких как сезонные колебания спроса;
Продукции. В первую очередь речь идет об объемах произведенных товаров или услуг и соответствии этого количества с изначальным планом. В учет идет объем брака и нереализованной продукции;
Уровень удовлетворенности внутреннего и внешнего потребителя. Иными словами, довольны ли люди продукцией, предлагаемым сервисом и временем доставки.
В рамках этого метода предприятие способно изучать собственные бизнес-процессы, сравнивая себя с подобными процессами фирм-конкурентов по следующим показателям:
-
число функций и плечо поставок;
-
количество задействованных работников;
-
степень автоматизации.
Качественный анализ
В этом случае изучаются субъективные оценки функционирования предприятия: как выполняется работа и соответствует ли она требованиям по мнению менеджмента и рядовых сотрудников.
SWOT-исследование
SWOT-исследование – это один из самых простых и распространенных методов теории управления. В «Яндексе» информацию о нем ежемесячно запрашивают 70 тысяч раз.
SWOT – базовый инструмент, его применяют исключительно в совокупности с другими приемами аналитики. Применение данного метода позволяет специалистам увидеть 4 группы факторов, которые влияют на состояние дел: сильные и слабые стороны в функционировании предприятия, а также имеющиеся возможности для маневра и нависшие угрозы.
Шаги проведения SWOT-анализа:
- Подготовка: Сформируйте рабочую группу, включающую представителей различных подразделений организации. Подготовьте инструменты для записи и систематизации информации (например, флипчарты или электронные таблицы).
- Идентификация сильных сторон (Strengths): Спросите, что является сильными сторонами вашей организации. Какие конкурентные преимущества у вас есть? Определите, в чем вы лучше ваших конкурентов.
- Идентификация слабых сторон (Weaknesses): Определите, в каких областях есть затруднения. В чем конкуренты могут превосходить вас? Откровенное признание слабостей критически важно для развития.
- Идентификация возможностей (Opportunities): Исследуйте внешние условия, которые могут быть использованы в вашу пользу. Какие тенденции на рынке или в технологиях можно использовать для расширения?
- Идентификация угроз (Threats): Рассмотрите внешние проблемы, которые могут представлять угрозу. Какие экономические, политические или социальные риски могут повлиять на вашу деятельность?
- Разработка стратегии: На основе собранной информации разработайте стратегии, которые позволят использовать сильные стороны и возможности для минимизации влияния слабых сторон и угроз.
- Презентация и реализация: Составьте доклад или презентацию результатов для заинтересованных сторон. Разработайте план действий для реализации выбранных стратегий.
Пример SWOT-анализа для IT-компании
Сильные стороны (Strengths):
-
Квалифицированный персонал с глубокими знаниями в области разработки программного обеспечения.
-
Инновационные подходы к решению проблем клиентов.
-
Широкий опыт в разработке пользовательских интерфейсов и оптимизации производительности.
Слабые стороны (Weaknesses):
-
Ограниченный бюджет на маркетинг и рекламу, что затрудняет привлечение новых клиентов.
-
Отсутствие опыта в некоторых новых технологиях, что может создавать проблемы при разработке конкурентоспособных продуктов.
-
Недостаточная автоматизация процессов, что приводит к увеличению затрат времени и ресурсов.
Возможности (Opportunities):
-
Растущий рынок цифровизации бизнес-процессов, предоставляющий новые возможности для разработки специализированных решений.
-
Увеличение спроса на мобильные приложения и облачные технологии, что создает потенциал для расширения портфеля продуктов.
-
Возможность заключения стратегических партнерств с другими IT-компаниями для совместной разработки продуктов.
Угрозы (Threats):
-
Быстрое развитие технологий, что требует повышенной скорости адаптации и обучения сотрудников.
-
Конкуренция со стороны крупных корпораций в отрасли, создающая давление на цены и клиентскую базу.
-
Возможные изменения в законодательстве относительно защиты данных и нормативов в области технической безопасности.
SWOT может стать отправной точкой для разработки стратегии развития IT-компании, позволяя использовать сильные стороны и возможности для максимизации конкурентных преимуществ и минимизации влияния слабых сторон и угроз.
Плюсы и минусы SWOT
Плюсы | Минусы |
Простота и легкость в использовании |
Вероятность субъективности, что может привести к искаженным результатам Недостаток глубины, которую можно получить с помощью других методов Фокус на текущую ситуацию, а не на будущие возможности и угрозы. |
Возможность всестороннего анализа бизнеса или проекта Помощь в формировании стратегии и принятии решений |
Чтобы максимально использовать SWOT, важно подходить к процессу объективно и критически, обращая внимание на детали и используя полученные показатели для формирования своей стратегии.
Составление схемы проблем
Составление схемы проблем – это важный шаг, который помогает предприятию идентифицировать и визуализировать проблемы в располагаемых бизнес-процессах.
Цель составления схемы заключается в выявлении и оценке проблем, которые мешают работе, путем преобразования сложной часто запутанной ситуации в более понятную и управляемую структуру.
Этапы составления схемы текущих проблем предприятия:
- Определение проблемы. Первый шаг заключается в определении проблемы или целого комплекса проблем. Это может быть падение продаж, увеличение числа отказов клиентов или снижение эффективности работы команды.
- Сбор данных. Следующий шаг – сбор всех доступных данных о проблеме. Среди них количественные данные, отчеты о продажах или качестве продукта, а также отзывы клиентов или сотрудников. Примеры могут включать отчеты о продажах, время отклика на запросы клиентов, время на обработку заказов и т.д.
- Анализ проблемы. После этого производится анализ данных. Он может включать статистический анализ данных или более глубокую детализированную аналитику отдельно взятых сторон проблемы.
- Визуализация проблемы. В этом этапе происходит построение схемы проблем. Простая визуализация помогает понять, как взаимодействуют различные компоненты проблемы. Схема проблемы обычно представляет собой диаграмму, которая показывает отношения между различными элементами проблемы.
- Идентификация корневых причин. После визуализации проблемы можно определить ее корневые причины. Это могут быть внутренние шероховатости, такие как пробелы в навыках или знаниях, или внешние недочеты, такие как изменения в конъектуре рынка.
- Разработка решений. На этом этапе происходит разработка решений для устранения выявленных проблем. Часто в список возможных действий входит корректировка бизнес-процессов, дополнительное обучение персонала или внедрение новых технологий.
- Внедрение решений. После разработки решений их необходимо перенести с бумаги в реальную жизнь. Реорганизация бизнес-процессов, обучение, закупка нового оборудования – на этом этапе жизненно важно обеспечить прозрачное управление изменениями. Делать по-старому уже нельзя.
- Мониторинг и отчетность. После внедрения принятых решений следует этап мониторинга и отчетности. Он включает отслеживание эффективности внедренных решений и подачу отчетов о результатах всем заинтересованным сторонам.
Распределение и оценка бизнес-процессов
Бизнес-процесс – установленная последовательность действий, требующая определенного входа и достигающая конкретного результата. Менеджмент процессов включает моделирование, анализ, оптимизацию, а также контроль. Оценка бизнес-процессов позволяет определить их эффективность и выявить пространство возможностей для улучшения.
Инструменты анализа бизнес-процессов играют важную роль в оптимизации и улучшении результата операций в рамках компании. Вот некоторые из наиболее популярных и методик и инструментов:
-
Метод «Шесть сигм»
«Шесть сигм» – стратегия управления качеством, применяющая специализированные статистические методы для уменьшения допустимого уровня дефектов до 3,4 случая на миллион возможностей. Этот метод рассматривает улучшение качества как постоянный процесс, ориентированный на сокращение вариабельности в процессах и устранение причин ошибок. Основа метода – это проектная работа по оптимизации процессов, которая проходит фазы DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control – Определение, Измерение, Анализ, Улучшение, Контроль).
-
Бережливое производство + Шесть сигм
Сочетание «Бережливого производства» и «Шесть сигм» объединяет подходы снижения издержек и нивелирования издержек с методикой статистического контроля качества для достижения высокой степени операционной эффективности. Lean Six Sigma помогает выявлять проблемные области и определять способы ускорения процессов и усиления значимости продукции для клиента.
-
Кайдзен технология
Это философия, заключающаяся в непрерывном улучшении процессов на каждом уровне компании. В процесс вовлечено как руководство, так и рядовой персонал. Кайдзен подразумевает принцип малых, но непрерывных усовершенствований, включающих упрощение коммуникации, отказ от излишеств, и рост качества работы.
-
Бережливое производство
Оно нацелено на оптимизацию рабочих процессов путем минимизации потерь при сохранении качества. Это достигается с помощью отказа от любых операций, не дающих ценности продукту с точки зрения конечного потребителя. Принципы этого подхода включают совершенствование качества, сокращение времени производственных циклов, гибкое производство и создание добавленной стоимости для покупателя.
-
Полное управление качеством
Это комплексный подход к управлению организацией, который ставит во главу угла качество продукции. В его базисе лежит убеждение, что качество продукта необходимо повышать путем вовлечения в данный процесс всех сотрудников. Даже линейному персоналу руководство предоставляет возможность делиться комментариями и выдвигать идеи, поощряя действительно полезные.
Исследование на соответствие показателям стандартизации
Исследование на соответствие показателям стандартизации – комплексный процесс. В него входит следующий ряд действий со стороны аналитиков:
-
Анкетирование персонала и сбор базовой информации;
На данном шаге специалисты создают специальный вопросник. Он необходим для оценки соответствия реальных показателей по отношению к стандартизированным и плановым.
-
Категоризация функционала предприятия;
Аналитики определяют функции планирования, анализа и отладки бизнес-процессов. Для наглядности составляется сводная таблица.
-
Классификация функций менеджмента;
Эксперты оценивают уровень эффективности планирования, исполнения работ, учета, контроля деятельности и принятия административных решений.
-
Поиск девиаций в бизнес-процессах;
В процессе исследования аналитики выявляют, какие из имеющихся показателей не соответствуют принятым стандартам и ранее составленным планам;
-
Создание списка предложений по работе с найденными дефектами.
В случае необходимости аналитическая группа разрабатывает список предложений по повышению продуктивности бизнес-процессов.
Визуализация бизнес-процессов и выявление проблем
Визуализация бизнес-процессов – ключевой инструмент для выявления проблем и оптимизации работы организации. Она представляет собой графическое изображение последовательности действий и взаимодействий между участниками бизнес-процесса. Визуализация позволяет лучше понять, как происходят операции внутри компании, выявить узкие места, излишние этапы, ненужные задержки и другие проблемы, которые могут замедлять или ослаблять эффективность коммуникации.
Один из наиболее распространенных методов визуализации бизнес-процессов – использование диаграмм потоков данных (DFD) или блок-схем. На таких диаграммах показываются входные показатели, обработка информации и выходные результаты для каждого этапа процесса. Это позволяет выявить, например, возможные узкие места в потоке данных или лишние этапы обработки.
Другой метод визуализации – использование BPMN (Business Process Model and Notation), который предоставляет стандартизированный набор символов для описания бизнес-процессов. Это облегчает коммуникацию между участниками и позволяет лучше понять логику и последовательность операций в рамках бизнес-процесса.
После визуализации бизнес-процессов, выявление проблем становится более очевидным. Например, можно заметить, что определенный этап процесса занимает слишком много времени или что некоторые задачи дублируются. Это позволяет более эффективно оптимизировать бизнес-процессы, улучшая производительность и качество работы организации.
Выводы
Анализ бизнес-процессов – один из основных инструментов, который позволяет бизнесу избегать стагнаций и перманентно развиваться. Применять данный инструмент необходимо на регулярной основе и особенно в периоды, когда предприятие отмечает ухудшение уровня контролируемости, либо приступает к освоению новых направлений и планирует расширение.
Универсальных методик проведения аналитики бизнес-процессов не существует. Желательно изучить все методики подобрать для своего предприятия наиболее подходящие.