Методики анализа бизнес-процессов

Что такое анализ бизнес-процессов и когда он нужен

Бизнес-анализ процессов – рабочий метод оценки операций компании с целью улучшения ее эффективности. Он широко признан профильным сообществом как надежный инструмент для достижения операционного совершенства.

Анализ необходим предприятиям в следующих сценариях:

1.  Оптимизация операций. Анализ бизнес-процессов помогает выявить неэффективные или избыточные этапы, которые мешают работать эффективнее
2. Внедрение новых информационных систем.Этот вид аналитики может быть важен при внедрении новых систем, таких как системы управления ресурсами предприятия (ERP) или управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы обеспечить их наилучшую интеграцию и воздействие.
3.  Реинжиниринг бизнес-процессов. При пересмотре ключевых процессов компании или изменении стратегий анализ процессов играет важную роль в определении недостатков и поиске вариантов для улучшения.
4. Подготовка к сертификации системы менеджмента качества.

Для компаний, которые стремятся к сертификации по стандартам качества, например ISO 9001, анализ процессов – важнейший этап, позволяющий подготовиться к оценке соответствия.

 Методы анализа бизнес-процессов

 BPM (Business Process Management) как направление менеджмента и совокупность методов и инструментов существует несколько десятилетий. За это время экспертами разработано и апробировано множество методик. Каждая нацелена на конкретные задачи, отличается комплексностью и требованиями к профессиональному уровню специалистов, ответственных за аналитику.

Количественный анализ: оценка показателей бизнес-процессов

Он подразумевает обзор ключевых показателей:

Процесса. Данных, характеризующих его течение и описывающих затраты на продукцию. В этот список входят показатели времени, денег, сырья, необходимых для выпуска и реализации, а также количество задействованного персонала. Аналитики также учитывают влияние сторонних факторов, таких как сезонные колебания спроса;

Продукции. В первую очередь речь идет об объемах произведенных товаров или услуг и соответствии этого количества с изначальным планом. В учет идет объем брака и нереализованной продукции;

Уровень удовлетворенности внутреннего и внешнего потребителя. Иными словами, довольны ли люди продукцией, предлагаемым сервисом и временем доставки.

В рамках этого метода предприятие способно изучать собственные бизнес-процессы, сравнивая себя с подобными процессами фирм-конкурентов по следующим показателям:

• число функций и плечо поставок;

• количество задействованных работников;

•  степень автоматизации.

Качественный анализ

В этом случае изучаются субъективные оценки функционирования предприятия: как выполняется работа и соответствует ли она требованиям по мнению менеджмента и рядовых сотрудников.

SWOT-исследование

SWOT-исследование – это один из самых простых и распространенных методов теории управления. В «Яндексе» информацию о нем ежемесячно запрашивают 70 тысяч раз.

SWOT – базовый инструмент, его применяют исключительно в совокупности с другими приемами аналитики. Применение данного метода позволяет специалистам увидеть 4 группы факторов, которые влияют на состояние дел: сильные и слабые стороны в функционировании предприятия, а также имеющиеся возможности для маневра и нависшие угрозы.

Шаги проведения SWOT-анализа:

1.   Подготовка: Сформируйте рабочую группу, включающую представителей различных подразделений организации. Подготовьте инструменты для записи и систематизации информации (например, флипчарты или электронные таблицы).
2. Идентификация сильных сторон (Strengths): Спросите, что является сильными сторонами вашей организации. Какие конкурентные преимущества у вас есть? Определите, в чем вы лучше ваших конкурентов.
3. Идентификация слабых сторон (Weaknesses): Определите, в каких областях есть затруднения. В чем конкуренты могут превосходить вас? Откровенное признание слабостей критически важно для развития.
4. Идентификация возможностей (Opportunities): Исследуйте внешние условия, которые могут быть использованы в вашу пользу. Какие тенденции на рынке или в технологиях можно использовать для расширения?
5. Идентификация угроз (Threats): Рассмотрите внешние проблемы, которые могут представлять угрозу. Какие экономические, политические или социальные риски могут повлиять на вашу деятельность?
6. Разработка стратегии: На основе собранной информации разработайте стратегии, которые позволят использовать сильные стороны и возможности для минимизации влияния слабых сторон и угроз.
7.  Презентация и реализация: Составьте доклад или презентацию результатов для заинтересованных сторон. Разработайте план действий для реализации выбранных стратегий.

Пример SWOT-анализа для IT-компании

Сильные стороны (Strengths):

• Квалифицированный персонал с глубокими знаниями в области разработки программного обеспечения.

• Инновационные подходы к решению проблем клиентов.

• Широкий опыт в разработке пользовательских интерфейсов и оптимизации производительности.

Слабые стороны (Weaknesses):

• Ограниченный бюджет на маркетинг и рекламу, что затрудняет привлечение новых клиентов.

• Отсутствие опыта в некоторых новых технологиях, что может создавать проблемы при разработке конкурентоспособных продуктов.

• Недостаточная автоматизация процессов, что приводит к увеличению затрат времени и ресурсов.

Возможности (Opportunities):

•  Растущий рынок цифровизации бизнес-процессов, предоставляющий новые возможности для разработки специализированных решений.

• Увеличение спроса на мобильные приложения и облачные технологии, что создает потенциал для расширения портфеля продуктов.

• Возможность заключения стратегических партнерств с другими IT-компаниями для совместной разработки продуктов.

Угрозы (Threats):

• Быстрое развитие технологий, что требует повышенной скорости адаптации и обучения сотрудников.

•  Конкуренция со стороны крупных корпораций в отрасли, создающая давление на цены и клиентскую базу.

•  Возможные изменения в законодательстве относительно защиты данных и нормативов в области технической безопасности.

SWOT может стать отправной точкой для разработки стратегии развития IT-компании, позволяя использовать сильные стороны и возможности для максимизации конкурентных преимуществ и минимизации влияния слабых сторон и угроз.

Плюсы и минусы SWOT

Чтобы максимально использовать SWOT, важно подходить к процессу объективно и критически, обращая внимание на детали и используя полученные показатели для формирования своей стратегии.

Составление схемы проблем

Составление схемы проблем – это важный шаг, который помогает предприятию идентифицировать и визуализировать проблемы в располагаемых бизнес-процессах.

Цель составления схемы заключается в выявлении и оценке проблем, которые мешают работе, путем преобразования сложной часто запутанной ситуации в более понятную и управляемую структуру.

Этапы составления схемы текущих проблем предприятия:

1. Определение проблемы. Первый шаг заключается в определении проблемы или целого комплекса проблем. Это может быть падение продаж, увеличение числа отказов клиентов или снижение эффективности работы команды.
2. Сбор данных. Следующий шаг – сбор всех доступных данных о проблеме. Среди них количественные данные, отчеты о продажах или качестве продукта, а также отзывы клиентов или сотрудников. Примеры могут включать отчеты о продажах, время отклика на запросы клиентов, время на обработку заказов и т.д.
3. Анализ проблемы. После этого производится анализ данных. Он может включать статистический анализ данных или более глубокую детализированную аналитику отдельно взятых сторон проблемы.
4. Визуализация проблемы. В этом этапе происходит построение схемы проблем. Простая визуализация помогает понять, как взаимодействуют различные компоненты проблемы. Схема проблемы обычно представляет собой диаграмму, которая показывает отношения между различными элементами проблемы.
5.  Идентификация корневых причин. После визуализации проблемы можно определить ее корневые причины. Это могут быть внутренние шероховатости, такие как пробелы в навыках или знаниях, или внешние недочеты, такие как изменения в конъектуре рынка.
6. Разработка решений. На этом этапе происходит разработка решений для устранения выявленных проблем. Часто в список возможных действий входит корректировка бизнес-процессов, дополнительное обучение персонала или внедрение новых технологий.
7. Внедрение решений. После разработки решений их необходимо перенести с бумаги в реальную жизнь. Реорганизация бизнес-процессов, обучение, закупка нового оборудования – на этом этапе жизненно важно обеспечить прозрачное управление изменениями. Делать по-старому уже нельзя.
8. Мониторинг и отчетность. После внедрения принятых решений следует этап мониторинга и отчетности. Он включает отслеживание эффективности внедренных решений и подачу отчетов о результатах всем заинтересованным сторонам.

Распределение и оценка бизнес-процессов

Бизнес-процесс – установленная последовательность действий, требующая определенного входа и достигающая конкретного результата. Менеджмент процессов включает моделирование, анализ, оптимизацию, а также контроль. Оценка бизнес-процессов позволяет определить их эффективность и выявить пространство возможностей для улучшения.

Инструменты анализа бизнес-процессов играют важную роль в оптимизации и улучшении результата операций в рамках компании. Вот некоторые из наиболее популярных и методик и инструментов:

• Метод «Шесть сигм»

«Шесть сигм» – стратегия управления качеством, применяющая специализированные статистические методы для уменьшения допустимого уровня дефектов до 3,4 случая на миллион возможностей. Этот метод рассматривает улучшение качества как постоянный процесс, ориентированный на сокращение вариабельности в процессах и устранение причин ошибок. Основа метода – это проектная работа по оптимизации процессов, которая проходит фазы DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control – Определение, Измерение, Анализ, Улучшение, Контроль).

• Бережливое производство + Шесть сигм

Сочетание «Бережливого производства» и «Шесть сигм» объединяет подходы снижения издержек и нивелирования издержек с методикой статистического контроля качества для достижения высокой степени операционной эффективности. Lean Six Sigma помогает выявлять проблемные области и определять способы ускорения процессов и усиления значимости продукции для клиента.

•  Кайдзен технология

Это философия, заключающаяся в непрерывном улучшении процессов на каждом уровне компании. В процесс вовлечено как руководство, так и рядовой персонал. Кайдзен подразумевает принцип малых, но непрерывных усовершенствований, включающих упрощение коммуникации, отказ от излишеств, и рост качества работы.

•   Бережливое производство

Оно нацелено на оптимизацию рабочих процессов путем минимизации потерь при сохранении качества. Это достигается с помощью отказа от любых операций, не дающих ценности продукту с точки зрения конечного потребителя. Принципы этого подхода включают совершенствование качества, сокращение времени производственных циклов, гибкое производство и создание добавленной стоимости для покупателя.

•  Полное управление качеством

Это комплексный подход к управлению организацией, который ставит во главу угла качество продукции. В его базисе лежит убеждение, что качество продукта необходимо повышать путем вовлечения в данный процесс всех сотрудников. Даже линейному персоналу руководство предоставляет возможность делиться комментариями и выдвигать идеи, поощряя действительно полезные.

Исследование на соответствие показателям стандартизации

Исследование на соответствие показателям стандартизации – комплексный процесс. В него входит следующий ряд действий со стороны аналитиков:

•  Анкетирование персонала и сбор базовой информации;

На данном шаге специалисты создают специальный вопросник. Он необходим для оценки соответствия реальных показателей по отношению к стандартизированным и плановым.

•  Категоризация функционала предприятия;

Аналитики определяют функции планирования, анализа и отладки бизнес-процессов. Для наглядности составляется сводная таблица.

•   Классификация функций менеджмента;

Эксперты оценивают уровень эффективности планирования, исполнения работ, учета, контроля деятельности и принятия административных решений.

• Поиск девиаций в бизнес-процессах;

В процессе исследования аналитики выявляют, какие из имеющихся показателей не соответствуют принятым стандартам и ранее составленным планам;

• Создание списка предложений по работе с найденными дефектами.

В случае необходимости аналитическая группа разрабатывает список предложений по повышению продуктивности бизнес-процессов.

Визуализация бизнес-процессов и выявление проблем

Визуализация бизнес-процессов – ключевой инструмент для выявления проблем и оптимизации работы организации. Она представляет собой графическое изображение последовательности действий и взаимодействий между участниками бизнес-процесса. Визуализация позволяет лучше понять, как происходят операции внутри компании, выявить узкие места, излишние этапы, ненужные задержки и другие проблемы, которые могут замедлять или ослаблять эффективность коммуникации.

Один из наиболее распространенных методов визуализации бизнес-процессов – использование диаграмм потоков данных (DFD) или блок-схем. На таких диаграммах показываются входные показатели, обработка информации и выходные результаты для каждого этапа процесса. Это позволяет выявить, например, возможные узкие места в потоке данных или лишние этапы обработки.

Другой метод визуализации – использование BPMN (Business Process Model and Notation), который предоставляет стандартизированный набор символов для описания бизнес-процессов. Это облегчает коммуникацию между участниками и позволяет лучше понять логику и последовательность операций в рамках бизнес-процесса.

После визуализации бизнес-процессов, выявление проблем становится более очевидным. Например, можно заметить, что определенный этап процесса занимает слишком много времени или что некоторые задачи дублируются. Это позволяет более эффективно оптимизировать бизнес-процессы, улучшая производительность и качество работы организации.

Выводы

Анализ бизнес-процессов – один из основных инструментов, который позволяет бизнесу избегать стагнаций и перманентно развиваться. Применять данный инструмент необходимо на регулярной основе и особенно в периоды, когда предприятие отмечает ухудшение уровня контролируемости, либо приступает к освоению новых направлений и планирует расширение.

Универсальных методик проведения аналитики бизнес-процессов не существует. Желательно изучить все методики подобрать для своего предприятия наиболее подходящие.