Библиотека решений
Как не опозориться перед коллегами, составляя интеллект-карту знаний
Я уже пробовал составлять интеллект-карты. Почему их никто, кроме меня не понимает? Покажем на примере разницу между читабельными и нечитабельными картами. А ещё расскажем, чем они могут помочь бизнесу.
На рубеже 50-60-х годов второкурсник Университета Британской Колумбии Тони Бьюзен искал способ справиться с растущей учебной нагрузкой. Он понимал, что конспекты не помогают ему запоминать информацию, а в библиотеке не было литературы, которая бы помогла сформировать систему запоминания. Пришлось придумать её самому!
В результате мир получил крутой инструмент управления знаниям — интеллект-карты (майнд-карты, миндмап). Сначала Тони использовал эту идею для учебы, а после выпуска стал развивать её как инструмент для упорядочивания знаний. В конечном итоге, интеллектуальные карты можно использовать практически везде, где надо структурировать информацию.
Интеллект-карты в бизнесе
В первую очередь мы, конечно, рекомендуем включать интеллект-карты именно в управление знаниями. Вот несколько задач, с которыми они отлично справятся.
? Создание инструкций для персонала
Одна должность может включать несколько разных областей. Например, обязанности менеджера по продажам лежат в разных плоскостях: знакомство с товаром, обновление ассортимента, консультирование клиентов, идеи и реализация промоакций, сопровождение покупки, отчетность, обращение с деньгами. Для онбординга отлично подойдет майнд-карта.
? Составление организационной структуры компании
Согласитесь, схема иерархии будет выглядеть гораздо понятнее, чем то же перечисление должностей, написанное текстом.
? Оптимизация функциональной модели
Например, можно увидеть, что одни и те же обязанности выполняют сразу несколько человек, а в итоге задача не решается. С помощью интеллект-карты можно увидеть такие слепые пятна и перераспределить обязанности.
? Упрощение подготовки и проведения планерок и совещаний
Зная структуру вопроса, сотрудники могут заранее подготовить вопросы, идеи и возражения, чтобы за один присест решить максимальное количество проблем.
? Организация долгосрочных стратегий и спринтов
Дорожная карта в виде майнд-карты опять же более наглядна: все сотрудники могут видеть весь спектр задач в рамках этого плана.
? Написание скриптов продаж
Это элемент стандартизации взаимодействия с клиентом. Карта здесь помогает снизить требования к квалификации менеджера, но не пропустить ни один блок процесса.
2 факапа, из-за которых интеллект-карта не получается
В управлении знаниями майнд-карты играют две роли. С одной стороны, помогают самому человеку лучше разобраться в какой-то проблеме. С другой стороны, помогают объяснить другим, чего от них хотят.
И вот тут-то есть проблема: если ты составил нечитабельную карту, её никто не поймет и не сможет использовать. Значит, все задачи выше эта карта просто не решит.
Посмотрите, какая классная, красочная и интересная майнд-карта по законам построения майнд-карт
Почему эту интеллект-карту не получится использовать:
- Она не читается — блоки не структурированы и даже не все названы.
- Она перегружена — картинки, цифры, эмодзи, герб (што?).
- Она не читается — блоки не структурированы и даже не все названы, информации не хватает.
Эти две ошибки иллюстрируют два крупнейших факапа в построении майнд карты: семантические и синтаксические ошибки, которые делают майнд-карту бесполезной.
Рассмотрим обе эти группы.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
Семантические ошибки, они же смысловые
Если говорить простым языком, то это ошибки понимания предметной области.
Пример:
Катерине поручили организовать корпоративные подарки с нуля и не дали дополнительной информации. И она решила набросать интеллект-карту, чтобы сформировать план действий. Получилось как-то так.
Изначально выбраны разнородные понятия на каждом уровне
Причем первый уровень — самый важный. Необходимо, чтобы понятия первого уровня системно раскрывали изначальное понятие.
Катерина разделила всю задачу на 5 блоков: получатели, бюджет, ручки, блокнот, ежедневник. Уместнее было бы разделить на 3: получатели, бюджет и канцтовары (сувениры).
На других уровнях тоже есть проблемы, например, раздел “Получатели” имеет четыре бессвязных компонента с отдельными людьми и действиями.
- Перебор подзадач в режиме мозгового штурма
Такое тоже уместно, но передать эту информацию кому-то другому, делегировать часть дел, отдать другой команде такую карту не получится.
- Излишняя детализация
Например, Иванов С. П. выделен отдельным пунктом, в ежедневнике надо проверить датировку, в двух пунктах стоит строгий срок оплаты, в то время как в других местах про сроки ни слова.
- Фрагментарность пунктов
Что за загадочный пункт “Почта” в разделе получателей?
- Общий хаос
Будем откровенны, эта интеллект-карта не готова стать планом действий или инструкцией.
? Семантические ошибки лишают интеллект-карту смысла.
Давайте попробуем перевести эту карту в рабочий вариант:
Итак, что мы сделали:
- Привели понятия каждого уровня к однородности.
- Убрали избыток информации: лишние детали и дробление.
- Каждый конечный элемент карты можно преобразовать в задачу с конкретным результатом.
В деле управления знаниями хорошо структурированная интеллект-карта очень удобна: на ее основе можно готовить должностные инструкции, дорожные карты, определять проблемы и пути их решения. Можете поупражняться на досуге и перевести свои обычные дела в вид интеллект-карты — вас могут ждать сюрпризы!
Ошибки визуализации
Эти ошибки мешают правильному восприятию, а излишняя сухость — определить приоритетность понятий.
Снова взглянем на карту Катерины.
Что с ней не так с точки зрения синтаксиса:
- нарушения правил Бьюзена: одинаковый размер шрифта, 6 цветов;
- использование готовых фраз и глаголов;
- пестрота;
- геометрический дисбаланс.
? Синтаксические ошибки делают карту перегруженной и однобокой.
Карта не должна быть красивенькой, но использовать симметричную и гармоничную схему куда проще и приятнее.
Мы уже исправили семантические ошибки в карте Катерины, теперь исправим синтаксические.
Что мы сделали:
- Привели карту в соответствие с правилами Бьюзена: шрифт от крупного к мелкому, не более 3 цветов в разных оттенках.
- Убрали глаголы и минимизировали фразы.
- Убрали пестроту и перегруз.
- Добавили симметрию.
Как в итоге понять, хорошая ли у вас получилась майнд-карта?
Критически посмотрите на каждую ветку своей карты и ответьте на вопросы:
- Можно ли прочитать вашу карту как единый текст?
- Объясняет ли она все связи между объектами?
- Сможет ли другой человек использовать её без ваших пояснений?
- Если ответ на все вопросы «да», поздравляем! Ваша карта жизнеспособна.
Этот подход хорошо описывается термином из гештальт-психологии — Законом прегнантности.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
.png)
