Эффективность бизнеса: как управлять денежными потоками

Если ослабить контроль над денежными потоками, допустить дисбаланс между временем поступления средств и расходами, компания непременно столкнется с опасным явлением – кассовым разрывом. Неоднократное повторение такой ситуации может стать  причиной банкротства предприятия.

Типичный пример:

Организация получает заказ на поставку детских игрушек. Цена по взаимному соглашению – 700 000.

К моменту сделки на банковском счете фирмы лежит 240 000.

По условиям подписанного контракта покупатель вносит на счет предоплату. Она составляет 30% суммы – 233 000. 

Теперь на счету фирмы – 473 000.

Грядущие операционные траты:

Оплата поставщику за продукцию – 300 000.

Деньги посреднику за доставку – 20 000.

Зарплаты работникам – 130 000.

Уплата налогов – 60 000.

Сумма неотложных расходов перед получением остатка денег – 510 000. 

В результате организация не имеет возможности для оплаты части срочных расходов, из-за отсутствия в моменте нужной суммы. Дисбаланс – 37 000.

Откуда их взять? Привлечение внешних источников сопряжено с определенными сложностями, особенно если фирме несколько месяцев, и она не располагает доверием банков. В таком случае руководству придется доставать деньги из собственного кармана.

Почему нужно управлять денежными потоками

В любой организации деньги – конечный актив. Будущее фирмы зависит от умения руководства использовать собственные финансы.

Добиться этого непросто, ведь деньги поступают и расходуются неравномерно. Иногда ресурсов меньше, чем необходимо, а иногда, наоборот, больше. В этом случае средства лежат мертвым грузом и не приносят прибыль.     

Преимущества управления денежными потоками:

1. Снижение зависимости от внешних источников финансирования уменьшает затраты на погашение процентов за интерес;

2. Помощь в прогнозировании свободных остатков и создании дополнительных доходов;

3. Учет и анализ движения денежных средств, контроль целей расходования, корректировка планов и бюджета.

Отсутствие системы управления денежными потоками ведет к ухудшению эффективности предприятия и возникновению финансовых проблем:

• Задержка зарплат и иных платежей;

• Снижение платежеспособности и ликвидности;

• Рост дебиторской задолженности;

• Ухудшение показателей оборачиваемости активов;

• Трудности с привлечением заемных средств;

•  Невозможность анализа перспектив развития.

Что влияет на денежный поток

Денежный поток – нестабильная материя, которая находится в прямой зависимости от широкого ряда переменных. Прежде чем приступать к балансировке динамики выручки и издержек, важно знать, что в принципе регулирует динамику кэш-флоу.

Внутренние факторы

Жизненный цикл

На каждой стадии жизненного цикла фирмы объемы денег будут варьироваться. То же касается и разновидностей кэш-флоу – источников формирования положительного потока и направлений использования отрицательного.

Периодичность поставок и время производства

Чем короче операционный цикл, тем большее число оборотов совершают деньги, и тем больше объем и интенсивность положительного и отрицательного кэш-флоу. Рост объемов денежных потоков при одновременном ускорении операционных циклов уменьшает нужду в деньгах, вложенных в приносящие прибыль активы. Они становятся более ликвидными.

Сезонность

В зависимости от времени года меняется спрос на товары, а вслед за спросом интенсивность и периодичность кэш-флоу. Это важно иметь в виду для более эффективного применения высвобождающихся ресурсов.

В строительных и ремонтных компаниях активность спадает в холодные периоды года. Зимой поток поступающих денег снижается, но объем расходов остается неизменным.

Обратная ситуация наблюдается в фирмах с большим числом сотрудников в летние месяцы, когда необходимы деньги для выплаты отпускных.

Финансовый менталитет руководства

Консервативный, умеренный или агрессивный подход к использованию свободных средств формирует размеры привлекаемых средств и количество источников. Портфельный менталитет руководства определяет размеры запасов «на черный день», степень доходности вкладов и цикличность кэш-флоу по полученным выплатам.

Внешние факторы

Состояние товарного рынка

Вялое, устойчивое или же благоприятное состояние экономики характеризуется, соответственно, низким количеством сделок, стабильным уровнем купли-продажи или превышением спроса над предложением. Эти компоненты определяют размеры доходов от продажи товаров, провоцируя либо увеличение активов, либо наоборот, затоваривание.

Конъюнктура фондового рынка

Обстановка на биржах меняет объем кэш-флоу за счет выпуска ценных бумаг. Позитивная конъюнктура позволяет чаще использовать свободные активы. Проценты и дивиденды эмитента создают дополнительное движение на счетах.

Налоги

Минимальные перемены в налоговой системе: введение новых повинностей, льготных условий, рост процентных ставок, а также смещение графика оплаты, меняют характер отрицательного кэш-флоу компании.

Так, фирмы, применяющие упрощенную систему налогообложения, считают налоговую базу непосредственно в момент погашения долга. В свою очередь, компании на общей системе работают по методу начисления и считают базу по факту отгрузки. Это может привести к ситуации, когда оплаты от контрагента компания еще не увидела, а налог с доставленной продукции оплатить необходимо уже сейчас.

Условия договоров

На кэш-флоу оказывают влияние договоренности о порядке внесения средств: предоплата, оплата при получении или отложенная постоплата. В формулу также необходимо включать методы оплаты с учетом возможных временных задержек по банковским операциям.

Виды денежных потоков

Денежный поток называют положительным, когда прибыль начинает превышать расходы. В обратном случае кэш-флоу отрицательный, но несмотря на название не должен рассматриваться как что-то негативное.

Для эффективной аналитики необходимо уметь отличать денежные потоки по видам деятельности. В противном случае руководство предприятия, увидев отрицательные значения, может поддаться панике и сделать серию ошибочных маневров.

Более логичным решением будет проанализировать, куда были потрачены деньги. Вполне вероятно, что в заданном отчетном периоде компания провела закупку дорогостоящего ПО, которое вскоре станет источником существенного дохода. Разобраться в вопросе поможет понимание отличий между тремя потоками денег.

Операционный поток:

•  Прибыль от реализации продукции

• Плата за банковское и технологическое обслуживание

•  Выплаты контрагентам

• Погашение задолженностей по аренде

• Затраты на закупку материалов

• Зарплата персонала

• Взносы в фонды и НДФЛ

• Логистические издержки

• Траты на рекламу

• Оплата телефонной связи и интернета

• Оплата базы знаний и другого ПО

Операционный поток – лакмусовая бумажка организации, которая демонстрирует текущее положение дел.

Положительная разница между поступающими и расходующимися средствами свидетельствует об эффективности производства и финансовой устойчивости компании.

Если разница оказалась отрицательной, необходимо проверить, можно ли покрыть минусовой баланс средствами от предыдущих прибыльных месяцев. Если же доступных средств хватает на покрытие необходимых расходов, ситуация не является опасной. Важно лишь предотвратить повторение такой картины, проанализировав все понесенные убытки.

Финансовый поток:

• Начисление кредитных платежей

• Начисление процентов по вкладам

• Вклады от собственников

• Погашение займов

• Выплата дивидендов акционерам

Примером может послужить кофейный киоск, куда закупили товары на три месяца вперед. В результате операционный кэш-флоу стал отрицательным, и у владельцев не осталось средств на съем помещения. Чтобы избежать банкротства, хозяева бизнеса были вынуждены перезанять 40 000 руб. В таком случае такая операция характеризуется как финансовый кэш-флоу.

Инвестиционный поток:

• Затраты на покупку оборудования, торговых площадок, транспорта

• Лизинг

• Траты на запуск новых проектов

• Продажа имущества

• Выдача и погашение финансовых векселей

• Затраты и прибыль от сдачи недвижимости и техники

Инвестиционные процессы занимают ведущее место в планировании стратегического развития бизнеса и принятии решений по вкладам.

Методы расчета денежных потоков

Выбор методики делается с учетом преследуемых целей и полноты отчетной информации. В арсенале у предпринимателей есть 2 подхода:

Прямой метод

В его основе лежит анализ движения денег, фиксируемых в бухгалтерских учетных регистрах и журналах-ордерах. Основной критерий – реализационная выручка.

Для расчета кэш-флоу этой методикой необходимо суммировать плюсовые потоки (доход, прочие поступления), а после отрицательные (издержки и налоговые выплаты).

Косвенный метод

Анализ делается на основе баланса фирмы (форма № 1) и отчета о финансовых результатах (форма № 2).

Для расчета кэш-флоу косвенным методом необходимо сложить чистую прибыль и суммы амортизаций материальных и нематериальных ценностей, а также дельту кредиторской задолженности и резервных фондов. Далее необходимо отнять дельту дебиторской задолженности и запасов товарно-материальных ценностей.

Это поможет выявить изменения в стоимости активов и пассивов, иными словами, расчет покажет, как на кэш-флоу воздействует движение цифр на балансе.

Как спрогнозировать денежный поток

Рассмотренные методики позволяют оценить состояние дел в конкретный момент времени, но какие инструменты помогут сделать прогноз денежных потоков на перспективу?

Вот несколько популярных методов:

• Пересмотр условий оплаты договоров. Необходимо формировать договоры с покупателями так, чтобы предоплата составляла от 50% и выше.

• Синхронизация договоров с контрагентами. Если в договоре с покупателем прописана предоплата в 50%, то следует составить аналогичные договоренности с поставщиками. Тогда отток денег будет минимальным.

• Изменение сроков рассрочки платежа. Чем меньше срок, тем быстрее денежный оборот.

• Контроль задолженностей. Компании необходимо внимательно отслеживать непогашенные счета контрагентов. Если таковые присутствуют, важно своевременно напоминать о необходимости погашений. При отсутствии у покупателя полной суммы, стоит договориться о частичном закрытии долга.

• Кредитование. Для пополнения оборотных денежных средств можно прибегнуть к заемным средствам. Но стоит учитывать, что такая опция требует уплаты процентов, а для оформления потребуются документы, гарантирующие постоянную платежеспособность предприятия.

Чтобы поддерживать баланс расходов и доходов и наперед принимать верные стратегические решения, рекомендуется объединить все имеющиеся данные в сводном графике-таблице – платежном календаре.

Составляем платежный календарь

Этот инструмент поможет сформировать график денежных потоков на конкретный период времени. Чаще всего, от недели до месяца. Он помогает провести анализ сроков и объемов ожидаемых поступлений.

Для корректной работы платежного календаря необходимо иметь следующие данные:

• остаток средств на начало периода

• предполагаемые поступления

• наименование покупателя

• дата поступления

• размер платежа

• ожидаемая дата оплаты

• наименование поставщика

• размер оплаты

• остаток средств на конец периода

Список необходимых действий для написания платежного календаря:

Суммирование данных

Сюда должны входить без исключений все доходы и расходы за выбранный период, не ограничиваясь фиксацией сумм по реализации основного вида деятельности.

Если компания дала деньги другому предприятию и ожидает, что контрагент вернет сумму с процентами, эти данные вносятся в календарь. То же касается оплат. В календарь необходимо вписывать все грядущие платежи, включая налоги, пени, штрафы и платежи по аренде.

Выставление ожидаемых сроков

При расставлении сроков платежей стоит придерживаться крайних из прописанных в расчетных условиях дат. Нужно трезво оценивать временную составляющую.

Если компания имеет постоянных покупателей, которые всегда задерживают оплату, к примеру, на 5 дней, рекомендуется сразу проставлять платежи по этому контрагенту на более поздние даты.

Оценка расходных платежей и расставление приоритетов

Стоит ранжировать платежи на «горящие» и несрочные. Это поможет избежать возможных негативных последствий для фирмы в связи с задержками оплаты.

Проверка остатка и балансировка выплат

С помощью платежного календаря осуществляется проверка размеров остатка денежных средств к заданной дате. Эти данные дают понять, хватает ли накоплений для грядущих платежей и не уйдет ли компания в минус, столкнувшись лицом к лицу с кассовым разрывом. Если появляется риск кассового разрыва, менеджер должен проверить все возможные варианты для синхронизации доходов и расходов с помощью описанного выше инструмента по управлению денежным потоком.