Как заполнить платежный календарь

Особенность некоторых отраслей может давать время для маневра и подразумевать отсрочки на день или больше. Но наличие серьезной дебиторской задолженности способно привести к нехватке свободных активов для поддержания текущей деятельности. Не допустить возникновения подобной проблемы способно комплексное планирование бюджета и ведение платежного календаря.

Организация планирования движения денег в компании

Менеджмент денежных потоков – последовательность следующих шагов:

• Планирование на заданный временной отрезок;

• Оперативное планирование;

• Фактический результат;

• План-фактный анализ.

При составлении бюджетов, с учетом графика продаж и закупок, менеджмент формирует планы движения денежных сумм на определенное количество дней. Уже на этом этапе у руководства финансовых отделов появляется возможность вычленить несостыковки и соответствующе отреагировать, синхронизировав платежи.

На следующем этапе оперативного планирования происходит анализ текущих потребностей и денежных поступлений. Здесь осуществляется проверка и утверждение документов, а также предварительный отбор заявок, которые должны быть согласованы с ответственными лицами компании.

Далее полученная информация аккумулируется и становится основой для формирования платежного календаря. Это ведущий инструмент в борьбе с кассовыми разрывами: в нем отображается остаток денежных средств на начало и конец каждого дня.

Для чего нужен платежный календарь

Подробное расписание доходов и издержек по дням в таком календаре наглядно демонстрирует пользователю, в какой период у бизнеса появятся свободные деньги для развития и в какой сезон предстоит сокращать издержки. 

К примеру, бизнесмен имеет киоск по продаже кофе. Он решает внедрить опцию доставки напитков по району. Делать это он планирует собственными силами. Такой сервис подразумевает временные траты, а также расходы на бензин и амортизацию. Здесь и понадобится платежный календарь. Если владелец бизнеса будет иметь четкое представление, какую сумму в данную строку расходов придется вкладывать, то сможет сделать объективный выбор: отказаться от перемен, трудоустроить в штат доставщика или же делегировать процесс внешнему контрагенту, специализирующемуся на доставке.

Этапы составления платежного календаря

Стандартный платежный календарь составляется на месяц по каждому числу, так как платежи необходимо совершать до конкретных дат. Например, осуществлять выплату процентов за кредит по графику в конкретный день, потому что каждые следующие сутки просрочки влекут начисление пеней и ухудшение кредитной истории.

Для разработки платежного календаря необходимо учесть следующие данные:

• Статьи поступлений и издержек;

•  Название проектов, в рамках которых идут платежи.

•  Имя контрагентов;

•  Даты прихода и списания денег;

• Суммы платежей;

• Комментарии.

Список в календаре можно расширить. К примеру, в строке поступлений обозначить особо крупных заказчиков, а при наличии нескольких производственных участков разделить их на подразделения. Рекомендуется дополнить таблицу данными о центрах ответственности, ставках НДС, номерах счетов и т. д.

Когда скелет таблицы составлен, можно переходить к наполнению календаря данными.

Выпишите информацию о будущих доходах

Составление платежного календаря необходимо начинать с имеющихся данных о пополнениях бюджета. В этом поможет фиксация дат будущих поступлений по каждому заказу или, если это не представляется возможным, стоит произвести подсчет среднего дохода за день. Это позволит визуально сориентироваться в денежных потоках организации по дням и контролировать их. Разберем типовой пример.

Прачечный бизнес имеет регулярные заказы на стирку, химчистку, глажку, отпаривание, забор и доставку. Денежные поступления за предоставление такого перечня услуг происходят день в день.

При заказах на мелкий текущий ремонт контрагенты вносят 50% предоплаты в момент сдачи изделия, а остаток — в день получения.

Также у прачечной имеется длительный контракт на глажку униформы от городского сталелитейного завода. Этот заказчик вносит оплату на расчетный счет, всю сумму один раз в месяц.

Кроме того, на втором этаже предприятия есть неиспользуемое помещение, которое по субботам и воскресеньям сдается в аренду под занятия йогой.

В таком случае приходная часть платежного календаря будет выглядеть так:

Текущие поступления. Рассчитать наперед эту строку невозможно: количество заказов у прачечной переменчиво. В этом случае руководитель скалькулировал средний доход за день и внес сумму в календарь. В выходные предприятие закрыто, поэтому в строках пусто.

Заказы. Из-за непопулярности услуги ремонтом одежды на предприятии занимается только один сотрудник. Он работает в четверг и пятницу и возвращает готовые изделия по понедельникам. В этот же день клиенты вносят вторую часть платежей.

Глажка униформы. Готовые партии химчистка сдает один раз в месяц. Заказчик вносит оплату после приемки. На рассматриваемой неделе прихода денежных сумм нет.

Субаренда. Партнер, проводящий йога-классы, вносит арендную плату по понедельникам за минувшие субботу и воскресенье.

Запланируйте свои расходы

Во время заполнения платежного календаря необходимо брать в расчет каждую строку расходов: плату за аренду, налоги, зарплаты, расчеты с подрядчиками. Большее число учтенных расходов увеличивает эффективность контроля за бюджетом и снижает вероятность кассовых разрывов.

В фиксации расходов бизнесу помогают проверка банковских выписок, поиск счетов от контрагентов и детальное изучение деловых бумаг.

Рассмотрим возможные траты на примере той же химчистки:

Плата за аренду. За использование помещения вносит плату один раз в квартал, в сумме уже учтены платежи за коммунальные услуги.

Выплаты сотрудникам. Происходят дважды в месяц: 25 числа — основная часть, а остаток 5 числа.

Закупка материалов. Растворители и другая химия, нитки, ткани и фурнитура закупаются раз в месяц в назначенный день.

Текущие расходы. Клининг помещения, вода для кулеров, охрана, интернет и телефон оплачиваются также раз в месяц.

Анализируйте результаты

Основная задача платежного календаря для бизнеса — снизить вероятность кассовых разрывов. Если менеджмент организации наблюдает в недельном или месячном плане отрицательный баланс, вероятнее всего, денег на погашение долгов будет недостаточно. Для исправления надвигающейся ситуации можно привлечь клиентов скидками, изыскать вспомогательные заказы или заранее договориться об отсрочке долга.

Следите за актуальностью календаря

Платежный календарь требует от финансового отдела регулярного внимания. Редкие бизнесы могут похвастать стабильностью расходно-доходного баланса.

Календари имеют тенденцию довольно часто претерпевать изменения.

Задача ответственных лиц отслеживать перемены день в день: вносить корректировки в суммы и фиксировать фактический баланс. Если возникнет необходимость в переносе даты выплаты, важно, чтобы это вовремя было замечено.

Чем отличается платежный календарь от бюджета движения денежных средств

Стоит отметить, что это два разных инструмента управления финансами бизнеса.

Платежный календарь — документ, в котором отображаются даты предполагаемых поступлений и выплат в определенный период времени. Он помогает контролировать и планировать финансовые обязательства по дням, предвидеть приходы и расходы, а также управлять платежами и сроками в различных финансовых операциях.

Бюджет движения денежных средств в отличие от календаря — это план или прогноз различных денежных поступлений и расходов в заданный период времени. Он включает в себя информацию о запланированных поступлениях (например, от продаж, инвестиций, заемов) и расходах (например, на операционную деятельность, инвестиции, выплаты по кредитам), что позволяет оценить доступность оборотного капитала и планировать финансовые ресурсы.

Таким образом, платежный календарь фокусируется на контроле и упорядочении дат платежей, в то время как бюджет движения денежных средств более широко охватывает планирование и управление потоками денег в целом.

Различия

Платежный календарь:

• Определяет даты и суммы ожидаемых платежей по конкретным обязательствам;

• Фокусируется на платежах поставщикам, кредиторам, на налогах и других обязательствах;

• Помогает планировать и управлять потоком и плановыми расходами финансов;

• Обновляется регулярно и представляет собой более точное и своевременное представление об остатке и предстоящих платежах;

• Предоставляет более детальную информацию о каждом платеже: кто получатель, величина платежа, день недели, срок и т. д.

Бюджет движения денежных средств:

• Формируется на основе платежного календаря и включает в себя ожидаемые поступления и расходы, а также остаток на начало и конец периода;

• Охватывает все операции по поступлению и выплатам денежных сумм, включая чистые денежные поступления и выводы;

• Помогает предвидеть, планировать и управлять краткосрочными денежными потоками компании;

• Обычно составляется на более длительный период (месяц, квартал, год) и может не отражать неотложные изменения в денежном потоке;

• Представляет собой более обобщенный обзор финансовых потоков, не вдаваясь в подробности каждого отдельного платежа.

Сходства:

• Оба инструмента финансового планирования помогают в управлении денежными потоками;

• Они базируются на прогнозировании денежных поступлений и платежей;

• Оба могут быть использованы для принятия решений о финансовых операциях и установлении приоритетов в бюджетировании.

Что в сухом остатке? Платежный календарь и бюджет движения денежных средств — важные инструменты финансового планирования в бизнесе. Они служат для эффективной организации и контроля за денежными потоками, но при этом имеют различия, которые определяют их специфическое применение.