Методы и инструменты эффективного управления

Постановка целей

Цель управления персоналом — обеспечить предприятие эффективной командой. Грамотная HR-политика формирует и расширяет кадровый потенциал. Компетентность и мотивация специалистов много значат для успеха бизнеса. Ведь заинтересованные и вовлеченные люди способны вывести компанию на новую ступень развития. Даже если на рынке сложилась неблагоприятная ситуация или ресурсы ограничены.

Система управления должна отвечать общим целям компании и при этом не противоречить потребностям сотрудников. Необходим баланс комфортных условий труда и коммерческих интересов организации.

? Разберем на примере. 
Компания запускает новый проект. С коммерческой точки зрения выгодно распределить задачи между действующими работниками, чтобы сэкономить зарплатный фонд. Но эффективность труда в этом случае снизится, поэтому оптимальным решением будет нанять дополнительный персонал.

Цели системы управления нужно четко структурировать и формулировать. Они могут зависеть от сферы деятельности, масштабов и стратегических задач компании.

Какие бывают цели управления персоналом: 

• Экономические — достижение плановых финансовых показателей;

• Производственные — обеспечение выпуска продукции в нужном объеме;

• Научно-технические — разработка и внедрение новых технологий;

• Социальные — формирование возможностей карьерного роста для участников команды. 

Экономические цели ориентируется на увеличение выручки и прибыли, экономию ресурсов. Характерны для стартапов. Главные задачи начинающих компаний: заявить о себе, удержаться на плаву и закрепиться на рынке. Поэтому они больше внимания уделяют найму продавцов и закупщиков. Прочие функции, например, ведение бухгалтерского и кадрового учета, часто совмещает руководитель.

Когда компания завоевала долю рынка, система управления должна обеспечивать непрерывный процесс выпуска продукции или обслуживания клиентов. Тогда специалисты HR-отдела ставят производственные цели: отслеживают укомплектованность штата, вовремя нанимают или меняют сотрудников.

Флагманы отраслей не только производят стандартную продукцию, но и внедряют инновации. Поэтому для их систем управления характерны научно-технические цели. Например, рекрутинг специфического персонала: разработчиков, программистов, инженеров, конструкторов.

Социальные цели ставят крупные организации, которые не хотят зависеть от рынка специалистов и растят собственный кадровый резерв. HR-менеджмент создает перспективы роста, внедряет социальные гарантии и нематериальные способы мотивации.

Компании редко определяют для системы управления только один тип целей. Обычно их сочетают, интегрируют и адаптируют под текущие нужды бизнеса.

С развитием организации меняются и требования к персоналу. Поэтому HR-отдел и руководство должны периодически проводить ревью: закрывать реализованные и ставить новые управленческие цели.

Использование кадровых ресурсов

Когда определились с целями, переходят к формированию необходимых кадровых ресурсов. Чтобы реализовать стратегию и выполнить намеченные задачи, компания должна грамотно использовать материальные и нематериальные активы. Управление персоналом — это специфическая область менеджмента, которая требует особого подхода. Ведь здесь в центре внимания находится человек.

Этапы эффективного управления персоналом: 

1. Анализ и учет — определение численности и квалификации необходимого персонала. Помогает понять, сколько и каких специалистов нужно нанимать. На первом этапе строят организационную структуру компании, а затем определяют функции департаментов и отдельных должностей. Четкая схема покажет, какой персонал необходим для каждого бизнес-процесса.
2. Подбор и наем — рекрутинг сотрудников, соответствующих требованиям компании. HR-отдел проводит собеседования, оценивает, отбирает и нанимает персонал. В крупных организациях этот процесс идет непрерывно. 
3. Обучение — онбординг новичков и включение в проекты. Новые специалисты адаптируются к условиям и требованиям компании, опытные коллеги делятся навыками и знаниями. Обучение персонала можно ускорить и автоматизировать с помощью базы знаний. Например, TEAMLY помогает создавать обучающие курсы и проводить тестирования. Уроки формируются из материалов БЗ, а в конце можно добавить модуль с вопросами по пройденному. Так начинающие специалисты быстрее освоят нужную информацию. А опытным работникам не придется тратить время на длительный онбординг новичков. 
4. Оценка работы — разработка KPI отделов и сотрудников. Для каждого департамента и должности создают систему ключевых показателей эффективности. Важно, чтобы они были понятными, измеримыми и достижимыми. Правильно рассчитанные KPI — важный элемент системы управления. Эффективность персонала напрямую влияет на общий успех бизнеса и достижение целевых финансовых показателей. 
5. Развитие — формирование внутреннего кадрового резерва, повышение квалификации работников. HR-менеджмент помогает раскрыть личный потенциал и определить перспективы карьерного роста.

Анализ методов управления персоналом

Выбор методов зависит от вида деятельности и специфики компании. Очевидно, что в ИТ-стартапе и государственной организации нельзя применять одинаковые способы воздействия на персонал. В этом разделе расскажем о популярных управленческих методиках: в чем суть и где используются.

Методы управления: 

• Административный — традиционный подход, основанный на строгой иерархии, вертикальном подчинении и разделении зон ответственности. Рабочие процессы бюрократизированы: существуют инструкции, регламенты и приказы, которые нужно обязательно выполнять. Метод применяют в государственных структурах и коммерческих компаниях с государственным участием. Например, на предприятиях военно-промышленного комплекса и в сфере авиастроения.

• Экономический — базируется на материальной мотивации персонала, когда доход зависит от результатов работы. Включает денежные выплаты и дополнительные бонусы: ДМС, оплату мобильной связи, корпоративные скидки. Таким методом пользуются коммерческие компании. 

• Социально-психологический — ставит в приоритет здоровый психологический климат в коллективе, возможности личностного и профессионального роста. Работники напрямую общаются с ТОП-менеджментом и даже могут быть инвесторами компании. Метод часто применяют digital-стартапы и молодые предприниматели. 

Выбор методов зависит от вида деятельности и специфики компании. Очевидно, что в ИТ-стартапе и государственной организации нельзя применять одинаковые способы воздействия на персонал. В этом разделе расскажем о популярных управленческих методиках: в чем суть и где используются.

Основные метрики

Как топ-менеджменту компании понять, что методы выбраны правильно и система работает? Нужно внедрить метрики результатов для HR-отдела. 

Метрики системы управления персоналом: 

• Текучесть кадров — процент увольнений за определенный период. Нормальным считается показатель от 5 до 10% в год. Более высокие значения могут говорить о неэффективной системе мотивации, отсутствии карьерных перспектив или неблагоприятных условиях труда. 

• Средний стаж работы — усредненная продолжительность работы в компании. Показывает, насколько хорошо сотрудники адаптируются в коллективе. Чем выше показатель, тем лучше работает система управления. 

• Срок и стоимость закрытия вакансии — сколько времени и денег нужно HR-службе, чтобы найти подходящего кандидата. Показатель зависит от замещаемой должности. Например, найти менеджера по продажам проще и дешевле, чем главного инженера производства. 

• Доля прошедших испытательный срок — соотношение нанятых и уволенных после испытательного срока кандидатов. Говорит о качестве первичного отбора персонала и общей эффективности системы управления. 

• Источники найма — где находят кандидатов на вакантные должности. Показатель говорит, насколько обширный в компании внутренний резерв. Растит ли организация собственные кадры или привлекает со стороны. 

Улучшить метрики системы управления помогут инновационные HR-инструменты и автоматизация бизнес-процессов. О них поговорим в следующих разделах. 

Инновационные HR-инструменты

Современные бизнес-концепции увязывают коммерческие показатели с кадровой политикой компании. Развитие технологий заставляет руководителей организаций бороться за компетентных специалистов. Поэтому предприятия создают системы мотивации и стремятся сформировать в коллективе осознанное отношение к труду.

Инновационные инструменты управления: 

• Индивидуальный карьерный план — персональный путь вертикального или горизонтального развития внутри компании.

• Повышение квалификации за счет работодателя — обучающие курсы, профессиональная литература, стажировки.

• Выбор форм занятости — возможность работать в офисе или на удаленке, выбрать full-time или part-time занятость.

• Системы материальной и нематериальной мотивации — денежные премии и оплата дополнительных бонусов, публичное признание заслуг, корпоративные награды. 

• Перформанс-ревью — общение руководителя и сотрудника, в ходе которого обмениваются мнениями, анализируют результаты работы и намечают следующие цели. 

Конечно, инструменты управления не универсальны — выбор зависит от масштабов и возможностей компании. Главное, чтобы окупались затраты на внедрение и росла продуктивность коллектива.

Повысить эффективность управления персоналом

Сделать систему эффективнее помогут специальные ИТ-решения — многие процессы можно перевести в онлайн и автоматизировать. 

Базы знаний также повышают эффективность управления персоналом. Опыт компании — это ценный ресурс, который нужно задокументировать и систематизировать. В Тимли сотрудники HR-отдела смогут создать индивидуальное рабочее пространство и вместе вести проекты. Это позволит сэкономить время при принятии кадровых решений. Например, можно написать инструкции, как проводить собеседование. Или создать материалы о важных качествах кандидатов. 

Чек-лист: как построить эффективную систему управления персоналом

Поставьте цель. Определите, какие задачи в приоритете для вашей команды: экономические, производственные, научно-технические или социальные. От этого будут зависеть требования к специализации и квалификации работников. 

✔️ Сформируйте систему управления кадровыми ресурсами. Продумайте, кто и как будет осуществлять учет, наем, обучение и оценку специалистов. 

✔️ Выберите методы. Подберите методику контроля, мотивации, поощрения и штрафов, которая подойдет для вашей сферы деятельности. 

✔️ Используйте инновационные инструменты управления. Выберите материальные и нематериальные варианты, ориентируйтесь на возможности и особенности бизнеса. 

✔️Автоматизируйте процессы. Внедрите подходящие ИТ-решения.

✔️Создайте базу знаний компании. Собирайте и систематизируйте управленческий опыт, создавайте курсы для онбординга новых сотрудников.

✔️ Разработайте метрики. Создайте систему показателей, которые помогут оценить эффективность управления в цифрах.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо