Напоминания о встречах: как составить и автоматизировать. Шаблоны

Зачем отправлять напоминания о встречах?

Система напоминаний дает много преимуществ и бизнесу, и налаживанию отношений с клиентами.

1. Повышение профессионализма. Внимание демонстрирует вашу ответственность и организованность. Люди видят, что вам по настоящему важно, чтобы они не пропустили событие.

2. Комфорт для заказчиков. Так становится проще планировать свои дела, позволяя вовремя вносить информацию в рабочий график. Своевременное уведомление увеличивает вероятность того, что они найдут возможность встретиться и подготовятся к событию.

3. Снижение отмен и неявок. Регулярная отправка напоминаний уменьшают число упущенных возможностей. Это позволяет более эффективно управлять своим временем и минимизировать простои в расписании.

Такое взаимодействие улучшает доверие клиента. Регулярные контакты помогают поддерживать связь и строить взаимовыгодные отношения.

Кроме того, упорядочивание процесса позволяет структурировать работу. Уже не нужно постоянно помнить о каждом заказчике или покупателе и переживать, напомнили ли вы ему о встрече.

Когда стоит отправлять?

Если вы постоянно общаетесь с людьми, действия по автоматизации отправки напоминаний становится необходимостью. Такие сообщения следует отправлять в зависимости от характера взаимодействия с клиентами. Вот памятка с перечнем несколько подходящих вариантов:

1. За сутки до назначенного срока (по e-mail или через мессенджер). Пошлите вежливое персонализированное сообщение. Это позволит человеку заранее организовать свой день, все успеть и не забыть о предстоящей встрече.

2. За час до начала встречи (в мессенджер). Так вы поможете освежить детали и подготовиться. Также это дает возможность изменить время, если есть непредвиденных обстоятельства.

3. Есть еще один вариант для мессенджера – за 30-90 минут. Можно предварительно установить срок удобный конкретному человеку. У всех свой темп жизни и персонализация бывает более эффективной, чем стандартные правила.

Всегда стоит помнить, что злоупотреблять отправкой не нужно. Даже при желании проявить заботу о клиенте, избегайте излишней настойчивости, чтобы не выглядеть как спамер и не вызвать подозрения у систем безопасности электронной почты или мессенджеров.

Как составить текст и автоматизировать напоминания?

Чтобы ваши напоминания были эффективными и не навязчивыми, следуйте следующим рекомендациям:

1. Избегайте извинений. Такие сообщения являются важной частью вашего бизнес-процесса. Не стоит извиняться за выполнение своей работы и заботу о человеке.

2. Соблюдайте вежливость и не акцентируйте внимание на ошибках. Допустим даже, что клиент пропустил оплату или забыл о запланированном событии или собрании, поддерживайте доброжелательный тон общения. Сосредоточьтесь на необходимых действиях, а не на самом факте пропуска – это не поможет изменить ситуацию.

3. Делайте электронные сообщения лаконичными. Лишние детали и неопределенные формулировки могут отвлечь внимание и превратить обычное сообщение в запутанную шараду. Все ценят свое время, поэтому включайте в напоминания только необходимую информацию. Главное в тексте – его ясность и простота.

Позаботьтесь о том, чтобы упростить процесс выполнения действий для второй стороны. Если требуется заполнить форму, произвести оплату или подключиться к онлайн-сеансу, добавьте прямые ссылки. Чем меньше усилий потребуется от человека, тем выше вероятность выполнения необходимого действия.

Шаблоны напоминания о встрече 

Вот несколько шаблонов отправки напоминаний, которые легко адаптировать под свои нужды.

Пример 1. Деловое напоминание

Здравствуйте, [имя клиента]!

Хотел бы напомнить о предстоящей встрече по [название мероприятия], которая запланирована на [дата] в [время].

Мы будем работать через сервис [название]. Вот ссылка для подключения [ссылка].

Обязательно установите [название сервиса] на ваше устройство заранее, чтобы начать вовремя и не тратить ценное время на решение технических вопросов.

Если у вас возникнут любые вопросы или изменения в планах, пожалуйста, дайте мне знать.

С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя].

Пример 2

Привет, [имя клиента]!

Просто напоминаю, что скоро, [дата] в [время], состоится наша встреча [тема]. Надеюсь, вы готовы выделить этот период и продуктивно поработать.

Не забудьте подключиться через [ссылка] в назначенное время.

Всего наилучшего, [Ваше имя].

Пример 3

Привет, [имя клиента]!

Ваша сессия/собрание [название] со мной, [ваше имя], начинается [дата] в [время]. Прошу присоединиться к звонку  на ресурсе по данной ссылке: [ссылка].

Если у вас возникли какие-либо трудности с подключением, дайте мне знать, и мы быстро решим этот вопрос.

До скорой встречи!

[Ваше имя].

Любой шаблон можно изменить под конкретную ситуацию и манеру общения, принятую у вас. Главное – сохранять доброжелательность, четкость и ориентированность на действия.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо