Оценка эффективности работы персонала: как и зачем

Очевидно, что финансовые результаты компании зависят от эффективности работы команды и отдельных сотрудников. Поэтому важно оценивать эту эффективность, чтобы вовремя понять, где есть просадка и предпринять меры. Аналитики любят всё измерять в цифрах, поэтому сейчас есть несколько способов оценить работу подробно по разным критериям: временным затратам, объемам, результатам и т.п.

Об этом мы и поговорим в нашей статье.

Зачем оценивать эффективность персонала

Проще простого сказать, что вот этот сотрудник - лентяй, потому что сидит половину рабочего дня в соцсетях, а вот этот каждый день задерживается после шести, значит, он молодец. Но анализ может вскрыть неожиданное: первый перевыполнил план по итогам месяца, а второй - еле-еле вытянул этот месяц, а задерживается, потому что часто устраивает перекуры. 

Так вот оценка эффективности персонала может показать некоторые неочевидные качества сотрудников. Возможно, следует оптимизировать рабочие процессы, отправить сотрудников на обучение, изменить график, а также повысить в должности или даже уволить. 

Бизнес – это в первую очередь про экономику, а в этой науке есть приход и есть расход. Зарплаты сотрудников – это расход, но в то же время, сами они генерируют прибыль. Нельзя же в самом деле разбрасываться кадрами, которые приносят доход. Принимая решения по оптимизации, нужно сделать это так, чтобы чистая прибыль выросла при минимальных расходах. А для этого каждый сотрудник должен быть рентабельным. Оценка персонала помогает фильтровать тех, кого следует переобучить или уволить.

То же самое и с ценными кадрами – оценка эффективности находит ключевых сотрудников, чтобы в дальнейшем была возможность предлагать им более выгодные условия. Таким образом, в компании работают люди, которые максимально заинтересованы в ней, и в перспективе будут приносить большую прибыль. 

Еще один важный плюс ведения оценки эффективности в том, что она приоткрывает слабые места в системе управления. Ведь отслеживать результаты можно не только у рядовых менеджеров по продажам, но и у руководителей. Оценивая эффективность, можно понять, какие задачи вызывают самые сильные трудности у исполнителей. 

Например, из-за проблем внутренней коммуникации один руководитель невнятно формулирует задачи определенного класса. Стоит понять, почему так происходит. Возможно, это задачи не его профиля и он не желает в этом разбираться, а может быть, ему эти задачи вообще дали в неоплачиваемую нагрузку. Согласитесь, это проблему проще решить, чем уволить человека и взамен искать нового.

Кроме того, регулярное измерение эффективности не дает бездельничать на рабочем месте. Создается эффект паноптикума. Идеальная тюрьма, говорите? Но именно она показывает максимальную эффективность. Сотрудники заинтересованы в том, чтобы добросовестно выполнять работу, на которую они согласились. Надо ли обижаться, когда с тебя спрашивают результаты твоей работы? Это философский вопрос, но пока он не решен окончательно, экономика живет по своим законам. А значит, компании, где работают над оценкой эффективности работников будут выигрывать у тех, кто этого не делает. 

Кому нужна оценка работников

В первую очередь, конечно, оценка нужна высшему руководству и владельцам компании. Чем больше единиц продукта выпускает каждый работник – тем выше прибыль. Оценка полезна и руководителям среднего звена. Особенно, если от этого напрямую зависит их премия. В конечном итоге, это нужно и самим сотрудникам, чтобы понимать свои перспективы в компании, вовремя латать дыры и использовать возможности. 

Получается, что оценивать эффективность работы нужно каждому. Но это в идеальном мире. В реальности чаще это заботит только высшее руководство или некоторых руководителей отделов. Этим могут заниматься и рядовые сотрудники в частном порядке, но как правило, на конечной прибыли это не всегда отражается. Решение о введении такой системы нужно принимать все же централизованно на высшем уровне. Обычно этим занимается отдел HR или команда по развитию. В иных случаях обязанность возлагается на менеджеров отделов. 

Другое дело, что есть пул сотрудников, которые не влияют напрямую на прибыль – как оценить, например, вклад бухгалтера по зарплатам на то, что в июле в компании была рекордная просадка или прибыль? Однако есть устоявшиеся техники, а также способы автоматизировать разные подходы к подсчету эффективности.

Критерии и методы оценки результативности труда

Как определить эффективность работы менеджера телефонных продаж – проверить количество совершенных звонков, посчитать, сколько из них были успешными, затем посчитать, сумму заключенных договоров. И вроде бы все понятно. 

А вот как отследить эффективность человека, который ищет подрядчиков, проводит стратегические переговоры или нанимает других сотрудников? Результаты его работы не очевидны в моменте, иногда они становятся понятны через несколько месяцев. Тут нельзя свести все к голым цифрам. Долгие переговоры могут закончится большим кушем, а 10 встреч ежедневно – не принести вообще никакого результата.

Для оценки эффективности в таких случаях используют несколько разных параметров:

• объем сделанной работы;

• уровень сложности задач;

• затраты времени и сил;

• соответствие этих задач должностным обязанностям;

• результаты работы.

Если речь идет о сложных многосоставных должностях, то стоит учитывать все эти параметры, а не ограничиваться только слепым подсчетом рабочих часов. 

Оценка компетенций и эффективности

Функции, которые может выполнять сотрудник, – это его компетенции. Измерить продуктивность «в лоб» очень сложно, но можно оценить профессиональные компетенции человека. Отметим, что этот список может расширяться по мере того, как сотрудник развивается в своей профессии, изучает новые направления, пробует себя в смежных сферах. Кстати, тот факт, что он имеет такой энтузиазм – это тоже плюсик в его личный рейтинг. 

Есть несколько методов для оценки компетенций сотрудников:

1. Тестирование. С помощью тестов можно оценить способности, перспективы роста, уровень мотивации работника. При этом нельзя понять, насколько качественно человек реально выполняет свою работу. 

2. Интервью. Проводится индивидуально или в группе, и от того более трудозатратно, зато позволяет точнее провести диагностику. Внимательный интервьюер может подметить неочевидные компетенции и склонности, которые помогут профессионально реализоваться как специалисту. 

3. Аттестация. Этот инструмент уместно использовать, когда нужно оценить способности большой группы. Аттестация помогает проверить соответствие компетенций сотрудников занимаемым ими должностям. Если тесты – это нечто более неформальное и подразумевают широкий разброс правильных ответов, то аттестация – это, скорее, экзамен, где есть единственно верный ответ. 

4. Деловые игры. Из представленных методов этот – самый эффективный, потому что в игровой форме можно раскрыть весь потенциал сотрудника, особенно, если игра предполагает некий азарт, а обстановка в коллективе в целом дружелюбная. 

А вот чтобы оценить именно эффективность работы, можно использовать объективные и субъективные методы. Первая группа – это все, что можно оцифровать или определить (количество часов, сделок, звонков и т.п). Вторая группа опирается на наблюдения и ощущения. Лучше комбинировать методы из двух этих групп, чтобы получить полную картину. Рассмотрим подробно методы этих групп.

Субъективная оценка персонала

Такую оценку определяют на основе мнений самого сотрудника, его начальника и линейных коллег. Иногда для этого приглашается сторонний эксперт или организация. Поскольку речь идет о личном мнении человека, пусть даже и самого независимого, эти исследования не отличаются сверхточностью. Такой метод уместен для должностей, в которых ключевую роль играют софт-скиллы: руководители и менеджеры среднего звена. 

Для субъективной оценки персонала используют следующие методы:

• Устное интервью и анкетирование. Самого сотрудника, его коллег и непосредственного руководителя просят дать оценку его работе. 

• Матричный метод. Берут должностную инструкцию работника и его реальные результаты. Чем меньше различий – тем идеальнее его профпригодность. Сразу отметим, что 100% попадание невозможно.

• Короткая оценка. По сути это ответ на вопрос: «Справляется ли сотрудник со своими обязанностями?». 

• Произвольные характеристики. Непосредственный руководитель вместе с HR составляют списки успехов и факапов сотрудника, сравнивают их и в итоге делают вывод о том, насколько он справляется с вверенной ему работой. 

• Командная дискуссия. Коллеги и руководители совместно обсуждают сильные и слабые стороны работника.

Объективная оценка персонала

Хотя здесь чаще всего оценки тоже ставят люди, а значит, полной непредвзятости трудно добиться, тем не менее, это более точный метод оценки. Он оценивает результативность по точным цифрам и критериям. Но как и любая точная наука, этот метод требует бОльших трудозатрат и щепетильности. А значит, он труднее в реализации.

Для такой оценки используют несколько методов:

• Оценка в виде баллов. Руководство определяет список ключевых действий, размер вознаграждения в баллах, при наборе которых составляется общий рейтинг всех сотрудников. Это становится основой для распределения премий, кадровых перестановок и различных бонусов.

• Оценка по рангам. Руководители разного уровня ставят оценки сотруднику и ранжирует их в общем рейтинге. Затем рейтинги разных менеджеров сверяют между собой и при частых совпадениях принимают решение: если человек в нескольких рейтингах оказывается на последнем месте – его увольняют, если же он на первом месте – премируют или повышают. 

• Качественная оценка. Несколько человек из коллег и руководства оценивают работу каждого сотрудника по шкале (от 1 до 5 или от 1 до 10). Затем по каждому работнику рассчитывается средний балл, и на основе цифр формируется рейтинг всех участников коллектива.

Работа по объективной оценке персонала простая, но довольно долгая. Если нет отдельного человека, который будет организовывать все процессы, принятие решение будет затягиваться. Поэтому их стоит использовать в ручном режиме, только если нет возможности или желания их автоматизировать.

Оценка эффективности по KPI

KPI - дословно это «ключевые показатели эффективности» (Key Performance Indicators). Пока это наиболее оптимальный способ ручной оценки эффективности персонала. Суть такая: каждый сотрудник заранее знает о том, какие результаты от него ожидаются в период (неделя, месяц, квартал). А по итогам периода фиксируют его KPI, чтобы сделать выводы о достижениях. 

Эта система понятна всем – руководителям и сотрудникам. Она позволяет всегда иметь мотивацию, меньше отвлекаться и концентрироваться на важных действиях, которые, по задумке руководства, гарантированно принесут бизнесу пользу. 

В качестве KPI используют разные показатели:

• средний чек;

• количество лидов;

• объем продаж;

• конверсия;

• процент возврата клиентов;

• рейтинги;

• прибыль на каждого сотрудника.

Если таким образом оцифровать работу всех сотрудников, то можно так же контролировать общий KPI компании, чтобы видеть динамику работы в разные периоды. Например, в течение года или нескольких лет. Сделать это можно по такой формуле:

Коэффициент эффективности = ((Фактический KPI - Минимальный KPI) / (Плановый KPI – Минимальный KPI)) х 100%

Если результат меньше 100%, значит, сотрудник недовыполнил план. Если больше 100% – значит, перевыполнил. 

Важно понимать, что если план не выполнен, это еще не значит, что только сам работник в этом виноват. Это говорит о том, что в ситуации стоит покопаться и либо снизить ожидания, либо попробовать дополнительные способы мотивации. В конце концов у человека просто может быть сложный период жизни, и это не повод его увольнять. Впрочем, низкая эффективность может быть вызвана именно недостаточным усердием в работе. 

Автоматическая оценка эффективности персонала

Почти все цифровые способы оценки эффективности можно автоматизировать с помощью разных бизнес-приложений. Прежде, чем начать считать их вручную поищите готовые решения. 

Отчеты по времени и приложениям

Система учета  экранного времени показывает, чем человек занят в течение рабочего дня. Очевидно, что никто не занимается работой от звонка до звонка. Тем не менее, если большую часть рабочего дня сотрудник просматривает архив фотоконкурса «Мой край» вместо прямых обязанностей, то к нему следует присмотреться.

Что фиксирует такая система:

• посещение сайтов;

• работа в программах;

• бездействие.

Некоторые приложения предполагают рейтинг продуктивности разных сервисов, так что можно составить полную картину о том, сколько времени пользователь проводит погруженным в работу. 

Отсчет времени начинается после включения компьютера, поэтому можно автоматически фиксировать опоздания, прогулы и ранние уходы. 

Трекинг задач

Сервисы этого типа отслеживают, как много времени затрачивается на ту или иную задачу. Сотрудник отмечает время начала и окончания работы над проектом, исходя из этого сервис рассчитывает тайминг по задачам разного типа. Это удобно, если надо определить оценку сотрудников, которые выполняют разнообразные задания. 

Способы повышения производительности

Оценка эффективности – это первый шаг к её повышению. Никто не делает такую титаническую работу просто так, ее цель в том, чтобы понять, как можно увеличить производительность. 

Как это можно сделать:

1. Оптимизировать систему мотивации. Это может быть система вознаграждений (финансовых или нематериальных) – так можно повысить заинтересованность персонала в выполнении KPI. 

2. Корпоративное обучение. Дотошное изучение компетентности команды покажет слабые места, которые можно укрепить в том числе и с помощью повышения квалификации. Таким образом, общий уровень команды поднимется, а вместе с ним и эффективность. 

3. Целеполагание. Возможно, ваши сотрудники не очень-то и представляют, зачем вообще существует ваша компания. Далеко не всем наемным работникам это интересно и важно, но в ваших силах сделать эти цели общими, чтобы поднять мотивацию в коллективе. 

4. Делегирование. Помогите своим сотрудникам выстроить рабочее время так, чтобы оно не превращалось в рутину из мелких задач. Комбинируйте и распределяйте задания так, чтобы ключевые работники не выгорали от бесконечной череды пятиминутных дел.

5. Уважение и личные границы. Никому не нравится каторжный надзор за каждым шагом. Устанавливая программы трекинга задач и мониторинга рабочего времени помните, что на работе все взрослые люди и никто не приветствует тотальный контроль за каждым шагом. Хоть иногда строгий надзор приходится вершить, это не должно становиться нормой. 

Чтобы стабильно получать высокие результаты, необходимо уметь комбинировать достижения крупных предпринимателей и мнение собственных сотрудников. Коллектив – это ваша основная движущая сила. Даже если вы переймете опыт самых крупных корпораций, вроде Toyota и Facebook, но при этом помножите собственную команду на ноль, никто не гарантирует результата. Так что секрет успеха кроется, пожалуй, в отслеживании эффективности коллектива и поступательном ее повышении.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо