На каком этапе собственнику бизнеса заниматься официальным оформлением

Как новичку открыть свой бизнес: регистрация, налоговый режим, расчетный счет, бухучет и ЭДО

Допустим, вы решили открыть небольшую кофейню. Нашли отличное место, придумали меню и даже наняли бариста. Но пока не зарегистрировали свой бизнес официально. Что делать?

Если коротко и в общих чертах, то начинающий предприниматель делает такие шаги.

Первым делом нужно определиться с формой бизнеса — индивидуальный предприниматель (ИП) или общество с ограниченной ответственностью (ООО). Для маленькой кофейни, скорее всего, подойдет ИП — это проще и дешевле.

Затем выбрать налоговый режим. 

Следующий шаг — открыть расчетный счет в банке. Через него вы будете проводить все денежные операции.

Не забудьте про бухгалтерский учет. Вести его можно и самостоятельно (если вы готовы разобраться во всех тонкостях). Или нанять бухгалтера. Третий вариант — онлайн-бухгалтерия. 

И последнее — электронный документооборот (ЭДО). Это система, которая позволяет обмениваться документами с партнерами и налоговой в электронном виде. Это очень удобно.

Теперь подробнее расскажем о каждом из шагов.

Что надо знать до регистрации бизнеса

Перед тем как регистрировать бизнес, стоит ответить себе на несколько важных вопросов:

1. Где вы планируете вести бизнес? Только в своем городе или по всей стране?
2. Что именно будете продавать — товары или услуги?
3. Планируете ли вы работать с зарубежными партнерами?

Ответы помогут вам выбрать правильный код деятельности (ОКВЭД) и налоговый режим. 

Например, если вы решили открыть интернет-магазин одежды, вам нужно будет учесть правила маркировки товаров. А если вы хотите стать тренером по йоге, возможно, вам больше подойдет статус самозанятого.

Какую форму регистрации выбрать

Теперь давайте разберемся с формами регистрации. Их несколько, и у каждой свои особенности.

1. Самозанятый — это самый простой вариант. Подходит, если вы работаете один, без сотрудников. Например, вы фотограф или репетитор. Платите налог 4% с дохода от физлиц и 6% с дохода от юрлиц.

2. Для небольших предприятий оптимальная форма организации бизнеса — индивидуальное предпринимательство (ИП). Можно нанимать до сотни работников. Предприниматель несет ответственность по обязательствам бизнеса своим личным имуществом. 

3. Крупным компаниям с несколькими основателями больше подходит общество с ограниченной ответственностью (ООО). Ответственность по долгам ограничивается уставным фондом и активами фирмы.

Какой режим налогообложения выбрать

Основные режимы налогообложения:

1. Общая система (ОСН) подразумевает полный спектр налогов и подходит крупным предприятиям, компаниям с большим штатом.

2. Упрощенная система (УСН) оптимальна для малого бизнеса. Два варианта налогообложения: 6% от доходов или 15% от разницы между доходами и расходами (но не менее 1% от доходов).

3. Патентная система (ПСН) доступна только ИП в определенных сферах деятельности.

4. Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) предназначен для аграрных предприятий.

Как зарегистрировать бизнес

Регистрация бизнеса состоит из нескольких этапов:

1. Определение вида деятельности и соответствующего кода ОКВЭД.

2. Выбор системы налогообложения.

3. Подготовка необходимой документации.

4. Подача документов в налоговую инспекцию, МФЦ, по почте или через онлайн-сервис ФНС.

Документы для регистрации

Чтобы зарегистрировать ИП надо подготовить:

• Заявление установленного образца.

• Копии паспорта.

• ИНН.

• Оплатить госпошлину (и взять с собой квитанцию при личной подаче).

Для создания ООО понадобятся:

1. Заявление о регистрации.

2. Устав общества.

3. Решение о создании (или протокол собрания учредителей).

4. Квитанцию об оплате госпошлины (при личной подаче).

5. Паспорта учредителей.

6. Выберите вид деятельности и соответствующий код ОКВЭД.

7. Выберите систему налогообложения.

8. Подготовьте документы.

9. Документы подаются лично: в налоговую инспекцию, МФЦ, почтой Росии или онлайн: на сайте ФНС России.

Дополнительные документы

Могут понадобиться несовершеннолетним заявителям, ООО с иностранным учредителем. Для некоторых видов деятельности могут потребоваться специальные разрешения, лицензии, сертификаты.

Электронная отчетность и электронная подпись

Уровень цифровизации в России довольно высок. Бумажные отчеты постепенно уходят в прошлое. Электронная отчетность — это удобно: не нужно никуда ходить, документы можно отправить из офиса или даже из дома. Для этого нужна цифровая подпись. Это как личная печать, только в цифровом виде. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) оформляется на каждого сотрудника индивидуально, а не на саму организацию. Индивидуальный предприниматель, руководитель юридического лица имеет право бесплатно получить КЭП в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных партнеров. Срок действия такой подписи, как правило, составляет 15 месяцев. Рядовым сотрудникам компаний бесплатную ЭП в налоговой службе не выдают. Им следует обращаться за ЭП в коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. В этих центрах выдается усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) со встроенной доверенностью.

Маркировка товара и лицензирование услуг

Если вы планируете продавать товары, важно знать о системе маркировки. Это специальные метки на товарах, которые помогают государству отслеживать их движение от производителя к покупателю.

По состоянию на июль 2024 года ситуация с маркировкой товаров и лицензированием услуг в России такова.

С 1 ноября 2024 года вводится разрешительный режим для одежды на кассах. Это означает, что касса, через которую продают маркированную одежду, должны быть настроены на работу в разрешительном режиме. Продавцы обязаны будут проверять легальность каждой единицы одежды перед продажей. Нелегальный товар не получится продать через кассу.

Продолжаются эксперименты по маркировке некоторых групп товаров, включая велосипеды, консервированные продукты, технические средства реабилитации и другие.

Для некоторых видов деятельности придется получить лицензию. Например, нельзя открыть частный детский сад или медицинский центр без лицензии. Чтобы ее получить, необходимы: специальное помещение, соответствующее требованиям Роспотребнадзора, сертифицированные специалисты, необходимое оборудование.

Работа без лицензии может привести к штрафам при проверках, которые проводят прокуратура, полиция, региональное ведомство по охране здоровья и Роспотребнадзор.

Правительство планировало в 2024 году сократить срок получения лицензий для предпринимателей до 10 дней. Действие истекающих лицензий и разрешений для бизнеса продлено до конца 2024 года.

Законодательство в сфере маркировки товаров и лицензирования услуг постоянно обновляется, поэтому предпринимателям рекомендуют регулярно следить за изменениями и адаптировать бизнес к новым требованиям.

Открытие расчетного счета в банке, выбор тарифа

Расчетный счет — это кошелек для бизнеса. Расчетный счет обычно открывают сразу после создания компании. Через него проходят все денежные операции: оплата поставщикам, платежи клиентов, уплата налогов. 

Открыть счет можно онлайн или в отделении банка. При открытии счета онлайн банк может потребовать дополнительные документы для верификации.

Документы для открытия счета:

• Заявление.

• Учредительные документы (для ООО).

• Паспорт руководителя или ИП.

• ИНН.

• ОГРН/ОГРНИП.

Выбирая банк, учитывайте:

• Стоимость обслуживания счета: ежемесячная плата за обслуживание, размер комиссий, стоимость дополнительных услуг (например, эквайринг для приема платежей по картам).

• Дополнительные услуги и бонусы (онлайн-бухгалтерия, начисление процентов на остаток и т.д.).

• Удобство интернет-банка.

Кто будет вести бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет — это ведение записей всех финансовых операций компании. 

Для бухучета возможны несколько вариантов:

1. Руководитель самостоятельное ведет учет

Для малых предприятий и микропредприятий законодательство позволяет руководителю самостоятельно вести бухгалтерский учет. Это может быть оптимальным решением, если:

• у руководителя есть необходимые знания и навыки в бухгалтерии;

• объем операций небольшой;

• бизнес использует упрощенные способы ведения бухучета.

2. Штатный бухгалтер

Наличие штатного бухгалтера оправдано для компаний с большим объемом операций или сложной структурой учета.

Преимущества:

• постоянный контроль над финансовой деятельностью;

• глубокое понимание специфики бизнеса;

• оперативное решение текущих вопросов.

Однако это может быть затратно для малого бизнеса, особенно на начальных этапах развития.

3. Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Передача бухгалтерского учета специализированной компании. 

Преимущества:

• профессиональный подход и актуальные знания;

• отсутствие затрат на содержание штатного сотрудника;

• возможность масштабирования услуг под потребности бизнеса.

4. Упрощенные способы ведения учета

Малое предприятие может пользоваться упрощенным способом ведения бухгалтерского учета.

Он включает:

• простую форму учета без применения двойной записи;

• сокращенный план счетов;

• упрощенную бухгалтерскую отчетность (только баланс и отчет о финансовых результатах).

5. Использование специализированного программного обеспечения

Современные бухгалтерские программы очень упрощают учет:

• автоматизируют многие процессы;

• снижают вероятность ошибок;

• формируют отчетность в автоматическом режиме.

Печать

Еще недавно каждый официальный документ надо было заверять печатью. С 2015 года коммерческие структуры могут работать без печати. В некоммерческом секторе с 1 июня 2024 года для работы НКО тоже не требуется печать, за исключением учреждений государственного и муниципального уровня. Индивидуальные предприниматели могут работать без печати. Однако, многие организации по-прежнему используют печать как дополнительное средство удостоверения подлинности документов.

Законодательство не устанавливает строгих требований к содержанию печати. Обычно на печати указывают полное наименование организации, ИНН, ОГРН и место нахождения. Печать можно сделать в специализированной фирме. Официально регистрировать печать не требуется.

Альтернатива «мокрой» синей печати — электронная подпись (ЭЦП). С 1 января 2022 года юридические лица и индивидуальные предприниматели могут бесплатно получить квалифицированную ЭЦП в Удостоверяющем центре ФНС России. ЭЦП обычно действительна один год, затем ее нужно обновить. Процесс получения или обновления ЭЦП стоит начинать заранее, он может занять время. ЭЦП бывают разные — для участия в электронных торгах, работы с государственными порталами, сдачи отчетности. То есть, для разных задач могут потребоваться разные виды подписей. 

Быстрое открытие счета

Многие российские банки предлагают возможность открыть расчетный счет онлайн, не посещая отделение, на сайте или в мобильном приложении. Это возможно благодаря технологии удаленной идентификации клиента. В некоторых банках открытие счета займет нескольких часов или даже минут с минимальным пакетом документов. Нужен только паспорт руководителя или ИП, ИНН, ОГРН/ОГРНИП.

Нередко банки дают реквизиты счета сразу после подачи заявки, еще до фактического открытия счета. Это позволяет начать работу с контрагентами, не дожидаясь завершения всех формальностей.

Стоит учитывать, что для некоторых видов деятельности или при наличии определенных факторов быстрое открытие счета может быть недоступно, и потребуется более детальная проверка.

Подведем итог

Сначала кажется, что открыть бизнес сложно, но если идти шаг за шагом, то все получится.

✅ Заранее узнайте нужны ли для деятельности специальные разрешения или лицензии.

✅ Выберите форму бизнеса, которая вам подходит — ИП или ООО. 

✅ Определитесь с налогами. 

✅ Откройте расчетный счет.

И помните, что есть центры поддержки предпринимателей, где можно получить бесплатные консультации. Не стесняйтесь обращаться за помощью.