Отдел персонала: функции, структура и инструкции

Зачем и кому нужен отдел персонала

Отдел персонала иногда называют HR — это переводится как «человеческие ресурсы», так что он нужен в тех компаниях, где люди играют ключевую роль. В небольших организациях работу HR могут выполнять руководители других отделов или даже владелец бизнеса. Но если найм и обучение персонала стал отнимать слишком много времени, пора выделить отдельного человека или целый отдел управления персоналом.

Правильно организованное управление персоналом играет ключевую роль в любой сфере деятельности:

• Экономит время. HR может за полчаса понять, подходит ли соискатель на вакансию и оценить не только профессиональные умения, но и гибкие навыки: обучаемость, неконфликтность. А значит, руководители отделов не потратят время на собеседование и на обучение неподходящего человека.

• Экономит деньги. Работа с персоналом уменьшает текучесть кадров — это экономит средства на размещение вакансий и на зарплаты, которые заплатят неподходящим сотрудникам или стажерам, не прошедшим испытательный срок. Кроме того, HR анализируют рынок труда, чтобы определить конкурентоспособную, но реалистичную зарплату.

• Повышает эффективность работы. Отдел управления персоналом нанимает людей, чьи результаты и знания подходят для конкретной должности. Кроме того, специалисты оценивают производительность всех сотрудников и решают, кого отправить на тренинги и курсы для повышения квалификации. Вложиться в обучение сотрудников и взрастить собственных управленцев может быть дешевле, чем нанять уже состоявшегося профессионала.

• Повышает удовлетворенность персонала. Отдел персонала отвечает за то, чтобы работа была комфортным для труда местом. На практике это означает, что они работают с мотивацией сотрудников, улаживают конфликты и адаптируют стажеров в непривычных условиях.

Основные функции отдела персонала

Управление персоналом подразумевает выполнение конкретных задач:

• Найм сотрудников. Когда руководитель решает каким специалистом пополнить штат, HR анализирует рынок труда, составляет вакансию и общается с соискателями, которых заинтересует эта работа.

• Адаптация. Для нового работника резкая смена обстановки — это стресс: незнакомый коллектив, непривычное рабочее место. Чтобы облегчить ситуацию, отдел персонала проводит экскурсию по офису, знакомит с коллегами и рассказывает про рабочие задачи. В течение испытательного срока HR продолжает общаться со стажером, чтобы ответить на его вопросы и поддержать психологически.

• Поддержание корпоративной культуры. Отдел персонала следит за соблюдением дресс-кода, за тем, как коллеги обращаются внутри коллектива и к руководителю, организует корпоративы.

• Мотивация. Регулярно спрашивает коллег все ли их устраивает в условиях работы, особенно в период изменений. Преданность компании может измениться по причинам, о которых не задумывается руководство — низкая температура в кабинете или после переезда офиса до него стало неудобно добираться.

• Оценка эффективности. Отдел управления персоналом определяет сильные стороны сотрудников для развития, в том числе и карьерного роста. 

• Обучение. HR не занимаются образованием сами, они выбирают, кого из сотрудников или целых отделов отправить на тренинги или курсы и какие именно.

• Кадровый учет. Оформляет документы при трудоустройстве, отпуске, больничном и увольнении согласно закону.

Чем отдел персонала отличается от отдела кадров

Отдел управления персоналом занимается наймом, адаптацией и обучением персонала. Отдел кадров — это часть службы персонала, которая оформляет документы и следит за соблюдением Трудового кодекса РФ. При этом кадровые специалисты не смогут провести собеседование и далеко не каждый HR правильно составит трудовой договор. 

В небольших организациях, где нет необходимости в целой службе персонала, один HR может совмещать оформление документов и работу с сотрудниками. В крупных организациях для кадрового документооборота выделяют отдельного специалиста или отдел, который подчиняется руководителю службы персонала. Эта работа отнимает много времени, а законодательство и судебная практика часто меняются. 

Как выглядит структура отдела персонала

Структура отдела персонала зависит от размеров компании. В небольших — один человек выполняет все функции, но чем крупнее организация, тем больше в ней узкоспециализированных сотрудников.

Вот пример оргсхемы отдела персонала в средней по размерам организации.

Обязательные документы, которые должны храниться в кадровой службе

Обязательные документы — это то, что заинтересует налоговую и трудовую инспекцию в случае проверки организации. К ним относится:

• Трудовой договор.

• Трудовая книжка.

• Штатное расписание.

• Табель учета рабочего времени.

• График отпусков.

• Сведения о трудовой деятельности.

• Приказы и доверенности, которые подтверждают право подписи сотрудников.

• Приказы о найме, увольнении, переводе, дисциплинарном взыскании и отпуске.

• Согласия сотрудников на обработку персональных данных. 

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• Положение о персональных данных.

• Приказ об утверждении формы расчетного листка.

• Локальные акты, инструкции и стандарты.

• Журнал инструктажа по охране труда.

• Журнал учета микротравм.

• График сменности.

• Карточки воинского учета.

• Положение о структурном подразделении.

• Положение о коммерческой тайне.

• Если соответствие должности нужно подтверждать, то положение об аттестации.

• Информация об оплате труда, режиме работы и должностная инструкция могут входить в состав трудового договора или быть отдельными документами.

Поэтапная организация работы отдела персонала с нуля

Если в компании нет отдела управления персоналом или по крайней мере одного HR, то выстроить работу структурного подразделения можно за несколько этапов.

1. Оцените, кто и как сейчас выполняет функции HR. В организациях без отдела персонала кадровым учетом обычно занимается бухгалтерия, а наймом, адаптацией, мотивацией и обучением — руководители отделов. Подумайте, насколько хорошо эти сотрудники справляются с работой HR, какие используют методы и что можно улучшить.

2. Упорядочьте кадровый документооборот. Это важно не только для проверок налоговой. При планировании развития тоже важно четко понимать количество и квалификацию сотрудников, насколько они исполнительны и дисциплинированы.

3. Начните создавать регламенты и политики компании. Регламент — это не должностная инструкция и не локальный акт, он должен быть написан простым и понятным языком.

4. Разработайте алгоритм найма и адаптации. Продумайте, сколько этапов должно быть у собеседования, кто в них участвует, какие вопросы задает и как оценивает квалификацию. При адаптации не оставляйте новых сотрудников без внимания в первый рабочий день, а также в первые несколько недель.

5. Продумайте систему оплаты труда сотрудников организации. Оклад на уровне рынка труда, оплачиваемый отпуск и больничный, социальное страхование — это базовый уровень. После этого определитесь с премией за хорошие результаты работы, ДМС, корпоративными скидками и льготами.

6. Изучите, какие программы и системы уже есть в компании, и что еще нужно для слаженной работы. Скорее всего, вы уже что-то используете, например 1С и Google-таблицы. Но для работы с персоналом нужна база знаний с материалами для адаптации и обучения, ее можно сделать в TEAMLY. Эта платформа позволяет совместно работать над проектами, настраивать права доступа, создавать курсы с тестами и открытыми вопросами и собирать статистику. 

7. Проверьте, соответствуют ли рабочие процессы требованиям законодательства: Трудового кодекса, Федеральных законов и региональных нормативных актов.

8. Создайте справочник сотрудника с основными регламентами, которые должны изучить все: информация о компании, ее миссии и ценностях и оргструктуре.

9. Составьте план обучения и развития сотрудников. Подумайте, как развивается организация и какие навыки будут нужны работникам для достижения этих целей. Поговорите с коллективом — кто-то стремится стать управленцем, другие хотят быть профессиональными исполнителями. Соберите подходящие курсы, книги и другие материалы и контролируйте процесс обучения.

10. Займитесь планированием человеческих ресурсов: оцените численность, квалификацию и результативность сотрудников. Составьте схему: кто будет замещать каждого сотрудника на больничном, в отпуске или при увольнении. Оцените, потребуются ли кадры в будущем, например, планируется ли запуск нового продукта. Из всей этой информации сделайте вывод о том, кого нанять для достижения целей организации.

11. Решите, с кого начать строить отдел управления персоналом. Оцените потребности компании, если вы открываете новое направление и вам нужен рекрутер, чтобы нанять персонал. Или у вас проблемы с оформлением документов по ТК РФ — тогда наймите кадрового специалиста.

Основные ошибки в работе в службы персонала

При работе с персоналом многие HR со временем начинают совершать схожие ошибки, рассмотрим самые распространенные из них.

Не думать стратегически. Отдел персонала должен не только вовремя закрывать вакансии, но и думать о развитии сотрудников, их мотивации, адаптации и обучении. При большом количестве вакансий можно упустить остальные функции, но все они тесно связаны. Обращать внимание на собеседовании, поощрять и развивать у сотрудника нужно те качества, которые способствуют достижению целей компании.

Забыть, что кадры — это живые люди. При стратегическом планировании не стоит впадать в другую крайность. Отделу персонала важно поддерживать связь с коллективом, учитывать мнение сотрудников о работе. Иногда достаточно просто выслушать менеджера, который недоволен конфликтным клиентом, чтобы вернуть ему рабочий настрой.

Как оценить эффективность службы управления персоналом

Если в отделе не один десяток человек, лучше заказать аудит у сторонней организации, но при меньших масштабах проанализировать результаты работы отдела персонала можно самостоятельно.

Простой способ — это экспертная оценка. Составьте комиссию из сотрудников разных отделов компании, затем определите список вопросов по каждой функции службы управления персоналом. Например, спросите, какой эффект руководитель департамента продаж заметил от недавнего тренинга. После этого проанализируйте результаты и решите, как улучшить состояние отдела.

Если нужна конкретная оценка в деньгах, то используйте формулу возврата инвестиций ROI.

Эта формула подходит, чтобы оценить оправдали ли себя затраты на курсы повышения квалификации, внедрение новой системы адаптации сотрудников или аутсорсинг кадрового учета. Если результат больше 100% — окупились, меньше — нет.