Организационная структура предприятия: типы

Что общего между салоном красоты, IT-стартапом и сетью магазинов с филиалами по стране? У всех есть организационная структура. От того, насколько грамотно она составлена и эффективно работает, зависит успех бизнеса.

В этой статье разберем принципы ее построения. Расскажем, что это и зачем нужно бизнесу, как выбрать и создать функциональную систему управления в организации, каких ошибок избегать. Поясним все на практических примерах.

Что такое организационная структура и почему она важна

Если коротко, это схема взаимосвязей сотрудников, подразделений и руководства компании между собой. Она показывает иерархию подчинения, принципы документооборота и алгоритмы взаимодействия для решения рабочих задач.

Оргструктура есть даже тогда, когда она не закреплена документально. Когда в организации работает больше двух человек, правила взаимодействий обязательно вырабатываются стихийно. Это нужно, чтобы упорядочить бизнес-процессы.

Законодательство не обязывает коммерческие компании разрабатывать и утверждать оргструктуру. Бизнес делает это по собственной инициативе. Четкая иерархическая схема помогает управлять организацией эффективнее, распределять ответственность и экономить ресурсы. Когда понятно, кто с кем взаимодействует и кому подчиняется, рабочее время сотрудников организовано рациональнее. Значит, экономятся деньги.

Преимущества эффективной оргструктуры предприятия

Создание организационной структуры — сложный и трудоемкий процесс, но усилия стоят результата. Желательно прописать схему до открытия бизнеса, однако она поможет повысить эффективность и уже существующих бизнес-процессов.

Как четкая оргструктура помогает управлять компанией:

• закрепляет схему принятия решений;

• разграничивает зоны ответственности в организации;

• защищает от дублирования функций;

• помогает видеть карьерные перспективы.

?  Представим ситуацию: отделу производства нужны материалы, закупками занимается отдел снабжения. На этом примере разберем преимущества эффективной оргструктуры и посмотрим, как она работает.

Ежедневно сотрудники организации выполняют сотни рутинных задач, для большинства из которых можно прописать четкие алгоритмы. Тогда всем будут понятны зоны ответственности: кто раздает задания, кто выполняет, а кто контролирует результат. Такая схема принятия решений ускорит и упростит работу.

В нашем примере отдел производства поставит задачу отделу снабжения закупить материалы. Снабженцы выполнят задание: найдут поставщиков и соберут коммерческие предложения. Руководитель отдела снабжения проконтролирует цены закупки.

Организационная структура показывает, кто и за что отвечает, каких результатов руководство ждет от участников команды. Невозможно одновременно контролировать все бизнес-процессы, поэтому сотрудникам важно понимать, как ограничены их зоны ответственности.

Вернемся к примеру.

Вот как распределяется ответственность в организации:

• производству нужно вовремя заявить потребности; 

• снабженцы должны в установленные сроки найти подходящие материалы; 

• руководитель отдела следит, чтобы цены не вышли за рамки бюджета. 

Оргструктура разграничивает функциональные обязанности сотрудников, чтобы избежать дублирования. Это позволяет не только избегать ненужной работы, но и экономить зарплатный фонд. В отделе производства нет собственного специалиста по закупкам — ответственность за выполнение этих задач лежит на отделе снабжения.

Когда сотрудники четко представляют себе оргструктуру, им легче оценить карьерные перспективы. Понятно, до какой должности можно дорасти вертикально или на какую позицию передвинуться по горизонтали. И наоборот — руководители понимают, где искать кадровый резерв. В каком отделе могут быть подходящие специалисты, готовые занять открывшуюся вакансию.

В нашем условном примере снабженцы могут дорасти до начальника отдела. Специалисты производства, которые разбираются в материалах, могут перейти в департамент закупок.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо

Основные типы организационных структур и их особенности

Каждая организация уникальна — важны сфера деятельности, традиции компании, функциональные требования и другие особенности. Но все-таки среди многообразия схем управления можно выделить несколько типовых. Далее расскажем о каждой модели, разберем плюсы и минусы.

Функциональная

Фирма разбивается на подразделения, каждое из которых выполняет свою функцию. Например: отдел продаж, отдел маркетинга, инженерная служба, логистическая служба и т. д. Во главе подразделений стоят функциональные менеджеры — директора или начальники отделов. Рядовые сотрудники подчиняются своему профильному руководителю.

Функциональную модель выбирают организации, у которых несколько сфер деятельности или видов продукции. Функциональную структуру часто сочетают с линейной иерархией внутри подразделений. Отдел продаж, отдел маркетинга и отдел снабжения могут объединиться в коммерческий департамент. Отделами руководят линейные менеджеры, которые подчиняются коммерческому директору.

Дивизиональная

Главой организации является топ-менеджер или владелец бизнеса, который занимается стратегическим планированием и общим руководством. В отличие от функционального типа, остальные сотрудники здесь разделены на дивизионы — группы по территориальному или продуктовому признаку. Внутри каждого дивизиона одинаковый набор отделов.

Такая структура подходит для компаний, у которых несколько филиалов или товарных групп. Например, в розничной торговле: в каждом магазине есть продавцы, склад, бухгалтер, которые подчиняются директору. А всеми магазинами, в свою очередь, руководит управляющий сети.

Матричная

Одна из самых сложных, так как сочетает признаки функционального и дивизионального типа, при этом обладает высокой степенью адаптивности. В такой организации одновременно существуют постоянные функциональные подразделения и отдельные проекты, в которые специалистов привлекают по необходимости. Сотрудники могут подчиняться одновременно руководителю своего отдела и куратору проекта.

Схема подходит для компаний, которые занимаются научными исследованиями и разработкой новых технологий, например в авиастроении, фармацевтической отрасли или IT.

Проектная

Формируется на время выполнения нетипичных или непрофильных проектов, не похожа ни на функциональную модель, ни на какую другую. Например, для участия в отраслевой выставке собирают команду из сотрудников разных отделов. Их зоны ответственности временные: когда задача будет выполнена, группу распустят.

Компетенций штатных сотрудников не всегда достаточно для реализации проектов. Поэтому руководство может привлекать в организацию сторонних специалистов — по совместительству или на условиях аутсорсинга.

Сетевая

Сочетает признаки матричной и дивизиональной моделей. Отличается высокой степенью автономии отдельных департаментов. Это могут быть даже самостоятельные юридические лица, подчиняющиеся общему центру управления. Например, в холдинг могут входить: производственный цех, торговый дом, организация-перевозчик и т. д. И каждое подразделение — это самостоятельный бизнес, который может быть прибыльным или убыточным.

Как выбрать подходящую организационную структуру

При выборе нужно руководствоваться не только плюсами и минусами моделей, но и особенностями компании.

Какие факторы влияют на выбор структуры:

• масштаб бизнеса;

• сфера деятельности; 

• общая стратегия.

Оргструктура должна быть достаточно разветвленной, но не слишком сложной для внедрения. Например, для салона красоты подойдет линейная модель — сотрудников немного, задачи ограничены, коллектив разделен на два-три уровня управления. Если бизнес масштабируется до сети салонов, нужно будет переориентироваться на дивизиональную модель.

Выбор зависит также и от сферы бизнеса. Например, маркетинговые агентства и строительные компании используют матричную структуру, потому что с ней удобно реализовывать отдельные проекты.

Общий вектор развития, долгосрочные цели и миссия компании влияют на оргструктуру. Если собственники собираются расширять бизнес, нужно заранее предусмотреть внедрение сетевой или дивизиональной системы.

Этапы построения организационной структуры

Когда определились с типом организационной структуры, можно приступать к построению и реализации.

Этапы разработки организационных структур: 

1. Структурирование бизнес-процессов. Сначала нужно понять, какая форма управления исторически сложилась в организации. Для этого выделяют и изучают основные бизнес-процессы. Определяют, какие участки работают эффективно, а какие функции «проседают». 
2. Опрос сотрудников. Выясняют, какие функции выполняют специалисты, кому подчиняются, от кого получают задачи и кому отчитываются о результатах. Этот этап выявляет несоответствие компетенций и обязанностей персонала. 
3. Составление новой схемы взаимодействия. Специалистов перераспределяют в соответствии с функциями и уровнем подчиненности. При необходимости переводят в другие отделы, объединяют или разделяют департаменты, снимают с сотрудников часть работы или расширяют обязанности. Может выясниться, что в компании недостаточно персонала, тогда нужно дополнить штат. 
4. Установление полномочий руководителей. Менеджеры всех уровней должны понимать, какие решения они могут принимать самостоятельно, а что согласовывать с вышестоящим руководством. Остальным сотрудникам также нужно разъяснить на каком уровне принимаются решения. 
5. Построение связей между структурными подразделениями. Определяют, как взаимодействуют департаменты при выполнении рабочих задач. Выстраивают схему документооборота. 
6. Закрепление оргструктуры. На заключительном этапе составляют документ, который подробно описывает систему менеджмента, а также утверждают должностные инструкции сотрудников.

Основные проблемы при построении организационной структуры

Создание и внедрение организационных структур само по себе не является целью. Нужно, чтобы это пошло пользу компании: повысилась продуктивность сотрудников и эффективность бизнеса. Если работа, наоборот, усложняется, необходимо найти и устранить ошибки.

Лишние уровни администрирования замедляют бизнес-процессы, затрудняют обмен информацией между отделами и мешают оперативно принимать решения. В этом случае иерархическую схему нужно упростить. Цепочка коммуникации от рядового сотрудника до топ-менеджера должна быть как можно проще и прозрачнее.

Еще одна распространенная проблема — неверное распределение обязанностей. Например, задачи сотрудника не соответствуют его компетенции. Одни специалисты перегружены, а у других недостаточно работы. Руководители отделов должны отслеживать результаты подчиненных, вовремя перераспределять обязанности или нанимать дополнительный персонал.

Негибкий механизм мешает развитию бизнеса. Поэтому, если он масштабируется, организационную структуру нужно пересматривать и адаптировать под новые условия.

Инструменты и методы построения организационной структуры

В этом разделе расскажем, какие методы и инструменты применять, чтобы создать эффективную оргструктуру. 

Методы построения организационных структур: 

• аналогия — внедрение успешного опыта подобных игроков рынка; 

• экспертный — привлечение экспертов-аналитиков, которые изучат особенности компании и разработают индивидуальную схему; 

• структуризация целей — формирование, основанное на долгосрочных целях бизнеса;

• организационное моделирование — разработка организационных структур на основе математических моделей с применением компьютерной аналитики.

Инструменты построения организационных структур:

• анализ и дифференциация — бизнес-процессы, функции департаментов и задачи сотрудников анализируют отдельно, а затем формируют совокупность связей между ними. 

• синтез и группирование — в функциях департаментов и отдельных сотрудников ищут общие признаки, чтобы объединить в группы и создать на их основе части новых организационных структур. 

Выбор методов и инструментов зависит от предпочтений руководства и возможностей компании. Крупный бизнес может привлекать экспертов и использовать сложные программные решения, малый — чаще опирается на чужой успешный опыт.

Связь эффективной организационной структуры и успеха

Подытожим: эффективная оргструктура компании важна и руководству, и персоналу. Она помогает топ-менеджменту принимать управленческие решения. Рутинные бизнес-процессы отлажены и идут по отработанной схеме. Нагрузка и ответственность равномерно распределяются по отделам, поэтому сотрудники работают продуктивнее.

Четкая система управления проясняет обязанности персонала и устанавливает сферы ответственности. Опытные специалисты не тратят время на лишние согласования и ненужные задачи, а новички быстрее вливаются в работу.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо