Построение организационной структуры предприятия

Что общего между салоном красоты, IT-стартапом и сетью магазинов с филиалами по стране? У всех есть организационная структура предприятия. От того, насколько грамотно она составлена и эффективно работает, зависит успех бизнеса.

В этой статье разберем принципы построения организационных структур. Расскажем, что это и зачем нужно бизнесу, как выбрать и создать систему управления, каких ошибок избегать. Поясним все на практических примерах.

Что такое организационная структура и почему она важна

Организационная структура предприятия — это схема взаимосвязей сотрудников, подразделений и руководства компании между собой. Показывает иерархию подчинения, принципы документооборота и алгоритмы взаимодействия для решения рабочих задач.

Оргструктура есть на любом предприятии, даже если она не закреплена документально. Когда в компании работает больше двух человек, правила взаимодействий обязательно вырабатываются стихийно. Это нужно, чтобы упорядочить бизнес-процессы.

Законодательство не обязывает коммерческие компании разрабатывать и утверждать оргструктуру. Бизнес делает это по собственной инициативе. Четкая иерархическая схема помогает эффективно управлять предприятием и экономить ресурсы. Когда понятно, кто с кем взаимодействует и кому подчиняется, рабочее время сотрудников организовано рациональнее. Значит, компания сэкономит деньги.

Преимущества эффективной организационной структуры предприятия

Создание организационной структуры — сложный и трудоемкий процесс. Но усилия стоят результата. Желательно прописать оргструктуру до открытия бизнеса. Если предприятие уже работает, схема поможет повысить эффективность бизнес-процессов.

Как четкая оргструктура помогает управлять компанией:

• закрепляет схему принятия решений;

• разграничивает зоны ответственности;

• защищает от дублирования функций;

• помогает видеть карьерные перспективы.

👉  Представим ситуацию: отделу производства нужны материалы, закупками занимается отдел снабжения. На этом примере разберем преимущества эффективной оргструктуры и посмотрим, как она работает.

Ежедневно сотрудники компании выполняют сотни рутинных задач, для большинства из которых можно прописать четкие алгоритмы. Тогда всем будет понятно: кто раздает задания, кто выполняет, а кто контролирует результат. Такая схема принятия решений ускорит и упростит работу.

В нашем примере отдел производства поставит задачу отделу снабжения закупить материалы. Снабженцы выполнят задание: найдут поставщиков и соберут коммерческие предложения. Руководитель отдела снабжения проконтролирует цены закупки.

Организационная структура показывает, кто и за что отвечает, каких результатов руководство ждет от участников команды. Невозможно одновременно контролировать все бизнес-процессы, поэтому сотрудникам важно понимать, как ограничены их зоны ответственности.

Вернемся к примеру.

Вот как распределяется ответственность:

• производству нужно вовремя заявить потребности; 

• снабженцы должны в установленные сроки найти подходящие материалы; 

• руководитель отдела следит, чтобы цены не вышли за рамки бюджета. 

Оргструктура разграничивает обязанности сотрудников, чтобы функции не дублировались. Это позволяет не только избегать ненужной работы, но и экономить зарплатный фонд. В отделе производства нет собственного специалиста по закупкам — эти задачи выполняет только отдел снабжения.

Когда сотрудники четко представляют организационную структуру, им легче оценить карьерные перспективы. Понятно, до какой должности можно дорасти вертикально или на какую позицию передвинуться по горизонтали. И наоборот — руководители понимают, где искать кадровый резерв. В каком отделе могут быть подходящие специалисты, готовые занять открывшуюся вакансию.

В нашем условном примере снабженцы могут дорасти до начальника отдела. Специалисты производства, которые разбираются в материалах, могут перейти в департамент закупок.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо

Основные типы организационных структур и их особенности

Каждое предприятие уникально — сфера деятельности, традиции компании и другие особенности влияют на оргструктуру. И все-таки среди многообразия схем управления можно выделить несколько типовых. Далее расскажем о каждой модели, разберем плюсы и минусы.

Функциональная

Предприятие разбивается на подразделения, каждое из которых выполняет свою функцию. Например: отдел продаж, отдел маркетинга, инженерная служба, логистическая служба и т. д. Во главе подразделений стоят функциональные менеджеры — директора или начальники отделов. Рядовые сотрудники подчиняются своему профильному руководителю.

Такую модель выбирают компании, у которых несколько сфер деятельности или видов продукции. Функциональную структуру часто сочетают с линейной иерархией внутри подразделений. Отдел продаж, отдел маркетинга и отдел снабжения могут объединиться в коммерческий департамент. Отделами руководят линейные менеджеры, которые подчиняются коммерческому директору.

Дивизиональная

Во главе системы находится топ-менеджер или владелец бизнеса, который занимается стратегическим планированием и общим управлением. Остальные сотрудники разделены на дивизионы — группы по территориальному или продуктовому признаку. Внутри каждого дивизиона одинаковый набор отделов.

Такая структура подходит для компаний, у которых несколько филиалов или товарных групп. Например, предприятиям розничной торговли: в каждом магазине есть продавцы, склад, бухгалтер, которые подчиняются директору. А всеми магазинами, в свою очередь, руководит управляющий сети.

Матричная

Одна из самых сложных структур. Сочетает признаки функционального и дивизионального типа, при этом обладает высокой степенью адаптивности. На предприятии одновременно существуют постоянные функциональные подразделения и отдельные проекты, в которые специалистов привлекают по необходимости. Сотрудники могут подчиняться одновременно руководителю своего отдела и куратору проекта.

Схема подходит для компаний, которые занимаются научными исследованиями и разработкой новых технологий. Например, предприятиям авиастроения, фармацевтической отрасли, IT-стартапам.

Проектная

Формируется на время выполнения нетипичных или непрофильных проектов. Например, для участия в отраслевой выставке собирают команду из сотрудников разных отделов. Когда задача будет выполнена, группу распустят.

Компетенций штатных сотрудников не всегда достаточно для реализации проектов. Поэтому руководство может привлекать сторонних специалистов — по совместительству или на условиях аутсорсинга.

Сетевая

Сочетает признаки матричной и дивизиональной систем. Отличается высокой степенью автономии отдельных департаментов. Это могут быть даже самостоятельные юридические лица, подчиняющиеся общему центру управления. Например, в структуру холдинга могут входить: производственная компания, торговый дом, организация-перевозчик и т. д. Каждое подразделение — это самостоятельный бизнес, который может быть прибыльным или убыточным.

Как выбрать подходящую организационную структуру для предприятия

При выборе организационных структур нужно руководствоваться не только плюсами и минусами моделей, но и особенностями компании.

Какие факторы влияют на выбор структуры управления:

• масштаб бизнеса;

• сфера деятельности; 

• общая стратегия.

Организационная структура должна быть достаточно разветвленной, но не слишком сложной для внедрения. Например, для салона красоты подойдет линейная модель — сотрудников немного, задачи ограничены, коллектив разделен на два-три уровня управления. Если бизнес масштабируется до сети салонов, нужно будет переориентироваться на дивизиональную оргструктуру.

Выбор системы зависит также от сферы бизнеса. Например, маркетинговые агентства и строительные компании используют матричную структуру, потому что с ней удобно реализовывать отдельные проекты.

Общий вектор развития, долгосрочные цели и миссия компании влияют на оргструктуру. Если собственники собираются расширять бизнес, нужно заранее предусмотреть внедрение сетевой или дивизиональной системы.

Этапы построения организационной структуры

Когда определились с типом организационной структуры, можно приступать к построению и реализации.

Этапы разработки организационных структур: 

1. Структурирование бизнес-процессов. Сначала нужно понять, какая форма управления исторически сложилась в организации. Для этого выделяют и изучают основные бизнес-процессы. Определяют, какие участки работают эффективно, а какие функции «проседают». 
2. Опрос сотрудников. Выясняют, какие функции выполняют специалисты, кому подчиняются, от кого получают задачи и кому отчитываются о результатах. Этот этап выявляет несоответствие компетенций и обязанностей персонала. 
3. Составление новой схемы управления. Специалистов перераспределяют в соответствии с функциями и уровнем подчиненности. При необходимости переводят в другие отделы, объединяют или разделяют департаменты, снимают с сотрудников часть работы или расширяют обязанности. Может выясниться, что в компании недостаточно персонала, тогда нужно дополнить штат. 
4. Установление полномочий руководителей. Менеджеры всех уровней должны понимать, какие решения они могут принимать самостоятельно, а что согласовывать с вышестоящим руководством. Остальным сотрудникам также нужно разъяснить на каком уровне принимаются решения. 
5. Построение связей между структурными подразделениями. Определяют, как взаимодействуют департаменты при выполнении рабочих задач. Выстраивают схему документооборота. 
6. Закрепление оргструктуры. На заключительном этапе составляют документ, который описывает систему управления предприятием, а также утверждают должностные инструкции сотрудников.

Основные проблемы при построении организационной структуры

Создание и внедрение организационных структур само по себе не является целью. Нужно, чтобы система приносила пользу компании: повышала продуктивность сотрудников и делала бизнес эффективнее. Если работа, наоборот, усложняется, необходимо найти и устранить ошибки.

Лишние уровни управления замедляют бизнес-процессы, затрудняют обмен информацией между отделами и мешают оперативно принимать решения. В этом случае иерархическую схему нужно упростить. Цепочка коммуникации от рядового сотрудника до топ-менеджера должна быть как можно проще и прозрачнее.

Еще одна распространенная проблема — неверное распределение обязанностей. Например, задачи сотрудника не соответствуют его компетенции. Одни специалисты перегружены, а у других недостаточно работы. Руководители отделов должны отслеживать результаты подчиненных, вовремя перераспределять обязанности или нанимать дополнительный персонал.

Негибкая система мешает развитию предприятия. Поэтому, когда бизнес масштабируется, организационную структуру нужно пересматривать и адаптировать под новые условия.

Инструменты и методы построения организационной структуры

В этом разделе расскажем, какие методы и инструменты применять, чтобы создать эффективную оргструктуру предприятия. 

Методы построения организационных структур: 

• аналогия — внедрение успешного опыта подобных предприятий; 

• экспертный — привлечение экспертов-аналитиков, которые изучат особенности компании и разработают индивидуальную схему управления; 

• структуризация целей — систему формируют, исходя из долгосрочных целей бизнеса;

• организационное моделирование — разработка организационных структур на основе математических моделей с применением компьютерных систем аналитики.

Инструменты построения организационных структур:

• анализ и дифференциация — бизнес-процессы, функции департаментов и задачи сотрудников анализируют отдельно, а затем формируют систему связей между ними. 

• синтез и группирование — в функциях департаментов и отдельных сотрудников ищут общие признаки, чтобы объединить в группы и создать на их основе части новых организационных структур. 

Выбор методов и инструментов зависит от предпочтений руководства и возможностей компании. Крупный бизнес может привлекать экспертов и использовать сложные программные решения. Малые предприятия чаще опираются на чужой успешный опыт.

Значение эффективной организационной структуры для успеха предприятия 

Подытожим: эффективная оргструктура компании важна и руководству, и персоналу. Она помогает топ-менеджменту принимать управленческие решения. Рутинные бизнес-процессы отлажены и идут по отработанной схеме. Нагрузка и ответственность равномерно распределяются по отделам, поэтому сотрудники работают продуктивнее.

Четкая система управления проясняет обязанности персонала и устанавливает сферы ответственности. Опытные специалисты не тратят время на лишние согласования и ненужные задачи, а новички быстрее вливаются в работу.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо