Система грейдов в оплате труда. Что это, как составить

Разберем, что представляет собой система грейдов, в чем ее преимущества и как правильно внедрить такой подход в организации.

Что такое система грейдов

Система грейдов – это способ организации оплаты труда в организации, при котором все должности группируются по определенным уровням (грейдам) в зависимости от их ценности для бизнеса. 

Ценность должности оценивается по набору критериев: уровень ответственности, квалификация, сложность решаемых задач и другим. Каждому грейду соответствует определенный размер оклада или «вилка» окладов. 

Цель – применять понятную, справедливую, управляемую систему оплаты труда. Зарплата сотрудника определяется не произвольно, а на основании объективной оценки его должности. Сотрудники понимают, почему коллеги получают больше или меньше. 

Например, у маркетолога в компании задачи сложнее, уровень ответственности выше, чем у копирайтера. Значит, и грейд, и зарплата маркетолога будут выше. В один грейд могут входить разные должности, которые составляют примерно одинаковую ценность для компании. В один грейд могут попасть специалист по закупкам и специалист по продажам, а руководители отделов закупок и продаж окажутся рангом выше. Число грейдов в компании варьируется от 5–7 до 15–20 – это зависит от размера организации и ее структуры. 

Например, возможная структура в IT-компании:

1. Junior – начинающие специалисты с базовыми знаниями.

2. Middle – опытные сотрудники, выполняющие задачи самостоятельно.

3. Senior – высококвалифицированные эксперты, управляющие проектами.

4. Lead – руководители направлений, отвечающие за стратегическое развитие.

Для каждого грейда устанавливается диапазон окладов, или «вилка». Например, для младших специалистов в первом грейде диапазон может быть 45–55 тысяч рублей, для ведущих специалистов в третьем – 120–140 тысяч. Внутри одного грейда оклад сотрудника может варьироваться в пределах установленной вилки в зависимости от его квалификации, стажа работы и результатов оценки. Более опытные сотрудники могут получать верхнюю границу вилки окладов, а новички – нижнюю. Но в любом случае размер оплаты привязан к ценности данной категории должностей для компании. 

Система грейдов помогает выстроить иерархию должностей в организации, распределить фонд оплаты труда в соответствии со значимостью каждой позиции, мотивировать сотрудников к профессиональному развитию и карьерному росту.

Как создать систему грейдов

Процесс создания системы включает несколько основных этапов:

1. Описание и анализ должностей

На первом этапе необходимо собрать максимально полную информацию обо всех должностях компании. Можно использовать должностные инструкции, опросы сотрудников и руководителей, интервью, анкетирование, наблюдение за рабочим процессом. 

Важно определить: 

• Цели и задачи каждой должности, зоны ответственности.

• Требуемый уровень квалификации, знаний и навыков.

• Показатели эффективности работы.

• Уровень принятия решений и влияния на бизнес.

• Условия труда, уровень нагрузки.

• Подчиненность, наличие подчиненных.

На основе собранной информации формируются профили должностей с подробным описанием.

2. Выбор критериев оценки должностей

Следующий шаг – выявить факторы для оценки веса и ценности должности для компании. Обычно используют такие факторы:

• Уровень ответственности (за процессы, результаты, подчиненных).

• Требуемые знания и опыт (уровень образования, квалификация.

• Навыки (аналитические, коммуникативные, управленческие, прочие).

• Сложность решаемых задач.

• Самостоятельность в принятии решений.

• Цена ошибки, влияние на финансовый результат.

• Масштаб должности (стратегический, тактический, операционный уровни).

Каждому фактору соответствует свой уровень, обычно от 3 до 6. Например, для фактора «Навыки» – базовые, профессиональные, экспертные, уникальные уровни.

3. Оценка должностей по выбранным критериям

Должности присваивают оценку. У каждого фактора свой вес. Например, «Ответственность» может иметь вес 30%, Квалификация – 25%, Сложность задач – 20%. Далее все должности оцениваются по каждому из критериев и получают определенный балл за каждый фактор. 

Например, должность бухгалтера получает за фактор «Ответственность» 4 балла из 5 (высокий уровень ответственности за финансовую отчетность), а офис-менеджер – 2 балла из 5 (отвечает только за документооборот). Баллы за каждый фактор умножаются на вес этого фактора, и в результате рассчитывается общая сумма баллов для каждой должности. 

На основе полученных баллов должности выстраиваются в иерархию и распределяются по грейдам.

4. Определение окладов для грейдов

Когда сетка с распределением всех должностей составлена, для каждого грейда определяются диапазоны окладов («вилки»). Для этого обычно проводится анализ рынка труда, чтобы установить конкурентоспособный для отрасли уровень зарплат. Минимальные значения вилок также не должны быть ниже МРОТ. Диапазоны окладов устанавливаются таким образом, чтобы минимум верхнего грейда был выше максимума нижнего. Внутри грейда разница между минимальным и максимальным значением оклада обычно составляет 30–40%. 

Система обычно адаптируется под специфику отрасли. Например:

• В производственных компаниях на первый план выходят технические навыки и опыт работы с оборудованием.

• В сфере услуг важны коммуникативные навыки.

• В научно-исследовательских организациях ключевыми факторами станут уровень образования и количество публикаций.

Сотрудник может перемещаться внутри вилки оклада своего грейда, например получать повышение зарплаты с нижней до верхней границы, но для более существенного повышения ему нужно будет перейти на следующий.

Каким компаниям подходит система грейдов

Наиболее актуальна для средних и крупных компаний со штатом от 100–150 человек, где много различных должностей и уровней иерархии. 

Грейдинг полезен для компаний с такими характеристиками:

• Широкий разброс зарплат на похожих должностях, несправедливость в оплате труда.

• Непрозрачные принципы формирования зарплат, невозможность их объяснить сотрудникам.

• Хаотичный рост зарплат, сложность их администрирования.

• Дублирование функций, избыточная численность персонала.

• Нет ясных карьерных траекторий для сотрудников.

• Высокая текучесть кадров из-за неконкурентоспособных зарплат.

Переход на систему грейдов поможет решить эти проблемы, упорядочить организационную структуру компании, сделать оплату труда более прозрачной и справедливой, повысить мотивацию персонала. Особенно полезны они компаниям с разветвленной филиальной сетью, чтобы обеспечить единые принципы оплаты.

В небольших компаниях внедрение такого способа может быть избыточным и затратным. Это стартапы с гибкой структурой; творческие команды, в которых сложно оценить вклад количественно; организации с преимущественно низкоквалифицированным персоналом.

Как внедрить систему грейдов

Введение грейдов – это не быстрый процесс. Он требует вовлечения руководства, HR-службы и сотрудников.

Основные шаги по переходу.

1. Подготовка и информирование

Прежде всего, нужно донести цели и смысл внедрения системы грейдов до персонала, чтобы заручиться поддержкой и снизить возможное сопротивление изменениям. Важно объяснить, что грейдинг направлен на создание более справедливой и прозрачной оплаты труда, привязанной к ценности должности, а не к конкретным людям.

2. Формирование рабочей группы

Когда грейды разработаны, создается проектная группа, в которую входят HR-специалисты, руководители подразделений, финансовый директор, иногда приглашают внешних консультантов. Рабочая группа занимается анализом должностей, разрабатывает критерии оценки, строит сетку, общается с сотрудниками.

3. Анализ должностей и разработка критериев оценки

Это ключевой и наиболее трудоемкий этап. Важно максимально подробно описать все должности, чтобы объективно оценить их по выбранным критериям. В процессе анализа могут проясниться проблемы в организационной структуре, например, дублирование функций, размытые зоны ответственности и полномочий. Грейдинг должен опираться на реальное положение дел, а не на устаревшие должностные инструкции.

4. Оценка должностей и построение грейдов

После разработки критериев и оценки рабочая группа оценивает все должности по этим параметрам и присваивает итоговые баллы. Должности распределяются по грейдам. Обычно уровней от 10 до 15. Принципы распределения должны быть единообразными для всех подразделений компании.

5. Установление вилок окладов

Для каждого определяют диапазон зарплат с учетом рынка труда. Бюджетирование фонда оплаты труда (ФОТ) с учетом новой системы – отдельная задача. С одной стороны, переход на грейды не должен привести к резкому росту ФОТ. С другой стороны, слишком низкие вилки окладов могут демотивировать сотрудников, а переход на грейды должен повысить конкурентоспособность компании как работодателя.

6. Перевод сотрудников в новую систему и коммуникация изменений

После формирования сетки сотрудники переводятся на грейды, соответствующие должности, получают оклады в рамках установленной вилки. Все изменения в зарплате (как в сторону повышения, так и понижения) надо четко разъяснить. Важно провести личные встречи с сотрудниками, у которых уровень оплаты меняется, объяснить причины и снять возражения.

Официально новую систему закрепляют через внесение изменений в Положение об оплате труда, трудовые договоры, ознакомление с приказом. Нужно также предусмотреть обучение руководителей подразделений принципам грейдинга, т.к. в дальнейшем при найме и продвижении сотрудников, пересмотре зарплат, они должны опираться на систему.

7. Поддержание и развитие системы грейдов

Система грейдов – это динамичный инструмент. По мере развития компании, появления новых должностей и функций, изменений рынка труда, систему нужно актуализировать. Обычно это происходит с периодичностью раз в год–два. Пересматриваются критерии оценки, дорабатывается сетка, корректируются вилки окладов. Важно поддерживать вовлеченность руководителей и сотрудников в процесс, учитывать обратную связь и быть готовым к изменениям. 

Введение системы грейдов в компании – серьезный проект, который требует комплексного подхода, слаженной работы, активной коммуникации. Результат – более прозрачный и справедливый способ вознаграждения, который хорошо влияет на мотивацию и вовлеченность сотрудников.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо