Тайм-менеджмент: управляй временем эффективно

Вы только пришли на работу, а у вас уже куча горящих задач, сотрудники настаивают, что все из них самые важные, а стратегические планы опять откладываются, и на посещение врача не остается времени. Так выглядит рабочий процесс, если не применять принципы тайм-менеджмента. Чем еще полезно управление временем и какие методы внедрить, чтобы добиться целей, рассказываем в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент или управление временем — это контроль того, сколько времени занимают отдельные задачи с целью увеличить эффективность и продуктивность. Управление временем помогает выстраивать эффективную работу в организации и налаживать личные дела.

Вот несколько задач, которые решает тайм-менеджмент:

✔️ Позволяет достигать целей. В тайм-менеджменте есть целый арсенал методов, которые помогут превратить абстрактные замыслы в конкретные цели, разбить их на задачи и шаг за шагом достигнуть желаемого.

✔️ Повышает продуктивность. Управление рабочим временем помогает разложить по полочкам задачи из большого списка дел и распределить усилия. Есть способы расставить приоритеты, которые позволят добиться результатов и не утонуть в рутине.

✔️ Улучшает самоорганизацию. Мозг человека — сложный орган, без контроля и помощи он прокрастинирует и тратит время зря. Высок соблазн выполнять легкие и приятные задачи вместо срочных и важных. Тайм-менеджмент помогает управлять временем и жизнью, несмотря на непредвиденные обстоятельства.

Принципы тайм-менеджмента

Существуют разные методы управления собственным временем, но в основе каждого из них лежат принципы, без соблюдения которых методы и инструменты будут только усложнять работу. Вот семь принципов управления временем, с помощью которых вы организуете свою работу и отдых.

1 Постановка цели

Всегда думайте, зачем выполнять задачу: чтобы повысить продажи, ускорить работу или обучать новых сотрудников. Во-первых, это поможет расставить приоритеты и отложить выполнение не важных дел. Во-вторых, достигать цель и видеть результат труда приятно любому человеку, это предотвращает выгорание и поднимает моральных дух.

Ставьте цели не только для каждой задачи, но и на длительные сроки: месяц, год, несколько лет. Чтобы правильно ставить цели воспользуйтесь методом SMART, который описан в этой статье ниже.

2 Планирование работы

Без планирования нельзя управлять временем. Существуют разные инструменты и способы строить планы: календари, списки, диаграммы Ганта. Продуманные планы помогают добиться поставленных целей и сохранять дела в нормальном состоянии. 

Вот несколько моментов, которые нужно иметь в виду при планировании:

• Задавайте себе вопрос: “Как добиться целей, которые вы поставили на долгую перспективу?” Поделите каждую цель на небольшие задачи и составьте план. 

• Фиксируйте планы письменно, чтобы не забыть важные детали.

• Составляйте планы регулярно, особенно ежедневные списки дел. Есть разные методы, которые помогут спланировать день, например, матрица Эйзенхауэра, которая описана в этой статье. 

• Поддерживайте планы в актуальном состоянии: если изменились обстоятельства, подстройте планы. 

• Учитывайте затраты времени на непредвиденные дела, планы должны быть гибкими.

3 Самодисциплина

Самые детальные и продуманные планы не получится выполнить без самодисциплины. Даже на любимой работе можно устать и не получать удовольствия от процесса, но чтобы добиться целей, нужно регулярно выполнять задачи вне зависимости от настроения и желания.

Есть разные техники поддержки собственной мотивации, например:

☑️ Подберите фильмы, музыку и цитаты, которые поднимут ваш боевой дух. 

☑️ Делайте акцент не на том, что вы обязаны что-то сделать, а на том, что вы сами хотите добиться этих целей.

☑️ Повышайте мотивацию у себя или сотрудников, используя геймификацию, то есть превращайте работу в игру. Например, за выполнение дел начисляйте баллы, а рутинные задачи превратите во «врагов», которых можно победить, если выполнить план продаж или написать отчет. 

☑️ Распределяйте основную нагрузку с учетом биоритмов: если вы жаворонок на первую половину дня, если сова — на вторую. 

4 Иерархия планов

Планы на день должны помогать выполнить план на неделю. Вот пример того, как это работает.

Разбивайте большую задачу на маленькие, которые проще выполнить в течение рабочего дня. Держите перед глазами долгосрочные планы, чтобы увидеть, какие из ежедневных задач помогут их воплотить.

Если не видеть в ежедневных задачах часть долгосрочных планов, то дела становятся рутиной и появляется ощущение бессмысленности.

5 Расстановка приоритетов

Время и силы ограничены, поэтому в первую очередь выполняйте самые важные дела. Есть соблазн начать выполнять легкие текущие задачи, чтобы почувствовать удовольствие, поставив галочку в списке дел, но так вы будете много работать и не увидите ощутимые результаты своего труда.

Чтобы этого избежать, сравнивайте задачи, выделяйте важные, и выполняйте их в первую очередь. Это не только повысит эффективность, но и поможет оставить время под непредвиденные ситуации.

Все задачи не могут быть самыми важными, ставьте в приоритет не больше 30%, иначе это не будет расстановкой приоритетов.

6 Освобождение головы

Не держите дела в голове, записывайте их в ежедневник или приложение в телефоне. Во-первых, так меньше шанс что-то забыть или упустить из виду, а, во-вторых, когда вы держите задачу в голове, вы постоянно мысленно возвращаетесь к ней. Это мешает сосредоточиться на работе, особенно, если таких задач в голове несколько.

Записывайте дела сразу как вспоминаете, регулярно разбирайте записанные таким образом задачи, расставляйте приоритеты и планируйте их выполнение.

7 Планирование отдыха

Без хорошего отдыха не получится хорошо работать. Иногда снижение продуктивности связано не с плохим планированием рабочего времени или недостатком мотивации, а с усталостью. Более того, из-за переутомления снижается иммунитет, у организма не остается сил бороться с вирусами, поэтому шанс заболеть становится выше. А в таком случае о продуктивной работе точно не может идти речь.

Вот несколько советов как позаботиться об отдыхе:

✔️ Планируйте перерывы на отдых и обязательно их соблюдайте: перерыв на обед, вечер после работы, выходные, отпуск.

✔️Делайте перерыв до того как почувствуете усталость.

✔️Для отдыха меняйте вид деятельности, если вы работаете за компьютером, выбирайте активный отдых и наоборот.

✔️Меняйте обстановку: во время обеда на работе выходите прогуляться вокруг офиса.

✔️ Высыпайтесь, при недосыпе не помогут другие советы.

Мифы о тайм-менеджменте

Если вы что-то слышали про управление временем, значит у вас сложилось какое-то представление о нем. В этом разделе рассмотрим насколько правдивы разные мнения. 

Управление временем отнимает свободу

Строить планы и составлять расписание кажется противоположным свободе, не хочется внедрять инструмент, который так угнетает.

На самом деле, в любые планы кроме рабочего времени входит отдых, отпуск и вечера, которые можно провести как захочется. Тайм-менеджмент — это удобный инструмент, который помогает не только добиться желаемых целей, но и найти баланс между сиюминутным удовольствием и полезным в перспективе делом.

Соблюдайте баланс между делами и отдыхом, а тайм-менеджмент поможет не перерабатывать и не брать работу на дом.

Творческим людям не нужно планирование

Есть представление, что творческие люди ждут музу и работают, когда есть вдохновение, а расписание и списки дел загоняют их в рамки.

Если вы занимаетесь творчеством в свободное время для удовольствия и не ставите целей развиваться в этом, то, конечно, тайм-менеджмент здесь не нужен. Но если вы хотите зарабатывать творчеством или ставите цель улучшить навыки — придется планировать время.

Разделите всю творческую работу на ту, для которой важно вдохновение и ту, которую можно сделать и без него, а тайм-менеджмент поможет собрать расписание с учетом этих особенностей.

Тайм-менеджмент полезен только для бизнеса

Тайм-менеджмент появился как часть управления предприятием и изначально он игнорировал психологическое состояние человека. Но сейчас подход изменился и появились техники управлять временем и мотивацией с учетом стресса, усталости и особенностей работы мозга.

Поэтому тайм-менеджмент поможет не только повысить эффективность, но и выстроить комфортную работу, достигнуть личных целей или навести порядок в накопившихся делах.

Можно один раз применить методы тайм-менеджмента и жизнь моментально изменится

Управление временем звучит очень удобно и просто: поставил цель, записал дела в календарь, в час дня сходил на обед. Но для любых изменений нужно время и усилия.

Если до этого вы не управляли временем, придется изменить взгляд на вещи и привыкнуть упорядочивать дела. Особенно сложно отказаться от отвлекающих моментов, например, просмотра соцсетей или выполнения мелких неважных дел. Придется справляться с внезапно возникающими проблемами, определять приоритет задач вне зависимости от того, что говорят окружающие и глобально не нарушать планы. 

Существуют разные методы тайм-менеджмента, чтобы справиться с этим, но со временем меняются планы и цели, возникают задачи, с которыми вы раньше не сталкивались — подстраивайте методы управления временем под эти изменения. 

Лучшие методы тайм-менеджмента

Организуйте время самостоятельно или используйте готовые инструменты управления временем. Главное помните, что нет такой системы, которая подошла бы всем — выберите близкий вам метод и подстройте правила техники под себя.

SMART

Метод, который поможет правильно поставить цели. SMART — это аббревиатура, которая означает, что цели должны быть: конкретными, измеряемыми, реалистичными, актуальными и ограниченными по времени.

☑️ Ставьте конкретные цели, которые будут обозначать результат работы, например, увеличить средний чек. Формулировка цели должны быть понятна для всех, кто будет участвовать в ее достижении.

☑️ Измеряйте цель в конкретных показателях, то есть: увеличить средний чек на 30%.

☑️ Ставьте реалистичные цели, оцените текущее положение компании и ресурсы, в том числе и человеческие. Недостижимые цели только демотивируют сотрудников.

☑️ Цель должна быть актуальной, помогать развить компанию, согласовываться с долгосрочными планами, а не тратить ресурсы на устаревшие проекты.

☑️ Установите ограничение по времени. Дедлайн тоже должен быть реалистичным и соответствовать масштабу цели и ресурсам компании. Например, увеличить средний чек на 30% за шесть месяцев.

С помощью этого метода можно сформулировать цель и составить план по ее достижению, а затем проанализировать результат.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод поможет расставить приоритеты и составить ежедневные и долгосрочные планы.

Разделите все задачи на важные и срочные; важные, но несрочные; неважные, но срочные и неважные и несрочные. Нельзя оценивать все задачи как важные и срочные, тогда не получится расставить приоритеты. Важные — то те, которые помогают воплотить стратегические планы, повысить метрики бизнеса, а срочные — те, у которых есть крайний срок выполнения.

Важные и срочные задачи — это часть долгосрочных целей: выйти на новый рынок, расширить аудиторию. Или задачи, от выполнения которых зависит работоспособность компании: сломался сервер, отключили телефоны и клиенты не могут дозвониться. Если их не выполнить сразу, компания не будет развиваться или работа встанет.

Важные, но несрочные задачи часто откладывают на потом и так к ним и не возвращаются, потому что у них нет дедлайна. Сюда, например, относится создание базы знаний: если ее не наполнять, на обучение новых сотрудников будет уходить много времени, а наработанный годами опыт потеряется.

Вносите такие задачи в расписание и регулярно над ними работайте, иначе наступят неприятные последствия: если регулярно не посещать стоматолога, кариес превратится в пульпит.

Неважные, но срочные дела обычно вытесняют важные, но несрочные. В результате сотрудники много работают, но не видят результата.

Не приступайте к выполнению таких задач сразу, спустя время некоторые из них утратят актуальность, а остальные делегируйте подчиненным.

Неважные и несрочные задачи тратят время впустую, за них берутся, чтобы отдохнуть от важных дел. Вычеркивайте такие дела, а для отдыха лучше недолго прогуляйтесь вокруг офиса.

Чтобы соблюсти баланс, вносите в ежедневный план 60% важных дел и 40% срочных и оставляйте запас времени на непредвиденные задачи.

Закон Парето

Поможет распределить время между задачами. Смысл закона в том, что 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий — 20% результата. Поэтому выделите наиболее эффективные 20% и сконцентрируйтесь на них.

У этого закона есть конкретные правила:

• Он действует только в текущей ситуации. Спустя время, задачи, которые приносят больший результат могут измениться.

• В работе бизнеса есть место случайным событиям, когда в интернете внезапно распространился рекламный ролик и спрос на какой-то товар вырос.

• Закон ориентирован только на материальные задачи. Наполнение базы знаний не принесет деньги в моменте, но поможет обучать новых сотрудников, сохранить опыт, а значит,  будет полезно в долгосрочной перспективе.

• Чем сложнее система, тем осторожнее нужно применять этот принцип, потому что игнорирование каких-то мелких деталей может привести к поломкам и убыткам.

Проведите анализ, чтобы определить самые продаваемые товары, выделяйте тех клиентов, которые приносят основной доход.

Среди сотрудников, которые напрямую влияют на доход, выделяйте тех, кто делает основную кассу и сосредоточьтесь на их развитии и продвижении, передайте их знания другим сотрудникам.

Распространенные виды задач и способы их решения

В тайм-менеджменте есть задачи, которые названы в честь животных по емким ассоциациям с их сутью. У каждого типа таких задач есть свои техники решения, ниже рассмотрим пять разновидностей.

Лягушки — это маленькие неприятные дела, от одной мысли о которых портится настроение. У каждого человека они разные: поговорить с конфликтным клиентом, сходить к стоматологу. Такие задачи хочется отложить на потом, но со временем неприятные дела перерастают в серьезные проблемы, а пока лягушки висят над человеком, он постоянно о них вспоминает и отвлекается от работы.

Съешьте лягушку с утра, то есть выполните задачу в начале дня и с облегчением займитесь другой работой. Например, при обзвоне клиентов начните с самого конфликтного, а при уборке — с самой сложной части.

Чтобы было легче с ними справиться, не думайте о лягушке до времени, когда вы будете ее выполнять, разделите задачу на простые подпункты и сосредоточьтесь на выполнении первого шага.

Слоны — это большие задачи, которые занимают много сил и времени и не всегда понятно как к ним подступиться: внедрить CRM-систему, создать сайт компании, выучить английский язык. Если откладывать их на потом, можно упустить выгоду.

Есть слона нужно по кусочку, то есть разделить на маленькие подзадачи и регулярно их выполнять. Если слон состоит из однотипной работы, поделите его на повторяющиеся задачи: читать каждый день 20 страниц книги, учить по 15 новых слов. Если это создание или внедрение — делите на этапы: найти дизайнера, одобрить прототип сайта, подготовить контент.

В программах по управлению временем под такие задачи создают отдельные проекты, чтобы отслеживать прогресс в одном месте.

Мамонты — это слоны, которые вымерли, то есть уже не актуальны, но люди по привычке их держат в голове: когда-то вы хотели научиться играть на гитаре, чтобы быть душой компании, со временем у вас сложился круг общения и хобби, но вы продолжаете думать, что однажды научитесь играть на гитаре.

Проверяйте актуальность целей, вычеркивайте мамонтов, чтобы не тратить энергию на абстрактные размышления.

Обезьяны — это задачи, выполнение которых подчиненные перекладывают на руководителей. Вот как это выглядит: вы поручаете сотруднику задачу, у него возникает вопрос и он пишет его вам. Теперь выполнение задачи приостановлено, пока вы не напишите, а вы держите в голове, что вам нужно ответить.

Чтобы таких ситуаций было меньше, развивайте самостоятельность сотрудников, учите их приходить с вариантами решения задачи. Например, если нужно найти СММ специалиста, а сотрудник не знает на какой бюджет рассчитывать, пусть он подготовит несколько вариантов в разных ценовых категориях.

Если у разных сотрудников часто возникают одинаковые вопросы — напишите инструкцию как действовать в такой ситуации и откуда брать информацию.

Единороги — это абстрактные мечты, которые так и не стали целями. Подумайте, насколько актуально ваше желание и превратите единорогов в мамонтов или слонов, а как разбираться с ними вы уже знаете.

Таблица с кратким описанием задач-животных:

Софт для управления временем

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, для тайм-менеджмента может хватить и бумажного ежедневника, однако есть более удобные способы.

Если вы управляете своим личным временем и у вас не много дел, вполне достаточно вести расписание в календаре смартфона, а списки дел в заметках. В приложении гугл заметок, например, можно ставить ярлыки: так удобно сортировать задачи по теме или важности.

Для целей бизнеса есть более удобные инструменты, которые позволят наладить управление временем среди сотрудников компании. Например, в TEAMLY удобно создавать совместные проекты. Вот что еще там можно делать:

• Ставьте задачи сотрудникам, указывайте в них исполнителей, дедлайны и отслеживайте выполнение;

• Экономьте рабочее время на рутинной работе с текстом с помощью AI-ассистента;

• Сотрудники получают уведомления в личном кабинете, когда кто-то отвечает на их комментарии или ставит задачу — никто не пропустит важные события; 

• Настраивайте доступ к конфиденциальной информации и приглашайте для совместной работы клиентов;

• Используйте удобный поиск, если понадобилась информация из уже закрытых задач.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо