Work Management – что такое управление рабочими процессами?

Это не просто модное словосочетание, а комплексный набор инструментов, стратегий и методологий, позволяющий организовать работу максимально эффективно. В этой статье разберем, что это за метод, почему он так важен, из каких элементов состоит и какие системы помогают его реализовать. Настало время перейти от хаотичных действий к продуманной стратегии с помощью Work Management.

Почему так важно управление работой?

Управление рабочими процессами стало особенно актуальным в условиях стремительно меняющейся экономической среды, где конкуренция и технологии идут рука об руку.

1. Повышение эффективности

Главная задача Work Management-подхода – устранение избыточных рабочих процессов и, соответственно, упрощение выполнения задач. Хорошо продуманная система управления позволяет сотрудникам тратить меньше времени на поиск ответов на вопросы: «Кто?», «Что?», «Когда?» и «Как?». Как следствие – увеличение производительности компании в целом.

2. Оптимизация ресурсов

Еще одна важная цель менеджмента рабочих процессов – рациональное использование ресурсов. Это касается не только времени сотрудников, но и других ресурсов, таких как наложение процессов, использование технологий и распределение работы между подразделениями.

3. Сокращение рисков

Когда в компании нет порядка в рабочих процессах, риски множатся: пропущенные дедлайны, лишняя работа, ошибки в коммуникации и потеря клиентов. Work Management систематизирует все этапы, помогает выстраивать взаимосвязи и четко фиксировать ответственность каждого из сотрудников.

4. Обеспечение прозрачности

Менеджмент рабочих процессов помогает не только руководителям, но и всем сотрудникам видеть, как каждый этап вписывается в глобальную стратегию компании. Если каждый член команды понимает, как его работа влияет на общий результат, это укрепляет коллективный дух и повышает индивидуальную ответственность.

Элементы управления рабочими процессами

Чтобы понять, как устроен Work management, нужно разложить его на основные составляющие. Грамотное управление базируется на следующих элементах:

1. Планирование. Основа успеха в любой работе. На этапе планирования определяются задачи, расставляются приоритеты и фиксируется время исполнения. Здесь команда может использовать множество инструментов: Диаграмму Ганта, канбан-доски, матрицы ответственности и другие подходы. Главное – сделать так, чтобы и руководство, и сотрудники видели не отдельные рабочие процессы, а полную картину.

2. Координация. После создания плана важно распределить работу между командами и сотрудниками, уточнив, за что отвечает каждый участник проекта. Координация рабочих процессов особенно важна на этапе внедрения, чтобы избежать перегрузки сотрудников и пересечения задач.

3. Мониторинг и контроль. Каждой задаче нужен мониторинг: на сколько процентов работа выполнена, укладывается ли команда в отведенное время, необходимо ли личное вмешательство руководства. Для этого компании используют инструменты, такие как системы управления проектами (например, Jira), которые дают возможность отслеживать всю цепочку рабочих процессов и действий в реальном времени.

4. Анализ и улучшение. После завершения задач команде необходимо проанализировать, что работает хорошо, а что можно улучшить. Аналитика позволяет выявлять «узкие места», от которых страдает бизнес, и корректировать процессы так, чтобы работа над следующими проектами проходили более стройно.

Системы управления рабочими процессами

Развитие технологий открыло новые горизонты в управлении рабочими процессами – теперь их невозможно представить без использования цифровых сервисов. Они автоматизируют рутинную работу, упрощают планирование и делают процессы прозрачными.

Рассмотрим основные диджитал системы управления рабочими процессами.

1. Системы управления проектами

Ключевую поддержку в управлении проектами оказывают специализированные продукты. Они предоставляют командам возможность создавать задачи, распределять работу между участниками, отслеживать рабочие процессы, время выполнения и обновления текущего статуса.

Например, для команды разработки удобной будет Jira, которая ориентирована на Agile-процессы, а компаниям со множеством отделов подойдет Тимли – инструмент с возможностью настроить пространства, собирать и управлять знаниями.

2. Системы Document Management

Управление рабочими процессами невозможно без совместной работы команды с документами. Инструменты типа Google Workspace позволяют мгновенно обмениваться материалами, добавлять комментарии и обеспечивать доступ любым сотрудникам.

3. ERP-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) – это комплексные решения для управления всем бизнесом сразу (SAP или Oracle NetSuite). Они объединяют отделы компании в единую экосистему и позволяют учитывать все рабочие процессы в рамках одной платформы.

4. CRM-системы

Если бизнес связан с клиентами, отлаженная работа CRM-системы (такие как Salesforce или HubSpot) – один из важнейших факторов успеха компании. CRM помогает наладить процесс продаж, поддерживать коммуникацию с клиентами и анализировать данные.

5. Сети для внутренней коммуникации

Для более активной и регулярной коммуникации внутри компании используются такие инструменты, как Slack или Microsoft Teams. Они делают взаимодействие работников более удобным, объединяя чаты, звонки и общий доступ к файлам.

Как правильно выбрать инструмент управления процессами

Выбор подходящего инструмента для управления рабочими процессами является ключевым шагом на пути к повышению эффективности и оптимизации всех операций в компании. При выборе подходящей системы следует учитывать несколько факторов.

Масштаб компании

• Для малых и средних предприятий целесообразно использовать более простые и доступные для работы решения, такие как Trello или Asana. Эти инструменты обеспечивают необходимые функции без лишних затрат.

• Крупным организациям можно обратить внимание на комплексные решения, такие как Jira или Microsoft Project, которые предлагают расширенные функции управления проектами и могут интегрироваться с другими корпоративными системами.

Отрасль

• В сфере IT, разработки программного обеспечения и маркетинга часто предпочтительнее использовать специализированные инструменты, такие как TEAMLY или Monday.com, которые обеспечивают мощные функции для работы с командами.

• В производственной отрасли может потребоваться система, фокусирующаяся на управлении ресурсами и сетями. Например, ERP-системы (например, SAP), которые обеспечивают необходимый уровень взаимодействия между всеми подразделениями и анализа рабочих процессов.

Тип задач

• Если задачи более рутинные и повторяющиеся, используют системы, ориентированные на автоматизацию рабочих процессов (Zapier или Airtable).

• Для уникальных проектов, требующих гибкости и индивидуального подхода, стоит обратить внимание на Agile-ориентированные инструменты.

Заключение

Work Management – это не просто управление рабочими процессами, это масштабный многоконтурный подход, который обеспечивает успех и стабильность как отдельных проектов, так и бизнеса в целом.

Подход позволяет правильно организовать и распределить ресурсы, минимизировать риски, создать атмосферу прозрачности в компании и удовлетворять запросы клиентов и команды. В эпоху стремительных изменений игнорирование систем управления – упущение не только возможностей роста, но и шансов поддерживать конкурентоспособность.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо