База знаний: фундамент эффективности вашей команды

Многие руководители, да и сотрудники, на вопрос о способе увеличении своей продуктивности назовут… повышение зарплаты. Свежие опросы, например от ВЦИОМ, это подтверждают: около 45% респондентов готовы трудиться усерднее за большее вознаграждение. Казалось бы, вот он, золотой ключик! Но, как показывает практика, финансовая сторона – лишь один из факторов.

Подводные камни продуктивности: что мы упускаем?

Если копнуть глубже, выясняется интересная деталь. Примерно каждый пятый (20%) связывает свою эффективность с доступом к современным технологиям и инструментам. А еще 17% указывают на важность грамотной организации рабочего процесса. Суммарно это почти 40% команды, для которых важны именно условия труда, а не только размер оклада.

В эпоху удаленной и гибридной работы эти «условия» трансформируются. Удобное кресло и мощный компьютер, безусловно, важны, но для интеллектуального труда, особенно в IT, на первый план выходит то, что спрятано «по ту сторону экрана» – организация виртуального рабочего пространства и процессов.

Work Management: строим надежный фундамент для команды

Один наш коллега метко сравнил внедрение системы управления знаниями с походом к хорошему психотерапевту: после курса сессий в голове все раскладывается по полочкам, появляется ясность. Так и с рабочей базой: когда она выстроена грамотно, каждому становится понятно, как эффективно выполнять свои задачи. Именно эту идею и воплощает концепция Work Management (WM), или, говоря проще, управление рабочими процессами. Это тот самый фундамент, включающий в себя:

• Создание единого и доступного источника знаний.

• Предоставление удобных инструментов для работы с этой информацией.

• Четкий менеджмент задач и проектов.

• Продуманные процессы адаптации новичков и роста команды.

Хватит общих фраз, перейдем к конкретике. Чтобы ваша команда действительно работала как слаженный механизм благодаря WM, предлагаем следующий план действий:

• Вместо того чтобы тонуть в рутине, которая отнимает львиную долю времени, автоматизируйте повторяющиеся задачи с помощью подходящих инструментов. В основе должна лежать база знаний.

• Вместо того чтобы зависеть от знаний отдельных «звезд», которые могут уйти, создайте устойчивую систему знаний, доступную каждому.

• Вместо хаотичных переписок и звонков, организуйте единое структурированное пространство для командной кооперации.

Немного философии: «КАК» важнее, чем «ЧТО»

Позвольте небольшое теоретическое отступление, оно отлично иллюстрирует нашу мысль. Маршалл Маклюэн в своей знаменитой работе «Понимание медиа» исследовал технологии как «расширения» человечества. Такие открытия как колесо, печатный станок, компьютер, искусственный интеллект меняют не только отдельные аспекты жизни, но общество в целом. Ключевая идея Маклюэна в том, что способ, которым мы что-то делаем (технология), зачастую оказывает более глубокое воздействие, нежели содержание самой деятельности.

«Технологии суть расширения физических и нервных систем, нацеленные на увеличение энергии и повышение скорости. В сущности, если бы не происходило такого возрастания энергии и скорости, новые внешние расширения либо не появлялись, либо отбрасывались».

Другими словами, мы внедряем технологии, чтобы стать эффективнее. Если технология не дает прироста в темпах или качестве – она не приживается.

Эксперт предлагает яркие исторические примеры:

• Изобретение алфавита и использование легкого папируса позволили Римлянам наладить оперативную связь между центром и провинциями, способствуя ее росту.

• Заимствование стремян для лошадей у восточных народов привело к появлению в Европе нового класса воинов – закованных в броню рыцарей.

• Станок Гутенберга в 15-м веке не просто удешевил книги, но и способствовал формированию национальных государств, соорудив единое культурное и языковое пространство через газеты и литературу.

Казалось бы, при чем здесь Древний Рим, рыцари и современные команды? Все очень просто. Знаменитая фраза Маклюэна «The medium is the message» («Средство есть сообщение») означает, что технологии (средства) меняют нас больше, чем информация, которую она передает. Появление соцсетей изменило наше общение, независимо от того, какие посты мы там пишем. Точно так же и в работе: важно не только, что вы делаете, но и как вы это делаете – с помощью каких инструментов и процессов.

Можно скептически относиться к новым технологиям. Маклюэн отмечал, что даже во времена Гутенберга были те, кто сетовал на печатные книги, предрекая отупение молодежи. Но история показывает: по-настоящему эффективными становятся те команды, которые не боятся осваивать современные инструменты. В наше время такими «невидимыми расширениями» человека являются ПО и платформы, делающие нас быстрее и продуктивнее.

Прочная основа для вашей команды

Современные технологии позволяют выстроить те самые базовые условия, которые необходимы любой команде для эффективной работы. Без продуманного Work Management команды неизбежно сталкиваются с проблемами:

• Засилье рутины: монотонные задачи отнимают слишком много времени и сил.

• Информационные «колодцы»: знания сосредоточены у отдельных сотрудников, система отсутствует.

• Коммуникационный вакуум: нет единого пространства для обмена информацией и совместной работы.

Проблема №1: Рутина съедает время и мотивацию

По нашим наблюдениям, до 62% рабочего времени сотрудники могут тратить на повторяющиеся, не требующие высокой квалификации задачи. Представьте аналитический центр, ежедневно выпускающий десятки отчетов. Основная задача исследователя – подготовить статью с выводами. Раньше, даже при наличии шаблонов, работники руками копировали файлы, отдельно рассчитывали коэффициенты в Excel и переносили их в текст. Отметим, что пример мы приводим по реальному кейсу нашего клиента.

Решение TEAMLY

1. «Мастер статей». На основе базы знаний создан эталонный шаблон исследования, оформленный по всем стандартам.

2. Автоматизация расчетов. В шаблон вписан чек-лист с десятками параметров, коэффициенты рассчитываются автоматически, без Excel.

3. Автогенерация контента. Главы и глоссарий формируются автоматически, достаточно лишь обновлять термины в шаблоне.

Результат: Каждый из 90 сотрудников сэкономил по 2 часа рабочего времени ежедневно. Ставка на Work Management позволила освободить 900 часов в неделю от монотонной работы!

Как TEAMLY помогает бороться с рутиной

• Единая платформа. Сотрудникам больше не нужно искать информацию в локальных хранилищах, в облаках или чатах. Сколько часов экономии!

• Шаблоны и автоматизация. Повторяющиеся действия и типовые запросы можно стандартизировать, а часть процессов – «скормить» программе и AI-ассистенту.

Проблема №2: Незаменимые люди и хрупкость системы

В команде Тимли есть присказка: «Хорошая система работает, даже если в офисе никого нет». Сначала мы шутили над этой фразой, вспоминая ее, когда кто-то забывал выключить свет. Но со временем глубина этой мысли стала очевидна. В идеале ваша рабочая система должна оставаться жизнеспособной, даже если вся команда внезапно решит сменить место работы, и вам придется набирать новых людей с нуля.

Почему зависимость от «хранителей знаний» снижает эффективность

• Данные не систематизированы, и только один человек знает, где что лежит.

• Выполнение задач зависит от отпусков, больничных и даже настроения ключевых сотрудников.

• Опытные специалисты уходят, унося с собой ценные знания, а на их задачах остаются менее подготовленные коллеги.

• Обучение новичков превращается в долгий и ресурсоемкий процесс, завязанный на личное время наставников.

Вспоминается история одного нашего знакомого, руководителя IT-компании. Он долго искал не просто еще одного разработчика, а специалиста с неожиданным бэкграундом. Пока старожилы просили нанять джунов для разгрузки от рутины, он проводил собеседования с людьми из гуманитарных сфер. В итоге он нанял девушку с опытом в журналистике и образовании, чем немало удивил команду. Его логика была такова: «У меня уже есть отличные программисты. Мне нужен человек, который сможет "залезть к ним в голову" и доступно описать то, что они делают, для всех остальных». Система начала давать плоды примерно через полгода, когда база знаний стала регулярно пополняться. Первыми это оценили сами разработчики, когда смогли спокойно уйти в отпуск, зная, что их не будут дергать по каждому вопросу.

Решение TEAMLY

Удобная база знаний и понятная система обучения – это не роскошь, а стандартные условия для продуктивной командной работы. TEAMLY предлагает платформу, где есть все необходимое:

Гибкая База Знаний

- Статьи с мощным визредактором для инструкций, регламентов и лонгридов.

- Умные таблицы для структурирования больших объемов данных.

- Канбан-доски, календари и диаграммы Ганта для наглядного управления задачами.

- AI-ассистент для быстрого поиска нужной информации.

Интуитивная платформа для обучения

- Курсы можно легко собирать из существующих материалов базы знаний, добавляя видео, ссылки и тесты.

- Элементы геймификации (например, тесты для перехода к следующему уроку) повышают вовлеченность.

Проблема №3: Команда не на связи (или на связи неэффективно)

А у вашей команды есть действительно удобный инструмент для рабочей коммуникации? Сегодня создание комфортного общего цифрового пространства – это такая же необходимость, как раньше аренда офиса, покупка мебели и техники. К нам обратился клиент, занимающийся строительством дорог по всей России. Ключевыми факторами при выборе TEAMLY для них стали наличие мобильного приложения и офлайн-доступ к базе знаний. Мобильное приложение – потому что многие их сотрудники работают «в полях» и видят компьютер лишь изредка. Офлайн-доступ – потому что на стройплощадках часто еще нет стабильной связи. В результате все отчеты, инструкции и шаблоны документов оказались всегда под рукой, а HR-специалистам стало проще координировать работу. Важно, что коммуникация происходит в нужном объеме и не отвлекает от основных задач.

И обратите внимание, речь идет не о бесконечных рабочих чатах, из которых, по статистике, мечтают выйти более 70% россиян. Речь о структурированном и целенаправленном общении.

Решение TEAMLY

TEAMLY обеспечивает эффективную коммуникацию в команде, как по вертикали, так и по горизонтали, независимо от ее размера – будь у вас 10 человек или 1000. Основные инструменты:

• Умные таблицы с возможностью упоминания коллег (@username).

• Трекер задач с назначением ответственных и отслеживанием прогресса.

• Формы обратной связи для сбора мнений и предложений.

• Режим совместного редактирования статей и документов.

• Внутренняя новостная лента для важных объявлений и обновлений.

А как вы понимаете, что ваша команда недостаточно эффективна? В том же исследовании ВЦИОМ, о котором мы упоминали, каждый пятый респондент оценивал свою эффективность, полагаясь на «внутренние ощущения». Но с выстроенной системой Work Management и упорядоченной базой знаний не придется полагаться на интуицию. Все необходимые данные, представленные в цифрах и диаграммах, будут доступны буквально в несколько кликов.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо