Как мы действуем в TEAMLY, чтобы сотрудники не уходили в первые месяцы работы

Работодатели часто предпочитают забывать о важном человеческом аспекте – тяге к совместной деятельности. Расскажу, как мы интегрируем новичков в коллектив и внутренние процессы компании.

Проходите, располагайтесь

Онбординг – не одноразовое событие, а довольно длительный процесс. Его основные характеристики включают:

• подготовительный этап, известный как пребординг, 

• охват вниманием всех новых сотрудников без исключения, 

• продолжительность (от трех месяцев до полугода), 

• систематическое и контролируемое проведение различных мероприятий.

В течение всего времени за новичком внимательно следят ответственные лица, а сам новобранец бдительно изучает обстановку в компании и оценивает, насколько ему комфортно работать с окружающими.

Стандартный срок адаптации нового сотрудника составляет от 1 до 6 месяцев. На протяжении этого периода HR-специалист оказывает всеобъемлющую поддержку: начиная с момента получения предложения о работе, заканчивая выходным интервью.

Процесс пребординга стартует работой рекрутера. Именно он взаимодействует с кандидатом и привлекает при надобности линейного менеджера, HR-директора или даже исполнительного или гендиректора – в зависимости от специфики вакансии и уровня кандидата.

Взять на работу начинающего тестировщика – одно, а вот привлечь опытного менеджера проектов или тем паче финансового директора из конкурирующей компании – совершенно другое. Поэтому и процесс онбординга будет сильно варьироваться.

Рекрутер сопровождает новобранца еще до его первого появления в стенах офиса или начала удаленной работы. На данном этапе он знакомит его с основными правилами трудового распорядка и тем, как организовано общение с «коллегами по цеху». Рекрутер также предоставляет список необходимых бумаг для оформления трудовых отношений и вручает образец заявления о приеме на работу. В момент обсуждения оффера он уточняет условия испытательного срока, а также форматы и длительность обучения.

На практике роль рекрутера и сотрудника, который отвечает за онбординг часто исполняет один и тот же человек. У нас существует правило «пяти первых». Это кодовое название пяти ключевых этапов онбординга и уровней поддержки новичка.

Первый день онбординга

Закрепленный HR показывает новичку офис, попутно выполняя ряд задач:

1. Продемонстрировать расположение ключевых объектов, таких как рабочий стол, переговорные комнаты, кухня, а также, где сидят руководители и HR.

2. Представить нового человека команде. Хотя он вряд ли запомнит всех коллег сразу, это позволит избежать вопросов о незнакомом человеке.

3. Познакомить с непосредственным руководителем и подобрать наставника из тех членов команды, кто считается наиболее опытным и открытым.

4. Помочь решить базовые вопросы, от сменной обуви до получения канцелярских товаров или замены неудобной мышки.

5. Ознакомить с неформальными правилами и традициями организации. Речь идет о том, как принято общаться с соратниками (на «ты», на «вы»), к кому обращаться за помощью в случае непонятностей, а также о том, как команда проводит перерывы и куда сходить на обед.

Помимо прочего наставник проводит кофебрейк с командой, где новичок может познакомиться с коллегами в более непринужденной обстановке. Он расскажет о себе, а остальные сотрудники тоже поделятся информацией о своем месте в рабочем процессе и парой фактов о своих интересах и увлечениях.

Конечно, мы используем TEAMLY, чтобы проводить курс «Онбординг». Это основа для знакомства с организацией. Он включает 18 занятий. Новые сотрудники узнают о наших ценностях и миссии, правилах. Кроме того учим использоваться рабочим пространством конкретного отдела. Есть и важная техническая информация, включая настройку корпоративной электронной почты и сведения для использования инфоресурсов. 

На то, чтобы освоить начальный курс, нужно около часа. В конце предлагается мини-тест. Он интересный, но требует усвоения информации из уроков. Если тест не пройден, новичок может вернуться к уроку и повторно ознакомиться с информацией.

HR-специалисты и непосредственный руководитель могут отслеживать прогресс новичка по всем курсам. Если новичок затягивает с прохождением курса без оснований, HR будет подгонять его, чтобы не терять время.

Стоит отметить, что подобные курсы доступны в разных отделах. Например, дизайнеры изучают Figma, техподдержка осваивает сервис-деск и управление задачами, тестировщики изучают свои инструменты.

Это значительно сокращает время, которое руководство и наставники тратят на обучение – гораздо эффективнее дать ответ на конкретные вопросы уже обремененного знаниями сотрудника, чем повторять одно и то же многократно.

Также новичок проходит инструктажи по пожбезопасности и охране труда, а также подписывает журналы.

Завершение дня сопровождается разговором с HR: сперва сотрудник задает свои вопросы, затем специалист узнает, каким был первый день, какие впечатления остались, и нет ли конфликта с целями, ценностями компании или ее правилами. Если у новичка есть заметные сомнения, возможно, это приведет к необходимости расстаться.

Как подготовиться к первому дню

Первым делом нужно обеспечить пропуск. Затем – удобное место для работы, включая канцелярские принадлежности, компьютер или ноутбук. Также важно создать рабочие аккаунты, чтобы новый сотрудник имел пароли для компьютера, локальной сети и рабочей почте.

Кроме того, следует предоставить доступ к базе знаний с актуальными логином и паролем, чтобы можно было продолжить онбординг. Наконец, необходимо назначить наставника, который будет помогать новичку в течение первых дней.

Какие ошибки совершают компании в первый день онбординга

Одна из фатальных ошибок – оставить сотрудника наедине с коллегами, которые не имеют времени уделить ему внимание. Это неэффективно и покажет отсутствие заботы, что могут оценить со знаком «минус». Хорошо, если HR проявляет внимание и активно поддерживает новичка.

Первая неделя онбординга

Расписание второго дня

В зависимости от отдела и степени занятости руководства возможны разные варианты. Однако есть постоянный пункт: разработать ИПР (Первичный индивидуальный план развития).

Как ставить задачи на испытательный срок

Фиксируют:

• Временные рамки и объем подготовки работника, включая самостоятельное обучение.

• Формы и критерии оценивания.

• Дату, чтобы провести первую аттестацию.

Как правило, задачи устанавливаются на 3 месяца. Далее сотрудник либо успешно проходит аттестацию и подтверждает профнавыки, становясь полноценным членом коллектива, или же возвращается к учебе. Также возможно, что новичок покинет компанию – здесь важны точки зрения руководителя и наставника. По окончании аттестации формируется новый ИПР, который включает цели по развитию специалиста, такие как продвижение на следующие должности, если они есть.

В последующие дни стартовой недели обучение проходит аналогично: занятия с педагогом и наставником, курсы на нашей платформе. При этом каждый день включает:

• Общение с эйчаров (если необходимо).

• Обсуждение с HR и коллегой-наставником по завершении рабочего дня – менее обширное, чем в первый день, сосредоточенное на впечатлениях и возникших сложностях.

Как подготовиться к первой неделе

К началу первой неделе необходимо подготовить:

1. Задачи с установленными временными рамками от непосредственного начальства.

2. Сет из первоначальных курсов и тестов.

3. Расписание обучения в очном формате, которое согласовали преподаватели.

4. Учебные задания от руководителя, чтобы человек был занят работой в офисе.

Какие ошибки совершают компании в первую неделю онбординга

Проявление пренебрежения – это основной источник демотивации для новичка. Отсутствие загрузки и вовлеченности также говорит о недостатках со стороны руководителя, который не всегда проявляет должную мотивацию и, скорее всего, не выполняет свои KPI. Важно как можно быстрее ввести нового коллегу в рабочий процесс, чтобы тот стал приносить пользу.

Первый месяц одбординга

В его рамках сотрудник решает задачи, которые установили на испытательный срок. Каждую неделю собирается мини-группа, состоящая из нового сотрудника, коллеги-наставника, HR и непосредственного руководителя. Встречи организует и проводит HR, который задает ключевые вопросы:

• Как новый коллега справляется со своими задачами?

• Насколько оценка совпадает с мнением наставника и руководителя?

• Каковы результаты работы с точки зрения руководства?

• Не пришло ли время для серьезных заданий?

• Нужно ли вносить изменения в ИПР, в частности, корректировать сроки освоения навыков или выполнения учебных задач?

• Есть ли проблемы в коллективе, например, ссоры или напряженность, и какие шаги следует предпринять для их устранения?

По итогам встречи HR записывает ответы. Иногда участникам предлагается заполнить опросник самостоятельно.

Эти встречи не формальны: здесь создана непринужденная атмосфера, и новый сотрудник имеет право высказываться, как и остальные члены группы. Основная цель – отслеживать прогресс и вносить корректировки в процесс, если требуется.

Под конец месяца проводится более формальная беседа. Кадровик направляет разговор и запрашивает у сотрудника информацию о выполненных и невыполненных тасках, сложностях и других моментах. Вариант – опрос на корпоративном портале, где фиксируются достижения по ИПР, а также оценки руководства и наставника.

После этого делаются выводы о возможности продолжить испытательный срок. На основе обсуждений могут вносить изменения в процессы, поскольку они поднимают важные вопросы, которые ранее оставались незамеченными.

Как подготовиться к первому месяцу

Нужно собрать заранее утвержденное руководителем число задач для сотрудника, которые помогут обучению. Варианты: фрагменты кода, разработанные по ранним задачам, техдокументация или отработанные тикеты в службе поддержки.

Какие ошибки совершают компании в первый месяц онбординга

Ключевая ошибка – допустить переход новичка к «свободному графику». Если это произойдет, сотрудник может выбрать один из следующих сценариев поведения:

1. Начать задавать бесконечные вопросы всем, кого видит, включая руководство, что ставит под угрозу его линейного менеджера.

2. Станет имитировать активную работу, но потеряет мотивацию, как только начнет получать полноценную ЗП по KPI.

3. Уйдет, не дождавшись завершения пробного периода.

Первый сценарий не так плох, но два остальных могут негативно сказаться на HR-бренде организации.

Первый квартал онбординга

Первый квартал – максимальный период, в рамках которого новичок должен завершить аттестацию и приступить к выполнению обязанностей полноправного члена команды. 

В ходе первого квартала предусмотрено 3 ключевые вехи, привязанные к окончанию каждого из месяцев от момента найма.

Первый месяц описан ранее. В конце второго сотрудник должен завершить аттестацию или получить следующие пункты для обучения и освоения технологий, которые будут внесены в индивидуальный план развития (ИПР), с указанием крайнего срока аттестации.

На третьем месяце работник должен либо уверенно занять свою позицию, либо же уволиться. В ряде кейсов, если человека наняли на позицию, требующую более длительного срока подготовки, это должно быть отражено в ИПР. В случае если начинающий специалист был на больничном, время подготовки также может быть скорректировано.

Как подготовиться ко второму месяцу первого квартала

Необходимо подготовить те же материалы, что и для первого месяца, но они должны быть более сложными. Кроме того, следует включить актуальные задачи, которые новый сотрудник будет решать сначала совместно с наставником, потом под его наблюдением, а затем и лично.

Какие ошибки совершают компании в первый квартал онбординга

Здесь можно выделить две распространенные ошибки: чрезмерное внимание к сотруднику и, напротив, слишком большая свобода. Подход должен быть сбалансированным и учитываться индивидуальные особенности каждого сотрудника. 

Поэтому HR тщательно отслеживает ситуацию, на регулярной основе общаясь с непосредственным руководителем и наставником. В конечном итоге нет идеального подхода: некоторые быстро и легко отделяются от наставника, а другие нуждаются в более длительной опеке и не прочь походить хвостом пару дополнительных дней.

Первое полугодие онбординга

Если новый сотрудник успешно адаптируется, критически важно удержать его в следующие шесть месяцев, чтобы покрыть как минимум прямые расходы на его трудоустройство. 

По итогам первого квартала на руках у HR должен быть полноценный профиль сотрудника, включающий интересы, основные мотивационные факторы, настроение.

Стоит ответить на вопрос «Наш ли это человек?». Если новичок все же проходит дальше, это означает, что он уже стал частью команды, и за него нужно активно сражаться.

Немного расслабится новичок только во втором квартале: больше нет формальных собраний, HR беседует с ним ровно так же, как с остальными членами команды. Коллега-наставник подключается лишь по запросу. 

В то же время за новобранцем продолжается наблюдение: отслеживаются его производственные показатели, общее настроение, а также реакция команды на него и его восприятие окружающих. Если сотрудник чувствует себя комфортно и спокойно вписывается, значит, задача выполнена. 

Как подготовиться к первому полугодию

Прежде всего, команде хорошо быть открытой новым людям, и это задача и самого руководителя, и HR-специалистов. Пускай в отделе собрались одни интроверты, всегда вполне реально создать условия для сплочения – например, через совместные мероприятия на футбольном поле, хакатонах, поездках на природу, пусть даже в небольших группах.

Какие ошибки совершают компании в первом полугодии

Одной из самых серьезных ошибок является превращение новичка в Тома Хэнкса из фильма «Изгой». К примеру, ярко выраженный экстраверт может оказаться среди интровертов и столкнуться с непониманием, и наоборот. Важно, чтобы руководитель не делал исключений и не пытался изменить ситуацию. Процессы и взаимоотношения внутри команды должны оставаться привычными – тогда и онбординг пройдет успешно для всех участников.

Заключение

Может показаться, что с приходом нового человека весь процесс работы вращается вокруг него одного, но это не совсем верно. Онбординг – часть процесса, который не должен влиять на комфорт коллектива. Никто не откладывает основные дела, не фокусируется на нуждах новичка: сотрудники продолжают свою обычную рутину, просто открывая двери еще одному члену команды.

Если сотрудник уверенно занимает свою позицию, не сталкивается с очевидными конфликтами, не ищет работу на других платформах и имеет четкий план роста – значит, онбординг прошел успешно. Миссия выполнена.