Три кейса от команд, которые перешли на Work Management

Однажды директор английской компании чуть не уволила целый отдел: сотрудники перепутали даты и не запустили акцию со скидками вовремя. Сосчитав до 10, Марсия решила разобраться в причинах. Её выводы (о чём она, конечно не могла знать) совпали с мыслями руководства одного среднего бизнеса в Сингапуре и топ-менеджера старой семейной фирмы с сетью филиалов во всём мире. Пришло время менять подход к управлению.

История 1. Сэкономить 124 600 долларов на обучении персонала

Выполняют задачи в два раза быстрее, повысили эффективность совместной работы на 61%

В 2018 году в Великобритании начала работать компания Beauty Pie. Главным отличием от конкурентов, которых на рынке товаров для красоты и здоровья было достаточно, стало снижение цен для конечного потребителя. Решением стали прямые закупки на фабриках и в лабораториях. Потребители оформляли подписку и заказывали продукцию через сайт без наценок.

В какой-то момент Марсия, директор Beauty Pie, заметила, что разрозненность отделов и отсутствие культуры внутренней коммуникации приводят к дублированию усилий и ошибкам. Нужна была система для эффективного управления всеми рабочими процессами. При первом приближении: ввести единые стандарты и инструменты, настроить взаимодействие между командами, составить карту рисков.

Как действовали. Перевели отделы маркетинга, разработки продуктов, креативный и операционный на единую платформу. Составили регламенты и инструкции для работы. Обучили персонал принципам Work Management.

Результаты

1. Практика постоянного обучения. Перед внедрением Work Management провели аудит данных. По итогам решили не только написать инструкции, но и собрать обучающие курсы.  Как следствие: экономия бюджета на оплату сторонних тренеров и обучение новичков. Заметное снижение числа ошибок.

2. Стандартизация процессов. Теперь менеджеры проектов могут корректировать работу по мере необходимости, используя последовательность стандартизированных процессов (которые внедрили после аудита) и сокращая объём предварительной работы. Для каждой задачи назначают владельца, поэтому понятно, кто, за что и в какие сроки отвечает, что позволяет проектам идти по плану и соблюдать сроки.

3. Управление рисками. В Beauty Pie начали отслеживать проектные риски. Команды видят сроки и зависимости проектов, выявляют возможные сбои на ранних этапах. Если задержки ставят под угрозу запуск, менеджеры могут быстро скорректировать ситуацию. Это минимизирует сбои.На единой платформе формируются еженедельные отчёты о статусе и аналитика в ​​реальном времени.

История 2. Утолить кадровый голод

Улучшили бренд работодателя, привлекают молодые кадры, перестали терять документы

У компании Viessmann длинная история. Первое оборудование для отопления они изготовили в 1917 году, а сегодня продукция доступна в 74 странах. Большая сеть филиалов и офисов, собственное производство – чтобы оставаться в лидерах, необходимо постоянно развиваться.

Генеральный директор Макс Виссманн задумался, как оцифровать и автоматизировать работу, собрать единую базу знаний, упростить коммуникацию между отделами и филиалами. А ещё компании были нужны новые кадры. Выбор пал на принцип управления рабочими процессами – Work Management. 

Как действовали. Первым делом подобрали платформу управления знаниями, которая отвечала основным требованиям Work Management. Затем составили инструкцию, по которой предстояло работать пилотной группе из отделов IT и НИОКР. А ещё отобрали и обучили 50 героев Work Management. Эти сотрудники стали экспертами, к которыми могли обращаться коллеги по вопросам внедрения новой системы управления.

Результаты

Вот что отметили руководители, когда все сотрудники научились  управлять рабочими процессами в рамках своих компетенций.

1. Улучшение HR-бренда. Теперь в компании стремятся работать молодые высококвалифицированные специалисты. Результаты внутренних опросов показали, что людям важно понимать цели компании и их связь с личными задачами. Также сотрудники оценили простоту работы на единой платформе без необходимости переключаться между разными каналами коммуникации.

2. Единая среда для совместной работы. До внедрения Work Management информация хранилась в разрозненном виде. Особенно сложно было коммуницировать сотрудникам из разных стран: при пересылке документов по электронной почте файлы могли дублироваться, а данные – теряться. Общее поле для всей компании решило эту проблему: появились пространства для разных филиалов и отделов, в которых настроены права доступа для конкретных команд.

3. Постоянная оптимизация процессов. Теперь в компании Viessmann стало проще согласовывать действия между командами. Это позволяет быть более гибкими, действовать быстрее и заблаговременно реагировать на меняющиеся потребности рынка.

История 3. Удивлять заказчиков новинками

Придумывают и выпускают на рынок новые блюда за четыре недели вместо двух месяцев и сократили совещания до 45 минут

Компания Grain по доставке еды и кейтерингу из Сингапура предлагает гурманам блюда разные кухонь. На этапе стартапа всё работало быстро и слаженно: команде было достаточно собрать информацию в Excel и обмениваться электронными письмами. Однако с ростом начались сложности. 

Руководители поняли, что сотрудники тратят больше времени на координацию работы. Нужно было принимать и обрабатывать заказы, придумывать новые блюда, чтобы быть впереди конкурентов. Штат рос, а вместе с ним и хаос в работе. Начался поиск решений для эффективного управления рабочими процессами.

Как действовали. Использовали принципы Work Management: наметили ключевые результаты, чтобы достигать цели с помощью методики OKR. Так  облегчили каждому отделу согласование основных целей. Составили дорожную карту при создании каждого следующего меню, где фиксировали спрос на блюда, прогнозы по прибыли, издержки и пр. Обучили сотрудников использовать канбан.

Результаты

1. Оптимизация. Создали шаблоны для проведения стратегических совещаний. Внесли разделы: основные задачи, повестка дня, заметки, решения, план действий. Теперь вместо нескольких часов встречи занимают 45 минут. Сэкономленное время позволяет быстрее придумывать новые способы удивить и порадовать клиентов.

2. Прозрачность. Весь процесс создания блюд – от концепции до запуска для клиентов – управляется на платформе с помощью канбан, что сокращает сроки обновления меню с двух месяцев до четырех недель.

3. Лояльность клиентов. Создали календарь маркетинговых акций, публикаций в социальных сетях, событий и рекламных кампаний. Клиентов больше не перегружают информацией и чрезмерными рассылками, но держат в курсе событий.

***

Истории разные, а результат схожи? Всё как по учебнику: появилась единая информационная среда, выстроена понятная рабочая система, процессы стали прозрачными, сотрудники – мотивированными. Похоже, руководители команд не ошиблись в выборе метода управления рабочими процессами.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо