Адаптация новых сотрудников в компании: что это и какую пользу приносит бизнесу

Согласно исследованиям, до 30% новых сотрудников российских компаний увольняются в первый год после трудоустройства. Часто это происходит потому, что человек не смог влиться в команду, не нашел общий язык с коллегами или не чувствует значимости своей работы. 

Система адаптации новичков — инструмент удержания перспективных кадров. Рассказываем, какие задачи бизнеса она решает и какими методами работодатели адаптируют новый персонал. Разберем поэтапно, как выстроить процесс, чтобы сотрудники успешно проходили первый этап и оставались в организации надолго. 

Что такое адаптация персонала

Термин «адаптация» пришел в кадровый менеджмент из биологии и буквально означает «приспособление». Другими словами — это подстройка под окружающую социальную и деловую среду. Адаптацию также называют онбордингом, что переводится с английского как «посадка на борт».

В процессе онбординга новый сотрудник знакомится с работой в разных ее проявляениях: с корпоративными ценностями, коллективом, традициями и правилами, а также получает необходимые знания и навыки. Человеку приходится менять привычные паттерны поведения и вырабатывать новые компетенции, чтобы стать частью команды.

Этап адаптации — всегда стресс для новичка, даже если у него за плечами многолетний опыт работы в других организациях. Чем быстрее человек раскроет свой потенциал и вольется в проекты, тем раньше начнет приносить реальную пользу. Поэтому задача работодателя — ускорить процесс и сделать его комфортным.

Какие проблемы может решить система адаптации

Какие бизнес-цели реализует адаптация сотрудников

Цели адаптации новых работников зависят от текущих потребностей бизнеса, а также от ситуации на рынке и внутри компании.

Вот для чего предприятия разрабатывают и внедряют алгоритмы онбординга. 

1. Снижение издержек. Подбор и найм требует существенных затрат. Необходимо нанять штатного HR-специалиста или оплатить услуги агентства, подключиться к рекрутинговым интернет-ресурсам, разместить вакансии и провести интервью. Если новый сотрудник уйдет через пару месяцев, придется начинать сначала и снова искать человека на свободную должность. Эффективная система адаптации снижает процент увольнений, а значит, экономит деньги компании. Первые недели или даже месяцы начинающий сотрудник уже получает зарплату, но еще не приносит организации прибыль. Адаптация помогает сократить этот период «минусовых» расходов.
2. Экономия времени. Поначалу новым сотрудникам постоянно требуется помощь опытных коллег. Они спрашивают, где можно пообедать, как пользоваться корпоративными программами и кому звонить, если что-то сломалось. Вопросы отвлекают коллектив и руководителей от текущей работы. Адаптация решает эту проблему: четкие алгоритмы онбординга позволяют быстрее пройти все организационные моменты и погрузить начинающего сотрудника в бизнес-процессы.
3. Сокращение текучести кадров. Если новый человек не может влиться в коллектив и не чувствует интереса к работе, скорее всего, он скоро уволится. Грамотный онбординг создает комфортные условия труда и увеличивает вероятность, что человек останется надолго.
4. Снижение стресса. Психологический дискомфорт может испытывать не только сотрудник, но и работодатель. Новичок беспокоится об уровне своих компетенций и старается завоевать доверие руководства. А работодатель пока не уверен в сотруднике и опасается давать ему ответственные задачи. Система адаптации делает первый этап после трудоустройства комфортнее для работника и его руководителя.
5. Повышение лояльности персонала. Забота со стороны коллектива и заинтересованность работодателя, особенно в период адаптации, мотивируют новеньких трудиться с полной самоотдачей. Также механизмы онбординга нацелены на укрепление HR-бренда. Перспективные кандидаты чаще принимают оффер, если понимают, что на новой работе их ждет отлаженная система адаптации. 

Виды адаптации персонала 

Выделяют два базовых типа адаптации: первичная и вторичная. Первичную человек проходит, когда устраивается на работу в первый раз в жизни, например после обучения в вузе. Вторичная адаптация нужна опытному сотруднику, когда он меняет место работы. 

Более детальная классификация выделяет еще несколько видов адаптации. 

• Организационная — изучение условий труда. Новый сотрудник узнает распорядок дня, схему офиса и оргструктуру. По данным исследований, ключевые условия труда так же важны, как уровень зарплаты. Поэтому график работы, командировки и возможность удаленки лучше обсудить уже на собеседовании.

• Техническая — подключение к ресурсам компании. В период адаптации сотрудник присоединяется к экосистеме офиса: получает доступ к программам, заводит электронную почту, добавляется в чаты. Его обучают работать в корпоративных программах: CRM, таск-менеджерах или мобильных приложениях. 

• Социальная — включение в коллектив. Новый сотрудник знакомится с атмосферой в команде: изучает нормы общения, порядок обращения к руководителям, негласные правила и традиции. Со временем он находит близких по интересам коллег и завязывает неформальное общение. 

• Профессиональная — выполнение текущих задач. Сотрудник постепенно включается в проекты и бизнес-процессы. Сначала нужно изучить должностные инструкции, информацию о продуктах компании и стандарты работы. Затем начинается следующий этап адаптации — новичку поручают первые реальные задания, которые он выполняет под присмотром коллег.

• Экономическая — выстраивание личного бюджета исходя из новой зарплаты. Человек адаптируется к новому графику и размерам выплат, пробует заработать премии и бонусы. 

Все виды адаптации одинаково важны и обычно идут параллельно. Ведь даже высококлассный специалист не справится с работой без доступа к нужным программам. А перспективный выпускник вуза не сможет раскрыть свой потенциал, если его не поддержат опытные коллеги. 

Как компании адаптируют персонал 

Адаптация новичков существует в любой организации, даже если четкий алгоритм не закреплен документально, а правила не прописаны. Новому персоналу в любом случае требуется время, чтобы влиться в команду, привыкнуть к условиям труда и разобраться в задачах. Процесс онбординга может складываться стихийно или развиваться под управлением работодателя. 

Подходы к адаптации сотрудников

• Самостоятельный. Иногда предприниматели не видят необходимости тратить время и усилия на онбординг персонала, поэтому предлагают людям самим во всем разобраться. Обычно так бывает, если людей на рынке труда больше, чем открытых вакансий. Такой подход провоцирует текучесть кадров и может привести к снижению качества продуктов и услуг. Большинство новичков «не приживаются» в организации, не разделяют ее ценности и подходят к работе формально. 

• Спартанский. По сути, это самоадаптация. Новичка сразу бросают в гущу событий: дают сложные поручения, ничем не помогают, не проводят обучения, а иногда даже оказывают психологическое давление. Некоторые работодатели считают, что такой метод позволяет отобрать лучших. На самом деле это чревато плохими отношениями в коллективе. Сотрудники не доверяют руководству и друг другу, а позже и сами негативно относятся к начинающим работникам. 

• Партнерский. Компания ответственно подходит к адаптации и старается провести ее бережно и комфортно для сотрудника. Работодатель готов вкладывать силы, время и деньги в развитие нового персонала. Человека вводят в должность постепенно: знакомят с коллективом, помогают развить нужные навыки, поддерживают психологически. Этот метод самый эффективный — в конце периода онбординга компания получает мотивированного и лояльного участника команды. 

Этапы адаптации нового сотрудника

Полноценный онбординг может занимать от 1 до 12 месяцев — в зависимости от уровня подготовки, должности и сложности рабочих обязанностей. Обычно путь новичка в компании состоит из следующих этапов.

1. Преадаптация — от одного дня до нескольких недель. Знакомство с компанией начинается для будущего сотрудника еще до официального трудоустройства. Впечатление о работодателе формируется во время подбора вакансий и собеседования. Поэтому многие компании рассматривают отбор и найм персонала как первый этап онбординга.

2. Ознакомление — от одного дня до недели. 

   В первые дни новичок знакомится с компанией, коллегами и руководством. Узнает, чем ему предстоит заниматься, изучает сферу деятельности предприятия и свои должностные обязанности. HR или руководитель проводят welcome-беседу и обсуждают с сотрудником основные организационные вопросы. Обычно ознакомление занимает 1-2 дня, но в крупных компаниях может продолжаться до недели.

3. Приспособление — от 1 до 3 месяцев. 

   Если ознакомительный этап прошел успешно, сотрудника берут на испытательный срок. Новичок погружается в рабочие процессы, прокачивает недостающие навыки и привыкает к требованиям. В этот период человек должен проявить себя с лучшей стороны, а работодатель — оценить его личные и профессиональные качества. По итогам испытательного срока руководитель принимает решение, заключать ли с работником долгосрочный трудовой договор. 

4.  Интеграция — от 3 до 12 месяцев. 

   Сотрудник полностью осваивается на новом месте, и помощь ему нужна только с самыми сложными задачами. Работник хорошо знает оргструктуру компании, владеет корпоративными программами и справляется со своими обязанностями. На этом этапе он еще не может самостоятельно вести проекты, но уже стал надежным исполнителем. 

5. Ассимиляция — после 12 месяцев. 

   Адаптация закончена. Сотрудник влился в команду и наладил продуктивные отношения с коллегами. Он приобрел базовый опыт, может самостоятельно вести проекты и даже проводить обучение начинающих сотрудников. 

Что влияет на процесс адаптации персонала

За результат в равной степени ответственны компания и сотрудник. Вот что может повлиять на процесс адаптации. 

Объективные факторы: 

• условия труда;

• масштабы организации;

• наличие отработанного алгоритма онбординга;

• корпоративная культура; 

• релевантность компетенций требованиям работодателя. 

Субъективные факторы: 

• личные качества и мотивация новичка; 

• открытость и дружелюбие коллектива; 

• отношение руководителя.

Как ускорить адаптацию нового сотрудника

Чтобы процесс адаптации шел быстрее, онбординг нужно систематизировать и автоматизировать. Как показывает российская и зарубежная практика, освоиться на новой работе помогает наставник. Это опытный коллега, который сопровождает и поддерживает новичка с первого дня и до полной ассимиляции в коллективе. Наставник проводит обучение нового сотрудника по заранее разработанной схеме, поэтому тот успевает получить все необходимые базовые знания. 

Существуют также эффективные IT-инструменты, которые вносят элементы автоматизации в систему онбординга. Они особенно актуальны для компаний, которые постоянно нанимают большое количество персонала на одинаковые должности. 

Какие технологии ускоряют онбординг:

• Платформы для сбора отзывов. Позволяют узнать мнение бывших и действующих сотрудников о работе в компании. С помощью таких сервисов можно выявить недоработки и улучшить систему онбординга в целом или его отдельные этапы. 

• Чат-боты. Помогают новому персоналу узнавать главную информацию о компании и отвечают на распространенные вопросы, таким образом экономят время наставников и руководителей.

• Базы знаний. Собирают и систематизируют опыт компании. Позволяют делать подборки вводных материалов для новых сотрудников, чтобы познакомить с продуктами компании, правилами и стандартами работы или провести обучение нужным навыкам. Создать и развивать корпоративную базу знаний удобно на платформе TEAMLY. Например, в сервисе можно сделать персональные рабочие пространства для каждого проекта или департамента, а затем всей командой писать статьи. Визуальный редактор позволяет добавлять инфографику, картинки, таблицы и видео. А тонкие настройки доступа защитят материалы от несанкционированного просмотра и ошибочного редактирования. 

• Обучающие онлайн-курсы и тестирования. Помогают прокачать знания и навыки, которые потребуются новичкам для работы. Например, модуль обучения в TEAMLY позволяет создавать курсы на основе материалов базы знаний. В конце каждого блока можно добавить проверочный тест. А подробная статистика покажет, насколько успешно новые сотрудники проходят обучение и справляются с курсами. 

Резюме

Онбординг — это приспособление нового персонала к условиям труда и требованиям компании. Отлаженная система адаптации помогает работодателю снизить издержки, сократить текучесть кадров и повысить лояльность.

Существует три основных подхода: самостоятельный, спартанский и партнерский. Последний зарекомендовал себя как самый эффективный. Длительность онбординга зависит от особенностей компании и уровня подготовки сотрудника, обычно процесс занимает от 1 до 12 месяцев.

Ускорить этот процесс помогают система наставничества и IT-технологии: базы знаний, чат-боты, онлайн-курсы и тесты. Платформа TEAMLY поможет создать и развить базу знаний компании, проводить обучение сотрудников и тестировать их навыки.