Что такое PnL отчет и как его составить

Бизнес может иметь хорошую прибыль, но собственник тем временем таскает из кассы  по 1000 рублей на бензин. И, наоборот, иногда все работники довольны доходом, но при этом совершенно нет денег выделить бюджет на повышение квалификации. Даже если бухгалтер досконально распишет все операции, не факт, что руководитель сможет понять и найти финансовую дыру, из-за которой постоянно возникает кассовый разрыв. Поэтому стоит вести в своей компании особый документ — отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) или по-английски Profit and Loss statement (PnL). 

Что такое PnL отчет простыми словами

Управленческий (финансовый) учет — это не то же самое, что и бухгалтерский. Это более широкая форма деятельности, необходимая для принятия стратегических управленческих решений. 

В финучете есть три базовых документа:

1. отчет о движении денежных средств (ДДС или Cashflow);

2. отчет о прибылях и убытках (ОПиУ или PnL);

3. баланс.

Первым составляется отчет ДДС, он показывает весь денежный поток. В бухгалтерском учете все операции отображаются в момент проведения операции. Но как быть, если, например, компания продала товар с отсрочкой платежа? На графике это будет выглядеть как провал, хотя по факту все в порядке. Или, наоборот, получили аванс, но сырье еще в пути и его нет на балансе компании? В таком случае возникает кассовый разрыв или необоснованная прибыль. Это понятно, что все со всеми рассчитаются, но такой отчет может искажать реальность, не показывая реальных сумм на счетах компании.

Так вот, отчет ДДС помогает как бы отойти на расстояние и охватить картину целиком. Это полезный бухгалтерский документ, но он не показывает, сколько реально заработала компания, есть ли проблемы с финансами, а также кто, кому и сколько должен. 

Чтобы получить эти инсайды, составляют Отчет о прибылях и убытках на базе отчета ДДС. Он позволяет увидеть, например, что бизнес тратит больше, чем зарабатывает, или найти причину кассовых разрывов и проблем с поставщиками или налоговой. 

Зачем нужен PnL отчет

В финучете есть две крупные зоны ответственности — деньги и обязательства. Если мы берем предоплату за какие-либо услуги, у нас возникают обязательства на эту же сумму перед покупателем. И если деньги нам вроде бы понятны — вот же они в кассе или на счете в твердой сумме. То обязательства мы не всегда можем себе представить. Поэтому-то и возникает путаница. Так вот в PnL-отчете учитываются и деньги, и все обязательства компании. Выполненные и невыполненные, те, что должны вы и вам. 

По данным отчета можно понять:

✔️ Сколько реально получает и тратит компания за период (год, квартал, месяц).

✔️Какие товары и услуги — локомотивы, а какие приносят только лишние хлопоты.

✔️Какие бизнес-процессы приносят реальный доход, а что нуждается в оптимизации. 

✔️Показатели EBIT и EBITDA — от этого зависит, насколько компания жизнеспособна. 

✔️Самые затратные статьи расходов.

✔️Ну и, наконец, ее кристально чистую прибыль. 

Чем больше у вас исторических данных, тем точнее можно понять их в динамике — выявить сезонность, найти периоды, когда все пошло на спад (или в рост). 

Все это необходимо, чтобы руководство и инвесторы могли принимать управленческие решения, потому что они далеко не всегда очевидны. 

В общем, если ваша компания чуть крупнее, чем домашняя мастерская сувениров ручной работы, а бизнес-процессы не ограничиваются единственной услугой, то стоит внедрять ведение отчета PnL.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо

Как рассчитать PnL отчет о прибылях и убытках

Главные цифры, с которых начинается составление ОПиУ — это доходы и расходы. Они же — выручка и себестоимость. 

Выручка — это весь доход компании от основной деятельности: продажи товаров и оказания услуг. 

Себестоимость — это все прямые расходы по основной деятельности, без которых невозможно производство и реализация товаров или услуг. Это не только сырье и зарплаты, сюда также входит аренда помещения и коммуналка, техобслуживание и оплата займов. 

Вычитаем себестоимость из выручки, и вот мы получили первую цифру нашего ОПиУ — валовую прибыль. 

Теперь можно посчитать операционные расходы. Это траты на основную деятельность, которые не вписываются в себестоимость товара. Например, это разовое обращение к стороннему юристу или оплата рекламы. Но в операционные расходы не включают налоги и обязательства по кредитам, до них мы дойдем позже. Операционные же расходы — это все, что необходимо для того, чтобы производство работало безостановочно. Их может и не быть вовсе, если компания — стартап и состоит из двух разработчиков, работающих из дома. Но с ростом компании и численности команды, операционные расходы появляются и также растут.

Чтобы лучше понять, что это за расходы, разделим их на две категории:

1. Коммерческие — это расходы на привлечение клиента и поддержание репутации бренда. Например, это траты на маркетинг, участие в конференциях, публичные выступления экспертов, спонсорство  и т.д.

2. Управленческие — это траты на работу людей, обеспечивающих операционную деятельность, не связанную напрямую с производством товара. Например, это зарплаты юристов, бухгалтеров, других специалистов, а также аренда и поддержание офиса, закупка канцтоваров и оргтехники и т.д.

Складываем все эти расходы, а затем эту сумму вычитаем из валовой прибыли. Так мы получаем операционную прибыль (EBITDA).

Прибыль тает на глазах, правда? Но подождите, мы еще не все вычли!

Что еще надо посчитать:

✅ Прочие доходы и расходы 

Доходы — это сторонняя выручка, которая не связана с продажей товара или услуги. Например, вы купили новое оборудование, а старое продали — вот пример такой выручки. Или, у вас есть свободное помещение и вы сдали его в аренду, или продали остатки сырья, пылившегося на складе, или ваш клиент попросил дизайнера помочь нарисовать баннер, хоть ваша основная деятельность вообще с этим не связана. Все эти суммы проходят по статье “Прочие доходы”. 

Расходы — все то же самое, но в обратную сторону. Например, вы торгуете с представителями других стран в иностранной валюте. Банковскую комиссию за торговлю в такой валюте лучше считать отдельно от основной прибыли. Сюда же засчитывают проценты по кредитам. Если отделить вот такие расходы от основных, можно увидеть, какой огромный поток денег проходит по ним. И сделать выводы.

Для ОПиУ вычитаем расходы из доходов (может получиться и отрицательное число — так бывает).

✅ Налог на прибыль. Не НДС, не налоги на имущество, не социальный налог, только налог на прибыль — это важно.

✅ Амортизация. Вы покупаете партию ноутбуков раз в 3 года, но пользуетесь ими каждый день. Чтобы не было скачкообразных графиков в динамике, удобнее раскидать амортизацию на весь предполагаемый период использования такого оборудования.

Как понять, что что-то не так

Представим, что вы сделали отчет по всем правилам за последние 2 года. Опустим ситуацию с ошибками в расчетах (проверьте все несколько раз). Как понять, что ваша компания растет, ну или, по крайней мере, хорошо держится на плаву:

➕ Данные по месяцам примерно пропорциональны или имеют некоторую цикличность, связанную с сезонами, обязательными расходами и т.д.

➕ Чистая прибыль в плюсе и растет.

➕ Расходы растут пропорционально доходам. Ситуация, когда доход кратно растет, а расход остается прежним — это что-то из разряда фантастики.

И, наконец, напоминаем о важности правильных подсчетов. Поставив неправильную формулу или ошибившись в цифрах, вы рискуете получить искаженные данные, которые приведут к неверным управленческим решениям.  Поэтому, аккуратность, точность и внимательность — ваши лучшие друзья при ведение отчета PnL.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо