Что такое диаграммы сгорания задач и как они помогают контролировать работу над проектом

Над проектом кипит работа, но по списку задач сложно понять, сколько еще предстоит сделать, и успеваете ли вы до дедлайна — в этом поможет диаграмма сгорания задач. В статье строим диаграмму за четыре шага, приводим примеры графиков и объясняем, как по ним определить, укладывается ли команда в сроки проекта.

Что такое диаграмма сгорания задач

Диаграмма сгорания задач или burndown chart — это график, который показывает, сколько работы и времени осталось до завершения проекта или спринта. Это инструмент гибкой методологии (Agile) управления проектами, он помогает прогнозировать когда команда завершит работу.

Спринт — это интервал времени, за который команда выполняет конкретный объем работы в рамках большого проекта, обычно он составляет четыре недели. После одного спринта сразу начинается другой. Это удобно в долгих проектах, когда на старте приходится строить планы и прогнозировать сроки на месяцы вперед.

Как работать с диаграммой сгорания задач

Диаграмма burndown — это диагональная кривая линия, которая начинается слева наверху и заканчивается справа внизу, она выглядит так:

Как читать этот график:

• По вертикальной оси Y обозначено количество задач в человеко-часах. 

• По горизонтальной X — время в рабочих днях. 

• Серая линия — это идеальный график, когда каждый день команда выполняет одинаковое количество работы. На примере это каждый день по 2 человеко-часа.

• Синяя — фактическая кривая: то, как команда выполняла задачи на самом деле. 

Каждый день сотрудники отмечают синюю линию: сколько работы в человеко-часах осталось выполнить до завершения проекта. Например, 4-го числа оставалось сделать задач на 15 человеко-часов.

Если синяя фактическая линия выше идеальной серой, как с начала работы до 5 числа, это значит, что осталось выполнить больше задач, чем предполагалось при планировании: проект отстает от графика. Если не ускориться, придется перенести сроки.

Если фактическая линия ниже идеальной, как с 5-го  числа до конца работы, то до завершения проекта осталось меньше задач, чем прогнозировали: проект опережает график.

Ниже алгоритм построения диаграммы сгорания за четыре шага.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо

Шаг 1. Создайте список всех задач проекта и оцените каждую в человеко-часах

То есть определите, какое количество времени у одного среднего сотрудника займет каждая задача. В первый раз или при нетипичной работе для этого можно сделать общее собрание с голосованием.

Посчитайте все в одной единице измерения: все в часах или все в днях. Определите, с какой точностью оценивать задачи: округлять до 0,5 часа или до 0,25 дня.

Количество человеко-часов или человеко-дней, как в примере, укажите на оси Y.

Шаг 2.  Оцените продолжительность проекта

Вы знаете состав команды и сколько времени займет каждая задача. Разделите количество человеко-дней на количество человек в команде — получится количество времени, которое займет проект. Укажите его на оси Х.

Если вы считаете срок проекта в днях, то учитывайте рабочие, а не календарные дни — без выходных и праздников.

В примере команда из 2 человек и работ на 20 человеко-дней: 20/2=10 рабочих дней. При графике 5/2 это две недели.

Если вы считаете трудозатраты в человеко-часах, то переведите часы в дни: разделите количество часов на продолжительность рабочего дня. 

Например, общее количество человеко-часов по всем задачам проекта — 64, в команде 2 человека, которые работают 8 часов в день. Тогда продолжительность проекта составляет: 64/2=32 часа или 32/8=4 дня.

1. Постройте идеальный график.

Найдите на оси Y точку, которая равна общему количеству человеко-дней или человеко-часов по всем задачам, и соедините ее с точкой на оси Х, которая означает срок проекта, как показано на изображении.

1. Ежедневно отмечайте прогресс работы.

Каждый день отмечайте сколько работы осталось до конца проекта в количестве человеко-часов.

Вот как это выглядит на примере: 

✅ В первый день сотрудники сделали замер дома и выяснили, что заказчику нужно выровнять стены, пол и уложить плитку в ванной. По плану эти две задачи занимают 1+0,25=1,25 человеко-дней, значит, осталось выполнить 20-1,25=18,75. Отмечаем точку: по оси X — 1 день, по оси Y — 18,75 человеко-дней.

✅ Во второй день прораб начал считать количество материала и стоимость работ, но не успел завершить задачу. На графике сгорания задач можно отметить только завершенные задачи, поэтому во второй день осталось также 18,75 человеко-дней.

✅ В третий день прораб закончил считать стоимость работ и материалов, и менеджер подписал с заказчиком договор — эти задачи оценены в 1,5+1=2,5 человеко-дней. Отмечаем на графике, что осталось сделать 18,75-2,5=16,25.

Вот так выглядит график, когда на нем отмечены эти три рабочих дня. По нему видно, что команда отстает от графика на два человеко-дня.

Где строить строить диаграмму burndown зависит от продолжительности проекта и количества человеко-часов, главное — чтобы ее видела вся команда. Для проекта на пару недель с небольшими трудозатратами можно начертить график маркерами на доске в кабинете для собраний. 

В больших проектах задач много и их трудоемкость оценивается до сотых долей — чертить диаграмму вручную с такой точностью неудобно. Можно делать burndown chart в гугл-таблице и отправлять ссылки команде. Но, если вы не хотите перед каждым собранием искать ссылку в диалоге и отвечать на вопросы коллег где посмотреть график — сохраните всю информацию по проекту в одном месте, используя платформу для совместной работы и управления знаниями, документами и задачами TEAMLY.

Кроме удобного хранения и поиска информации, в TEAMLY можно контролировать задачи, согласовывать документы внутри команды или с заказчиками.

Отличия диаграмм Burnup и Burndown

График burnup chart тоже показывает прогресс работы команды над проектом, только идет снизу вверх и стремится не к оси X, а к кривой, которая обозначает сумму человеко-часов всех задач. В отличае от оси X, эта кривая линия может меняться, когда задачи добавляют или убирают из проекта, это выглядит так:

• На вертикальной шкале Y обозначено количество работы в человеко-часах. 

• На горизонтальной X — время в днях. 

• Синяя линия — это фактическая кривая: то, как сотрудники выполняли задачи в течение проекта.

• Серая линия — это кривая суммы человеко-часов всех задач.

По графику видно, что в 3-й рабочий день стало больше задач на 4 человеко-часа.

Так что burndown показывает, сколько работы осталось до конца проекта в каждый момент времени, а burnup — сколько задач выполнено. Чтобы понять, почему это отличие имеет значение, посмотрите на эти два графика:

Это графики для одного и того же проекта. На диаграмме burndown видно, что со 2 до 4 дня проекта оставалось выполнить 18 человеко-часов — кажется, что прогресса не было, а вот в последний 9 день команда решила задач на целых 8 человеко-часов, что больше, чем обычно. 

Но если посмотреть на диаграмму burnup, то станет понятно, что сотрудники выполняли работу равномерно. Во 2 день увеличилось количество задач на 4 человеко-часа, а на 3 день — на 2 человеко-часа. А в последний, 9 день проекта, работы стало меньше на 6 человеко-часов.

Поэтому лучше использовать эти графики вместе, чтобы видеть полную картину.

Преимущества метода

Наглядность. Видно, сколько работы осталось сделать и сколько на это есть времени: нужно ускориться или все идет по плану. Например, в этом случае осталось выполнить задачи, которые займут 20 человеко-часов за 11 дней — команда незначительно опережает план, нужно работать в том же темпе.

Оценка продуктивности команды. После завершения проекта на диаграмме видно, как работали сотрудники. 

• Равномерно: так выглядит идеальный график. На практике он встречается у опытных слаженных команд, если оценивать задачи с идеальной точностью и не добавлять новую работу в процессе.

• Сначала отставали от плана, а ближе к концу проекта начали трудиться активнее. Так выглядит график опытной команды, которая преодолевает трудности и закрывает проект строго до дедлайна. Возможно, в начале проекта стало больше задач или они оказались сложнее. 

• Обратная ситуация — сначала опережали график, а когда поняли, что за 10 рабочих дней выполнили две трети всей работы — расслабились. В этом случае команда неправильно оценила трудоемкость задач, или добавила запас времени на непредвиденные обстоятельства.

Если вы планируете работать с этой командой над другими проектами, то эта информация поможет лучше понять, как подойти к мотивации.

Оценка времени. На диаграмме видно, правильно ли рассчитали сроки при планировании: 

• Иногда время учитывают с запасом — команда закончила проект на 11 дней раньше. Из-за такой неточной оценки сроков команда выполняет меньше проектов, чем могла бы, а компания получает меньше денег.

• Или наоборот, недооценивают сложность работы и сотрудники еле успевают сдать проект. 

• Или даже не успевают.

Отслеживайте и анализируйте графики, чтобы правильно оценить трудозатраты для следующего проекта.

Ограничения диаграмм сгорания задач

Незавершенная задача не влияет на график, даже если она выполнена на 95%. Пока все сотрудники работают над объемной задачей, график выглядит так, как будто никто ничего не делает. 

Чтобы видеть корректную информацию, делите большие задачи на маленькие. Какие задачи считать большими зависит от специфики проекта: если в среднем задачи занимают 2-3 часа, то задача на несколько дней уже большая. Но когда 1-3 дня это обычная продолжительность, дробите задачи, которые идут по несколько недель.

Неточная оценка времени, которое займет проект. Будет ли фактическая кривая выше или ниже идеальной, зависит не только от усилий команды, но и от того, правильно ли рассчитали сроки задач. 

Учитывайте предыдущий опыт, обсуждайте трудозатраты с командой и с каждым новым проектом или спринтом оценка срока будет точнее.