Как приучить сотрудников к таск-менеджерам и преодолеть возражения?

Как подружить сотрудников с инструментом для задач

Любой новый инструмент требует времени для изучения и адаптации. Правильно организованный переход на использование сервиса для управления задачами поможет преодолеть отторжение и увеличить эффективность команды. 

Нередко сотрудники испытывают страх перед новым и неизвестным. Они могут опасаться, что освоение программы отнимет много времени, или что новый сервис усложнит текущую работу. Также некоторые работники считают, что существующий метод управления задачами их вполне устраивает, и не видят необходимости что-то менять. Они привыкли к старым методам, например, вести задачи в мессенджерах или Excel-таблицах, и боятся, что новое решение будет сложнее и отнимет больше времени. Кроме того, некоторые сотрудники могут опасаться, что внедрение таск-менеджера усилит контроль за их работой.

• Расскажите о проблемах, которые вы хотите решить с помощью таск-менеджера: потеря задач в почте, несоблюдение сроков или сложности с координацией работы команды.

• Покажите, что таск-менеджер помогает лучше планировать время. Начните с демонстрации простых и понятных преимуществ. Например, легко ставить задачи, отслеживать их прогресс и общаться с коллегами прямо в сервисе. Не нужно искать письма с заданиями в почте или постоянно отвлекать коллег вопросами о статусе задачи. 

• Объясните, что инструмент поможет не забывать о важных задачах, когда их много, и не пропускать дедлайны. Сервис упрощает разбор задач и позволяет отслеживать их выполнение, что важно для сотрудников, работающих с несколькими руководителями.

• Создайте подробный план внедрения, включая обучение сотрудников работе с программой. Руководитель должен лично принимать участие в процессе, демонстрируя свою поддержку и готовность помочь. Начните с пилотной группы и постепенно подключайте других сотрудников. 

• Собирайте обратную связь после каждого этапа, чтобы выявить возможные проблемы и внести коррективы. Важно не просто объявить о внедрении нового сервиса, но и объяснить работникам причины такого решения. 

В результате люди должны понять, что освоение нового инструмента  не займет много времени, а выгода от использования очевидна. Акцентируйте внимание на том, как он поможет быть более организованными, не пропускать дедлайны и легче справляться с задачами. Подчеркивайте, что у каждого сотрудника будет больше контроля над своей работой и личным временем.

Инструмент дает возможность отслеживать личную эффективность, что может стать аргументом для повышения зарплаты или карьерного роста. 

Как помочь сотрудникам адаптироваться

Адаптация к новому инструменту – это процесс, требующий терпения и поддержки. Начните с простых инструкций и демонстраций, а также предоставьте сотрудникам доступ к обучающим материалам. Руководитель должен быть готов ответить на все вопросы и оказать помощь на любом этапе внедрения. Надо показать, что мнение коллектива важно, и его учитывают.

Для обучения сотрудников используйте вебинары, короткие видеоуроки или персональные консультации. Создайте чат поддержки, где работники смогут задавать вопросы и делиться опытом. Не забывайте про регулярные встречи, где можно обсуждать проблемы и успехи. Важно дать людям возможность задавать вопросы и получать своевременную помощь. Идите по шагам:

1. Постепенно вводите более сложные функции и настраивайте под потребности конкретных отделов и команд. Дайте сотрудникам возможность влиять на процесс, чтобы они чувствовали свою причастность. Если сотрудники будут участвовать в настройке сервиса, они будут чувствовать себя более комфортно и с большей вероятностью примут его.

2. Покажите, что использование таск-менеджера – это часть общей корпоративной культуры. Люди должны понимать, что это входит в стратегию компании, направленной на повышение эффективности и улучшение качества работы. Руководитель должен подавать пример, активно используя инструмент в своей ежедневной работе.Есть суровый способ: перевести всю коммуникацию по задачам в таск-менеджер, чтобы не оставалось выбора, кроме как использовать этот инструмент. Ставьте задачи только через него, не дублируйте их в почту или мессенджеры.

3. Используйте данные из таск-менеджера для оценки эффективности работы. Поощряйте за выполнение задач в срок и наказывайте за игнорирование инструмента. Создайте правила, которые будут мотивировать работников использовать таск-менеджер, и зафиксируйте их в регламенте компании.

В Тимли есть таск-менеджер, интегрированный в систему. Все задачи команды, включая сроки и ответственных,  собраны в одном пространстве. Так проще координировать работу и отслеживать прогресс.

Внедрение инструмента меняет подход к работе. Ключ к успешному внедрению – понимать потребности сотрудников, открытость в коммуникации и готовность поддержать команду на каждом этапе.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо