Как работать и управлять сотрудниками на удаленке

Внезапный и мощный толчок к её развитию дал пандемический кризис 2020 года, когда из-за COVID-19 компании были вынуждены перевести сотрудников на формат работы из дома. Тогда для организаций и работников это стало экспериментом, в который никто толком не верил. Однако по прошествии времени выяснилось, что удалённый формат имеет право на существование, а для определённых сфер он даже более эффективен.

После снятия ограничений многие компании по-прежнему придерживаются удалённой или гибридной модели работы, а всё сотрудники осознанно выбирают этот формат, ценя преимущества в виде гибкого графика, отсутствия временных затрат на дорогу и возможности работать из любой точки мира.

Но как быть руководителям, которым нужно управлять коллективом, находящимся на расстоянии сотен, а то и тысяч километров? В этой статье мы разберём плюсы и минусы удалённой работы, расскажем о специфике управления распределёнными коллективами и дадим практические советы для эффективного взаимодействия.

Плюсы и минусы удалённой работы

Удалённая работа стала огромным шагом вперёд к гибкости профессиональной части жизни. Однако у неё есть не только преимущества, но и недостатки. Понимание особенностей помогает не только руководителям, но и всей команде выстроить более продуктивное и комфортное взаимодействие.

Плюсы удалёнки

1. Экономия времени и ресурсов

Для удаленных сотрудников – это отсутствие необходимости тратить по несколько часов на дорогу в офис. Для компаний – минимизация расходов на аренду офиса, коммунальные услуги и обустройство рабочих мест. Такие траты съедают большУю часть бюджета оффлайн-компаний.

2. Повышение продуктивности

Исследования показывают, что многие удаленные сотрудники чувствуют себя более сконцентрированно в домашней обстановке, где их не отвлекают разговоры коллег или офисный шум. Также гибкий график позволяет лучше организовать свой день.

3. Расширение географии найма

Удалёнка открывает возможность нанимать сотрудников из разных регионов, а значит, получать доступ к более широкому пулу талантов. Компания из Москвы может без проблем найти талантливого разработчика или дизайнера в Новосибирске или Владивостоке. Нужно лишь брать во внимание разницу часовых поясов.

4. Увеличение уровня удовлетворённости сотрудников

Удалённая работа повышает уровень свободы: сотрудники могут совмещать профессиональные обязанности с семьей, хобби или личными интересами. Всё это положительно отражается на их лояльности к компании.

Минусы удалённой работы

1. Недостаток личного общения

Отсутствие «живого» контакта с коллегами может негативно сказаться на атмосфере и чувстве сопричастности у удаленных сотрудников. Особенно при долгосрочном взаимодействии.

2. Потенциальные проблемы с продуктивностью

Не все удаленные сотрудники могут организовать свою работу в домашних условиях. Кто-то отвлекается на бытовые дела, у кого-то нет удобного рабочего места, а некоторые попросту сталкиваются с прокрастинацией.

3. Проблемы с коммуникацией

Работа на расстоянии требует правильного подхода к налаживанию коммуникации. Бессистемные звонки и переписки могут затягивать процессы и вызывать недопонимания.

4. Технические сложности

Технические проблемы – внезапный сбой интернета, неработающие программы – могут замедлять выполнение задач. К тому же, не у каждого сотрудника дома есть оборудование, которое соответствует требованиям.

5. Сложности в управлении

Для руководителей задача вовлечения и контроля распределенной команды становится настоящим испытанием: как быть уверенным, что удаленные сотрудники работают эффективно и следуют установленным процессам? Ответы на этот вопрос мы рассмотрим в следующем пункте.

Управление удалённой командой

Объективно, когда все сотрудники находятся в одном офисе, гораздо проще контролировать их вовлеченность, вектор работы и соблюдение сроков. Однако при удалённом формате менеджмент на порядок сложнее, и руководителю приходится менять привычные методы управления.

Основные принципы управления удалённой командой

1. Регулярная и прозрачная коммуникация

Без «живых» разговоров задача руководителя – наладить постоянное взаимодействие с коллективом. Это могут быть ежедневные созвоны, еженедельные встречи или контрольные точки в виде отчётов. Благодаря этому сотрудники чувствуют себя частью команды и понимают общий прогресс.

2. Установление четких задач и KPI

Когда сотрудники работают дистанционно, важно заранее оговорить цели, дедлайны и критерии оценки работы. Мутные формулировки могут оставить сотрудников в замешательстве, что приведет к затягиванию процессов. Используйте системы управления задачами, чтобы обеспечить прозрачность задач.

Тимли для этих целей предлагает канбан-доски, которые можно настроить под свои процессы. С их помощью можно организовать работу над проектом, распределять задачи и отслеживать их выполнение с помощью таск-трекера, который легко адаптируется.

3. Налаживание технической инфраструктуры

Позаботьтесь о том, чтобы у команды был доступ ко всем необходимым документам: от KPI и документов на проект до памятки «Как подать заявление на отпуск». Это не только упростит выполнение задач, но и снимет ряд повторяющихся вопросов. На данный момент лучшим решением для удаленной работы будет внедрение базы знаний.

TEAMLY предоставляет единый источник информации для всех сотрудников. Вся работа проходит в рамках общей платформы. Сотрудники могут создавать, обсуждать и управлять материалами по проектам в конкретном пространстве.

4. Регулярная обратная связь

Удаленные сотрудники часто остаются без привычной поддержки коллег или руководителя. Поэтому важно не только ставить задачи, но и обсуждать успехи, давать конструктивный фидбек и поощрять достижения. Это мотивирует сотрудников и помогает им чувствовать себя частью проекта.

5. Формирование корпоративной культуры на удалёнке

Даже если ваша команда работает удалённо, важно поддерживать корпоративный дух. Это могут быть виртуальные кофе-брейки, поздравления с праздниками, проведение тимбилдингов в формате онлайн или редкие оффлайн-встречи.

Советы по управлению удалённой командой

1. Доверяйте сотрудникам

Многие руководители считают, что, если сотрудники находятся вне офиса, они обязательно будут халтурить. На самом деле это не так. Доверие к коллегам – фундамент для построения продуктивной работы. Организуйте систему контроля (например, отчёты или регулярные созвоны), но не превращайте управление в тотальный надзор.

2. Планируйте и структурируйте

Четкое планирование – основа успеха. Используйте гибкие методологии (к примеру, Scrum), проводите регулярные ретроспективы, чтобы оценивать, как команда движется к целям, и что можно улучшить.

3. Создавайте комфортные условия

Убедитесь, что удаленные сотрудники обеспечены всем необходимым для работы. Если требуется, выделите бюджет на покупку оборудования или оплату интернета. Комфортные условия – залог их продуктивности.

4. Развивайте свои навыки коммуникации

На удалёнке управление требует высокой культуры общения. Учитесь проводить эффективные собрания, быть последовательным в своей речи и открытым к обсуждению.

5. Умейте вовремя отпускать

В удалённой работе важно не допустить эмоционального выгорания как своих сотрудников, так и себя. Лидеру нужно знать грань, когда пора отключиться от дела или доверить часть задач своим коллегам.

6. Используйте современные технологии

Автоматизация рутинных задач, видеоконференции, совместные цифровые доски для визуализации идей (например, flip или sBoard) помогают сделать процессы быстрее и прозрачнее.

Как нанимать удалённых сотрудников

Традиционный процесс найма сотрудников уже давно претерпел изменения. Рынок удалённой работы диктует свои правила и особенности, учитывая которые вы сможете привлечь и удержать лучших специалистов для команды.

1. Определите требования и формат работы

Прежде чем начать поиск удаленного сотрудника, важно чётко обозначить, какие задачи он будет решать, какой график ему потребуется соблюдать и какие результаты вы ждёте. Учитывайте особенности удалённой работы:

• Если задачи требуют строгого соблюдения времени, например, поддержки клиентов, укажите это заранее.

• Если важна только результативность, независимо от процесса, будьте честны с кандидатами.

Чётко сформулированные требования с самого начала помогают избежать недоразумений в будущем.

2. Разработайте сильное описание вакансии

Поскольку выбор сотрудников на удалёнке часто происходит через текст, уделите особое внимание описанию вакансии. Вакансия должна выглядеть привлекательной и исчерпывающе информативной. Укажите:

• Основные обязанности.

• Требуемые навыки и опыт.

• График работы.

• Условия оплаты.

• Возможности для роста.

Также добавьте краткое описание компании, чтобы кандидаты могли оценить, с кем им предстоит работать.

3. Расширьте географию поиска

Удалённая работа предоставляет огромный плюс: вы можете искать таланты не только в вашем городе, но и по всей стране или миру. Используйте специализированные платформы для поиска удалённых сотрудников, такие как:

• Fivver, Freelancer – для поиска фрилансеров и проектных исполнителей.

• Хантфлоу, Талантхаб, LinkedIn – для найма штатных специалистов.

• Telegram-каналы с вакансиями (например, «Удалёнка», «Работа на удалёнке» и др.).

Не бойтесь выходить за рамки привычных методов.

4. Проводите четкий процесс отбора

Чтобы эффективно нанять удалённого сотрудника, используйте структурированный процесс отбора:

1. Резюме и портфолио. Просматривайте опыт и работы кандидатов для оценки их компетенций.

2. Тестовые задания. Давайте задания, отражающие реальные задачи вашей компании. Так можно оценить подход к работе и качество выполнения.

3. Онлайн-собеседование. Используйте видеосвязь для интервью, чтобы лучше узнать кандидата и понять, как он впишется в коллектив.

5. Обеспечьте комфортный онбординг

Процесс адаптации удалённых сотрудников имеет свои особенности. После найма важно провести их через этап знакомства с командой, корпоративными инструментами и целями компании. Четкие инструкции, сопровождающие материалы и открытая связь с руководителем помогут избежать недоразумений на старте работы.

Инструменты для удалёнки

Удалённая работа невозможна без правильных инструментов. Это не только средства связи, но и программы, которые позволяют организовать задачи, улучшить взаимодействие и повысить продуктивность. Вот основные категории инструментов для удалённой работы.

1. Средства управления проектами

Для организации работы команды и отслеживания прогресса по задачам используйте специализированные платформы:

• YouGile – популярный инструмент с визуальной доской для управления задачами.

• TEAMLY – платформа для совместной работы команд разного уровня с удобным набором инструментов для создания базы знаний..

• WEEEK – сервис для IT-команд и проектных групп.

Благодаря таким системам вся информация о задачах, сроках и статусах будет в одном месте.

2. Инструменты для коммуникации

Оперативная связь – это основа удалённой работы. Без быстро организованной коммуникации возникают недопонимания и срывы сроков. Популярные инструменты:

• Пачка – корпоративный мессенджер с возможностью создания тематических каналов.

• Microsoft Teams – мессенджер для бизнеса с интеграцией с пакетом Office.

• Zoom, Google Meet – для видеосвязи, проведения совещаний или удалённых интервью.

Регулярные общие чаты или звонки помогут держать всех в тонусе.

3. Инструменты для совместной работы

Для обмена файлами, совместного редактирования документов и других задач удобно использовать:

• Google Workspace (Docs, Sheets) – отличный набор бесплатных инструментов для работы с текстами, таблицами и презентациями.

• Obsidian – универсальный инструмент для ведения заметок, планов и документов.

• Microboard – цифровая доска для мозговых штурмов, визуализации идей и работы над проектами в реальном времени.

4. Инструменты для отслеживания времени

Некоторые команды используют системы учёта рабочего времени и продуктивности:

• Toggl – гибкий инструмент для учёта времени, позволяет понять, на что тратится рабочий день.

• RescueTime – сервис для анализа времени, проведенного за компьютером.

• Hubstaff – программа для мониторинга времени и создания отчетов по активности.

Использование таких инструментов удобно для отслеживания реального прогресса, особенно когда сотрудники работают в разных часовых поясах.

Как не терять связь с удалёнщиками

Одна из главных задач для руководителя на удалёнке – поддержание вовлеченности команды. Когда сотрудники работают из дома, чувство единства команды иногда теряется, что негативно влияет на мотивацию и выполнение задач.

1. Регулярная коммуникация

Один из ключевых элементов управления удалённой командой – это постоянная связь. Регулярные созвоны, планерки и отчеты помогают поддерживать общий курс и вовлеченность.

• Запланируйте ежедневные или еженедельные видеоконференции для обсуждения текущих задач и целей.

• Проводите общие собрания для всей команды раз в месяц, чтобы обсуждать стратегию и прогресс.

Важно, чтобы связь была двусторонней: сотрудники должны понимать, что их мнение и вопросы тоже важны.

2. Поддерживайте корпоративную культуру

Даже работая удалённо, сотрудники должны ощущать себя частью команды. Для этого:

• Создавайте традиции. Например, виртуальные кофе-брейки или совместные онлайн-квизы.

• Проводите корпоративные мероприятия, даже в формате онлайн.

• Поощряйте общение внутри команды, создавая каналы для нерабочих обсуждений (например, хобби, музыка, мемы).

3. Давайте обратную связь

Обратная связь – ключевой элемент, чтобы сотрудники чувствовали, что их работа ценится. Хвалите за достижения, обсуждайте ошибки конструктивно. Привыкайте к регулярным «1 на 1» встречам с каждым сотрудником, чтобы узнать их боль или потребности.

4. Станьте доступным лидером

Удалённые сотрудники часто переживают, что их голос может быть не услышан. Важно, чтобы руководитель был доступен для общения. Это не значит, что вы должны быть в мессенджере 24/7, но установите часы, когда вам можно задать любой вопрос.

5. Создавайте точки физического контакта

Если позволяют возможности, организуйте очные встречи команды хотя бы раз в год. Это могут быть корпоративы, стратегические сессии или поездки. Такие мероприятия помогают выстроить личные связи внутри коллектива.

Итого

Удалённая работа – это новая реальность, которая постепенно становится привычной и даже желанной. Несмотря на её недостатки, этот формат открывает перед компаниями и сотрудниками уникальные возможности – от повышения продуктивности до расширения карьерных горизонтов.

 Развивайте доверие, налаживайте процесс взаимодействия, инвестируйте время в технические инструменты и отношения с командой – и получите вдохновленный коллектив, работающий как единое целое!

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо