Как повысить эффективность коммуникаций в команде
В мире бизнеса эффективная коммуникация в команде играет ключевую роль в достижении глобальных целей. Независимо от размера компании качественное взаимодействие между участниками коллектива является фундаментом успешного сотрудничества.![](/storage/upload/news/Как повысить эффективность коммуникаций в команде.png)
Титанические сдвиги в рабочих процессах, которые принесли последствия COVID-19, еще больше подчеркнули важность внутренних коммуникаций в организации. Переход на дистанционную работу стал серьезным вызовом для многих компаний: привычные бизнес-процессы были нарушены, отслеживание выполнения задач оказалось под угрозой, онбординг новых членов команд замедлился. На этом фоне заметно снизился уровень вовлеченности сотрудников, что не могло не повлиять на их работоспособность.
В современном бизнесе конкурентное преимущество все чаще определяется не только качеством продукта или обслуживания, но и опытом, который переживают сотрудники внутри компании. Этот аспект, известный как «Employee Experience», постепенно становится ключевым фактором привлечения и удержания талантов.
Сотрудники по всему миру чувствуют себя отчужденными от результатов своего труда и сталкиваются с затруднениями в поиске смысла и цели своей работы.
Согласно исследованию Gallup, лишь 15% работников компаний ощущают себя полностью вовлеченными в работу, что негативно сказывается на результативности бизнеса в целом.
Именно поэтому руководителям и HR-специалистам необходимо оперативно реагировать на все изменения и внедрять новые инструменты, которые помогут обеспечить круглосуточный доступ к корпоративной цифровой экосистеме, сделать рабочую среду комфортнее, а цели и задачи компании четче.
В данной статье мы рассмотрим стратегии и практики, которые помогут повысить эффективность коммуникаций в коллективе, улучшить взаимопонимание между членами команды и способствовать более результативной работе.
Выстраивая правильный коммуникативный подход, каждый участник команды сможет ощутить улучшение в рабочем процессе и повысить общую производительность.
Что дает развитие внутренних коммуникаций
Забота о развитии коммуникаций внутри команды положительно влияет на весь рабочий процесс и достижение корпоративных целей. Эксперты McKinsey & Company обнаружили, что производительность труда сотрудников увеличивается на 20-25% в организациях, где сотрудники связаны друг с другом.
✔️ Улучшение обмена информацией
Эффективные коммуникации внутри компании способствуют более быстрому и точному обмену знаниями. Сотрудники могут оперативно делиться важными сведениями, что снижает число задержек и ошибок в выполнении задач. Например, использование общих документов и систем обмена файлами делает информацию доступной для всех членов команды в любой момент.
Мы живем в мире, где в большинстве ситуаций у нас есть доступ ко всей необходимой нам информации в любое время. Отсутствие доступа к знаниям вызывает замешательство и стресс. Институт Гэллапа обнаружил, что 74% сотрудников чувствуют, что они упускают информацию и новости компании.
✔️ Повышение прозрачности и доверия
Развитие внутренних коммуникаций способствует созданию атмосферы открытости. Когда каждый член команды знает, что его мнение важно и услышано, это повышает уровень доверия к коллегам и руководству. Прозрачность в рабочих процессах также позволяет снизить уровень стресса и тревожности, что положительно сказывается на общем климате в коллективе.
✔️ Снижение конфликтности
Четкое и открытое общение помогает предотвратить и разрешить конфликты в компании. Когда сотрудники имеют возможность обсуждать проблемы и недовольства, они могут находить общие решения, избегая эскалации конфликтов. Это создает более гармоничную рабочую среду, где преобладает взаимопонимание и сотрудничество.
✔️ Повышение производительности
С четко определенными ролями и обязанностями, а также регулярными обновлениями по прогрессу задач сотрудники чувствуют себя более уверенно и могут сосредоточиться на выполнении поставленных целей. Это помогает избегать дублирования усилий и снижает вероятность ошибок.
✔️ Стимулирование инноваций и креативности
В условиях открытого и поддерживающего общения сотрудники чувствуют себя более мотивированными предлагать новые идеи и решения. Коллективное обсуждение и мозговые штурмы помогают находить инновационные подходы к решению проблем и развитию бизнеса. Взаимодействие между сотрудниками с различными навыками и опытом способствует генерации свежих и оригинальных идей.
✔️ Улучшение управления проектами
Имея четкую коммуникацию, сотрудники легко отслеживают прогресс по задачам, обмениваются важной информацией и оперативно реагируют на изменения. Это помогает лучше координировать корпоративные усилия и обеспечивать своевременное выполнение проектов.
Как превратить внутренние коммуникации в работающую систему?
Создание эффективной системы коммуникаций требует от руководства времени и усилий, но результат оправдывает затраченные ресурсы. Рассмотрим ключевые шаги по созданию работающей бесконфликтной системы взаимодействия.
- Определение целей и ожиданий
Первый шаг – это четкое определение целей и ожиданий от системы внутренних коммуникаций. Руководство должно ясно выразить, какие результаты ожидаются от улучшения коммуникаций и какие конкретные задачи должны быть решены. Это поможет менеджменту создать основу для дальнейших действий и оценки их эффективности. - Выбор подходящих инструментов
Для достижения целей и задач необходимо выбрать подходящие инструменты для коммуникации. Существуют различные платформы и программы, которые могут быть использованы для обмена сообщениями, проведения виртуальных встреч, совместной работы над проектами и управления документами. Важно выбрать те инструменты, которые наиболее подходят для конкретной команды и ее потребностей. - Обучение и поддержка
После выбора инструментов необходимо обучить сотрудников и предоставить им поддержку в использовании новых систем. Это может включать проведение тренингов, подготовку руководств и обеспечение доступа к техподдержке. Важно, чтобы каждый член команды четко понимал, как использовать инструменты и какие преимущества они дают. - Создание регулярных каналов коммуникации
Для поддержания постоянного общения необходимо установить регулярные каналы коммуникации. Это могут быть ежедневные или еженедельные встречи, на которых обсуждаются текущие задачи, проблемы и прогресс. Важно также использовать различные средства коммуникации, такие как корпоративные мессенджеры, базы знаний, общие документы и информационные рассылки. Регулярность и разнообразие каналов помогают поддерживать постоянный диалог внутри команды.
Стратегическая коммуникация жизненно важна для бизнеса. Исследование, проведенное Университетом Квинса, показывает, что 3/4 работодателей оценивают командную работу и сотрудничество как «очень важные», но 39% сотрудников по всему миру говорят, что люди в их организации недостаточно сотрудничают.
- Поощрение открытости и обратной связи
Для создания атмосферы доверия и прозрачности необходимо поощрять открытость и обратную связь между сотрудниками. Руководство должно демонстрировать пример открытого общения, приветствуя предложения и критику. Сотрудникам следует предоставить возможности для анонимной обратной связи, чтобы они могли свободно делиться мыслями и идеями. - Адаптация к изменениям
Внутренние коммуникации – это динамический процесс, который требует постоянной адаптации к меняющимся потребностям команды. Необходимо регулярно оценивать эффективность используемых инструментов и каналов, вносить корректировки и внедрять новые решения по мере необходимости. Гибкость и готовность к изменениям помогают поддерживать актуальность и работоспособность системы внутренних коммуникаций.
Внутренние коммуникации должны быть ключевым приоритетом для бизнеса, однако эксперты Arthur J. Gallagher & Co. обнаружили, что 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций, а из тех, которые имеют, 12% не измеряют эффективность этих взаимодействий.
Инструменты для коммуникации в коллективе
Для создания эффективной системы внутренних коммуникаций существует множество инструментов, которые могут быть использованы в команде для повышения продуктивности, сплоченности команды и достижения бизнес-целей.
Рассмотрим некоторые из наиболее популярных и полезных решений:
- Slack - корпоративный мессенджер, позволяющий организовывать общение в тематических каналах, обмениваться файлами и совместно работать над проектами.
- Microsoft Teams - интегрированная платформа для командной работы, включающая видеоконференции, обмен сообщениями, совместное редактирование документов и управление задачами.
- Google Workspace - набор облачных приложений для совместной работы, включая Gmail, Google Docs, Google Sheets и Google Meet для организации онлайн-встреч.
- Trello - визуальная система управления проектами и задачами, позволяющая эффективно координировать работу команды.
- Asana - инструмент для управления проектами и задачами, который помогает отслеживать прогресс, назначать ответственных и обмениваться комментариями.
- Zoom - платформа для проведения видеоконференций, вебинаров и онлайн-встреч, обеспечивающая высокое качество связи.
Для построения действительно эффективной и бесшовной коммуникации инструменты должны закрывать 5 главных потребностей современных команд:
- Распространять корпоративные новости;
- Обеспечивать оперативное взаимодействие со службами поддержки;
- Предоставлять доступ к корпоративной базе знаний;
- Помогать в сборе обратной связи и проведении импульсных опросов;
- Быть удобными для всего персонала компании – как офисного, так и линейного.
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
![](/img/new-conception/new-conception-image-2.png)