Как повысить эффективность коммуникаций в команде

Титанические сдвиги в рабочих процессах, которые принесли последствия COVID-19, еще больше подчеркнули важность внутренних коммуникаций в организации. Переход на дистанционную работу стал серьезным вызовом для многих компаний: привычные бизнес-процессы были нарушены, отслеживание выполнения задач оказалось под угрозой, онбординг новых членов команд замедлился. На этом фоне заметно снизился уровень вовлеченности сотрудников, что не могло не повлиять на их работоспособность.

В современном бизнесе конкурентное преимущество все чаще определяется не только качеством продукта или обслуживания, но и опытом, который переживают сотрудники внутри компании. Этот аспект, известный как «Employee Experience», постепенно становится ключевым фактором привлечения и удержания талантов.

Сотрудники по всему миру чувствуют себя отчужденными от результатов своего труда и сталкиваются с затруднениями в поиске смысла и цели своей работы.

Именно поэтому руководителям и HR-специалистам необходимо оперативно реагировать на все изменения и внедрять новые инструменты, которые помогут обеспечить круглосуточный доступ к корпоративной цифровой экосистеме, сделать рабочую среду комфортнее, а цели и задачи компании четче.

В данной статье мы рассмотрим стратегии и практики, которые помогут повысить эффективность коммуникаций в коллективе, улучшить взаимопонимание между членами команды и способствовать более результативной работе.

Выстраивая правильный коммуникативный подход, каждый участник команды сможет ощутить улучшение в рабочем процессе и повысить общую производительность.

Что дает развитие внутренних коммуникаций

Забота о развитии коммуникаций внутри команды положительно влияет на весь рабочий процесс и достижение корпоративных целей. Эксперты McKinsey & Company обнаружили, что производительность труда сотрудников увеличивается на 20-25% в организациях, где сотрудники связаны друг с другом.

✔️ Улучшение обмена информацией
Эффективные коммуникации внутри компании способствуют более быстрому и точному обмену знаниями. Сотрудники могут оперативно делиться важными сведениями, что снижает число задержек и ошибок в выполнении задач. Например, использование общих документов и систем обмена файлами делает информацию доступной для всех членов команды в любой момент.
Мы живем в мире, где в большинстве ситуаций у нас есть доступ ко всей необходимой нам информации в любое время. Отсутствие доступа к знаниям вызывает замешательство и стресс. Институт Гэллапа обнаружил, что 74% сотрудников чувствуют, что они упускают информацию и новости компании.

✔️ Повышение прозрачности и доверия
Развитие внутренних коммуникаций способствует созданию атмосферы открытости. Когда каждый член команды знает, что его мнение важно и услышано, это повышает уровень доверия к коллегам и руководству. Прозрачность в рабочих процессах также позволяет снизить уровень стресса и тревожности, что положительно сказывается на общем климате в коллективе.

✔️ Снижение конфликтности
Четкое и открытое общение помогает предотвратить и разрешить конфликты в компании. Когда сотрудники имеют возможность обсуждать проблемы и недовольства, они могут находить общие решения, избегая эскалации конфликтов. Это создает более гармоничную рабочую среду, где преобладает взаимопонимание и сотрудничество.

✔️ Повышение производительности
С четко определенными ролями и обязанностями, а также регулярными обновлениями по прогрессу задач сотрудники чувствуют себя более уверенно и могут сосредоточиться на выполнении поставленных целей. Это помогает избегать дублирования усилий и снижает вероятность ошибок.

✔️ Стимулирование инноваций и креативности
В условиях открытого и поддерживающего общения сотрудники чувствуют себя более мотивированными предлагать новые идеи и решения. Коллективное обсуждение и мозговые штурмы помогают находить инновационные подходы к решению проблем и развитию бизнеса. Взаимодействие между сотрудниками с различными навыками и опытом способствует генерации свежих и оригинальных идей.

✔️ Улучшение управления проектами
Имея четкую коммуникацию, сотрудники легко отслеживают прогресс по задачам, обмениваются важной информацией и оперативно реагируют на изменения. Это помогает лучше координировать корпоративные усилия и обеспечивать своевременное выполнение проектов.

Как превратить внутренние коммуникации в работающую систему?

Создание эффективной системы коммуникаций требует от руководства времени и усилий, но результат оправдывает затраченные ресурсы. Рассмотрим ключевые шаги по созданию работающей бесконфликтной системы взаимодействия.

1. Определение целей и ожиданий
   Первый шаг – это четкое определение целей и ожиданий от системы внутренних коммуникаций. Руководство должно ясно выразить, какие результаты ожидаются от улучшения коммуникаций и какие конкретные задачи должны быть решены. Это поможет менеджменту создать основу для дальнейших действий и оценки их эффективности.
2. Выбор подходящих инструментов
   Для достижения целей и задач необходимо выбрать подходящие инструменты для коммуникации. Существуют различные платформы и программы, которые могут быть использованы для обмена сообщениями, проведения виртуальных встреч, совместной работы над проектами и управления документами. Важно выбрать те инструменты, которые наиболее подходят для конкретной команды и ее потребностей.
3. Обучение и поддержка
   После выбора инструментов необходимо обучить сотрудников и предоставить им поддержку в использовании новых систем. Это может включать проведение тренингов, подготовку руководств и обеспечение доступа к техподдержке. Важно, чтобы каждый член команды четко понимал, как использовать инструменты и какие преимущества они дают.
4. Создание регулярных каналов коммуникации
   Для поддержания постоянного общения необходимо установить регулярные каналы коммуникации. Это могут быть ежедневные или еженедельные встречи, на которых обсуждаются текущие задачи, проблемы и прогресс. Важно также использовать различные средства коммуникации, такие как корпоративные мессенджеры, базы знаний, общие документы и информационные рассылки. Регулярность и разнообразие каналов помогают поддерживать постоянный диалог внутри команды.
   

   Стратегическая коммуникация жизненно важна для бизнеса. Исследование, проведенное Университетом Квинса, показывает, что 3/4 работодателей оценивают командную работу и сотрудничество как «очень важные», но 39% сотрудников по всему миру говорят, что люди в их организации недостаточно сотрудничают.

5. Поощрение открытости и обратной связи
   Для создания атмосферы доверия и прозрачности необходимо поощрять открытость и обратную связь между сотрудниками. Руководство должно демонстрировать пример открытого общения, приветствуя предложения и критику. Сотрудникам следует предоставить возможности для анонимной обратной связи, чтобы они могли свободно делиться мыслями и идеями.
6. Адаптация к изменениям
   Внутренние коммуникации – это динамический процесс, который требует постоянной адаптации к меняющимся потребностям команды. Необходимо регулярно оценивать эффективность используемых инструментов и каналов, вносить корректировки и внедрять новые решения по мере необходимости. Гибкость и готовность к изменениям помогают поддерживать актуальность и работоспособность системы внутренних коммуникаций.
   

   Внутренние коммуникации должны быть ключевым приоритетом для бизнеса, однако эксперты Arthur J. Gallagher & Co. обнаружили, что 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций, а из тех, которые имеют, 12% не измеряют эффективность этих взаимодействий.

Инструменты для коммуникации в коллективе

Для создания эффективной системы внутренних коммуникаций существует множество инструментов, которые могут быть использованы в команде для повышения продуктивности, сплоченности команды и достижения бизнес-целей.

Рассмотрим некоторые из наиболее популярных и полезных решений:

• Slack - корпоративный мессенджер, позволяющий организовывать общение в тематических каналах, обмениваться файлами и совместно работать над проектами.
• Microsoft Teams - интегрированная платформа для командной работы, включающая видеоконференции, обмен сообщениями, совместное редактирование документов и управление задачами.
• Google Workspace - набор облачных приложений для совместной работы, включая Gmail, Google Docs, Google Sheets и Google Meet для организации онлайн-встреч.
• Trello - визуальная система управления проектами и задачами, позволяющая эффективно координировать работу команды.
• Asana - инструмент для управления проектами и задачами, который помогает отслеживать прогресс, назначать ответственных и обмениваться комментариями.
• Zoom - платформа для проведения видеоконференций, вебинаров и онлайн-встреч, обеспечивающая высокое качество связи.

Для построения действительно эффективной и бесшовной коммуникации инструменты должны закрывать 5 главных потребностей современных команд:

1. Распространять корпоративные новости;
2. Обеспечивать оперативное взаимодействие со службами поддержки;
3. Предоставлять доступ к корпоративной базе знаний;
4. Помогать в сборе обратной связи и проведении импульсных опросов;
5. Быть удобными для всего персонала компании – как офисного, так и линейного.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо