Lean management – что такое бережливое управление проектами?

Любая компания стремится примерно к одинаковым целям:

• Получить большую прибыль с меньшими издержками;

• создать лучший уникальный продукт;

• занять ключевую нишу на рынке;

• удовлетворить потребности своих клиентов на высоком уровне;

• обеспечить хорошие условия труда для работников.

Но почему одни компании становятся лучшими, достигая поставленные цели, а другие плетутся позади и в итоге приходят к банкротству и слиянию? Ответ кроется, в первую очередь, в применении передовых технологий и современных методов организации бизнеса. Ведь даже доступность ресурсов и отсутствие бюрократических препон не помогут выжить компании, которая работает по старинке.

Lean management (бережливое управление): что это такое

Организация производства или реализация проекта – это непростые задачи, которые требуют значительных вложений и ресурсов. Обеспечить максимальную эффективность помогают разнообразные методы.

Одним из таких методов, а точнее философией, является Lean management (бережливое управление).

Основы новой парадигмы были заложены инженерами автомобильных заводов Toyota и воплотились в производственной системе Toyota (TPS).

Компании США были поражены качеством и прибылью, которую приносила продукция Toyota. Они решили выяснить, в чём секрет такого успеха. Дэниел Джонс, Джеймс Вумек и Дэниел Рус начали исследование мирового рынка автомобилей. В результате исследования появился термин lean production (бережливое производство), который предложил в 1988 году в статье в журнале MIT Sloan Management Review (SMR) Джон Крафчик, участвующий в программе и когда-то работавший инженером NUMMI, совместном предприятии GM-Toyota.

Концепция бережливого управления направлена на достижение максимальной ценности для потребителя при минимизации внутренних издержек в производственной системе. Этот подход предполагает организацию системы управления таким образом, чтобы была возможность оперативно выявлять и устранять все виды потерь, направляя высвободившиеся ресурсы на непрерывное совершенствование, обучение персонала и повышение продуктивности.

В современном мире философия Lean Management (бережливое управление) дает возможность компаниям фокусироваться на достижении целей с использованием минимального количества ресурсов. Это особенно важно в условиях острой конкуренции и стремительного развития.

Преимущества для команд и проектов

Внедрение принципов бережливого управления дает следующие преимущества:

• Уменьшаются потери. Потери – это действия, не добавляющие ценности. К ним относят: перепроизводство, временные потери при ожидании, лишнюю транспортировку или перемещение, избыточную или неправильную обработку, излишек запасов, лишние движения, дефекты и так далее. Устранение этих потерь в производственной системе высвобождает ресурсы для других более важных целей.

• Ускоряются процессы. Постоянное усовершенствование работы ведет к ее оптимизации и ускорению.

• Повышается качество. Философия Lean Management (бережливое управление) нацелена на применение контроля качества на всех этапах жизненного цикла продукции и обучении персонала компании методам менеджмента и контроля качества. Эти методики позволяют вовремя выявить несоответствие и устранить его, не допуская брака.

• Повышается удовлетворенность потребителя. Применение методов оценки удовлетворенности потребителей позволяет командам совершенствовать как внутренние, так и внешние процессы: от разработки продукта или услуги до поставки их клиенту и технической поддержке.

Принципы бережливого управления

Для эффективного внедрения концепции бережливого управления в процессы компании важно принимать во внимание основные идеи этого подхода.

• Минимизация издержек и устранение дефектов. Если какой-то этап проекта или производственная операция не приносит прибыль, не добавляет качество и приводит к лишним временным затратам – это потеря. Нужно либо исключить такие действия, либо стараться свести их к минимуму, оптимизировав операции. Важен контроль качества на каждой операции.

• Организация процессов в виде непрерывных потоков. Время, которое работа простаивает в очереди, ожидая исполнения, стоит свести к минимуму. Организация процессов в потоки значительно сокращает время на изготовление продукции и ускоряет завершение проекта.

• Стандартизация задач. Стандартизируя лучшие методы работы, компания закрепляет лучшие результаты. Усовершенствования включают в новый стандарт.

• Подготовка персонала. За стабилизацией следует непрерывное совершенствование. А оно невозможно без обучения персонала методикам менеджмента качества. В концепции lean обучаться – значит идти вперед, используя накопленный опыт, а не начинать все заново с каждым новым менеджером.

• Формирование команд. В ходе обучения работники должны не только усваивать информацию, но и формировать командный дух, работать вместе и осознавать значимость продукции компании. Необходимо выстраивать доверительные отношения с сотрудниками и признавать их вклад в общее дело.

• Оценка результативности деятельности. Члены команды должны понимать свои функции и отслеживать общий ход работы. Поэтому необходимо обеспечить беспрепятственный доступ к актуальной информации для всех сотрудников.

Методы и инструменты Lean

В арсенале Lean Management (бережливого управления) существует много инструментов и выбор их должен быть обусловлен спецификой вашего бизнеса.

• Шесть сигм (Six Sigma). Стратегия организации производства, направленная на улучшение рабочих и производственных процессов путём выявления и устранения недостатков. Основная идея заключается в том, чтобы повысить качество результатов каждого процесса, свести к минимуму количество ошибок и статистические отклонения в работе. В частности, допускается не более 3–4 ошибок на миллион операций. Методология основана на статистике и управлении качеством. Она также включает инструменты для оценки результатов и специальные команды, которые занимаются поиском и устранением проблем, а также оптимизацией.

• Кайдзен. Это японская философия, направленная на постоянное улучшение всех сфер деятельности компании, включая работу её сотрудников и даже их личные качества.

• PDCA (Plan–Do–Check–Act, планирование–действие–проверка–корректировка). Метод, который применяется в менеджменте качества и предполагает последовательное принятие решений. Также известен как цикл Деминга.

• Точно в срок (Just in Time). Система управления поставками продукции, базирующаяся на строгом регулировании объемов и сроков производства. Благодаря жесткому производственному графику можно избежать создания излишних запасов и использования лишних ресурсов.

• 5S. Система организации и оптимизации рабочего пространства – это один из методов бережливого производства, который был разработан в Японии после окончания второй мировой войны.

• Канбан. Это метод визуализации рабочего процесса, который предполагает использование специальной доски для задач. Основная цель – создать наглядную картину текущего состояния задач и их перемещения от создания до выполнения.

• Andon. Инструмент, позволяющий отследить и контролировать процессы в режиме реального времени. В случае обнаружения неполадок, он предупредит об этом подачей визуальных и звуковых оповещений.

Как внедрить Lean management в управление проекта

Хотя Lean management изначально создавался для промышленного производства, он получил широкое распространение в разных отраслях: от перевозок до оказания медицинских услуг.

Принципы Lean management (бережливое управление) также используются в управлении проектами.

В большинстве случаев для внедрения Lean management применяется «Канбан» (совместно с Диаграммой Ганта) или система Last Planner System. Эти системы акцентируют внимание на развитии проекта с привлечением специалистов из разных областей, визуальном представлении работы и создании непрерывного потока.

Ниже приведем примерную последовательность, которая поможет внедрить Lean management (бережливое управление):

• Определите ценность продукта или услуги.

• Составьте карту потока ценностей (value stream mapping, VSM). Она даст представление о том, как должен выглядеть рабочий процесс в его текущем состоянии и в идеальном варианте – от старта проекта до его окончания.

• Сравните идеальный и реальный VSM и оцените точки потерь. После этого необходимо пересмотреть план для повышения его эффективности.

• Для каждого шага разработки продукта или услуги определите ключевые точки, которые позволят контролировать появление новых проблем и оперативно их решать.

• Совершенствуйте процессы и выявляйте вновь возникающие издержки.

• Обучайте персонал принципам бережливого менеджмента.

• Стандартизируйте лучшие практики и используйте их в дальнейшей работе.

Подробнее о принципах бережливого производства можно почитать в книге Д.Лайкера и Д.Майера «Практика Дао Toyota».

В книге А.Бьёрна «Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования» подробно описаны инструменты совершенствования, процесс документирования проблем, методики измерения показателей и принятия решений.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо