Лучшие сервисы для совместной работы

Спрос на внятную кооперацию без помех породил предложение. На рынке сегодня нет недостатка в вендорах, которые предлагают сотни сервисов широкого функционала – от обмена сообщениями и видеоконференций до управления проектами и совместной работы над текстами.

В этом материалы мы собрали хорошо зарекомендовавшие себя сервисы, перечислили их особенности, недостатки и имеющиеся в наличии версии. Надеемся, это поможет не только выбрать подходящий продукт для вашей компании, но и улучшить общий процесс работы над проектами.

Сервисы для управления рабочими процессами

Платформы для совместной работы – это инструменты, позволяющие командам взаимодействовать, обмениваться информацией и управлять проектами в режиме реального времени.

Они помогают облегчить коммуникацию, повысить продуктивность и минимизировать риски, связанные с недоразумениями и потерей информации. Сюда входят мессенджеры, планировщики, календари, майндкарты, презентации, онлайн-редакторы, сервисы автоматизации.

1. ТамТам

Это отечественный мессенджер, который предлагает пользователям функционал для общения и совместной работы. «ТамТам» ориентирован как на индивидуальных пользователей, так и на бизнес.

Ключевые функции:

Коммуникация. Возможность создавать групповые чаты и каналы для распространения информации. Чаты поддерживают обмен сообщениями, фото, видео- и аудиоматериалами.

Простая интеграция. Открытый код продукта позволяет интегрировать «ТамТам» со сторонними сервисами и приложениями.

Платформа для кооперации. Поддержка создания виртуальных рабочих пространств для команд с функциями менеджмента задач и проектов.

Безопасность и конфиденциальность. «ТамТам» обеспечивает высокий уровень безопасности данных. В отличие от многих мессенджеров он не содержит рекламы.

Поиск и организация. Возможность организовывать сообщения и файлы, а также использовать встроенный поиск для быстрого нахождения информации.

Применение: частные юзеры могут общаться с друзьями и семьей, пересылать медиафайлы и проводить видеозвонки. В бизнес-среде широко используется для командного взаимодействия, планирования проектов, коммуникации между сотрудниками и взаимодействия с клиентами.

В наличии у вендора есть бесплатная версия. Она дает доступ к основным функциям мессенджера, включая обмен сообщениями, создание групповых чатов и возможностей для видеозвонков. Премиум-версии предлагают расширенные возможности для бизнеса, интеграцию с другими сервисами и повышенный уровень безопасности.

2. Week

Российский визуальный сервис, основанный на методологии Канбан. Сервис позволяет командам легко организовывать взаимодействие и приоритизировать задачи. Поддерживает интеграцию с разнообразными программами, что делает его комплексным и удобным орудием труда.

Ключевые функции:

Доски и ганты. Позволяет визуально организовывать задачи с помощью досок, карточек и списков.

Напоминания и уведомления. Пользователи получают оповещения о предстоящих задачах и событиях, что помогает помнить о важных моментах.

Списки задач. Возможность добавления сроков, меток и комментариев к карточкам.

Применение: используется для менеджмента проектов и задач в малых и средних компаниях, подходит для личного планирования и командных проектов.

Есть бесплатная версия с ограниченными функциями, подходящая для индивидуальных пользователей. Включает таск-менеджмент и использование базового календаря.

3. Asana

Сервис предлагает множество функций, среди которых создание задач, назначение исполнителей, установление сроков и возможность общего доступа к проектам.

Ключевые функции:

Фрагментация. Возможность создания детализированных тасков и их структурирования в подзадачи.

Календарь. Инструменты для планирования сроков выполнения задач и просмотра общего графика.

Проектные шаблоны. Предлагает разнообразные готовые шаблоны

Применение: используется для комплексного управления проектами и задачами в больших командах, подходит для адаптации под методологии Scrum и Agile.

Есть бесплатный тариф с неограниченным числом задач, проектов и сообщений. Такая версия поддерживает команды до 10 человек.

4. Google Workspace

Сервис помогает пользователям редактировать документы в реальном времени, делиться материалами и проводить видеоконференции. Решение будет наиболее удобным для организаций, которые предпочитают облачные технологии.

Ключевые функции:

Gmail и календарь. Интегрированные инструменты для обмена сообщениями и управления временем.

Google Meet. Встроенная возможность для видеоконференций.

Облачное хранилище. Хранение и совместный доступ к файлам через Google Drive.

Применение: широко применяется в образовательных учреждениях и среди небольших команд. Идеален для организаций, которые предпочитают облачные технологии и гибкое взаимодействие.

В настоящее время платформа предлагает четыре тарифных версии, ни одна не является бесплатной. Цена начинается от 6 долларов за пользователя в месяц. Подходит для компаний с числом пользователей до 300 человек.

Для видеоконференций

С ростом популярности удаленной коммуникации видеоконференции стали ключевым способом общения и сотрудничества. Эти сервисы помогают подразделениям оставаться на связи, проводить совещания, тренинги и вебинары.

1. Zoom

Сервис стал одним из самых популярных в своей нише благодаря удобству и многообразию функций. Платформа поддерживает высококачественное видео и аудио, а также дает возможность демонстрировать экран и записывать встречи.

Ключевые функции:

• Поддержка до 1000 участников в одной встрече.
• AI-помощник.
• Интеграция со сторонними программами. Например, с Google Calendar и Slack.

Применение: удобен как для небольших ламповых встреч, так и для масштабных вебинаров и виртуальных мероприятий.

Базовый тариф предполагает встречи до 40 минут. Про-версия обойдется в 14.99 долларов и даст доступ к AI для суммирования сказанного во время встречи.

2. Google Meet

Сервис для видеозвонков, который идеально подходит тем пользователям, у кого уже есть доступ к Google Workspace.

Ключевые функции:

• Простота подключения через ссылку.
• Автоматические субтитры на нескольких языках.
• Возможность участия до 500 участников в конференции.

Применение: отличный выбор для компаний, использующих Google Workspace и нуждающихся в безопасных видеозвонках.

Бесплатный тариф предлагает конференции длиной в 1 час на 100 участников. В рамках платного тарифа можно подключить опцию шумоподавления и расширить аудиторию в 10 раз.

3. Cisco Webex

Предлагает многообразие фишек для совместной работы, включая видеоконференции, обмен файлами и возможности для вебинаров. Сервис зарекомендовал себя как надежное и безопасное решение.

Ключевые функции:

• Инструментарий организации вебинаров с участниками до 1000 человек.
• Совместная редактура файлов в режиме реального времени.
• Высочайшая степень защиты данных, соответствие мировым стандартам безопасности.

Применение: подходит для корпоративных клиентов, которые находятся в поисках надежного и безопасного продукта.

Базовый тариф рассчитан лишь на звонки до 40 минут и на аудиторию до 100 человек. За 144 доллара в год можно приобрести расширенную версию платформы с поддержкой искусственного интеллекта, который будет суммировать сказанное или записывать за спикерами.

5. GoToMeeting

GoToMeeting предлагает функционал для проведения видеозвонков, обмена экраном и записи встреч. Платформу легко использовать даже неуверенному пользователю ПК.

Ключевые функции:

• Высококачественные видео и аудио.
• Интеграция со сторонними сервисами, например, Slack и Salesforce.
• Интуитивно понятный интерфейс для управления участниками конференций.

Применение: Идеально подходит для малых и средних предприятий, которые ищут проверенный инструмент для видеосвязи.

Бесплатного тарифа поставщиком не предусмотрено. Платный тариф стартует от 12 долларов в месяц. Безлимитные конференции и аудитория до 150 участников гарантированы.

Для коммуникации внутри подразделения

1. Пачка

Ключевые функции:

• Текстовые и голосовые чаты. Позволяет общаться в наиболее удобном для сотрудника формате: текстом и смайликами или голосовыми.
• Сегрегация чатов. Инструменты для сортировки бесед по папкам и темам для удобства поиска.
• Интеграции. Хорошо ладит со сторонними программами.

Плюсы:

· Внятный интерфейс, с которым легко управлять чатом.

· Функционал для менеджмента задач и групповой коммуникации.

· Высокие стандарты защиты данных.

Минусы:

· Не всегда достаточно гибкий по части кастомизации.

· В сравнении с конкурентами менее известен, что требует времени на создание доверительных отношений.

Бесплатный тариф подразумевает лимит в 2000 сообщений в месяц. Тариф «Компания» за 199 рублей в месяц с человека не имеет ограничений, предлагает приоритетную поддержку и 250 ГБ хранилища.

2. Tada.Team

Ключевые функции:

• Мессенджер и таск-менеджер. Объединяет функции для коммуникации и менеджмента задач в одном инструменте.
• Создание задач прямо из сообщений. Возможность превращения получаемых текстов в полноценные задачи, что значительно экономит время.
• Аудио- и видеозвонки. Поддерживает общение через звонки и видеоконференции.

Плюсы:

· Союз функционала мессенджера и менеджмента задач избавляет от необходимости переключаться между приложениями.

· Легкость в настройке и использовании.

· Инструменты для структурирования задач и назначения ответственных исполнителей.

Минусы:

· Меньше «дружественных» сторонних сервисов в сравнении с конкурентами.

· У некоторых пользователей могут возникнуть сложности с адаптацией к функционалу.

Есть бесплатный тариф и пробный период. Стоимость сервиса в облаке 200 рублей в месяц или 2000 рублей год за пользователя. On-premise установка – от 2000 рублей в год.

3. Compass

Ключевые функции:

• Корпоративный мессенджер.Обеспечивает коммуникацию между коллегами и дает возможность создавать обширные групповые переписки.
• Менеджмент проектов. Инструментарий по анализу прогресса исполнения задач.
• Безопасность. Особое внимание уделяется защищенности данных и безопасности коммуникаций.

Плюсы:

· Изрядное внимание  разработчики уделили стандартам безопасности. Сервис надежен и подходит крупным игрокам.

· Интуитивно понятный интерфейс и сет функций облегчает менеджмент проектов.

· Завидный уровень техподдержки со стороны поставщика услуг.

Минусы:

· Могут встречаться ограничения в функционале для мини-команд.

· Сложность в настройке при использовании всех возможностей инструмента.

Бесплатный тариф на 2 недели распространяется только на облачную версию платформы, которая включает полный бизнес-функционал, интеграции, чат-боты и круглосуточную онлайн-поддержку.

Для создания mind-карт

Сервисы для создания mind-карт помогают визуализировать идеи, упрощают планирование и организуют информацию. Рассмотрим три популярных продукта: sBoard, Miro и Mind42. SBoard подойдет для простоты и быстроты, Miro – для масштабных проектов и детальной совместной деятельности, а Mind42 – для личного использования и небольших задач.

1. sBoard

Ключевые функции:

• Интуитивно понятный интерфейс. Простой в использовании, что позволяет быстро создавать карты без длительного обучения.
• Совместная работа. Поддерживает многопользовательское взаимодействие в реальном времени, что способствует эффективному взаимодействию команды.
• Шаблоны. В наличии разнообразные шаблоны для быстрого стартового создания карт.

Плюсы:

· Удобный для новичков интерфейс с минималистичным дизайном.

· Хорошая функциональность для групповой работы и обмена идеями.

· Возможность интеграции со сторонними сервисами и инструментами.

Минусы:

· Ограниченный функционал в базовой версии.

· Меньшая глубина настройки в сравнении с конкурентами.

2. Miro

Ключевые функции:

• Многофункциональная платформа. Предоставляет инструменты не только для составления mind-карт, но и для совместной работы, ведения заметок и планирования проектов.
• Шаблоны и инструменты. Большое количество готовых шаблонов и возможности для кастомизации проектов.
• Открытость. Поддерживает интеграцию со множеством приложений (Slack, Google Drive, Trello и др.).

Плюсы:

· Обширный функционал для визуального планирования и сотрудничества.

· Визуально привлекательный внешний вид с возможностью добавления различных элементов (фотографий, заметок и др.).

· Подходит для больших команд и сложных проектов.

Минусы:

· Может оказаться сложным для освоения из-за обилия функций.

· Платные тарифы довольно дорогие для маленьких команд.

Тем не менее, есть и бесплатная версия с единым рабочим пространством на 3 редактируемые доски. Сюда также входят 2500 шаблонов от самой платформы и сообщества.

3. Mind42

Ключевые функции:

• Онлайн подача. Создание mind-карт прямо в браузере без необходимости установки.
• Простота использования. Легкий интерфейс, подходящий для быстрого создания карт и ведения заметок.
• Сторонние интеграции. Поддержка интеграции с внешними сервисами, например, Google Drive.

Плюсы:

· Бесплатный доступ к большинству функций.

· Идеален для личного использования и небольших команд.

· Удобный функционал для совместной деятельности и обмена картами.

Минусы:

· Ограниченные возможности по сравнению с более мощными инструментами, такими как Miro.

· Иногда могут возникать проблемы с производительностью при создании очень больших карт.

· Не поддерживает русский язык.

Mind42 бесплатен для использования. Нужна лишь регистрация на профильном сайте.

Для ведения заметок и общей базы знаний

Сервисы для ведения заметок и общей базы знаний предоставляют пользователям множество возможностей для организации и управления информацией. Такие сервисы помогают организовать информацию, улучшить продуктивность и облегчить совместную работу.

1. TEAMLY

Ключевые функции:

• Многофункциональность. Помогает бережно хранить, систематизировать опыт компании и распространять его среди сотрудников через базы знаний. Современный функционал дает возможность создавать статьи, редактировать и обсуждать их с командой. Все в рамках одного пространства.
• Микролернинг. Позволяет обучать и проводить онбординг сотрудников. Сервис помогает менеджерам прописывать полномасштабные геймифицированные курсы, тесты и опросы на основе имеющихся в базе знаний статей.
• AI-ассистент. Один из самых умных и быстрых поисков на рынке, исправление ошибок и раскладки при печатании, глоссарий.

Плюсы:

· Высокая степень кастомизации и гибкости.

· Механизмы аналитики по поисковым запросам, пространствам, дискам, сотрудникам и статьям.

· Удобный интерфейс с обширными возможностями для интеграции.

· Состоит в официальном реестре российского ПО.

Минусы:

· Комплексный функционал может вызвать трудности при освоении новичками.

· Стоимость для крупных игроков рынка может быть весомой при использовании расширенных версий.

Бесплатный тариф рассчитан на 7 человек. Имеет ограниченный функционал и 2 гигабайта памяти на весь аккаунт. Получить доступ к полной версии для команды можно за 199 рублей в месяц (при оплате за год). Также Тимли предлагает пробный период, где можно оценить все преимущества и функции сервиса.

2. Evernote

Ключевые функции:

• Организация заметок. Пользователи могут создавать заметки в различных форматах (текст, изображения, аудио).
• Веб-клипер. Позволяет сохранять статьи и страницы из интернета одним кликом.
• Поиск по тексту. Включает полнотекстовый поиск, позволяющий находить информацию в заметках и вложениях.

Плюсы:

· Высокая функциональность для хранения и организации заметок.

· Поддержка разных форматов и мультимедиа.

· Кроссплатформенность: доступ с IOS, Android и десктопных устройств.

Минусы:

· Платные функции требуют подписки.

· Некоторые пользователи указывают на проблемы с синхронизацией заметок.

Бесплатный тариф ограничен до 1 блокнота и 50 заметок. Платные версии, включая «личный» и «профессиональный», предлагают поддержку более крупных заметок, загрузок и синхронизации с неограниченным количеством устройств. Подписаться на эти версии можно за 10.83 и 14.17 долларов в месяц соответственно.

3. Microsoft OneNote

Ключевые функции:

• Дерево-структурированные заметки. Возможность организовать заметки в блокнотах, разделах и страницах.
• Интеграция с Office. Легкая интеграция с другими продуктами Microsoft (Word, Excel и др.).
• Рисование и рукописный ввод. Поддерживает создание рисунков и рукописей.

Плюсы:

· Бесплатно доступен для пользователей с Microsoft Account.

· Широкий функционал для формирования заметок, поддержка мультимедиа.

· Давно знакомый windows-интерфейс.

Минусы:

· Некоторые пользователи считают интерфейс перегруженным.

· Оффлайн-функциональность может быть ограничена.

OneNote имеет бесплатный тариф в составе Microsoft Office. Доступ к платной версии можно получить в рамках расширенных планов Microsoft Office. Имеется и 30-дневный пробник перед активацией годовой подписки. Для регистрации потребуется кредитка.

4. Roam Research

Ключевые функции:

• Сетевое взаимодействие. Позволяет связывать идеи и заметки с помощью двусторонних ссылок.
• Повседневные заметки. Функция ежедневных заметок для ведения журналов и записи мыслей.
• Поиск и фильтрация. Мощный поиск для быстрого нахождения нужной информации.

Плюсы:

· Идеален для исследователей и авторов, работающих с параллельными концепциями.

· Простой способ формировать связи между идеями.

· Подходит для глубокого изучения тем и связей.

Минусы:

· Высокая стоимость подписки.

· У пользователей может возникнуть кривая обучения из-за нестандартного интерфейса.

Бесплатного тарифа у платформы нет, но есть демо. Цены на базовые версии начинаются от 8 долларов в месяц.

Для финансового учета и управления финансами

1. FreshBooks

Ключевые функции:

• Интуитивный интерфейс для менеджмента счетов и выставления инвойсов.
• Отслеживание времени и запуск проектов с учетом затрат.
• Финансовая отчетность и интеграция со сторонними сервисами.

Плюсы:

· Идеально подходит для фрилансеров и малых бизнесов.

· Простота использования и быстрая настройка.

· Доступные цены для начинающих.

Минусы:

· Ограниченное количество функций в сравнении с более комплексными решениями.

· Может не подойти для крупных бизнеса с большими объемами данных.

Пробная на 14 дней. Бесплатный тариф не предусмотрен. Цена за Lite-версию – 5.70 долларов в месяц.

2. ПланФакт

Ключевые функции:

• Инструменты для планирования и мониторинга финансовых показателей.
• Возможность ведения учета доходов и расходов.
• Генерация финансовых отчетов и анализ бюджетов.

Плюсы:

· Поддержка российских стандартов бухгалтерского учета.

· Интуитивно понятный интерфейс для пользователей всех уровней.

· Хорошая возможность для интеграции с другими сервисами.

Минусы:

· Ограниченная функциональность в сравнении с более известными международными решениями.

· Поддержка может быть недостаточной для сложных запросов.

Сервис не предлагает свободного доступа. Начальная версия стоит 1500 рублей в месяц при оплате за 2 года вперед.

3. Финтабло

Ключевые функции:

• Автоматизация учета и отчетности.
• Функция интеграции с банковскими счетами для автоматического обновления данных.
• Анализ финансовых показателей в режиме реального времени.

Плюсы:

· Подходит для малых и средних компаний.

· Простота, понятность и доступные тарифы.

· Интеграция с популярными бухгалтерскими системами.

Минусы:

· Ограниченные возможности для кастомизации отчетов.

· Возможные проблемы с поддержкой пользователей.

Версия «Денежный поток» не является бесплатной, за нее просят 2390 рублей в месяц и предлагают базовые функции для учета денег, а также неограниченное число юрлиц и пользователей.

4. Финолог

Ключевые функции:

• Бюджетирование и финансовое планирование.
• Анализ и мониторинг финансовых показателей.
• Поддержка многовалютных операций и автоматизация учетных процессов.

Плюсы:

· Удобные инструменты для визуализации данных.

· Мощные аналитические функции.

· Адаптация к потребностям бизнеса различного масштаба.

Минусы:

· Может быть избыточно сложным для малых компаний.

· Стоимость услуг может быть высока для начинающих предпринимателей.

Можно попробовать версию без внесения денег на протяжении 14 дней. Далее 3990 рублей. При оплате за год дают скидку в 20%.

Используйте инструменты TEAMLY для взаимодействия команды

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо