Лучшие сервисы для совместной работы
Современные команды все чаще работают из отдаленных уголков мира и разных часовых поясов. К основному составу периодически прибавляются еще и подрядчики. Продуктивная коммуникация для таких компаний становится ключевым элементом успеха.Спрос на внятную кооперацию без помех породил предложение. На рынке сегодня нет недостатка в вендорах, которые предлагают сотни сервисов широкого функционала – от обмена сообщениями и видеоконференций до управления проектами и совместной работы над текстами.
В этом материалы мы собрали хорошо зарекомендовавшие себя сервисы, перечислили их особенности, недостатки и имеющиеся в наличии версии. Надеемся, это поможет не только выбрать подходящий продукт для вашей компании, но и улучшить общий процесс работы над проектами.
Сервисы для управления рабочими процессами
Платформы для совместной работы – это инструменты, позволяющие командам взаимодействовать, обмениваться информацией и управлять проектами в режиме реального времени.
Они помогают облегчить коммуникацию, повысить продуктивность и минимизировать риски, связанные с недоразумениями и потерей информации. Сюда входят мессенджеры, планировщики, календари, майндкарты, презентации, онлайн-редакторы, сервисы автоматизации.
1. ТамТам
Это отечественный мессенджер, который предлагает пользователям функционал для общения и совместной работы. «ТамТам» ориентирован как на индивидуальных пользователей, так и на бизнес.
Ключевые функции:
Коммуникация. Возможность создавать групповые чаты и каналы для распространения информации. Чаты поддерживают обмен сообщениями, фото, видео- и аудиоматериалами.
Простая интеграция. Открытый код продукта позволяет интегрировать «ТамТам» со сторонними сервисами и приложениями.
Платформа для кооперации. Поддержка создания виртуальных рабочих пространств для команд с функциями менеджмента задач и проектов.
Безопасность и конфиденциальность. «ТамТам» обеспечивает высокий уровень безопасности данных. В отличие от многих мессенджеров он не содержит рекламы.
Поиск и организация. Возможность организовывать сообщения и файлы, а также использовать встроенный поиск для быстрого нахождения информации.
Применение: частные юзеры могут общаться с друзьями и семьей, пересылать медиафайлы и проводить видеозвонки. В бизнес-среде широко используется для командного взаимодействия, планирования проектов, коммуникации между сотрудниками и взаимодействия с клиентами.
В наличии у вендора есть бесплатная версия. Она дает доступ к основным функциям мессенджера, включая обмен сообщениями, создание групповых чатов и возможностей для видеозвонков. Премиум-версии предлагают расширенные возможности для бизнеса, интеграцию с другими сервисами и повышенный уровень безопасности.
2. Week
Российский визуальный сервис, основанный на методологии Канбан. Сервис позволяет командам легко организовывать взаимодействие и приоритизировать задачи. Поддерживает интеграцию с разнообразными программами, что делает его комплексным и удобным орудием труда.
Ключевые функции:
Доски и ганты. Позволяет визуально организовывать задачи с помощью досок, карточек и списков.
Напоминания и уведомления. Пользователи получают оповещения о предстоящих задачах и событиях, что помогает помнить о важных моментах.
Списки задач. Возможность добавления сроков, меток и комментариев к карточкам.
Применение: используется для менеджмента проектов и задач в малых и средних компаниях, подходит для личного планирования и командных проектов.
Есть бесплатная версия с ограниченными функциями, подходящая для индивидуальных пользователей. Включает таск-менеджмент и использование базового календаря.
3. Asana
Сервис предлагает множество функций, среди которых создание задач, назначение исполнителей, установление сроков и возможность общего доступа к проектам.
Ключевые функции:
Фрагментация. Возможность создания детализированных тасков и их структурирования в подзадачи.
Календарь. Инструменты для планирования сроков выполнения задач и просмотра общего графика.
Проектные шаблоны. Предлагает разнообразные готовые шаблоны
Применение: используется для комплексного управления проектами и задачами в больших командах, подходит для адаптации под методологии Scrum и Agile.
Есть бесплатный тариф с неограниченным числом задач, проектов и сообщений. Такая версия поддерживает команды до 10 человек.
4. Google Workspace
Сервис помогает пользователям редактировать документы в реальном времени, делиться материалами и проводить видеоконференции. Решение будет наиболее удобным для организаций, которые предпочитают облачные технологии.
Ключевые функции:
Gmail и календарь. Интегрированные инструменты для обмена сообщениями и управления временем.
Google Meet. Встроенная возможность для видеоконференций.
Облачное хранилище. Хранение и совместный доступ к файлам через Google Drive.
Применение: широко применяется в образовательных учреждениях и среди небольших команд. Идеален для организаций, которые предпочитают облачные технологии и гибкое взаимодействие.
В настоящее время платформа предлагает четыре тарифных версии, ни одна не является бесплатной. Цена начинается от 6 долларов за пользователя в месяц. Подходит для компаний с числом пользователей до 300 человек.
Для видеоконференций
С ростом популярности удаленной коммуникации видеоконференции стали ключевым способом общения и сотрудничества. Эти сервисы помогают подразделениям оставаться на связи, проводить совещания, тренинги и вебинары.
1. Zoom
Сервис стал одним из самых популярных в своей нише благодаря удобству и многообразию функций. Платформа поддерживает высококачественное видео и аудио, а также дает возможность демонстрировать экран и записывать встречи.
Ключевые функции:
- Поддержка до 1000 участников в одной встрече.
- AI-помощник.
- Интеграция со сторонними программами. Например, с Google Calendar и Slack.
Применение: удобен как для небольших ламповых встреч, так и для масштабных вебинаров и виртуальных мероприятий.
Базовый тариф предполагает встречи до 40 минут. Про-версия обойдется в 14.99 долларов и даст доступ к AI для суммирования сказанного во время встречи.
2. Google Meet
Сервис для видеозвонков, который идеально подходит тем пользователям, у кого уже есть доступ к Google Workspace.
Ключевые функции:
- Простота подключения через ссылку.
- Автоматические субтитры на нескольких языках.
- Возможность участия до 500 участников в конференции.
Применение: отличный выбор для компаний, использующих Google Workspace и нуждающихся в безопасных видеозвонках.
Бесплатный тариф предлагает конференции длиной в 1 час на 100 участников. В рамках платного тарифа можно подключить опцию шумоподавления и расширить аудиторию в 10 раз.
3. Cisco Webex
Предлагает многообразие фишек для совместной работы, включая видеоконференции, обмен файлами и возможности для вебинаров. Сервис зарекомендовал себя как надежное и безопасное решение.
Ключевые функции:
- Инструментарий организации вебинаров с участниками до 1000 человек.
- Совместная редактура файлов в режиме реального времени.
- Высочайшая степень защиты данных, соответствие мировым стандартам безопасности.
Применение: подходит для корпоративных клиентов, которые находятся в поисках надежного и безопасного продукта.
Базовый тариф рассчитан лишь на звонки до 40 минут и на аудиторию до 100 человек. За 144 доллара в год можно приобрести расширенную версию платформы с поддержкой искусственного интеллекта, который будет суммировать сказанное или записывать за спикерами.
5. GoToMeeting
GoToMeeting предлагает функционал для проведения видеозвонков, обмена экраном и записи встреч. Платформу легко использовать даже неуверенному пользователю ПК.
Ключевые функции:
- Высококачественные видео и аудио.
- Интеграция со сторонними сервисами, например, Slack и Salesforce.
- Интуитивно понятный интерфейс для управления участниками конференций.
Применение: Идеально подходит для малых и средних предприятий, которые ищут проверенный инструмент для видеосвязи.
Бесплатного тарифа поставщиком не предусмотрено. Платный тариф стартует от 12 долларов в месяц. Безлимитные конференции и аудитория до 150 участников гарантированы.
Для коммуникации внутри подразделения
1. Пачка
Ключевые функции:
- Текстовые и голосовые чаты. Позволяет общаться в наиболее удобном для сотрудника формате: текстом и смайликами или голосовыми.
- Сегрегация чатов. Инструменты для сортировки бесед по папкам и темам для удобства поиска.
- Интеграции. Хорошо ладит со сторонними программами.
Плюсы:
· Внятный интерфейс, с которым легко управлять чатом.
· Функционал для менеджмента задач и групповой коммуникации.
· Высокие стандарты защиты данных.
Минусы:
· Не всегда достаточно гибкий по части кастомизации.
· В сравнении с конкурентами менее известен, что требует времени на создание доверительных отношений.
Бесплатный тариф подразумевает лимит в 2000 сообщений в месяц. Тариф «Компания» за 199 рублей в месяц с человека не имеет ограничений, предлагает приоритетную поддержку и 250 ГБ хранилища.
2. Tada.Team
Ключевые функции:
- Мессенджер и таск-менеджер. Объединяет функции для коммуникации и менеджмента задач в одном инструменте.
- Создание задач прямо из сообщений. Возможность превращения получаемых текстов в полноценные задачи, что значительно экономит время.
- Аудио- и видеозвонки. Поддерживает общение через звонки и видеоконференции.
Плюсы:
· Союз функционала мессенджера и менеджмента задач избавляет от необходимости переключаться между приложениями.
· Легкость в настройке и использовании.
· Инструменты для структурирования задач и назначения ответственных исполнителей.
Минусы:
· Меньше «дружественных» сторонних сервисов в сравнении с конкурентами.
· У некоторых пользователей могут возникнуть сложности с адаптацией к функционалу.
Есть бесплатный тариф и пробный период. Стоимость сервиса в облаке 200 рублей в месяц или 2000 рублей год за пользователя. On-premise установка – от 2000 рублей в год.
3. Compass
Ключевые функции:
- Корпоративный мессенджер.Обеспечивает коммуникацию между коллегами и дает возможность создавать обширные групповые переписки.
- Менеджмент проектов. Инструментарий по анализу прогресса исполнения задач.
- Безопасность. Особое внимание уделяется защищенности данных и безопасности коммуникаций.
Плюсы:
· Изрядное внимание разработчики уделили стандартам безопасности. Сервис надежен и подходит крупным игрокам.
· Интуитивно понятный интерфейс и сет функций облегчает менеджмент проектов.
· Завидный уровень техподдержки со стороны поставщика услуг.
Минусы:
· Могут встречаться ограничения в функционале для мини-команд.
· Сложность в настройке при использовании всех возможностей инструмента.
Бесплатный тариф на 2 недели распространяется только на облачную версию платформы, которая включает полный бизнес-функционал, интеграции, чат-боты и круглосуточную онлайн-поддержку.
Для создания mind-карт
Сервисы для создания mind-карт помогают визуализировать идеи, упрощают планирование и организуют информацию. Рассмотрим три популярных продукта: sBoard, Miro и Mind42. SBoard подойдет для простоты и быстроты, Miro – для масштабных проектов и детальной совместной деятельности, а Mind42 – для личного использования и небольших задач.
1. sBoard
Ключевые функции:
- Интуитивно понятный интерфейс. Простой в использовании, что позволяет быстро создавать карты без длительного обучения.
- Совместная работа. Поддерживает многопользовательское взаимодействие в реальном времени, что способствует эффективному взаимодействию команды.
- Шаблоны. В наличии разнообразные шаблоны для быстрого стартового создания карт.
Плюсы:
· Удобный для новичков интерфейс с минималистичным дизайном.
· Хорошая функциональность для групповой работы и обмена идеями.
· Возможность интеграции со сторонними сервисами и инструментами.
Минусы:
· Ограниченный функционал в базовой версии.
· Меньшая глубина настройки в сравнении с конкурентами.
2. Miro
Ключевые функции:
- Многофункциональная платформа. Предоставляет инструменты не только для составления mind-карт, но и для совместной работы, ведения заметок и планирования проектов.
- Шаблоны и инструменты. Большое количество готовых шаблонов и возможности для кастомизации проектов.
- Открытость. Поддерживает интеграцию со множеством приложений (Slack, Google Drive, Trello и др.).
Плюсы:
· Обширный функционал для визуального планирования и сотрудничества.
· Визуально привлекательный внешний вид с возможностью добавления различных элементов (фотографий, заметок и др.).
· Подходит для больших команд и сложных проектов.
Минусы:
· Может оказаться сложным для освоения из-за обилия функций.
· Платные тарифы довольно дорогие для маленьких команд.
Тем не менее, есть и бесплатная версия с единым рабочим пространством на 3 редактируемые доски. Сюда также входят 2500 шаблонов от самой платформы и сообщества.
3. Mind42
Ключевые функции:
- Онлайн подача. Создание mind-карт прямо в браузере без необходимости установки.
- Простота использования. Легкий интерфейс, подходящий для быстрого создания карт и ведения заметок.
- Сторонние интеграции. Поддержка интеграции с внешними сервисами, например, Google Drive.
Плюсы:
· Бесплатный доступ к большинству функций.
· Идеален для личного использования и небольших команд.
· Удобный функционал для совместной деятельности и обмена картами.
Минусы:
· Ограниченные возможности по сравнению с более мощными инструментами, такими как Miro.
· Иногда могут возникать проблемы с производительностью при создании очень больших карт.
· Не поддерживает русский язык.
Mind42 бесплатен для использования. Нужна лишь регистрация на профильном сайте.
Для ведения заметок и общей базы знаний
Сервисы для ведения заметок и общей базы знаний предоставляют пользователям множество возможностей для организации и управления информацией. Такие сервисы помогают организовать информацию, улучшить продуктивность и облегчить совместную работу.
1. TEAMLY
Ключевые функции:
- Многофункциональность. Помогает бережно хранить, систематизировать опыт компании и распространять его среди сотрудников через базы знаний. Современный функционал дает возможность создавать статьи, редактировать и обсуждать их с командой. Все в рамках одного пространства.
- Микролернинг. Позволяет обучать и проводить онбординг сотрудников. Сервис помогает менеджерам прописывать полномасштабные геймифицированные курсы, тесты и опросы на основе имеющихся в базе знаний статей.
- AI-ассистент. Один из самых умных и быстрых поисков на рынке, исправление ошибок и раскладки при печатании, глоссарий.
Плюсы:
· Высокая степень кастомизации и гибкости.
· Механизмы аналитики по поисковым запросам, пространствам, дискам, сотрудникам и статьям.
· Удобный интерфейс с обширными возможностями для интеграции.
· Состоит в официальном реестре российского ПО.
Минусы:
· Комплексный функционал может вызвать трудности при освоении новичками.
· Зависимость от стабильного интернет-соединения.
· Стоимость для крупных игроков рынка может быть весомой при использовании расширенных версий.
Бесплатный тариф рассчитан на 7 человек. Имеет ограниченный функционал и 2 гигабайта памяти на весь аккаунт. Получить доступ к полной версии для команды можно за 199 рублей в месяц. Также Teamly предлагает пробный период, где можно оценить все преимущества и функции сервиса.
2. Evernote
Ключевые функции:
- Организация заметок. Пользователи могут создавать заметки в различных форматах (текст, изображения, аудио).
- Веб-клипер. Позволяет сохранять статьи и страницы из интернета одним кликом.
- Поиск по тексту. Включает полнотекстовый поиск, позволяющий находить информацию в заметках и вложениях.
Плюсы:
· Высокая функциональность для хранения и организации заметок.
· Поддержка разных форматов и мультимедиа.
· Кроссплатформенность: доступ с IOS, Android и десктопных устройств.
Минусы:
· Платные функции требуют подписки.
· Некоторые пользователи указывают на проблемы с синхронизацией заметок.
Бесплатный тариф ограничен до 1 блокнота и 50 заметок. Платные версии, включая «личный» и «профессиональный», предлагают поддержку более крупных заметок, загрузок и синхронизации с неограниченным количеством устройств. Подписаться на эти версии можно за 10.83 и 14.17 долларов в месяц соответственно.
3. Microsoft OneNote
Ключевые функции:
- Дерево-структурированные заметки. Возможность организовать заметки в блокнотах, разделах и страницах.
- Интеграция с Office. Легкая интеграция с другими продуктами Microsoft (Word, Excel и др.).
- Рисование и рукописный ввод. Поддерживает создание рисунков и рукописей.
Плюсы:
· Бесплатно доступен для пользователей с Microsoft Account.
· Широкий функционал для формирования заметок, поддержка мультимедиа.
· Давно знакомый windows-интерфейс.
Минусы:
· Некоторые пользователи считают интерфейс перегруженным.
· Оффлайн-функциональность может быть ограничена.
OneNote имеет бесплатный тариф в составе Microsoft Office. Доступ к платной версии можно получить в рамках расширенных планов Microsoft Office. Имеется и 30-дневный пробник перед активацией годовой подписки. Для регистрации потребуется кредитка.
4. Roam Research
Ключевые функции:
- Сетевое взаимодействие. Позволяет связывать идеи и заметки с помощью двусторонних ссылок.
- Повседневные заметки. Функция ежедневных заметок для ведения журналов и записи мыслей.
- Поиск и фильтрация. Мощный поиск для быстрого нахождения нужной информации.
Плюсы:
· Идеален для исследователей и авторов, работающих с параллельными концепциями.
· Простой способ формировать связи между идеями.
· Подходит для глубокого изучения тем и связей.
Минусы:
· Высокая стоимость подписки.
· У пользователей может возникнуть кривая обучения из-за нестандартного интерфейса.
Бесплатного тарифа у платформы нет, но есть демо. Цены на базовые версии начинаются от 8 долларов в месяц.
Для финансового учета и управления финансами
1. FreshBooks
Ключевые функции:
- Интуитивный интерфейс для менеджмента счетов и выставления инвойсов.
- Отслеживание времени и запуск проектов с учетом затрат.
- Финансовая отчетность и интеграция со сторонними сервисами.
Плюсы:
· Идеально подходит для фрилансеров и малых бизнесов.
· Простота использования и быстрая настройка.
· Доступные цены для начинающих.
Минусы:
· Ограниченное количество функций в сравнении с более комплексными решениями.
· Может не подойти для крупных бизнеса с большими объемами данных.
Пробная на 14 дней. Бесплатный тариф не предусмотрен. Цена за Lite-версию – 5.70 долларов в месяц.
2. ПланФакт
Ключевые функции:
- Инструменты для планирования и мониторинга финансовых показателей.
- Возможность ведения учета доходов и расходов.
- Генерация финансовых отчетов и анализ бюджетов.
Плюсы:
· Поддержка российских стандартов бухгалтерского учета.
· Интуитивно понятный интерфейс для пользователей всех уровней.
· Хорошая возможность для интеграции с другими сервисами.
Минусы:
· Ограниченная функциональность в сравнении с более известными международными решениями.
· Поддержка может быть недостаточной для сложных запросов.
Сервис не предлагает свободного доступа. Начальная версия стоит 1500 рублей в месяц при оплате за 2 года вперед.
3. Финтабло
Ключевые функции:
- Автоматизация учета и отчетности.
- Функция интеграции с банковскими счетами для автоматического обновления данных.
- Анализ финансовых показателей в режиме реального времени.
Плюсы:
· Подходит для малых и средних компаний.
· Простота, понятность и доступные тарифы.
· Интеграция с популярными бухгалтерскими системами.
Минусы:
· Ограниченные возможности для кастомизации отчетов.
· Возможные проблемы с поддержкой пользователей.
Версия «Денежный поток» не является бесплатной, за нее просят 2390 рублей в месяц и предлагают базовые функции для учета денег, а также неограниченное число юрлиц и пользователей.
4. Финолог
Ключевые функции:
- Бюджетирование и финансовое планирование.
- Анализ и мониторинг финансовых показателей.
- Поддержка многовалютных операций и автоматизация учетных процессов.
Плюсы:
· Удобные инструменты для визуализации данных.
· Мощные аналитические функции.
· Адаптация к потребностям бизнеса различного масштаба.
Минусы:
· Может быть избыточно сложным для малых компаний.
· Стоимость услуг может быть высока для начинающих предпринимателей.
Можно попробовать версию без внесения денег на протяжении 14 дней. Далее 3990 рублей. При оплате за год дают скидку в 20%.
Используйте инструменты TEAMLY для взаимодействия команды
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы