Методы управления проектами: эффективные подходы к работе

Сюда входит изучение отзывов потребителей, инициация уникальных особенностей новых устройств, планирование графиков, бюджетов, распределение ролей подразделений. Команда разработки активно применяет Agile-методологии, что дает возможность оперативно реагировать на изменения и настраивать продукт.

Это позволяет Apple вот уже 15 лет успешно запускать iPhone по новой и при этом поддерживать интерес и сохранять конкурентные позиции. Эффективное управление проектами в их случае – залог достижения высоких бизнес-результатов и долгосрочного успеха.

Важность качественного управления проектами показал международный Институт управления проектами (PMI). Эксперты выявили – без осознанного менеджмента вероятность неудачи при запуске продукта вырастает в 2 раза. Еще одним открытием стало то, что почти 12% ресурсов компаний тратятся вхолостую из-за непродуманных процессов управления.

Давайте же рассмотрим основные методологии управления, а также сделаем выводы, какой вариант стоит применять для работы малых команд и решения крупных комплексных задач.

Терминология управления проектами

Специалисты по управлению проектами по всему миру используют ряд терминов для обеспечения эффективного взаимодействия. Вот наиболее распространенные из них:

Управление проектами – наука о ведении проектов от идеи до ее воплощения. Сюда входят планирование, исполнение и контроль работы команды для удовлетворения критериев успеха в заданный промежуток времени.

Бэклог – список задач, необходимых к исполнению, организованных по принципу приоритета. Его наличие дает возможность сосредоточиться на самых важных делах в первую очередь.

Базовый план – изначальные значения для сроков, бюджета и размера проекта, необходимых для определения отклонений.

Управление рисками – процесс идентификации, оценки и реагирования на риски.

Вехи – ключевые точки, которые помогают отслеживать прогресс и определяют завершение значительных этапов работы.

Фазы – основные стадии жизни проекта, такие как инициация, планирование, исполнение, завершение.

Область – четкое определение границ и основных deliverables (конечные результаты).

Расползание границ – процесс, когда объем проекта увеличивается без контроля, что может привести к перерасходу бюджета и времени.

Заинтересованные стороны – лица или группы, которые могут быть затронуты результатами проекта или имеют интерес в его успехе.

Диаграмма Ганта – визуальный инструмент планировки задач, показывающий временные рамки работы над каждым элементов.

Таймлайн – расписание выполнения основных этапов и задач.

Критический путь – очередность основных дел, определяющих наименьшие сроки для выполнения.

Deliverables (Итоги) – конкретные продукты или результаты, которые должны быть доставлены в рамках проекта.

Задачи использования методик управления проектами

1. Структурирование рабочих процессов: создает понятную иерархию выполнения задач, что облегчает написание планов и направление работы коллектива. Это дает возможность свести к минимуму путаницу и уменьшает риск недоразумений.

2. Управление рисками: помогает заведомо вычленить возможные проблемы и продумать стратегии для их нивелирования. Это обеспечивает большую устойчивость проекта в условиях постоянных перемен.

3. Оптимизация ресурсного обеспечения: методики позволяют эффективно распределять ресурсы – время, финансовые средства и трудозатраты, что приводит к снижению затрат и повышению продуктивности.

4. Мониторинг: использование определенных методик, например диаграммы Ганта или Agile Scrum, чтобы отслеживать выполнение задач. Это дает возможность вносить своевременные корректировки и сохранять проект в границах утвержденных сроков и бюджета.

5. Коммуникация и сотворчество: методика благоприятно воздействует на уровень кооперации между коллегами и заинтересованными сторонами. Это улучшает командный дух и делает все процессы прозрачнее.

6. Достижение целей: четкие подходы помогают специалистам сосредоточиться на поставленных целях, что значительно увеличивает шансы успешного завершения проекта.

7. Повышение качества: внедрение стандартов и практик управления проектами способствует улучшению качества конечных продуктов или услуг, поскольку команды могут более внимательно контролировать выполнение требований.

Этапы проектного управления

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных методик и инструментов, необходимо описать базовые шаги, присущие управлению проектами компании. Отталкиваясь от них, можно создать любую модель на основе поставленных целей.

Этапы управления представляют собой последовательность фаз, через которые проходит проект: от его инициации до завершения. Эти этапы помогают организовать процесс, обеспечивая структуру и ясность на каждом уровне. Основные этапы проектного управления включают:

1. Инициация (Project Initiation): определение общего замысла проекта, его целей и ожидаемых результатов. На этом этапе формируется бизнес-кейс для обоснования необходимости происходящего и начинается работа над проектным уставом (Project Charter), который фиксирует основные параметры и цели. Также важно идентифицировать заинтересованные стороны и собрать воедино их запросы.

2. Планирование (Project Planning): разрабатывается подробная стратегия, включающая составление расписания, определение бюджетных средств и управление рисками. Здесь команды создают так называемую работу с декомпозицией, разбивая проект на мелкие, управляемые части. Используя SMART-метод, коллектив устанавливает четкие и измеримые целевые показатели.

3. Исполнение (Project Execution): происходит фактическое выполнение задач и достижение целей. Команда реализует разработанные ранее планы и координирует усилия для обеспечения качественного выполнения задуманного. Важно сохранять рабочие коммуникации среди коллег, что позволяет оперативно решать всплывающие проблемы и вносить корректировки.

4. Мониторинг и контроль (Monitoring and Controlling): этот этап параллелен исполнению и направлен на отслеживание прогресса, выявление отклонений от плана и принятие корректирующих мер. Используются различные инструменты и технологии для оценки производительности, такие как KPI (ключевые показатели эффективности) и метод анализа отклонений. Результаты мониторинга помогают управлять рисками и изменениями, если это необходимо.

5. Закрытие (Project Closure): завершение проекта включает финальные действия, такие как подготовка итогового отчета, оценка результатов и анализ выполненной работы. Это время для подведения итогов, обсуждения уроков, полученных в процессе реализации, и составления рекомендации для будущих проектов. Важно также обеспечить корректную передачу конечного продукта или услуги заказчику.

Популярные методологии управления проектами

1. Waterfall (Водопад)

Последовательный подход к управлению. Разбивает проекты на ступени: от инициации до реализации. Каждая из фаз обязана завершаться до старта следующей. Это позволяет легко отслеживать прогресс. Преимуществом этого инструмента является его предсказуемость и понятная структура. Однако недостатком является слабая гибкость: любые перемены в требованиях могут стать причиной значительных задержек и дополнительных затрат.

Создан для:

·         Проектов с фиксированными требованиями.

·         Сред высокого контроля, таких как стройка и производство товаров.

·         Мини-задач с низкой вероятностью корректировок.

Не создан для:

·         Динамичных сред с изменчивыми требованиями (например, стартапы).

·         Сложных проектов, где недостаточно информации на этапе инициации.

2. Agile (Гибкий)

Делает акцент на оперативной адаптации к переменам. Базовый принцип – активная коммуникация с заказчиком и непрерывная обратная связь.

Проекты раскладываются на мини-циклы (спринты). Это дает возможность без промедлений реагировать на изменения и вносить корректировки в продукт по мере его разработки.

Создан для:

·         Проектов, где требования имеют тенденцию к переменам (например, разработка ПО).

·         Специалистов, нуждающихся в постоянной обратной связи и взаимодействии с клиентами.

·         Инноваций, где эксперименты играют важную роль.

Не создан для:

·         Проектов с жесткими временными ограничениями и фиксированным бюджетом.

·         Ситуаций, где команды не готовы к гибкому подходу и быстрой адаптации.

3. Scrum

Scrum – один из популярнейших фреймворков Agile. Здесь подразделения трудятся в рамках четких ролей: Владелец продукта, Скрам-мастер и Команда разработки. Базовая цель Scrum – увеличить степень прозрачности и улучшить взаимодействие в коллективе.

В ходе спринта команда ежедневно проводит короткие встречи для обсуждения задач и планирования последующих шагов.

Создан для:

·         Команд, работающих над сложными задачами с высоким уровнем неопределенности.

·         Проектов, где требуется постоянное сотрудничество и коллективная работа.

·         Заказчиков, заинтересованных в частых сменах функционала и его улучшении.

Не создан для:

·         Больших подразделений, где управление может стать сложным.

·         Ситуаций, где команды не готовы к ежедневным встречам и гибкому планированию.

 4. Канбан

Основан на визуализации рабочего процесса. С помощью канбан-досок сотрудники могут отслеживать статус задач (например, «в работе», «завершено») и управлять потоком. Инструмент доступен и востребован у пользователей TEAMLY.

Принцип минимизации незавершенной работы (Work In Progress) позволяет улучшить качество и сократить время исполнения задач. Kanban идеально подходит для процессов, где необходимо поддерживать непрерывный поток и избегать перегрузок. Это делает его популярным в создании ПО.

Создан для:

·         Процессов с непрерывным потоком задач (например, техподдержка, обслуживание).

·         Тех, кто стремится уменьшить время выполнения задач и минимизировать запасы.

·         Организаций, нуждающихся в визуализации рабочих процессов.

Не создан для:

·         Проектов с жесткими временными ограничениями, где необходима четкая детализация этапов.

·         Ситуаций, где нет четкой структуры или постоянного потока задач.

5. Lean

Фокусируется на максимизации ценности для клиента при минимизации потерь. Этот подход ориентирован на процессы и их оптимизацию, чтобы устранить ненужные затраты и повысить эффективность. Lean включает такие принципы, как уважение к людям, использование данных для принятия решений и стремление к непрерывному улучшению. Часто применяется на производственных площадках, но также адаптирован для применения в области разработки ПО и управления проектами.

Создан для:

·         Производственных процессов, где важна эффективность и минимизация потерь.

·         Организаций, стремящихся к постоянному улучшению и оптимизации ресурсов.

·         Компаний, ориентированных на создание ценности для клиента.

Не создан для:

·         Задач, где важна креативность и инновации, а не только эффективность.

·         Ситуаций, где нет возможности для постоянного анализа и улучшений.

6. Six Sigma

Метод направлен на улучшение качества процессов путем идентификации и устранения дефектов. Этот подход основывается на статистических методах и включает в себя систематический процесс, известный как DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Six Sigma дает возможность компаниям минимизировать вариативность и сократить количество ошибок, что особенно полезно в производстве и услугах.

Создан для:

·         Проектов, где важна высокая степень контроля качества и минимизация дефектов.

·         Организаций, работающих в критично важных отраслях, например, в медицине или производстве.

·         Команд, использующих статистические методы и анализ данных.

Не создан для:

·         Креативных проектов, где менее важен отказ от дефектов.

·         Небольших задач с ограниченным бюджетом на анализ и статистику.

7. Critical Path Method (CPM)

Метод критического пути применяют для планирования и управления временем исполнения проекта, фиксируя этапность задач, критичных для соблюдения сроков. CPM позволяет эффективно распределять ресурсы и управлять рисками, своевременно выявляя слабые точки в процессе выполнения задач.

Создан для:

·         Проектов с четко определенными задачами и временными рамками.

·         Ситуаций, где необходимо отслеживание времени исполнения и бюджета.

·         Комплексных проектов: строительство или крупные события.

Не создан для:

·         Гибких проектов, где требования и задачи могут изменяться.

·         Команд, работающих над краткосрочными и менее структурированными проектами.

Как выбрать методологию управления проектом

Выбор подхода к управлению – это ключевой элемент успешного завершения проекта. Вот подробное описание основных шагов в этом процессе:

1. Определите требования

Перед выбором методологии важно понять специфику вашего проекта. Задайте себе несколько вопросов:

• Каковы цели и задачи?

• Какова масштабность и сложность проекта?

• Каковы сроки выполнения?

• Каковы требования к отчетности и документации?

2. Оцените командные ресурсы и навыки

Различные методологии требуют различных уровней опыта и квалификации от коллектива. Оцените:

• Какая квалификация и опыт у ваших сотрудников?

• Есть ли у вас опыт работы с определенными методологиями?

• Нужны ли дополнительные тренинги или обучение?

3. Учтите особенности отрасли

Разные отрасли могут лучше подходить для определенных подходов. Например:

• Методологии, такие как Agile, часто используются в IT и разработке программного обеспечения.

• В строительстве и производстве может лучше подойти Waterfall или CPM.

4. Примите во внимание заинтересованные стороны

Обсудите выбор с коллегами, менеджерами и заказчиком:

• Каковы их предпочтения и ожидания?

• Как они планируют взаимодействовать с командой?

• Какие существуют ограничения по времени и ресурсам?

5. Оцените риски

Определите риски и как каждый метод может помочь минимизировать их:

• Готовы ли вы адаптироваться к изменениям? (Agile лучше подходит для этого).

• Какова степень зависимости между задачами? (Если задачи взаимозависимы, CPM будет предпочтительнее).

6. Сравните различные подходы

Сравните доступные методологии на основе их преимуществ и недостатков:

• Waterfall: строгая и жесткая структура.

• Agile: высокая адаптивность, требует активного общения с клиентами.

• Scrum: подходит для небольших, самоорганизующихся коллективов.

• Lean: направлена на минимизацию потерь, часто требует анализа текущих процессов.

• Six Sigma: фокус на качестве, подходит для производственных процессов.

7. Начинайте с гибридного подхода

Если неизвестно, какой подход лучше подойдет, рассмотрите возможность применения смешанного типа. Это позволит комбинировать элементы, адаптировав их под персональные нужды.

8. Тестирование и корректировка

После выбора, учитесь на практике:

• Сначала попробуйте небольшие проекты, чтобы протестировать выбранную методологию.

• Собирайте отзывы от команды.

• Вносите коррективы в процесс, если это необходимо.

9. Документирование процесса выбора

Важно задокументировать процесс выбора методологии и причины, почему вы остановились на конкретном варианте. Это поможет в будущем пересматривать подходы, а также улучшать процессы в других проектах.

Каждая методология имеет свои сильные и слабые стороны, и нет универсального решения. Выбор должен основываться на требованиях, ресурсах и ожиданиях заинтересованных сторон.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы упростить рабочие процессы

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо