Недельное планирование: что это и зачем нужно компании

Путь к бизнес-цели начинается с тщательного планирования. Оно помогает рассчитывать ресурсы, принимать управленческие решения и реагировать на меняющиеся обстоятельства. 

Зачем нужен недельный план

План на неделю содержит список задач и закрепляет слоты на их исполнение. Рабочее расписание помогает эффективно использовать время и избегать непродуктивных действий. Составление планов приносит пользу топ-менеджменту компании и персоналу. Руководители уверены, что сотрудники заняты приоритетными вопросами, и вероятность «простоя» стремиться к нулю. Работники чувствуют личную ответственность за результаты и прокачивают навыки тайм-менеджмента. 

Некоторые компании не пользуются недельным планированием, ограничиваясь только целями на год, месяц или ежедневными списками дел. Такой подход может негативно сказаться на коммерческих результатах. Поясним на примере: представим, что работу отдела продаж планируют и оценивают помесячно. Если тридцатого числа выяснится, что сотрудники не достигли целевых показателей, возможности исправить ситуацию уже не будет. Преимущество недельных планов в том, что они позволяют быстрее заметить прогресс или отставание и оперативно скорректировать рабочие процессы.

Виды недельных планов: 

• для отдела;
• для проекта;
• для сотрудника.

Плюсы и минусы недельного планирования

Как любой инструмент управления, недельное планирование имеет преимущества и недостатки. В этом разделе разберем основные плюсы и минусы метода. 

Преимущества недельных планов

✔️ Помогают достигать стратегических целей. Глобальные планы компании разбивают на более мелкие и понятные пункты — так работает принцип «съедим слона по кусочкам». Бизнес-цель на год или месяц уже не кажется сложной и недостижимой, а каждый работник понимает, что нужно делать прямо сейчас. Команда реализует недельные задачи, общие усилия суммируются и постепенно приводят к большому результату.

✔️ Снижают уровень неопределенности и стресса. В ежедневном потоке рутины бывает сложно расставить приоритеты — все дела кажутся одинаково срочными и важными. В итоге человек постоянно переключается между задачами и ни одну не доводит до завершения. Планирование позволяет структурировать и упорядочить рабочие процессы. Приоритеты проясняются, и сотрудники в первую очередь берутся за самое нужное. 

✔️ Повышают производительность труда. Команда понимает, что отчитываться перед руководством предстоит уже в конце недели, а не через месяц или год. Поэтому сотрудники не могут игнорировать работу и неэффективно расходовать время. При этом важно мотивировать коллектив не только страхом наказания. Чтобы люди стремились к высоким результатам, нужно давать конструктивную обратную связь и отмечать достижения. 

✔️ Снижают вероятность ошибок. Четкий план действий помогает не пропустить важные задачи или встречи — не нужно все держать в голове, всегда можно свериться с графиком. 

✔️ Упрощают взаимодействие. Качественное планирование увязывает друг с другом работу отдельных департаментов или сотрудников. Каждый понимает свою зону ответственности и знает, какие важные моменты нужно согласовывать с коллегами. Руководитель видит всю картину целиком и вовремя подключается, если нужна помощь или контроль.

✔️ Помогают обнаружить проблемы. Руководство анализирует причины невыполнения планов: возможно, не хватает ресурсов или есть проблемы с коммуникацией. Менеджмент оперативно замечает и устраняет узкие места, чтобы трудности не накапливались. 

Недостатки недельных планов

❌ Требуют времени. Планирование, как и любой рабочий процесс, занимает некоторое время. Когда дни загружены, сложно выделить даже полчаса, чтобы составить план на следующую неделю. 

❌ Нужен постоянный контроль. Мало просто написать перечень дел — в конце недели нужно еще проверить результаты. Планирование работает эффективно, только если контролировать сроки и качество выполнения всех пунктов. 

❌ Рушатся под влиянием внешних факторов. Всегда есть вероятность форс-мажора — незапланированная задача может потребовать срочного решения. Тогда придется перекраивать расписание, отменять или переносить текущие дела. 

Этапы построения недельного плана

Универсальной системы планирования не существует — выбор методов и инструментов зависит от личных предпочтений, особенностей компании и сферы деятельности. Разберем базовую схему составления плана работы на неделю. 

Этап 1: Постановка целей. Определите, чего вы хотите достичь за неделю. Сформулируйте конкретные, измеримые результаты, которые сможете оценить в конце периода. Оптимально, если целей будет от 3 до 5 — в зависимости от сложности и масштабов. 

Этап 2: Фиксация задач. Разбейте каждую цель на задачи и составьте общий список. На этом этапе нужно подробно зафиксировать все необходимые действия, поэтому перечень может получиться объемным. Добавьте рутинную работу, которую выполняете каждую неделю. 

Этап 3: Выбор приоритетов. Определите, что нужно сделать обязательно и в первую очередь, а что имеет второстепенное значение. Расставить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — метод классификации задач по их ценности для достижения результата. Распределите дела из общего списка по ячейкам таблицы. 

Этап 4: Перенос задач. Решить все рабочие вопросы не всегда удается, и это нормально — выполнение плана на 80% можно считать успехом. Нереализованные пункты переносят на следующую неделю или делегируют. Второй вариант, конечно, больше подходит для руководителей. Рядовым сотрудникам придется справляться со своими делами самостоятельно или попросить помощи коллег. В крайнем случае можно отказаться от выполнения, если задача попадает в категорию «не важные — не срочные». 

Этап 5: Анализ успехов и неудач. Проанализируйте, почему задачу не удалось выполнить — возможно, заложили мало времени, требуется больше сотрудников или неверно расставлены приоритеты. Учтите это при планировании следующей недели.

Где составлять план работы

Можно вести списки дел на бумажных носителях: в блокнотах с планингом или датированных ежедневниках. Другой вариант — найти в интернете и распечатать готовый шаблон плана. Хотя такие способы менее функциональны, чем электронные программы и приложения, для многих они удобнее или просто привычнее.

Какие инструменты использовать для автоматизации планирования: 

• Таблицы Excel. Помогут сэкономить время: план на следующие недели легко составлять на основании предыдущих, при необходимости можно поделиться копией документа с коллегами. 

• Электронные таск-менеджеры. Онлайн-сервисы и мобильные приложения позволяют создавать персональные и групповые задачи, контролировать процесс и результат выполнения. Электронные планеры удобны для командной работы: все участники видят общий список дел и ответственных за реализацию. 

• TEAMLY. Платформа для создания корпоративных баз знаний помогает планировать совместную работу над статьями и обучающими материалами для сотрудников. Пользователи могут ставить друг другу задачи и дополнять их комментариями. В сервисе также есть умная лента статей: каждый сотрудник настраивает персональные рекомендации и знакомится с материалами по индивидуальному плану. 

Полезные советы 

✅ Оставляйте свободные слоты. Дела могут занять больше запланированного времени, а иногда приходится переносить задачи из-за непредвиденных обстоятельств. По возможности не заполняйте весь рабочий график, а оставляйте в течение каждого дня 1–2 свободных часа. Так вы создадите себе свободу для маневра и сможете отвлекаться на форс-мажоры с меньшим ущербом для плана. 

✅ Планируйте регулярно. Эффект дает только систематическое составление планов и контроль результатов. Поначалу будет сложно выделять время на планирование, но постепенно процесс наладится, вы сможете экономить рабочие часы и быстрее достигать целей. 

✅ Фиксируйте промежуточные результаты. Ежедневно пересматривайте недельный перечень дел и сверяйтесь с графиком выполнения задач. При необходимости корректируйте план работы. 

✅ Составляйте план заранее. Планировать предстоящую неделю нужно в конце текущей — это поможет быстрее включатся в работу после выходных. 

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо