Ошибки в использовании таск трекера - почему он не помог в работе

Таск-трекер ради того, чтобы он был

Иногда решение о внедрении принимаются без четкого понимания, зачем он нужен конкретному отделу, компании или команде. «У всех есть, и нам надо» – такой подход может привести к тому, что система будет использоваться формально, без реальной пользы. Как если купить дорогую кофемашину, но продолжать пить растворимый кофе, потому что лень или некогда разобраться с настройками. Так и с этим инструментом: если не понимать, какие конкретно проблемы он должен решать, то внедрение обернется пустой тратой времени и ресурсов и, что еще хуже, вызовет отторжение.

Как правильно

Прежде чем внедрять в компании систему управления задачами, нужно проанализировать текущую работу. Выявить «узкие места»: определить, какие задачи отнимают больше всего времени, где теряется информация, есть ли проблемы с коммуникацией. Только понимая эти проблемы, можно подобрать подходящий инструмент и настроить его так, чтобы он действительно помогал. 

Например, если основная проблема – срыв сроков из-за неправильного распределения задач, то нужен трекер с возможностью визуализации загрузки сотрудников и отслеживания дедлайнов. Если проблема в том, что информация по задаче теряется в переписках, смотрите, чтобы у таск-трекера была централизованная система хранения комментариев и файлов.

Неверное отображение рабочих процессов

Еще одна распространенная ошибка – это попытка «натянуть» существующие рабочие процессы на структуру таск-трекера, не адаптируя их под новый инструмент. Например, если ваш отдел привык работать по принципу «сначала проводим исследование, затем делаем прототип, и только потом приступаем к разработке», а в сервисе нет возможности четко отобразить эту последовательность действий. В таком случае система будет не помогать, а мешать, создавая дополнительную путаницу и тормозя рабочие процессы компании. Похоже на попытку забить гвоздь отверткой – вроде и инструмент есть, но результат вам и команде не понравится. 

Как правильно

Таск-трекер должен быть логичным продолжением вашей работы. Важно настроить систему таким образом, чтобы она максимально точно отражала реальную последовательность действий, все этапы выполнения задач, а также потоки информации между участниками.

Подумайте, как можно «разложить» рабочий процесс на отдельные, логически связанные этапы, которые можно визуализировать. Например, разбить крупный проект на более мелкие и управляемые задачи, создать колонки, которые будут соответствовать стадиям работы над задачей («В работе», «На проверке», «Готово» и другие). 

Командам и компаниям, которые используют Agile-методологии, наверняка понадобится возможность отображать этапы работы на канбан-доске и даже настраивать отдельные доски для разных групп.

Современные сервисы, такие как таск-трекер Тимли, позволяют создавать настраиваемые рабочие процессы (workflow) и адаптировать инструмент под специфику именно вашей команды, а не наоборот.  

Несколько карточек для одной задачи

Часто бывает, что для одной и той же задачи создается несколько карточек, разбросанных по разным проектам или доскам. Это создает путаницу, затрудняет отслеживание прогресса и увеличивает риск упустить что-то важное. Особенно это критично, если разные части одного и того же проекта оказываются в разных местах. Представьте, у вас несколько записных книжек, и вы записываете одну и ту же задачу в разные, а потом не можете найти нужную запись. 

Как правильно

Принцип «одна задача – одна карточка» должен стать золотым правилом компании. Если у задачи есть несколько подзадач, то их нужно оформлять в виде чек-листа внутри основной карточки, а не плодить для каждой отдельную запись. 

Используйте теги, метки, категории и другие средства классификации задач, чтобы в любой момент легко найти и отследить все задачи, относящиеся к конкретному проекту, клиенту или типу работы. Это поможет поддерживать порядок в системе, избегать хаоса и не тратить время на поиск нужной информации. 

Таск-трекер Тимли позволяет создавать карточки для задач, добавлять в них дополнительную информацию, фильтровать задачи по разным критериям.

Нет приоритизации

Представьте, что все задачи помечены как «срочно» и «важно». Так выглядит ситуация, когда в системе управления задачами нет четкой приоритезации. Команда мечется, тратит время и силы на переключение контекста. Продуктивность страдает: сотрудники не могут сосредоточиться на действительно важных вещах, качество снижается, стресс растет. Попытка жонглировать десятью мячами одновременно вряд ли будет успешной.

Как правильно

Расстановка приоритетов – это ключевой элемент эффективного управления задачами, который напрямую влияет на производительность и результативность команды. Используйте для этого специальные поля, метки или цветовые обозначения. 

Обсудите с командой четкие критерии определения приоритетности, например, сроки выполнения, важность для общего проекта, влияние на бизнес-результаты или срочность запроса. В результате, у каждого члена команды должно быть четкое понимание, что делать в первую очередь, а что может подождать. 

Иногда команды используют отдельную доску для самых срочных и важных задач, чтобы держать их всегда в фокусе. Четкая приоритизация позволит работать более сфокусировано и добиваться поставленных целей. 

На платформе TEAMLY все задачи можно фильтровать и сортировать по приоритетам. Сотрудники всегда видят список важных задач. Можно использовать визуальные индикаторы – цветные статусы, метки и теги, чтобы быстро определять степень важности и срочности задач. Дополнительно можно настроить автоматизацию, чтобы, например, при смене статуса задачи автоматически назначался ответственный сотрудник или отправлялось уведомление заинтересованным лицам.

Совет: начните с готового шаблона в Тимли. Он поможет быстрее адаптировать систему под ваши нужды и увидеть реальные преимущества использования таск-трекера. По мере роста и изменения процессов вы в любой момент сможете адаптировать систему под новые требования.

Вывод

Внедрение таск-трекера – это процесс, который требует планирования, настройки и адаптации. Придется учесть особенности работы компании, настроить систему под нужды команды и научить сотрудников правильно ее использовать. Особенно это касается настройки досок для удобства и прозрачности.

Разумеется, это не «волшебная палочка», которая автоматически решит все проблемы. Это инструмент, эффективность которого зависит от того, как вы его настроите и будете применять.

Уделите время анализу, не бойтесь экспериментировать с настройками и прислушивайтесь к отзывам сотрудников. И тогда таск-трекер станет надежным помощником в управлении задачами, а не еще одной причиной для раздражения.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо