Правила деловой переписки: как общаться с коллегами?

Основные правила переписки

1. Чётко формулируйте цель письма

Прежде чем писать письмо, подумайте, чего именно вы хотите добиться? Задача письма должна быть понятна с первых строк. Если хотите получить ответ, попросить помощи или предоставить информацию, обозначьте это как можно раньше.

Пример

⛔ Неправильно: «Добрый день! У нас возникла небольшая сложность с проектом, о которой я бы хотел поговорить».

✅ Правильно: «Добрый день! Мне нужно ваше мнение по решению возникшей проблемы в проекте, давайте обсудим детали».

2. Старайтесь быть лаконичным

Ваше письмо должно быть кратким, но информативным. Не стоит превращать его в роман, особенно если коллега или партнер занят. Однако избегайте и неполных сообщений, которые могут привести к недоразумениям.

3. Соблюдайте уважительный и доброжелательный тон

Независимо от того, с кем вы общаетесь – руководителем, коллегой или клиентом, тон письма всегда должен быть корректным. Даже если вы сталкиваетесь с конфликтной ситуацией, ваша задача – сохранить деловой подход.

Совет: Не используйте в сообщениях резкие фразы или ультимативный тон, даже если хочется выразить недовольство. Лучше описать ситуацию конструктивно.

4. Не забывайте о правилах пунктуацию и избегайте ошибок

Грамотность письма – ваша визитная карточка. «Чистота» сообщений показывает уважение к собеседнику и демонстрирует профессионализм.

Пример

⛔ Неправильно: «Добрый день Мы обсудили вопросы связанные с проектом ожидаем вашего ответа».

✅ Правильно: «Добрый день! Мы обсудили вопросы, связанные с проектом, и ожидаем вашего ответа».

5. Соблюдайте профессиональный стиль

Не стоит использовать в деловой переписке сокращения, сленг или излишне неформальные обороты. Например, «ок», «спс», «хз» или другие жаргонные выражения лучше оставить для личного общения.

6. Не игнорируйте собеседника

Некоторые от природы застенчивые люди предпочитают не сообщать негативные новости и отмалчиваться до последнего. В таких случаях помогают современные системы для совместной работы.

Так, инструменты TEAMLY повышают прозрачность рабочих процессов. Если участник команды сталкивается с трудностями, но стесняется об этом сказать, статус его текущих задач позволяет коллегам предложить помощь, быстро оценить текущую ситуацию и избежать неловких ситуаций и недосказанностей.  

Каких ошибок следует избегать

1. Неточность в теме письма

Тема письма – первое, что видит получатель. Когда она сформулирована некорректно или слишком размыто, письмо может быть проигнорировано.

Пример ошибки:«Вопрос». Это слишком общий заголовок, который ничего не говорит о содержании.Как лучше: «Уточнение сроков сдачи отчёта»

2. Отсутствие приветствия и прощания

Иногда в спешке мы забываем простое «Здравствуйте» или прощальную фразу. Это создаёт ощущение недоброжелательности или невнимательности.

3. Чрезмерно длинные письма

Если вы пишете много, есть риск, что самое важное потеряется среди лишних деталей. Старайтесь придерживаться структуры и формулировать сообщения максимально чётко.

4. Непродуманная структура текста

Когда письмо «разбросанное» и состоит из одного большого абзаца, его сложно читать. Неструктурированные письма создают эффект хаоса.

5. Эмоции при написании письма

Любые эмоции, особенно негативные, нужно оставлять за рамками делового письма. Пишите, когда вы спокойны и способны изложить ситуацию конструктивно.

6. Игнорирование делового языка

Деловое общение подразумевает, что вы уважаете своего собеседника. Избегайте разговорного стиля.

Структура делового письма

Четкая структура помогает коллегам и партнерам быстро понять суть. Это не только экономит их время, но и создает впечатление организованности и профессионализма.

1. Тема письма

Тема сообщения должна быть информативной и соответствовать содержанию. Она помогает адресату понять, какие задачи перед ним стоят, ещё до открытия письма.

Пример

⛔ Ошибка: «Вопрос по проекту».✅ Хорошо: «Уточнение сроков сдачи проекта “Альфа”».

2. Приветствие

Начинайте письмо с вежливого приветствия, учитывая, как вы ранее обращались к адресату.

Примеры

• Если это коллега: «Добрый день, Татьяна!»

• Если это начальник: «Уважаемый Иван Иванович!»

• Если это первый контакт: «Добрый день!» или «Здравствуйте!»

3. Контекст

Кратко напомните адресату, о чём идёт речь. Например, упомяните предыдущее сообщение, документы, связанные с темой, или другой релевантный контекст.

Пример

«Продолжаем обсуждение задания от 15 января. Хотел бы уточнить детали».

4. Суть письма

Это основное содержание. Изложите ваше сообщение кратко и последовательно. Если вопросов несколько, используйте нумерованный список или разделите текст на абзацы.

5. Призыв к действию

В конце письма обозначьте, чего вы ожидаете от адресата (ответа, выполнения задачи, подтверждения).

Пример

«Прошу подтвердить выполнение задачи до 17:00 и поделиться своими комментариями».

6. Прощание

Завершайте письмо нейтральной или позитивной фразой.

Примеры

• «Спасибо за ваше внимание».

• «Буду ждать вашего ответа».

• «С уважением, Иван Петров».

Ловушки мышления при деловой переписке

В процессе переписки важно осознавать, какие когнитивные искажения могут повлиять на наше восприятие информации. Ловушки мышления могут помешать эффективному общению и привести к недоразумениям.

Подтверждение предвзятости

Это когнитивное искажение, при котором человек ищет, интерпретирует и запоминает информацию так, чтобы она подтверждала уже существующие убеждения или предположения. Это может привести к однобокому восприятию ситуации и блокировать принятие новых идей или информации.

Пример

Предположим, менеджер проекта считает, что изменения в стратегии компании привели к проблемам с продажами. Он может заметить в отчетах только те данные, которые подтверждают гипотезу, игнорируя другие факторы, такие как ухудшение экономической ситуации на рынке. Это может привести к неэффективным решениям и дальнейшим проблемам.

Как избежать

Искать и рассматривать информацию, которая может противоречить вашим убеждениям. Запрашивайте мнения других участников команды и получайте разнообразие точек зрения при обсуждении.

Эффект якорения

Когнитивное искажение, при котором люди полагаются на первую информацию, с которой они сталкиваются (или «якорь»), при принятии решений. Эта первая информация значительно влияет на последующие суждения даже после получения дополнительных данных.

Пример

Если в деловой переписке первое предложение, которое вы видите, цена в 100 000 рублей за проект, то этот «якорь» будет влиять на то, как вы воспринимаете любые последующие предложения. Если кто-то предложит цену в 120 000 рублей, вы можете начать воспринимать её как «дорогую», даже если она обоснована.

Как избежать

Чтобы избежать эффекта якорения, старайтесь просматривать всю доступную информацию перед принятием решения и избегайте слишком сильной зависимости от первой информации, которую получили.

Эффект самосбывающегося пророчества

Это явление, при котором ожидания одного человека становятся причиной такого поведения, которое приводит к их осуществлению. Проще говоря, если вы ожидаете определённый результат, ваши действия могут привести к результату, который подтверждает ожидание.

Пример

Если вы пишете своему коллеге, предупреждая, что «Я не думаю, что у нас получится реализовать этот проект вовремя», такое предвзятое мнение может расслабить команду, и они действительно могут не успеть с задачей, так как уверенность в успехе подорвана.

Как избежать

Старайтесь формировать позитивные ожидания по поводу проектов и коллег. Применяйте конструктивные методы управления, чтобы мотивировать команду, а не демотивировать её.

Эффект затухания деталей (Fading Affect Bias)

Эффект затухания деталей означает, что со временем мы лучше запоминаем эмоциональное содержание событий, чем их детали. Это может сохранить положительное впечатление, но приводит к искажению реальности.

Пример

Представьте, что вы обсуждали с командой неудачный проект, и эмоциональная реакция была негативной. Когда прошло время, вы можете вспомнить только конкретные детали, которые были связаны с эмоциями, и это приводит к нежелательным последствиям в будущем, когда про возникшие трудности вспоминается только негатив.

Как избежать

Важно вести записи о событиях, включая как положительные, так и отрицательные моменты. Ревизия и анализ собственных ошибок помогает сохранять более полное представление о ситуации.

Заключение

Деловая переписка – важный навык, который определяет, как вас воспринимают коллеги и партнёры. Умение грамотно формулировать сообщения и постановку задач, избегать ошибок и правильно структурировать письма помогут эффективно общаться и добиваться своих целей в рабочей среде. Следуя рекомендациям, вы сможете улучшить свое деловое общение и укрепить рабочие отношения.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо