Правила проведения онлайн-совещаний

Подготовка к онлайн-совещанию

Успех любого совещания зависит от подготовки. Прежде чем назначить онлайн-встречу, поймите: действительно ли она необходима? Может быть, проблему можно решить в переписке? Но если созвон неизбежен, то к нему нужно подготовиться.

1. Четкая цель – половина успеха. Сформулируйте четкую цель: что хотите получить в итоге? Подготовьте список тем для обсуждения. Например, если обсуждаете новый проект, целью может быть «согласовать план действий и распределить задачи».
   Для упрощения задачи пользуйтесь готовыми шаблонами встреч на платформе Тимли. Например, шаблоном «1:1», который легко адаптировать под ваши задачи и требования.

2. Состав участников: чем меньше, тем лучше. Приглашайте только тех людей, чье присутствие действительно необходимо для решения обсуждаемых вопросов. Не создавайте ситуацию, когда кто-то просто «отбывает время». Оптимальное число участников встречи – не более пяти – семи человек. Если участников больше, есть риск получить балаган, где все говорят одновременно, и никто никого не слышит.

3. Выберите время. Учитывайте часовые пояса, если ваши коллеги работают в разных регионах или даже странах. Согласуйте время встречи, которое будет удобно для большинства. Отправьте приглашение на совещание заранее – за день или даже несколько дней. Это даст всем время подготовиться и не пропустить встречу. В приглашении обязательно укажите дату, время, список тем, участников, и, конечно же, ссылку на платформу для созвона.

4. Подготовьте материалы. Если будут обсуждаться какие-то конкретные документы, презентации или другие материалы, убедитесь, что у всех участников есть доступ к ним заранее. Идеально отправить их накануне встречи. Это сэкономит время и сделает встречу более продуктивной. 

Отслеживайте степень готовности каждого из них. Так вы исключите несогласованность и повысите эффективность подготовки. 

Как выбрать платформу для онлайн-совещания

Инструментов для дистанционных совещаний много. У каждого свои особенности, плюсы и минусы. Платформа должна быть удобной, функциональной и соответствовать вашим потребностям. Вот основные критерии:

1. Количество участников. Обычно в бесплатной версии платформ число участников ограничено. Если собираются большие группы, может понадобиться платная подписка. Подумайте о том, сколько человек обычно участвует в ваших встречах, и отталкивайтесь от этого.

2. Функциональность: что вам действительно нужно? Нужен ли вам чат для обмена сообщениями? Демонстрация экрана для показа презентаций? Запись совещаний для тех, кто не смог присутствовать? Функция «поднять руку», виртуальные фоны? Поинтересуйтесь, есть ли расширенные возможности, например, создание комнат для отдельных обсуждений (breakout rooms) для групповой работы.

3. Простота использования: чем проще, тем лучше. Выбирайте платформу, которая интуитивно понятна и не требует специальных знаний. Чем проще интерфейс, тем меньше времени уйдет на знакомство с ним. 

4. Стабильность работы. Проверьте, как работает платформа. Если сервис постоянно «падает» и «зависает», то вряд ли стоит выбирать его для рабочих совещаний. Помните, что надежность – это один из ключевых факторов. Представьте, что вы ведете важную презентацию, и в самый ответственный момент связь обрывается. 

5. Интеграция с другими инструментами. Убедитесь, что выбранная платформа может интегрироваться с инструментами и сервисами, которые вы уже используете. Например, если вы используете календарь Google, то удобно, когда платформа может автоматически добавлять встречи в ваш календарь.

6. Стоимость. Сравните цены на разные платформы и выберите ту, которая соответствует вашему бюджету. Не всегда самый дорогой инструмент будет самым лучшим. 

Наиболее известные платформы для онлайн-совещаний: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Cisco Webex, Discord, VK Teams. 

Как настроить оборудование и проверить связь

Перед началом любого онлайн-совещания убедитесь, что ваше оборудование настроено правильно, и интернет-соединение стабильное.

Микрофон и наушники

Проверьте, что ваш микрофон и наушники работают исправно. Используйте гарнитуру, чтобы минимизировать эхо и посторонние шумы. Никому не понравится слушать, как вы параллельно делаете ремонт или общаетесь с домашними.

Веб-камера

Перед видеозвонком проверьте веб-камеру: настроена ли она, какое качество изображения выдает. Если надо, скорректируйте освещение и фон. Убедитесь, что за вашей спиной нет ничего такого, что может отвлечь коллег от обсуждения. Помните, что первое впечатление важно, даже если оно формируется через экран.

Интернет-соединение

Проверьте скорость и стабильность своего интернет-соединения. Лучше использовать проводное соединение, если это возможно. Для важных звонков полезно иметь резервный интернет-канал. За несколько минут до начала совещания не помешает сделать пробный звонок, чтобы проверить работу оборудования и связь. Так вы подстрахуетесь от технических проблем и возможного конфуза во время совещания.

Лишние программы и вкладки

Закройте все программы и вкладки браузера, которые не используете. Это снизит нагрузку на компьютер, улучшит качество связи. И не будет отвлекать.

Основные правила проведения совещаний на онлайн-платформах

Чтобы созвон прошел продуктивно, придерживайтесь следующих простых правил. 

• Пунктуальность – вежливость королей. Начинайте совещание вовремя, чтобы не задерживать других участников. Если есть необходимость, подождите опоздавших, но постарайтесь не затягивать начало обсуждения. Уважайте время своих коллег, и они будут уважать ваше.

• Представление: давайте знакомиться. Если во встрече участвуют люди, которые не знакомы друг с другом, начните с короткого представления. Каждый участник должен назвать свое имя и должность, чтобы наладить контакт и сделать беседу более комфортной. Это как представление в театре: оно помогает зрителям (в нашем случае, участникам) понять, кто перед ними и какую роль играет.

• Модератор: «дирижер» совещания. Назначьте модератора. Он будет следить за соблюдением повестки, поддерживать порядок во время созвона. Модератор следит за временем, дает слово участникам и помогает разрешать спорные ситуации. 

• Правила хорошего тона. Не перебивайте других участников встречи, говорите по очереди и четко формулируйте свои мысли. Не отвлекайтесь, не занимайтесь посторонними разговорами. Уважайте своих коллег, и они будут уважать вас. Представьте, что вы пришли в гости, и не начинаете есть, пока не предложат. То же самое и с совещаниями – надо уважать установленный порядок.

• Активное участие: не отсиживайтесь в сторонке. Задавайте вопросы, высказывайте свое мнение и делитесь идеями. Не молчите, но и не перебивайте других. Помните, что совещание – это диалог, а не монолог.

• Пользуйтесь чатом. Отправляйте ссылки, файлы и другие материалы в чат встречи. В чате уместно задавать вопросы, чтобы не перебивать выступающего.

• Итоги: зафиксируйте достигнутое. После созвона необходимо подвести итог, определить следующие шаги. Модератор или кто-то еще фиксирует договоренности, отправляет резюме созвона всем участникам. 

• Запись: на всякий случай. Если нужно, то запишите созвон для тех, кто не смог присутствовать.

Соблюдайте эти простые правила и проводите эффективные онлайн-совещания, которые будут приносить пользу и не будут отнимать время. Онлайн-совещания – инструмент, который полезен, если им пользоваться правильно.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо