Принципы эффективного делегирования полномочий

Для успешного роста компании важно не только выполнять текущую работу, но и думать о стратегии развития. 73% руководителей сообщили, что на них завязано большинство бизнес-процессов — такие данные опубликовали Forbes в своем исследовании. В статье рассказываем как понять, что пора делегировать полномочия и как это сделать с примерами и статистикой.

Что такое делегирование

Делегирование — передача полномочий и обязанностей подчиненным так, чтобы сотрудники занимались этими вопросами самостоятельно. Таким образ руководитель освобождает себя от работы, которую могут выполнить другие сотрудники. Это позволяет сосредоточиться на управленческих задачах, более приоритетных для развития компании. 

Цели делегирования

☑️ Освободить время для выполнения других, например, управленческих, задач.

☑️ Предоставить возможность принять решение квалифицированному специалисту — руководителю могут подчиняться узконаправленные специалисты, нюансы работы которых он не знает.

☑️ Узнать мнение другого сотрудника по этому вопросу.

☑️ Развивать сотрудников, взращивать из них руководителей.

Плюсы и минусы делегирования 

Делегировать задачи это важный навык, благодаря которому команда и вся организация развивается, вот какие плюсы существуют.

Облегчает нагрузку руководителя. Менеджеры занимаются управленческими делами, а исполнители — рабочей рутиной. К тому же, работа не встанет, когда руководитель уйдет в отпуск или на больничный.

Повышает скорость работы. Когда задачи распределены между сотрудниками, компания быстрее реагирует на проблемы.

Развивает сотрудников. Выполнение новых задач мотивирует сотрудников и развивает в них новые знания и навыки. Подчиненные приобретают опыт работы, а руководство видит сильные и слабые стороны сотрудников.

Усиливает доверие между сотрудниками. Подчиненные видят, что руководитель доверяет им задачи: это укрепляет их моральных дух, повышает уверенность в своих силах и сплочает.

Минусы связаны с неправильной передачей обязанностей. Вот какие сложности обычно возникают:

✖️Страх руководителей потерять контроль над процессами.

✖️Нежелание управленцев передавать те обязанности, которые им нравится исполнять.

✖️Передать слишком мало или слишком много полномочий неподходящему сотруднику.

✖️На руководителях лежит ответственность за то, как их подчиненные выполняют делегированные им задачи, а значит и за все их ошибки.

Принципы эффективного распределения полномочий

Делегировать задачи так, чтобы сотрудники самостоятельно с ними справлялись можно при соблюдении следующих правил. 

1. Принцип ожидаемого результата. Четко определите цель делегирования и обозначьте показатели, чтобы направить работника при выполнении работы. 
2. Принцип взаимного соответствия полномочий и ответственности. Для эффективной работы полномочия должны быть не больше и не меньше, чем ответственность. Если будет меньше полномочий — сотрудники не смогут работать самостоятельно, если ответственности — работники будут совершать необдуманные поступки.
3. Принцип абсолютности ответственности. Руководитель остается ответственным за действия подчиненных, потому что именно он делегировал им полномочия и обязанности.
4. Принцип единоначалия. У каждого сотрудника только один руководитель, который делегирует работу и получает отчеты. Иначе возникнет конфликт ролей, когда разные руководители выдвигают несовместимые требования.
5. Скалярный принцип. В организации должна быть структура власти: кто кому может делегировать задачи и кто перед кем отвечает за результат.
6. Принцип исключения. Предоставьте работникам свободу в рамках их полномочий, даже если они делают незначительные ошибки: это способствует эффективной работе, профессиональному росту и самостоятельности сотрудников. Конечно, при серьезных ошибках стоит вмешаться и отозвать делегированные полномочия.

Виды полномочий

Полномочия — это часть прав и ответственности на использование ресурсов компании, принятие и исполнение решений. Выделяют линейные и аппаратные (иногда их называют штабные) полномочия.

Линейные передаются от руководителя подчиненным, так создается иерархия управления. Например: директор передает полномочия руководителю департамента, руководитель департамента — начальникам отделов, а они — старшим менеджерам.

При линейной передаче полномочий соблюдайте норму управляемости, то есть количество людей в подчинении одного руководителя. Норма управляемости зависит от сферы деятельности, например, в творческой работе это 3-5 человек, а в строго регламентированной работе, на стройке или в цехе доходит до 40. 

Аппаратные или штабные — это полномочия для обслуживания и консультаций, они делятся на несколько видов.

Почему люди боятся делегировать

Делегирование важная часть развития компании, но многим руководителями сложно передать процессы подчиненным и вот по каким причинам.

Сомневаются в знаниях, опыте и компетенциях сотрудников. Если у подчиненных не хватает знаний и навыков, для передачи полномочий нужно наставничество и промежуточный контроль. Делегирование развивает самостоятельность и помогает взрастить управленцев внутри компании.

Считают, что сотрудники не мотивированы качественно выполнить работу. Умение мотивировать подчиненных — ценный навык руководителя, но даже без высокой мотивации можно делегировать обязанности, если правильно описать задачи и контролировать выполнение. Как это сделать описано в этой статье.

Не могут перестать контролировать подчиненных. Чтобы справиться с этим, нужно выстроить доверие в коллективе. Подбирайте людей в команду не только по профессиональным навыкам, ищите людей с такими же ценностями, как у вас. Начните с передачи простых задач, делегирование повысит доверие между руководителем и подчиненными. 

Проще сделать работу самостоятельно или уверены, что никто кроме них не справится с этим функционалом. Важно помнить, что затраты времени на объяснение обязанностей — это вклад в развитие бизнеса. Если руководитель будет занят текущими делами, у него не останется времени на управленческие задачи.

Боятся перегрузить подчиненных работой. У задач разный приоритет, донесите до подчиненных какие дела срочные и важные и их нужно выполнять в первую очередь, а какие отложить. При правильном распределении обязанностей в коллективе скорость работы увеличится.

Когда нужно делегировать

Когда бизнес только начинает развиваться или сотрудник приходит в компанию, большая часть времени занята текущей работой: встречи с заказчиками, написание кода, контроль работы строительных бригад. Но при развитии компании или повышении до руководителя на первый план выходят управленческие и стратегические задачи.

Посмотрите, какие функции вы выполняли на прошлой неделе: управленческие или исполнительные, все ли успели из запланированного, что пришлось отложить.

Как правильно делегировать полномочия

Успех делегирования зависит от руководителя: как он умеет мотивировать, какие отношения выстроил с подчиненными, знает ли он сотрудников достаточно хорошо, чтобы подобрать подходящего для выполнения работы. Чтобы научиться делегировать и свести к минимуму риски, разработайте и строго соблюдайте алгоритм делегирования. В общем виде он выглядит так:

1. Постановка задачи. Письменно обозначьте какой результат вы ожидаете и назовите крайний срок. Предоставьте ресурсы, которые нужны для ее выполнения: информацию, контакты, технику, материалы.
2. Передача полномочий. У сотрудника должно быть право подписывать договора или принимать решение о стоимости услуги, если этого требует задача.
3. Распределение обязанностей. Возложите ответственность за выполнение работы на сотрудника, но помните, что руководитель, который делегировал работу, несет такую же ответственность за результат.
4. Создание отчетности. Подчиненные отчитываются за результаты выполнения задачи, достигли ли они запланированных показателей, как и почему.

Задачи для делегирования

Что можно делегировать:

✔️Рутинные дела делегируйте или автоматизируйте: прозвон клиентов, подписание договоров, закупка материалов.

✔️Сложные задачи, с которыми лучше справятся узкие специалисты: айтишники, бухгалтеры, инженеры.

✔️Задачи, благодаря которым сотрудники вырастут. Выбирайте перспективных подчиненных и взращивайте руководителей и профессионалов внутри компании.

Какие полномочия нельзя делегировать

Есть функции, которые выполняет только руководитель, их разделяют на четыре категории.

✖️Стратегические планирование. Важнейшая задача руководителя — принимать решения о том как будет развиваться команда, какие результаты она покажет спустя месяц, год и несколько лет и как добиться высоких показателей. 

✖️Кадровые вопросы. Только руководитель знает кто обладает потенциалом для развития, кого повысить, кого уволить и нанять на ключевые должности.

✖️Улаживание конфликтов. Руководитель выстраивает отношения в коллективе и принимает решения в спорных вопросах, никто другой не уладит разногласия двух сотрудников.

✖️Задачи, связанные с конфиденциальной информацией. Утечка данных нанесет большой финансовый и репутационный ущерб, делитесь такой информацией с большой осторожностью и при крайней необходимости.

Частые ошибки

Как нельзя передавать дела сотрудникам, если вы хотите, чтобы они справились.

Делегировать не тому сотруднику. Чтобы успешно делегировать функции, руководителю надо хорошо знать кто из сотрудников мотивирован и имеет достаточный уровень знаний и опыта для каждой задачи. 

Если есть те, кто хочет и умеет работать с такими задачами — поручите им. Если сотрудник умеет, но не хочет выполнять эту работу — усильте промежуточный контроль. Если мотивирован работать, но не хватает знаний и навыков — дайте подробную вводную информацию и контролируйте важные моменты. 

Делегировать не те задачи, например, функции руководителя или работа из другой профобласти. 

Не объяснить задачу: ее цели, сроки, ожидаемый результат. Предоставьте подробную информацию в письменном виде, убедитесь, что сотрудник все понял. Вот пример конкретно расписанной задачи.

Установить невыполнимые сроки и результаты, например, не учесть время на правки и доработки или не рассчитать загруженность сотрудника. 

Слишком детально контролировать или делать все самостоятельно. В первую очередь руководитель организовывает работу и управлять коллективом, для текущих вопросов есть подчиненные. Учитесь доверять им, не отвлекайте от дела ежедневным контролем. Если это сложно, начните с небольшой задачи.

Вообще не контролировать. Оставить сотрудника разбираться во всем одному тоже нельзя. Не реже раза в неделю обсуждайте промежуточные результаты, спрашивайте есть ли сложности, а после завершения работы, обсудите отчет сотрудника и обсудите как он показал себя. Не нужно жестко критиковать, обсуждайте не характер подчиненного, а его работу. Говорите конкретно и указывайте как сделать в следующий раз.

Примеры

Вот несколько примеров того, как делегирование помогает улучшать эффективность работы.

👉 Репетитор по английскому решила открыть свою языковую школу. Сначала занималась всем сама: общалась с клиентами, составляла расписание, вела занятия и заказывала воду для в кулера. У нее не хватало времени, чтобы продумать маркетинговый план, а если она уходила на больничный — работа вставала.

Она наняла еще пару преподавателей и администратора. Преподавателям делегировала вести уроки, а администратору — работу с клиентами и расписанием, заказ канцелярии и поддержание порядка. Сейчас руководитель языковой школы решает каких преподавателей нанять, где давать рекламу и какие услуги сколько будут стоить.

👉 Другой пример: менеджера повысили до руководителя отдела продаж. Он по привычке продолжал обслуживать постоянных клиентов, работал в торговом зале и ежедневно считал кассу. Приходилось сильно задерживаться после окончания рабочего дня и выходить в выходные, чтобы подготовить отчеты о продажах, а времени, чтобы обдумать как повысить выручку не было.

После разговора с директором, руководитель отдела продаж заново выстроил общение с коллегами: передал постоянных клиентов менеджерам и научил их делать кассовые отчеты. Стал больше времени уделять анализу спроса на отдельные позиции, подготовил стратегию работы во время сезона низкого спроса и начал принимать решения кого отправить на курсы продаж, а кого повысить до старшего менеджера. В результате показатели продаж возросли.

При правильном делегировании, компания будет развиваться, работа станет отлаженным механизмом, а переутомления и переработки останутся в прошлом.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо