Принципы эффективного делегирования полномочий

Для успешного роста компании важно не только выполнять текущие задачи, но и думать о стратегии развития. 73% топ-менеджеров сообщили, что на них завязано большинство бизнес-процессов — такие данные опубликовали Forbes в своем исследовании. В статье рассказываем как понять, что пора делегировать полномочия и как это сделать с примерами и статистикой.

Что такое делегирование

Делегирование — передача полномочий и обязанностей подчиненным так, чтобы сотрудники занимались этими вопросами самостоятельно. Таким образом руководитель освобождает себя от работы, которую могут выполнить другие люди. Это позволяет сосредоточиться на управленческих задачах, более приоритетных для развития бизнеса. 

Цели делегирования

☑️ Освободить время для выполнения других задач, например управленческих или стратегически важных для бизнеса.

☑️ Предоставить возможность принять решение квалифицированному специалисту — начальник не всегда знает все нюансы деятельности членов коллектива.

☑️ Узнать мнение своего коллеги по этому вопросу.

☑️ Развивать сотрудников, взращивать из них руководителей.

Плюсы и минусы делегирования 

Делегирование задач — важный навык, благодаря которому команда и вся организация развивается. Вот какие плюсы существуют:

Облегчает нагрузку руководства. Менеджеры занимаются управленческими делами, а исполнители — рабочей рутиной. К тому же, бизнес не встанет, когда, например, глава департамента уйдет в отпуск или на больничный.

Повышает продуктивность. Когда задачи распределены между коллегами, бизнес-единица быстрее реагирует на проблемы.

Развивает сотрудников. Выполнение новых задач мотивирует, развивает новые знания и навыки. Люди приобретают новый опыт, а руководство видит их сильные и слабые стороны.

Усиливает доверие в команде. Когда руководитель доверяет свои задачи, это укрепляет моральный дух, повышает уверенность и сплочает коллектив.

Минусы же связаны с неправильной передачей обязанностей. Вот какие сложности обычно возникают:

✖️Страх топ-менеджеров потерять контроль над бизнес-процессами.

✖️Нежелание управленцев передавать те обязанности, которые им нравится исполнять.

✖️Передать слишком мало или слишком много полномочий неподходящему человеку.

✖️На начальнике лежит ответственность за то, как его подчиненные выполняют делегированные им задачи, и за все их ошибки тоже.

Принципы эффективного распределения полномочий

Делегирование задач — такое, чтобы сотрудники справлялись самостоятельно, — можно выстроить, соблюдая следующие правила. 

1. Принцип ожидаемого результата. Четко определите цель делегирования и обозначьте бизнес-показатели, чтобы направить работника при выполнении задачи. 
2. Принцип взаимного соответствия полномочий и ответственности. Для эффективного труда полномочия должны быть не больше и не меньше, чем ответственность. Если будет меньше полномочий — сотрудники не смогут действовать самостоятельно, а если ответственности — будут совершать необдуманные поступки.
3. Принцип абсолютности ответственности. Начальник остается ответственным за действия подчиненных, потому что именно он передал им полномочия и обязанности.
4. Принцип единоначалия. У каждого сотрудника только один руководитель, который делегирует дела и получает отчеты. Иначе возникнет конфликт ролей, когда разные менеджеры выдвигают несовместимые требования.
5. Скалярный принцип. В организации должна быть структура власти: кто кому может поручать задачи и кто перед кем отвечает за результат.
6. Принцип исключения. Предоставьте коллегам свободу в рамках их полномочий, даже если они делают незначительные ошибки: это способствует эффективности, профессиональному росту и самостоятельности сотрудников. Конечно, при серьезных ошибках стоит вмешаться и отозвать делегированные полномочия.

Виды полномочий

Полномочия — это часть прав и ответственности на использование ресурсов организации, принятие и исполнение решений. Выделяют линейные и аппаратные (иногда их называют штабные) полномочия.

Линейные передаются от руководителя нижестоящим лицам, так создается иерархия управления. Например: директор передает полномочия начальнику департамента, тот — начальникам отделов, а они — старшим менеджерам.

При линейной передаче полномочий соблюдайте норму управляемости, то есть количество работников в подчинении одного человека. Норма управляемости зависит от сферы деятельности, например, в творческой сфере это 3-5 человек, а в строго регламентированной деятельности, на стройке или в цехе доходит до 40. 

Аппаратные или штабные — это полномочия для обслуживания и консультаций, они делятся на несколько видов.

Почему люди боятся делегирования

Делегирование — важная часть развития организации, но многим руководителями сложно передать процессы ниже и вот по каким причинам.

Сомневаются в знаниях, опыте и компетенциях сотрудников. Если у подчиненных не хватает знаний и навыков, для передачи полномочий нужно наставничество и промежуточный контроль. Делегирование развивает самостоятельность и помогает взрастить управленцев внутри компании.

Считают, что сотрудники не мотивированы качественно выполнить работу. Умение мотивировать подопечных — ценный навык, но даже и без высокой мотивации делегирование обязанностей возможно, если правильно описать задачи и контролировать их выполнение. Как это сделать описано в этой статье.

Не могут перестать контролировать подчиненных. Чтобы справиться с этим, нужно выстроить доверие в коллективе. Подбирайте людей в команду не только по профессиональным навыкам, ищите людей с такими же ценностями, как у вас. Начните с передачи простых задач, делегирование повысит доверие между руководителем и членами команды. 

Проще всё сделать самостоятельно или уверены, что никто кроме них не справится с этим функционалом. Важно помнить, что затраты времени на объяснение обязанностей — это вклад в развитие бизнеса. Если начальник будет занят текущими делами, у него не останется времени на управленческие задачи.

Боятся перегрузить подчиненных. У задач разный приоритет. Донесите до подчиненных, какие дела срочные и важные. Их нужно выполнять в первую очередь, а другие — отложить. При правильном распределении обязанностей в коллективе производительность вырастет.

Когда делегирование необходимо

Когда бизнес только начинает развиваться или сотрудник приходит в компанию, большая часть времени уходит на текущие дела: встречи с заказчиками, написание кода, контроль работы строительных бригад. Но при развитии предприятия или повышении до руководителя на первый план выходят управленческие и стратегические задачи.

Посмотрите, какие функции вы выполняли на прошлой неделе: управленческие или исполнительные, все ли успели из запланированного, что пришлось отложить.

Как правильно делегировать полномочия

Успех делегирования зависит от руководителя: как он умеет мотивировать, какие отношения выстроил с коллективом, знает ли он сотрудников достаточно хорошо, чтобы подобрать подходящего для выполнения работы. Чтобы научиться этому и свести к минимуму риски, разработайте и строго соблюдайте алгоритм делегирования. В общем виде он выглядит так:

1. Постановка задачи. Письменно обозначьте, какой результат вы ожидаете и назовите крайний срок. Предоставьте ресурсы, которые нужны для ее выполнения: информацию, контакты бизнес-партнеров, технику, материалы.
2. Передача полномочий. У сотрудника должно быть право подписывать договора или принимать решение о стоимости услуги, если этого требует задача.
3. Распределение обязанностей. Возложите ответственность за выполнение работы на сотрудника, но помните, что руководитель, поручивший что-то сделать, несет такую же ответственность за результат.
4. Создание отчетности. Подчиненные отчитываются за результаты выполнения задачи, достигли ли они запланированных показателей, как и почему.

Задачи для делегирования

Что можно делегировать:

✔️Рутинные дела делегируйте или автоматизируйте: прозвон клиентов, подписание договоров, закупка материалов.

✔️Сложные задачи, с которыми лучше справятся узкие специалисты: айтишники, бухгалтеры, инженеры.

✔️Задачи, благодаря которым сотрудники вырастут. Выбирайте перспективных подчиненных и взращивайте управленцев и профессионалов внутри, чтобы не нанимать со стороны.

Какие полномочия нельзя делегировать

Есть функции, которые выполняет только руководитель, их разделяют на четыре категории.

✖️Стратегические планирование. Важнейшая задача — принимать решения о том как будет развиваться команда, какие результаты она покажет спустя месяц, год и несколько лет и как добиться высоких показателей. 

✖️Кадровые вопросы. Кто обладает потенциалом для развития, кого повысить, кого уволить и нанять на ключевые должности?

✖️Улаживание конфликтов. Выстраивает отношения в коллективе и принимает решения в спорных вопросах только он, никто другой не уладит разногласия двух сотрудников.

✖️Задачи, связанные с конфиденциальной информацией. Утечка данных нанесет большой финансовый и репутационный ущерб, делитесь такой информацией с большой осторожностью и при крайней необходимости.

Частые ошибки

Как нельзя передавать дела сотрудникам, если вы хотите, чтобы они справились.

Делегировать не тому сотруднику. Чтобы успешно передать часть функций, руководителю надо хорошо знать, кто из сотрудников мотивирован и имеет достаточный уровень знаний и опыта для каждой задачи. 

Если есть те, кто хочет и умеет работать с такими задачами — поручите им. Если сотрудник умеет, но не хочет выполнять эту работу — усильте промежуточный контроль. Если мотивирован работать, но не хватает знаний и навыков — дайте подробную вводную информацию и контролируйте важные моменты. 

Делегировать не те задачи, например, управленческие функции или задачи из другой профобласти. 

Не объяснить задачу: ее цели, сроки, ожидаемый результат. Предоставьте подробную информацию в письменном виде, убедитесь, что сотрудник все понял. Вот пример конкретно расписанной задачи.

Установить невыполнимые сроки и результаты, например, не учесть время на правки и доработки или не рассчитать загруженность сотрудника. 

Слишком детально контролировать или делать все самостоятельно. В первую очередь руководитель организовывает работу и управлять коллективом, для текущих вопросов есть подчиненные. Учитесь доверять им, не отвлекайте от дела ежедневным контролем. Если это сложно, начните с небольшой задачи.

Вообще не контролировать. Оставить сотрудника разбираться во всем одному тоже нельзя. Не реже раза в неделю обсуждайте промежуточные результаты, спрашивайте есть ли сложности, а после завершения работы, обсудите отчет сотрудника и обсудите как он показал себя. Не нужно жестко критиковать, обсуждайте не характер подчиненного, а его работу. Говорите конкретно и указывайте как сделать в следующий раз.

Примеры

Вот несколько примеров того, как делегирование помогает улучшать эффективность работы.

? Репетитор по английскому решила открыть свою языковую школу. Сначала занималась всем сама: общалась с клиентами, составляла расписание, вела занятия и заказывала воду для в кулера. У нее не хватало времени, чтобы продумать маркетинговый план, а если она уходила на больничный — работа вставала.

Она наняла еще пару преподавателей и администратора. Преподавателям делегировала вести уроки, а администратору — работу с клиентами и расписанием, заказ канцелярии и поддержание порядка. Сейчас руководитель языковой школы решает каких преподавателей нанять, где давать рекламу и какие услуги сколько будут стоить.

? Другой пример: менеджера повысили до руководителя отдела продаж. Он по привычке продолжал обслуживать постоянных клиентов, работал в торговом зале и ежедневно считал кассу. Приходилось сильно задерживаться после окончания рабочего дня и выходить в выходные, чтобы подготовить отчеты о продажах, а времени, чтобы обдумать как повысить выручку не было.

После разговора с директором, руководитель отдела продаж заново выстроил общение с коллегами: передал постоянных клиентов менеджерам и научил их делать кассовые отчеты. Стал больше времени уделять анализу спроса на отдельные позиции, подготовил стратегию работы во время сезона низкого спроса и начал принимать решения кого отправить на курсы продаж, а кого повысить до старшего менеджера. В результате показатели продаж возросли.

При правильном делегировании бизнес будет развиваться, работа станет отлаженным механизмом, а переутомления и переработки останутся в прошлом.

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо