Таск-менеджер или Таск-трекер. Что лучше?

Это два различных подхода к организации деятельности, каждый со своими уникальными особенностями. Покажем различия и подскажем, какой инструмент подходит для ваших целей.

Что такое таск-менеджер?

Вообразите капитана корабля, который прокладывает курс, распределяет роли среди экипажа и следит, чтобы каждое действие вело к общей цели. Таск-менеджер действует аналогично – это ваш «штурман» в мире задач. Он превращает хаотичные идеи в четкий план, синхронизирует усилия команды и контролирует, чтобы ни один этап работы над проектом не выбивался из ритма. 

Как капитан не даёт кораблю сбиться с пути, таск-менеджер помогает наладить процессы, превращая разрозненные задачи в результат. Например, при запуске нового сайта, таск-менеджер поможет распределить этапы разработки, чтобы обеспечить слаженную работу команды.

Таск-менеджер – больше, чем просто список дел. Это комплексная система, с широким спектром возможностей:

• Планирование. Разбиение крупных проектов на более мелкие и управляемые задачи, определение их приоритетов и сроков выполнения.

• Распределение ролей. Назначение задач ответственным исполнителям, обеспечивая четкое понимание ролей и обязанностей.

• Отслеживания прогресса. Мониторинг выполнения задач на каждом этапе проекта, контроль за соблюдением сроков проекта и выявление потенциальных проблем.

• Коммуникация. Организация взаимодействия между членами команды, обсуждение вопросов по задачам и обмен необходимой информацией.

• Архивирование. Сохранение истории работы над проектом, создание базы знаний для будущих проектов.

Таск-менеджер – незаменим для тех, кто стремится четко организовать и контролировать рабочий процессе. Это персональный секретарь, который не позволит забыть ни одной важной детали и поможет уложиться в сроки. 

При запуске проекта таск-менеджер поможет разделить его на этапы, назначить ответственных за каждый этап и отслеживать их прогресс, чтобы выполнить работу вовремя.

Что такое таск-трекер?

Теперь представьте себе тренера по бегу, который отслеживает время каждого бегуна, анализирует их результаты и помогает им улучшить свои показатели. Таск-трекер – это своего рода «тренер» для ваших задач. Это инструмент, который фокусируется на отслеживании времени, затраченного на выполнение каждой задачи, и анализе эффективности рабочего процесса в проекте. 

Таск-трекер позволяет:

• Фиксировать время. Точно регистрировать время, потраченное на выполнение конкретной задачи в проекте.

• Анализировать затраты. Выявлять закономерности и тенденции в затратах времени на различные типы задач.

• Оптимизировать процессы. Определять узкие места и области, где можно улучшить эффективность работы над проектом.

• Повышать продуктивность. На основе данных анализа разрабатывать стратегии для более рационального использования времени в будущих проектах.

В отличие от таск-менеджера, который заточен на планирование и управление задачами, таск-трекер – это инструмент анализа и оптимизации рабочего процесса. 

Он помогает понять, куда утекает время, какие задачи требуют больше всего ресурсов, и как можно работать быстрее и эффективнее. Такой инструмент особенно полезен для проектов с жесткими дедлайнами. Например, если команда тратит слишком много времени на рутину, трекер выявит это.

Ключевые отличия и особенности

Оба инструмента направлены на повышение эффективности работы, но подходы различаются. Выделим основные различия между таск-менеджером и таск-трекером.

Приоритет. Таск-менеджер ориентирован на управление задачами в проекте, их планировании и распределении, в то время как таск-трекер ориентирован на измерение и анализ времени, затраченного на их выполнение.

Цель. Таск-менеджер ставит своей целью организовать процесс выполнения работы, в то время как таск-трекер стремится к оптимизации этого процесса на основе данных.

Функционал. Таск-менеджер предлагает широкий набор инструментов для планирования, распределения и отслеживания задач, включая доски задач, календари, диаграммы Ганта и прочее. Таск-трекер, в свою очередь, фокусируется на инструментах для отслеживания времени, включая таймеры, отчеты и аналитику.

Область применения. Таск-менеджер больше подходит для управления проектами, организации командной работы и отслеживания общего прогресса. Таск-трекер идеально подходит для личного и командного анализа производительности, выявления проблемных областей и улучшения эффективности работы.

Например, команда разрабатывает мобильное приложение.

Таск-менеджер: поможет разбить весь проект на более мелкие подзадачи, такие как «разработка дизайна», «программирование», «тестирование» и т.д., установить сроки для каждого этапа, назначить ответственных и отслеживать их продвижение. В рамках каждой задачи можно будет обсуждать вопросы, делиться файлами, и вносить правки, для максимальной продуктивности.

Таск-трекер: позволит отслеживать, сколько времени на самом деле уходит на каждую из этих подзадач. Например, можно обнаружить, что программирование требует гораздо больше времени, чем планировалось. Это сигнал: либо пересмотреть распределение ресурсов, либо провести дополнительное обучение для программистов, либо оптимизировать процесс программирования.

Другими словами, таск-менеджер отвечает на вопрос «Что нужно сделать и как это организовать?»,  а таск-трекер – на вопрос «Сколько времени на это нужно и как это можно улучшить?».

Совместное использование обоих инструментов усилит контроль над проектами: позволи не только планировать и контролировать ход работы, но и выявлять узкие места и пути повышения производительности.

Что выбрать?

Однозначного ответа нет, поскольку все зависит от индивидуальных требований и целей.

Выбирайте таск-менеджер, если:

• У вас есть команда и вам необходимо координировать работу ее членов.

• Вы работаете над проектами, требующими структурированного планирования и четкого контроля.

• Вам важно иметь общую картину проекта и отслеживать прогресс выполнения отдельных задач.

• Вам требуется платформа для коммуникации и обмена информацией с коллегами.

• Вы хотите создать систему для управления рабочим процессом и повышения эффективности работы команды.

Если вы руководите отделом продаж и планируете провести масштабную презентацию, таск-менеджер поможет разбить процесс на этапы (подготовка материалов, согласование бюджета, бронирование помещения, рассылка приглашений и т.д.), назначить ответственных за каждый этап и отслеживать их прогресс, чтобы все прошло как по маслу.

Вам поможет таск-трекер, если:

• Вы хотите понять, куда утекает ваше время и на что оно тратится.

• Вы хотите провести анализ своей продуктивности и найти пути ее увеличения.

• Вам нужно оптимизировать свой рабочий процесс и сократить время на выполнение задач.

• Вам важно отслеживать, какие именно задачи требуют больше всего ресурсов и усилий.

• Вы фрилансер и хотите точно отслеживать свое рабочее время по каждому проекту для выставления счетов.

Дизайнеру, который ведет несколько проектов одновременно, таск-трекер поможет увидеть, сколько времени он тратит на каждый проект, и подскажет, что на один из проектов уходит слишком много времени. 

Это поможет перераспределить нагрузку, повысить цену или оптимизировать процесс работы.

Как внедрить инструменты в работу

1. Аудит процессов. Определите, что тормозит работу: нехватка планирования или неэффективное использование времени.

2. Пилотный проект. Протестируйте инструмент на одном отделе или проекте перед масштабированием.

3. Обучение команды. Проведите воркшопы, создайте инструкции или назначьте ответственного за внедрение.

4. Интеграция с текущими системами. Убедитесь, что инструмент совместим с вашим CRM, почтой или облачным хранилищем.

5. Сбор обратной связи. Регулярно, например, один раз в месяц, спрашивайте команду, что можно улучшить в использовании системы.

Ошибки при внедрении

• Выбор слишком сложного инструмента. Сервис должен экономить время, а не усложнять управление. 

• Игнорирование мнения команды. Если сотрудники не видят ценности, они не будут им пользоваться.

• Отсутствие регулярного анализа данных. Трекер бесполезен, если отчеты не изучать.

Обратите внимание на трекер TEAMLY – многофункциональное решение, которое объединяет мощь таск-менеджера и аналитику трекера. Здесь управление задачами и трекинг времени дополняют друг друга. Попробовать трекер на реальных задачах в вашем следующем проекте можно бесплатно.

Трекер TEAMLY на основе «Умных таблиц» позволяет: 

Настраивать рабочие процессы под любые нужды: от управления проектами до ведения контент-планов и реестров. 

Визуализировать задачи через разные представления: 

• Канбан-доски для отслеживания этапов работы над проектом («В работе», «На проверке», «Готово»). 

•  Диаграммы Ганта для планирования сроков и зависимостей задач. 

•  Календари для контроля дедлайнов и распределения нагрузки в проекте. 

Автоматизировать рутину: назначать ответственных при изменении статуса задачи или отправлять уведомления о приближающихся сроках. 

Например для отдела маркетинга можно создать трекер с полями «Тип задачи» (SMM, контент, аналитика), «Приоритет» (срочно/среднее/низкое) и тегами по кампаниям. Фильтры помогут быстро вывести все задачи по текущему спринту, а автоматизация – напомнить о неподтвержденных постах за 24 часа до публикации. 

В TEAMLY есть Библиотека готовых шаблонов  для разных отделов: IT-разработка (трекинг багов, планирование спринтов, управление бэклогом), маркетинг (контент-планы, отчеты по рекламным кампаниям, анализ метрик), HR (онбординг сотрудников, планирование собеседований, управние KPI). 

Каждый шаблон можно адаптировать: добавить уникальные статусы (например, «На согласовании у юриста»), теги или поля вроде «Бюджет задачи». 

Трекер TEAMLY

• Настройка столбцов, статусов и связей между задачами так, как привыкла ваша команда.

• Все данные – сроки, исполнители, файлы – хранятся в таблице, а срезы позволяют создавать отдельные представления для разных целей (например, дашборд для руководителя). 

• Экономия времени. Автоматизация сокращает ручные операции на 30–40%, а фильтры избавляют от бесконечных вопросов вроде «Какие задачи горят на этой неделе?»

TEAMLY с Умными таблицами – целая экосистема для управления проектами. Подойдет тем, кто ценит адаптивность: можно начать с простого списка задач, а затем масштабировать систему, добавляя новые представления и автоматизацию, не переходя на другие платформы. 

Для максимальной эффективности используйте оба инструмента или выберите гибридное решение вроде TEAMLY. Помните: лучший инструмент – тот, который учитывает специфику вашей работы и адаптируется под изменения. Начните с аудита процессов, экспериментируйте и не бойтесь менять подходы – только так вы найдете идеальный баланс между планом и результатом.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо