Зачем нужен таск-трекер и как его использовать

Task tracker – универсальный инструмент, который можно использовать как мобильное или веб-приложение или развернуть внутри существующей системы управления организацией. Таск-трекер помогает организовать работу, делая рабочий процесс более понятным и контролируемым. С Task tracker (таск-трекер) можно создавать, распределять, контролировать и закрывать задачи, а также обмениваться ими с коллегами.

Основные функции

Постановка и описание задач. С помощью task tracker удобно создавать задачи с разными свойствами. Придумайте название, добавьте описание, дедлайн и уровень важности. Это позволит структурировать рабочие процессы. Например, описание для задачи «Статья»: «Написать статью об управлении временем». Срок исполнения задачи: конец месяца. Параметр: «Наивысший приоритет».

Распределение задач. Task tracker (таск-трекер) позволяет распределять задачи между конкретными сотрудниками или командами. Это особенно актуально для команд, которым необходимо чётко определить обязанности и контролировать выполнение заданий. Например, разделите обязанности: статью пишет копирайтер, проверяет редактор и корректор. Такой подход позволит каждому участнику видеть свои задачи и дедлайны по ним.

Контроль выполнения. С помощью task tracker (таск-трекера) удобно контролировать выполнение задач: инструмент позволяет отслеживать статусы. Так легко понять, на какой стадии находятся задания, и вовремя реагировать на возможные нарушения сроков выполнения задач. К примеру, когда статья находится в статусе «ожидание», а контрольный срок истек, нужно принять меры и разобраться, почему ее не сдали на проверку редактору.

Оповещения. Task tracker (таск-трекер) отслеживает и уведомляет о запланированных датах и изменениях в задачах. Это позволяет не упускать важные сроки и получать актуальную информацию об обновлениях.

Отчеты и аналитика. Большинство таск-трекеров включают средства для анализа и отчётности. Благодаря им можно определить результативность деятельности, заметить проблемные зоны и улучшить процессы. Например, зная временные затраты, можно выявить задачи, превысившие лимит. Эта информация поможет усовершенствовать рабочие процессы и улучшить результативность работы.

Как выбрать Task tracker

Определиться с функционалом. В первую очередь необходимо понять, что вы ожидаете от task tracker. Так, при работе в команде обязательно потребуются инструменты для совместной работы и распределения задач. Если использовать таск-трекер для личных нужд, то, вероятно, будет достаточно простого списка задач.

Подумайте, какие возможности наиболее важны: интеграция с другими уже используемыми приложениями, наличие мобильной версии, создание подзадач и так далее.

Изучите все возможные варианты. Существует большое разнообразие приложений для управления задачами, каждое из которых имеет свои уникальные характеристики и преимущества. Наиболее известные: Trello, Todoist, Asana и Microsoft To Do. Оцените возможности и выберите то, которое наилучшим образом подходит по функционалу для вашей компании. Например, Trello предлагает визуализировать задачи с помощью карточек на доске, что особенно полезно для людей с визуальным типом восприятия. А Asana в большей степени заточена под проектные решения. 

Также нужно помнить, что многие предложения уже не доступны на российском рынке. Так что стоит присмотреться к отечественным платформам, например, TEAMLY.

Проанализируйте удобство применения. Необходимо, чтобы выбранный таск-трекер (task tracker) был прост в применении и имел дружелюбный интерфейс. Оцените разные предложения и выберите то, которое оптимально для вас. Например, Todoist имеет лаконичный дизайн, а Тимли ценится гибкостью и возможностью тонкой настройки.

Определитесь с возможностью интеграции. Если вы уже применяете в своей работе другие инструменты, убедитесь, что выбранный task tracker (таск-трекер) можно интегрировать с ними. Это сделает работу более удобной и позволит рационально пользоваться всеми доступными возможностями. Например, применение совместно с Google Calendar позволяет автоматически вносить задачи в календарь и настраивать оповещения о будущих события. Благодаря интеграции со Slack можно оперативно взаимодействовать с коллегами, обсуждая рабочие вопросы в режиме реального времени.

Как использовать Таск-трекеры

Зарегистрируйтесь в подходящем приложении или платформе task tracker (таск-трекере) и настройте профиль. Укажите данные: имя, фотографию (при желании) и контактные сведения. Это позволит вам и участникам вашей команды быть узнаваемыми и эффективно взаимодействовать.

Создайте проект, который включает управление задачами. Придумайте название проекту и опишите его. Например, если создаете приложение для банка Х, то назовите проект «Приложение для банка Х» и опишите его как «Создание Android-приложения для банка Х».

Включите в проект новые задачи. Для каждой пропишите название, подробное описание, дедлайн и уровень важности. Распределите задания между членами группы. Например, сформулируйте задачу «Разработка дизайна приложения», описав ее как «Создание дизайна и пользовательского интерфейса приложения». Укажите дату окончания и назначьте исполнителем UX/UI-дизайнера.

Контролируйте ход выполнения задач и вносите изменения в процессы по мере необходимости. Применяйте статусы «завершено», «на корректировке», «ожидание» и другие, чтобы видеть этапы, на которых находятся задачи. Например, если разработка дизайна имеет статус «в работе», вы можете контролировать выполнение и, если потребуется, делать правки.

Настройте оповещения, чтобы не упустить важные сроки и быть в курсе всех обновлений в задачах. Например, можно настроить оповещение за несколько дней до дедлайна, чтобы соблюсти сроки и избежать задержек в проекте.

Применяйте инструменты таск-трекера для анализа и отчётности, чтобы оценить результативность своей работы и обнаружить слабые места. Это позволит усовершенствовать рабочие процессы и улучшить результативность. Например, можно выявить наиболее ресурсоемкие задачи и изменить приоритеты при дальнейшем планировании.

Используйте инструменты TEAMLY, чтобы управлять рабочими процессами

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо