Управление командой проекта: методы, стили, инструменты

Собрать вместе лучших специалистов недостаточно для выполнения проекта. Чтобы не сорвать сроки и не погрязнуть в конфликтах, нужно эффективно управлять командой. Как создать слаженную команду, разрешать конфликты и какие инструменты облегчают совместную работу читайте в этой статье.

Что включает в себя управление проектной командой

Управление командой проекта — это менеджмент группы людей, в результате которого решаются задачи и достигаются цели проекта. Оно включает в себя следующие моменты.

Формирование команды. Анализ бизнес-процессов, создание оргструктуры, распределение зон ответственности и полномочий между участниками команды. Сформируйте команду так, чтобы не вмешиваться в управление проектом: она должна самостоятельно работать и преодолевать проблемы.

Организация работы. Подумайте, как принимать решения в ходе работы над проектом и коммуницировать: вести переговоры, передавать отчеты и совещаться. Где будет происходить работа: в офисе или удаленно.

Управление персоналом. Сколько людей нужно для проекта, какие к ним предъявить требования и как ими управлять. Сюда же относится мотивация и психологическая работа с сотрудниками, решение конфликтов. 

Состав команды проекта

Подходите индивидуально к подбору команды для каждого проекта. На ее состав влияют несколько факторов:

• Специфика и масштаб проекта (это разработка приложения, строительство или научное исследование).

• Организационно-культурная среда (как в коллективе принято коммуницировать, улаживать конфликты и принимать решения). 

• Особенности взаимодействия менеджера проекта с подчиненными (как он управляет, решает конфликты и контролирует работу).

В общем виде в команде проекта представлены следующие роли:

Менеджер проекта. Организует эффективную работу и отвечает за достижение целей: планирует и контролирует задачи, управляет административными и финансовыми вопросами. Подбирает квалифицированных исполнителей, выстраивает коммуникации внутри команды и улаживает конфликты.

Ценное качество лидера — способность управлять командой проекта так, чтобы подчиненные руководили собой сами и развивать проактивность. Такие подчиненные берут на себя ответственность за результат, сами проявляют инициативу и трудятся для достижения общей цели. 

В крупных проектах менеджеру нужен заместитель.

Группа качества. Мониторит показатели качества и передает результаты менеджеру проекта. Мотивирует и повышает квалификацию команды, контролирует поставщиков и субподрядчиков.

Технические специалисты. Сюда относятся те, кто непосредственно выполняют работы: строители, программисты, отдел закупок и так далее. Их возглавляет менеджер, который устанавливает и контролирует график работ, создает список задач, решает технические проблемы.

Менеджер контрактов. Общается с заказчиками, выясняет все ли их устраивает и улаживает конфликты.

Если масштаб проекта небольшой, один сотрудник совмещает несколько ролей, в крупных проектах отдельно выделяют менеджеров по контролю за затратами, по контролю за сроками и специалиста по охране труда.

Стили управления

Стиль управления командой проекта — это то, как руководитель ведет себя в коллективе: принимает и реализует решения, контролирует работу подчиненных. 

Авторитарный стиль. Руководитель единолично принимает решения и контролирует работу, а подчиненные исполняют приказы и распоряжения и не знают о дальнейших планах. Этот стиль подходит, если нужно срочно решить проблему.

Демократический стиль. Взаимопонимание руководителя и подчиненных: полномочия распределяются,  вся команда взаимно обменивается информацией, совместно обсуждает проблемы и принимает решения. Руководитель поощряет инициативу подчиненных и справедливо оценивает результаты труда.

Этот стиль управления формирует благоприятный психологический климат: общение вежливое, а конфликты редко возникают и быстро разрешаются.

Подходит для сложных проблем, решение которых требует глубокий анализ и высокий профессионализм — команда сотрудничает для достижения общей цели.

Либеральный стиль. Руководитель минимально участвует в управлении, передает свои полномочия подчиненным. Подходит для самостоятельных сотрудников, например, для творческих или научных групп.  

Как спланировать и организовать работу команды

Чтобы сформировать эффективную команду, ориентируйтесь на цель проекта. Процесс организации команды выглядит так.

1. Структурируйте бизнес-процессы и зоны ответственности. Оцените ресурсы проекта, сроки, объемы работ и количество человек. На основе этой информации упорядочьте процессы и полномочия — кто чем занимается и кому какую информацию передает. В результате сформируйте требования к участникам проекта: квалификации, умениям, гибким навыкам. 

2. Сформируйте оргструктуру команды. На основе требований к участникам команды из предыдущего этапа нанимайте персонал, начиная с основных менеджеров (в том числе менеджера проекта), закрепите их полномочия и начинайте работу.

3. Организуйте работу и выстроите коммуникации. С менеджерами наймите остальной персонал и определите к кому по каким вопросам и с помощью чего обращаться: писать электронные письма, звонить или обсуждать лично. На этом этапе создайте полностью работоспособную команду.

4. Развивайте организационные и профессиональные навыки команды. В ходе работы над проектом команда принимает решения и улаживает проблемы. Сотрудники налаживают контакт и развивают гибкие навыки, особенно под грамотным руководством менеджера проекта. В результате этого этапа получится слаженная команда, которая реализует проект.

Методы управления проектной командой 

Чтобы добиться результата, используйте и сочетайте методы управления.

Расставляйте приоритеты. Время сотрудников ограничено, поэтому какие-то задачи они выполняют в первую очередь, а какие-то откладывают на другой день. Объясните команде какие задачи критически важны и почему, тогда, даже при непредвиденных обстоятельствах, подчиненные не сорвут сроки проекта.

Один из методов расставить приоритеты — матрица Эйзенхауэра. Распределите задачи по важности и срочности.

Не путайте «важно» и «срочно»: важные задачи приводят к достижению цели проекта, а срочные — это задачи с крайним сроком.

?Важные и срочные задачи  решайте в первую очередь, если их не выполнить — это грозит срывом проекта. Например, сломался станок и без него завод встал.

?Важные, но несрочные дела часто откладывают и так к ним и не возвращаются, потому что у них нет конкретного срока. Например, написание инструкций для новых сотрудников. Для таких задач выделяйте время в расписании.

?Срочные и не важные часто ставят выше, чем важные, но несрочные, из-за этого человек много работает и устает, но не видит результата. Не реагируйте на эти дела сразу, спустя время часть задач перестанет быть актуальной, остальное — делегируйте подчиненным.

?Неважные и несрочные тратят время зря, лучше возьмите перерыв и отдохните.

Делегируйте задачи. Согласно информации Forbes (по разным опросам) 61% руководителей не доверяют задачи сотрудникам, потому что сомневаются в их опыте и умениях, 40% считают, что работники не мотивированы качественно выполнить поручения, а 30% проще сделать все самостоятельно.

В таком случае, за текущими задачами у руководителя не хватит времени, чтобы контролировать работу команды, анализировать эффективность и принимать стратегические решения.

Делегировать — это передать часть обязанностей и полномочий подчиненному, так, чтобы этот сотрудник занимался рядом задач самостоятельно, не обращаясь к руководителю.

Чтобы сотрудники справлялись, соблюдайте принципы делегирования:

✔️У каждого подчиненного только один руководитель, который ставит задачи и принимает отчеты.

✔️Ответственный за задачу должен понимать что от него требуют сделать и какой результат получить.

✔️Определите границы полномочий: когда сотрудник принимает решения самостоятельно, а в каких случаях согласовывает с руководителем.

✔️Обозначьте конкретные реалистичные сроки для каждого этапа задачи.

✔️Убедитесь, что исполнитель не перегружен другими срочными вопросами и у него хватает времени на выполнение этой задачи.

✔️ Оцените результат работы, если возникнут ошибки объясните что не так и как делать в следующий раз.

Рутинные задачи делегируйте подчиненным или автоматизируйте, сложные задачи  передайте узким специалистам.

Анализируйте эффективность работы и обсуждайте ее с командой. Оценивайте ключевые метрики проекта. Если метрики падают — выявляйте причины и разрабатывайте меры по их устранению. Если метрики растут — находите и запоминайте причины успеха.

На регулярных собраниях с командой обсуждайте результаты работы и ближайшие планы.

Улаживайте конфликты. Конфликты — это неизбежное явление в проектной команде, но если правильно их решать, это станет источником развития и пойдет на пользу.

Есть разные способы решить конфликт:

➕ Сглаживание: возвращает нормальную рабочую атмосферу, но не решает проблему из-за которой возник конфликт.

➕ Компромисс: каждая сторона уступает другой. Этот способ быстро решает конфликт, но в результате принимается не самое оптимальное решение.

➕ Сотрудничество: стороны выслушивают позиции друг друга, чтобы понять источник конфликта и найти долгосрочное решение. Этот способ эффективный, но сложный: нужно уметь сдерживать эмоции и выслушивать противоположную точку зрения. 

➖ Игнорирование: человек уходит от контакта, избегает разногласий. Открытого конфликта нет, но проблема остается нерешенной, так что лучше использовать этот метод, чтобы собрать больше информации и применить другой способ решения.

➖ Противодействие: человек берет во внимание только свое мнение и не учитывает интересы других, что приведет к новым конфликтам. Этот способ используют люди с авторитетом и властью, чтобы принять непопулярное решение.

Инструменты и сервисы для управления командой проекта

Управление командой проекта удобнее с современными инструментами.

График работ со сроками и ответственными: календарь или диаграмму можно построить даже в Google-таблице или MS Excel.

Доски с задачами по проекту, на которых вся команда просматривает и комментирует задачи. Trello и Notion больше недоступны, но в России есть отечественные сервисы для управления проектами. 

Облачные диски для хранения документов по проекту. Подойдет Яндекс или Google диск или хранилища CRM-системы и сервисов по управлению проектами.

Чаты и мессенджеры для быстрого общения участников команды. Используйте любые мессенджеры от Telegram до ICQ, но удобнее переписываться и вести задачи в одном месте: в СРМ или рабочих сервисах.

Программы для видеозвонков. Конечно, лучше общаться вживую, но для удаленной работы используйте Zoom, Skype и подобные программы. К созвонам и собраниям лучше подготовиться заранее: обозначить тему и вопросы. Общайтесь с включенными веб-камерами, иначе сотрудники будут сосредоточены не на собрании, а на других делах. 

Платформы для совместной работы, которые совмещают сразу несколько функций. Например, в TEAMLY удобно работать с документами: создавайте и редактируйте статьи и документы, тут же обсуждайте их в чате и отправляйте на согласование руководителю или заказчикам. В едином цифровом рабочем пространстве следите за этапами проекта и контролируйте командную работу. В объединенном сервисе важная информация не потеряется, а значит, и не нужно будет тратить время на ее поиск. 

Новая концепция управления знаниями в компании

Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы

Получить демо